1、行政文秘工作必须掌握的1、 红头文件的制作及标准 1、进行页面设置选择“文件” “页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米。选择“版式” 附签，将 “页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签， “字体设置 ”， “中文字体”设置为“仿宋 ”；“字号”设置成“ 三号”，单击“确定” 按钮，选中“ 指定行网格和字符网格” ；将“每行”设置成“ 28”个字符；“每页” 设置成 “22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入” “
2、页码”， “位置”设置为“页面底端（页脚）”， “对齐方式”设置为“外侧” 。然后单击“格式”按钮， “数字格式” 设置为全角的显示格式，单击“ 确定 ”按钮，再次单击“确定” 按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号” ；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择“插入” “文本框” “横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在 Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键 “设置文本框格式” ，在这里来设置红头的属性。
3、选择“颜色和线条 ”附签， “颜色”设置成 “无填充颜色”。选择“大小 ”附签， “高度”设置成“ 2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择 “版式”附签，单击“高级” 按钮，水平对齐： “对齐方式”设置成“ 居中” ， “度量依据 ”设置成“页面” ；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距 ”， “下侧”设置成“2.5cm” 平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定 ”。选择“文本框” 附签，左、右、上、下都设置成“0cm” ，单击“确定 ”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将
4、颜色设置成“红色” ，字体设置成“小标宋简体” ，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm 的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图” “工具栏” “绘图”选中，单击“绘图” 工具条的直线工具，鼠标会变成“ 十 ”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式” ，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条” 附签， “颜色”设置为“红色 ”；“虚实”设置为“ 实线”；“粗线” 设置为“2.25磅”。选择“大小 ”附签， “宽度”设置为“ 15.5cm”
5、。选择“版式” 附签，单击“高级 ”按钮，水平对齐： “对齐方式”设置成“ 居中”， “度量依据”设置成 “页面 ”，垂直对齐：“绝对位置 ”设置成“页边距” ， “下侧 ”设置成“7cm ” 平行文标准， “13.5cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号 三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人 三号仿宋字体；签发人姓名 三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入 ”“符号” “符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入” 按钮即可。6、主题词
6、制作选择“表格” “插入” “表格”，选中表格，单击鼠标右键 表格属性 “表格” 附签， “对齐方式”设置为“ 居中” ；然后单击“ 边框和底纹 ”按钮，在“预览” 窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件” “保存”， “保存类型”：选择“文档模板（*.dot） ”；“文件名 ”：给模板命名；“保存位置” ：模板所在路径（一般不做，默认即可） 。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调
7、出相应模板，方法是：选择“文件” “打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开” 按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1依据模板建立新公文：选择 “文件” “新建” “常用” 附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题 二号小标宋字体，居中显示； 主送机关 三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文 三号仿宋字体；成文日期 三号仿宋字体，右空四个字的距离， “”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母 O”或“ 数字0 ”代替。文号、签发人、主题词 按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
