1、- 1 -Word 文档中直线的多种属性规范操作 有效解决电子公文中的直线问题太原铁路局党校 林霞作者简介：1984 年 9 月至 1988 年 6 月就读于兰州大学中文系，1988 年毕业于兰州大学汉语言文学专业，获学士学位。1997 年 9 月至1999 年 7 月参加中国计算机函授学院计算机信息管理专业函授学习并如期毕业。现就职于太原铁路局党校计算机教研室高级讲师。曾从事中专语文教学工作两年，文秘工作一年，期刊编辑四年，电教工程师两年，计算机应用教学工作十四年。作者单位：太原铁路局党校 联系电话：0351-2631473 13934662472地址：太原市建设北路北河湾南巷 6 号 邮编
2、 030013 内容提要本文针对当前电子公文编辑中普遍存在的直线难以控制问题，指出了解决问题的关键之所在，以简洁 明了的语言介绍了 Word 关于直线的专业知识，并通过应用实例介绍了解决问题的具体方法，通俗易懂， 实用性较强。关键词：公文 直线 边框 属性 设置 格式 随着无纸化办公的深入普及，发布文件、下载文件业已成为办公文员的日常工作，而在发布文件和下载文件的过程中，相信不少文员都遇到过同样的问题：那就是在编辑公文文书时，根据文件格式的要求，需要在文档中添加一些直线，例如：公文眉首的红色反线、版记下划线、信函式公文中的上下文武线以及其他文档中起修饰或分界作用的直线等。还有，用户在编辑文本时
3、，有时系统又会自动在文本下边添加一条直线，例如页眉位置自动出现的直线等等。另外，我们从网上下载文件时，也会出现的一些框线。对于这些看似直线的对象，相当一部分用户有时能够正常处理，但大多数时候是怎么操作也奈何不了它们，修改和处理时总是不那么得心应手。有些用户只好索性全部删除，重新制作，这无疑降低了制作文档的效率。那么，这么一条看似简单的直线为什么竟会是如此的难以控制呢？原因很简单，这是因为在 Word 文档中，一条看似简单的直线，实际上可以是多种不同的对象，各自的添加方法不一样，其属性特点也各不相同，处理时我们不能够一概而论。如文本边框、文本下划线、表格框线、图形直线或下划线字符串- 2 -等对
4、象经过设置和处理，都可以在文档中呈现出直线的姿态，来满足用户在文档编排中对各类直线的需要。只是 Word 软件赋予了它们不同的特点与不同的操作规则，我们必须区别对待。用户在实际运用中，只有对 Word 文档中的直线属性做出正确的判断，并遵循各自对应的操作规则，才能够随心所欲的处理和控制它们。一、Word 文档中直线的属性及其添加方法(一) 文本边框在 Word 文档中，文本边框是一种格式，可以用来为部分文字或文字段落添加边框，达到对部分文字或文字段落添加多姿多彩的周线、上下边线和左右边线的修饰效果。比如，公文眉首的红色反线、版记下划线、信函式公文中的上下文武线以及插入页眉时系统自动添加的下边线
5、等都属于段落边框。添加和设置个性段落边框可以执行以下操作：1、执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框；2、在对话框的“边框”选项卡中(如图 1 所示)，为选中的文字段落自定义边框。用户需要先选择边框的线型、颜色和线的宽窄，再在“预览”区域选择添加上下左右四边的边框，可以四边全部添加，也可以只添加一边。最后，用户还需要在“应用于”下拉列表中选择“段落” ，这是添加段落边框的关键性选项，只有选择应用于段落，添加的边框才能是作用于整个段落的。图 1 “边框”选项卡段落边框可以随文而动，也可以利用“选项”按钮(本图被“应用于”菜单暂时遮盖) 精确设定与段落文本之间的距离，但不
6、能脱离文本随意移动和删除。- 3 -对它的控制只能通过“边框”选项卡来添加、改变或取消， 在公文中使用文本边框功能添加这些固定线型可以看作是一种标准化操作。这样添加的边框直线，在网上编辑发布公文时，会自动排版，不需用户再去凭经验进行调整，而且公文发布后，在浏览界面比较符合公文格式的排版要求。(二) 文本下划线文本下划线是一种对文本起强调作用的修饰性格式线，主要用来修饰文档中需要突出的文字内容。但有时有户也可以使用“下划线”功能设定格式后，输入一串空格字符，便可以得到一条看似直线的元素。这类直线也是不能脱离文本随意移动和删除的。对它的控制，也只能通过字体格式的设置来完成。(三) 表格框线表格框线
7、和文本边框有相似之处。只是通常 Word 默认文本边框格式为无边框，表格格式为有边框。所以不经设置的情况下，我们通常能看见表格的框线，而看不见文本的边框。用户可以根据文档需要选择有边框或无边框。设置的时候，都可以利用“边框”选项卡进行设置，只是当目标是表格的时候，选项卡上“应用于”列表(如图 1 所示)中选中的应该是“表格” 。对于表格，我们也可以选择框线的颜色、线型和线的宽窄，也可以选择仅仅显示横线、竖线、外线、内线、上下边线、以及左右边线等。例如，当我们设置所有竖线为无，横线为有时，并隐藏虚框，我们就得到了需要的直线效果了。表格框线也同样不能脱离文本，单独控制，只能使用表格相关的操作命令来
