货代出口操作流程.doc

1、货代出口操作流程首先客人本周会给你一个出货计划 就是以货运委托书给你传真过来(注:有时候客人会给你打电话而不传这张纸)注:这张纸的作用就是告诉你 ,你该给他订哪天的船 到什么目的地 什么箱型 注意!订船的时候可以根据不同情况比如该船公司的运价优势,拖班情况.然后你要做的是把这些信息给船公司.(不要透露客人名称,这属于公司机密)然后船公司给你出号了.这个时候你要做的是把这些信息录入你们公司的系统,没系统的用手写.并打出入货通知发给客人.注:入货通知上要列明 船名/航次/提单号/截港时间/目的地/ 出港日期然后开始联系客人 到底是你们货代安排车还是他们自己派车如果是货代派车. 你应该联系客人什么时

2、间去工厂装货.并自己安排时间让车队去场站背箱.并给车队发派车通知注:派车通知内容显示为 船名 /航次/ 提单号/目的地/背箱时间( 可以让车队自己安排这个)/背箱场站/去工厂时间/返回场站时间(截港前 2 小时)如果是客人自己派车,你应该让客人至少在截港前 4 个小时到达场站(正常是 2 个小时前) 但因为他自己送货,到了场站还要往里装货 所以这个时间一定要把握准确 ! 宁可早点不能晚点 有些船是没有加急时间的!千万注意!然后等者客人给你发箱单发票.核销单进行报关.注:箱单发票合同是传给报关行的 ,核销单是报关行的跑单员来你这拿的.核销单非常重要 一定要做好记录然后给报关行 船名/航次/提单号

3、/目的地/ 箱号/皮重/ 核销单号 如果做 C 货主重新提供的发票、装箱单（Packing list） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”） b. 船开 5 天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”） 正本、正确的报关单 正本、正确的发票、装箱单 货代操作具体操作流程I、客户服务 一、订舱 1 客户向我司订舱的 2 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人/发货人 2）船公司 /船名/航次或船期 3）起运港 4）目的港/中转港 5）货名6）柜型、柜量 7）运价 8）托运人的签字、盖章 3 客服人员收到订舱单后，须与 SALES 核对运

4、价是否正确，并由 SALES 在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与 SALES 确认, 待 SALES 返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。4 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 5 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 1） 新建委托 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。 2） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以 KF 开头。 3） 输入费

5、用明细 - 主要是应收费用。 4） 订舱确认 输入订舱号。 输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用 V。XXX 的格式） 、开船日期。 6 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2） 费用明细应仔细填写， “应收” 为向客户收取费用； “应付” 为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付” 栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为 ALL IN 时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认； 3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪

6、家代理。SALES 在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认)； 4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认； 5） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 6） 客服人员应在台帐上相应位置签字。 7 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 1 出书面申请，公司批准后方能安排。 2 安排拖车前，需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及

7、地点。 3 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 6 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转

8、关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排。 9 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 10 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 12 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关

9、行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。 三、其他 1 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 2 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。 3 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4 对由客户自拖自报的，客服人员

10、须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。 5 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。 II、文件 1 文件组收到船公司的 LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。 2 文件组需核对船公司的 LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 3 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发 HB/L 或 MB/L。 4

11、 提单的缮制应注意以下几点： 1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSLS NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。 ，DELIVERY AGNET 等。 2） 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过 3 个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。 3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。 4） 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求

12、）应与相关船公司核实确认。 5） 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。 6） 外代提单不允许预借。 5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意： 1） 出我司 HB/L 给客户，HB/L 上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。 2） OB/L 上面 SHIPPER 为我司，CONSIGNEE 、N。PARTY 均为我司目的港的代理，其它资料与 HB/L 相同，将 OB/L 电放给我司代理。 3） 事先明确我司与客户

13、及船公司的运费支付条款（预付或到付） 。 4） 制作 CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。 5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本 HB/L 放货还是 HB/L 电放，然后与 OB/L COPY 件、 HB/L COPY 件， OB/L 电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。 6） 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。 6 缮制美线提单时，应注意： 1） HB/L 与 OB/L 的缮制可参考第 5 项 2） OB/L 上注明我司与船公司的 S/C 号，但 HB