8、处理和控制。而且表格框线也只适合在 Word 中使用，如果要用于网上发布，则竖线也会自动显示出来并且不能隐藏，结果就不再是我们需要的直线效果了。(四) 图形直线图形直线是利用绘图的“直线”工具添加的直线。图形直线的颜色、线型以及粗细可以通过设置自选图形格式来控制。图形直线对于文本来说是一个独立的整体，我们可以单独对它进行各种操作，可以单独排放，也可以根据需要进行图文混排。图形直线可以说是 Word 文档中最易于单独控制的直线元素，但是，用于网上发布的文件，图形直线是不能够直接粘贴在录入信息的编辑区的。因此，用于网上发布的公文中的直线，请勿使用此方法来添加。(五) 下划线字符串在 Word 中，
9、选择汉字输入法后，使用键盘上的下划线按键连续输入中文- 4 -破折号，也可以得到看上去是一条直线的效果。这样的直线属于文本字符，只能按文本字符对待，即按文本字符规则进行处理和控制。对于上述五种直线的添加方法，用户可以根据自己的操作习惯和当前的排版需要，任选一种。笔者这里想要提醒的是，如果用户的文档仅仅是在 Word中浏览、使用并打印输出，那么，五种方法均可以使用，只要看起来能满足排版需要就可以了。如果用户的文件需要和其它软件交互，那么，建议使用下划线字符串添加直线。而如果用户的文件是要上网发布的，建议使用文本边框来设置添加。二、判断直线属性的方法在 Word 文档中，用户在编辑或调用信息时，有
10、时会自动出现一些直线，例如，进入页眉编辑状态时自动出现的直线；从互联网和办公网上下载公文也会出现的直线和框线；编辑文本时自动出现一些直线等等。对于这些直线，正确判断其属性，有助于我们对这些直线元素进行快速有效的编辑和处理。要判断文档中出现的直线究竟属于哪一种对象的方法很简单，只需用鼠标指向直线并停留在线上，进行观察。如果光标变成花十字光标，就是一条绘图直线，我们可以用处理图形直线的方法来控制它；如果变成了双向箭头，同时线的右下方出现小方框，线的左上方出现方框花十字，则是一条表格框线，就需要我们用控制表格框线的方法来控制它。而如果只是变成了双向箭头，就可以判断为文本边框，需要我们利用“格式”菜单
11、下的“边框和底纹”命令，在“边框”选项卡中进行设置来控制。如果光标变成工字光标，再单击该直线，查看格式工具栏上“下划线”按钮处于何种状态，如果是使用状态，我们就可以判定它是文本下划线，需要按下划线的设置方式来控制它；否则，就可以判定它是下划线字符串，我们只能按文本字符来处理了。三、常见直线问题实例(一) 发布公文中直线的添加利用 Word 制作公文文书，对于公文中常用的直线，诸如红色反线、上下文武线、版记下划线等，在添加时，虽然可以使用多种方法，但对于用于网上发布的文件，我们还必须考虑网上发布时，编辑排版功能有限，文本、直线必须是便于调整的，而且还应考虑发布以后的浏览效果。这里笔者建议添加文本
12、边框，即使用“边框”选项卡通过设置来添加段落下边框。这样添加的直线，- 5 -不论是红色反线，还是文武线，抑或是版记下划线，都是跟随文本一起移动的，编辑排版时不会发生混乱，而且更重要的是，直线的长短在浏览器窗口都是一致的与版心同宽，这符合公文格式的排版要求。(二) 取消页眉文本下边自动出现的直线(文本边框)我们前面提到的页眉文本下边自动出现的直线，就是一条文本边框。鼠标指向它，光标会变成上下双向箭头。我们只能利用“边框”选项卡来控制它的显示与不显示。这里自动出现文本边框线的原因是因为系统默认的页眉样式是带有段落下边框的，所以只要用户进入页眉编辑状态，页眉文本下边就会出现一条段落边框。如果用户不
13、需要这条边框直线，可以进入“页眉和页脚”状态，选中页眉，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，在对话框的“边框”选项卡上设置框线为“无” ，在“应用于”列表中选择“段落” ，单击“确定” ，即可取消该边框的显示(具体设置选项如图 2 所示)。图 2 取消页眉下边框的设置选项(三) 快速清除下载文件中的表格框线当网页上的文件没有提供全文链接下载按钮时，用户需要将网页上的文字先复制到 Windows 剪贴板，再粘贴到 Word 文档中进行编辑修改，这时会发现有一些表格框线，当鼠标指向这些框线时，很容易看到表格的标志性符号花十字出现在表格左上方，右下角同时也会出现小方框。对于表格框线的取消，我们不能单纯的用“边框”选项卡将其设置为无边框。因为表格框线将原本连续的文本分隔成了若干个独立的排版单元，我们将框线设置成无，仅仅是不显示框线，而框线的分隔作用还实际存在着。要彻底清除表格框线及其分隔作用，将文本完全分离出来，我们可以执行“表格”菜单下“转换”子菜单中的“表- 6 -格转换成文本”命令。如果是多重表格，需要多次执行该项操作，既可以快速干净彻底的清除表格框线。