14、/L 上不得显示该 S/C 号 3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致 7 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。 8 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。 9 将台帐、提单、与代理的 CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。 10费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点： 1）

15、 海运费的更改需由公司领导批准同意； 2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚； 3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。 11 将台帐分船公司按月份存档。 货代的服务对象货代的服务对象 从国际货运代理人的基本性质看，货代主要是接受委托方的委托，就有关货物运输、转运、仓储、装卸等事宜。一方面它与货物托运人订立运输合同，同时他又与运输部门签订合同，对货物托运人来说，他又是货物的承运人。目前，相当部分的货物代理人掌握各种运输工具和储存货物的库场，在经营其业务时办理包括海陆空在内的货物运输。国际货代所从事的业务主要有： 一、为发货人服务 货代代替发货人承担在不同货

16、物运输中的任何一项手续： 1、以最快最省的运输方式，安排合适的货物包装，选择货物的运输路线。 2、向客户建议仓储与分拨。 3、选的可靠、效率高的承运人，并负责缔结运输合同。 4、安排货物的计重和计量。 5、办理货物保险。 6、货物的拼装。 7、装运前或在目的地分拨货物之前把货物存仓。 8、安排货物到港口的运输，办理海关和有关单证的手续，并把货物交给承运人。 9、代表托运人/进口商承付运费、关税税收。 10、办理有关货物运输的任何外汇交易。 11、从承运那里取得各种签署的提单，并把他们交给发货人。 12、通过与承运人于货运代理在国外的代理联系，监督货物运输进程，并使托运人知道货物去向。 二、为海

17、关服务 当货运代理作为海关代理办理有关进出口商品的海关手续时，它不仅代表他的客户，而且代表海关当局。事实上，在许多国家，他得到了这些当局的许可，办理海关手续，并对海关负责，负责早发定的单证中，申报货物确切的金额、数量、品名，以使政府在这些方面不受损失。 三、为承运人服务 货运代理向承运人及时定舱，议定对发货人、承运人都公平合理的费用，安排适当时间交货，以及以发货人的名义解决和承运人的运费账目等问题。 四、为航空公司服务 货运代理在空运业上，充当航空公司的代理。在国际航空运输协会议空运货物为目的，而制定的规则上，它被指定为国际航空协会的代理。在这种关系上，它利用航空公司的货运手段为货主服务，并由

18、航空公司付给佣金。同时，作为一个货运代理，它通过提供适于空运程度的服务方式，继续为发货人或收货人服务。 五、为班轮公司服务 运代理与班轮公司的关系，随业务的不同而不同，近几年来由货代提供的拼箱服务，即拼箱货的集运服务已建立了他们与班轮公司及其它承运人（如铁路）之间的较为密切的联系，然而一些国家却拒绝给货运代理支付佣金，所以他们世界范围内争取对佣金的要求。六、提供拼箱服务 随着国际贸易中级装运输的增长，引进集运和拼箱的服务，在提供这种服务中，货代担负起委托人的作用。集运和拼箱的基本含义是：把一个出运地若干发货人发往另一个目的地的若干收货人的小件货物集中起来，作为一个整件运输的货物发往目的地的货代

19、，并通过它把单票货物交各个给收货人。货代签发提单，即分提单或其他类似收据交给每票货的发货人；货代目的港的代理，凭初始的提单交给收货人。拼箱的收、发货人不直接与承运人联系，对承运人来说，货代是发货人，而货代在目的港的代理是收货人。因此，承运人给货代签发的是全程提单或货运单。如果发货人或收货人有特殊要求的话，货代也可以在出运地和目的地从事提货和交付的服务，提供门到门的服务。 七、提供多式联运服务 在货代作用上，集装箱化的一个更深远的影响是他介入了多式联运这是他充当了主要承运人并承担了组织一个单一合同下，通过多种运输方式进行门到门的货物运输。它可以以当事人的身份，与其他承运人或其他服务提供者分别谈判

20、并签约。但是，这些分拨合同不会影响多时联运合同的执行，也就是说，不会影响发货人的义务和在多式联运过程中，他对货损及灭失所承担的责任。在货代作为多时联运经营人时，通常需要提供包括所有运输和分拨过程的一个全面的“一揽子”服务，并对它的客户承担一个更高水平的责任。货代与物流的区别1，货代是货运代理人，不是船公司实际承运人。 2，货代与物流（第三方） 、货运公司本质上是一样的。 3，货代又不同于船代，船代可以代表船公司处理有关订舱，签单，改单，放箱等工作 4，货代有一级与二级之分，一级货代有美金发票，二级没有而且必须要到国税局开票。 5，一级货代可直接向船公司订舱，但不一定有资格订舱，有许多船公司只指

21、定了几个少数的货代做为订舱口。所以并不是说一级就是怎么着了。 。 。 。大部份的一级只能局限于几个船公司有订舱权。 6，有钉舱权一级货代并不一定能拿得好的价格与服务，有许多情况，订舱货代反而要向通过他订舱那家货代（其他一级或二级）拿价格与舱位。 7，货代挂靠很正常，不是说所有挂靠就没实力，所以不要只听那个货代是挂靠的就怎么着了，当然，要是你是挂靠的，也不要口口声声一定要说我们是一级的在哪里的办事处，是挂靠就是挂靠的，还有啊，也不要是我们是一级的怎么样怎么样了，一级也不一定是有能力的，但二级也不要以为自己有点关系了就怎么着怎么着了，呵呵，明白的货主看重的是你是不是合适自己的货代。 8，口岸（上海

22、，宁波）的货代不一定是一代，90%以上口岸货代也是没有订舱权的货代或者二代，所以不要以为口岸的货代怎么着怎么着的好了。 9，货代的主要工作是订舱，报关，车运等工作，不是什么都能做的 10，报关不一定是报关行（公司） ，货代也可以报，有的货代只做报关的事情，其他事情他不做！ 11，货主订舱必须通过货代向船公司订舱，船公司接了你货主的单，最终还是要通过货代做的 12，拼箱订舱不是向船公司订的，而是通过货代公司订的，船公司一般不接受拼箱的，所以拼箱提单一般不是船公司提单。 13，无船承运人与一级货代本质也是一样的，前者是交通部核准的， 后者是外经贸核准的，前着可开海运发票票， ，后者只能用代理发票。

23、二者口可以开美金发票。但要是都可以的话，那只能选其一。 14，无船与一代二块牌子可以同时有一个公司所有，所以经常会看到什么货运公司即是一代又是无船的什么 15，选择货代主要看他的服务，服务是重点，价格当然也希望便宜，价廉物美嘛。所以一代也好，二代也好，无船也好，你要你觉的合适自己口位那是没什么关系，希望大家能找到自己喜欢的货代。 货运代理基本概念 1、国际货运代理协会联合会队会运代理的定义是 ：根据客户的指示 ，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代也可以这些条件，从事与运送合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。 2、我国国际货运代理业管理规定实施细则的定义是：国际货物运输代理

24、企业可以作为进出口货物收货人、发货人的代理人，也可作为独立经营人从事国际货代业务。 国际货代企业作为代理人从事国际货运代理业务，是指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托，以委托人或自己的名义办理有关业务，收取来代理费或佣金的行为。 国际货运代理企业作为独立经营人从事国际货运代理业务，指国际货运代理企业接受进出货物收货人、发货人或其代理人的委托,签发运输单证，履行运输合同并收取运费和服务费的行为。1. 托运人传真托运单给被托运人，内容上必须注明：SHIPPER、 CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、具体目的港、件数、毛重、尺码、运费条款（预付、到付、第三地付款）

25、、货物品名、出货日期、其它要求如熏蒸、报关、报验等等。2. 被托运人按照托运人托单上的要求配船，并发送配船通知给托运人。配船通知上会注明船名、提单号、送货地址、联系电话、联系人、最迟送货时间、入港时间。并要求托运人务必按所提供信息送货，在最迟送货时间以前入货。3. 托运人进行货物通关事宜，确保货物能够顺利出运。4. 在装船前一天被托运人传真提单确认件给托运人，请托运人尽量在装船以前确认回传，否则可能影响正常签发提单。开船以后，被托运人在收到托运人提单确认件一个工作日内签发提单，并结清相关费用。5. 货物出运后，被委托人应提供目的港代理资料、二程预配信息给托运人，托运人可根据相关资料联系目的港清关提货事宜。港口货代操作流程一、报价 在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。