1、Word 表格操作常用技巧三则1.在表格上面加空行 在 Word 文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中(单元格内有文字则放在文字前 )，回车，表格上方就会空出一行了。注意 :如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。如图 1。 2.显示表格列(行)具体宽度两招 要知道表格列的具体宽度，除了可以在“表格属性” 对话框里查看外，还有以下两种简单的方法。 方法一:将鼠标指针放在表格内的任一列框线上，此时指针将变成等待手工拖动的形状，按下鼠标左键，同时按下 Alt 键，标尺上将出现每列具体的宽度 ; 方法二:将指针置于列框线上，先按下左键，再
2、按下右键(注意:次序颠倒无效) ，也能看到每列的宽度。如图 2。 3.自动调整列宽适应文字宽度 将鼠标指针置于表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度(注意:如果表格列中没有文字，此法无效;如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适宽度，调整后如果继续在分隔线上双击，列宽还能以字符为单位继续扩大一定的范围)。图 3 是对一个表格各列操作前后的对照。 Office2003 实现 PDF 文件转 Word 文档经过本人尝试，发现可以利用 Office 2003 中的 Microsoft Office Document Imaging 组件来实现 PDF 转WORD
3、 文档，也就是说利用 WORD 来完成该任务。方法如下：用 Adobe Reader 打开想转换的 PDF 文件，接下来选择“文件打印”菜单，在打开的“ 打印”窗口中将“打印机”栏中的名称设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该 PDF 文件输出为 MDI格式的虚拟打印文件。注:如果没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，使用 Office 2003 安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件，选中 “Office 工具 Microsoft DRAW 转换器” 。然后，运行“Micr
4、osoft Office Document Imaging”，并利用它来打开刚才保存的 MDI 文件，选择“ 工具将文本发送到 Word”菜单，在弹出的窗口中选中“在输出时保持图片版式不变” ，确认后系统会提示“必须在执行此操作前重新运行 OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。注:对 PDF 转 DOC 的识别率不是特别完美，转换后会丢失原来的排版格式，所以转换后还需要手工对其进行排版和校对工作。以上仅在 word2003 中可用，其他版本没有 Microsoft Office Document Image Writer。 利用 Word“自动更正”功能快速输入文字往往打字速度的提高
5、和文字的出错率成正比，尤其是在输入一些英文单词的时候，由于输入的速度快，可能就会将英文单词打错。重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的，但这又会降低工作的效率。对于上述的情况，Word 提供的“自动更正” 功能就可以很好地解决。 下面我们以一个小实例来说明，比如我们在 Word 文档中输入英文字母“yuo” ，这时只要一按空格键或者回车键，Word 就会自动地将其改为“You”，这就是“ 自动更正”功能的体现。 那么 Word 对于错误单词是如何判断并改正的呢？它实际上是在您键入空格键、标点符号或者回车键后，才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。 我们就 Word 中的“自动更正”功能进一
6、步扩展，利用“自动更正 ”功能快速地输入文字。 比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确” 的，那么以后只要我们输入“ 电”这个文字，然后按一下空格键、标点符号或者回车键，Word 就会用“中国电脑教育报” 这几个文字来代替“电” 这个字。也就是说自己认定这个字“不正确”，然后利用“ 自动更正” 的功能用“正确”的字来自动代替，如此一来就可以大量地减少按键的次数，提高输入文本的效率。 下面我们具体来操作: 1. 打开 Word，并建立一个空白文档，键入一行正确的文字“ 中国人民解放军”。然后将这一行文字全部选取下来。 2. 接下来单击菜单栏中的“工具 自动更正选项”命令，打开自动更正对话框。这
7、时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为” 文本栏内了。 3. 下一步我们在“替换”文本栏中键入“电” 字即可完成自动更正功能的设置。 4. 下面我们就可以做个实验:输入“ 电”字，然后按空格键，“中国人民解放军” 这一行字就自动拼写出来了，非常快捷。 从上面的操作，我们可以看出自动更正和自动图文集的用法基本上相似，自动更正是 Word 在遇到空格键、标点符号或者回车键 Enter 的时候，就会执行自动更正的动作，而自动图文集是在您按 F3 键时才会去执行。 减少 Word 文档丢失的几个实用建议没有什么事情比一篇长的文章刚刚打完机器停电且未存盘更糟糕了。其实，我们完全可以
8、进行一些设置，在断电或类似问题发生之后将损失减少到最低限度。一、改变 Word 定时存盘的时间间隔 在许多软件中都内置了定时存盘的功能，每过一段时间如果用户没有存盘，软件就会代为执行，的确非常方便。不过，Word 中默认的定时存盘的时间间隔比较长， 由于时间越短，Word 保存文档越频繁，在 Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，所以我们完全可以自行设置，将它变得短一些，这样最多只会在很短的时间内的文章不存盘，从而减少损失。具体操作如下： （1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“ 保存”选项卡； （2）选中“自动保存时间间隔”复选框； （3）在“ 分钟”框
9、中，输入时间间隔，如 1 分钟（如图 1）。 注意：（1）定时保存文件功能仅对 Word 格式的 DOC 文件有效，其它文件无效，所以笔者建议您在编辑的时候先存为 Word 格式，等编辑完成后再另存为其它格式； （2）如果是在运行 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用 Microsoft Word，用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：WindowsApplication DataMicrosoftWord 文件夹。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后续版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存在 Win
10、dowsProfiles用户名Application DataMicrosoftWord 文件夹下。用户可以自行修改。 二、让 Word 保存文档的备份 如果我们的文档在保存的时候能够再保留一份备份的话，无疑使文档保险了许多。而在 Word 中我们完全可以进行设置，让 Word 保存文档的备份。具体设置如下： （1）单击“文件”菜单中的“另存为”命令； （2） 单击 “工具”按钮，然后单击“ 常规选项”命令；（3） 选中 “保留备份”复选框； （4） 单击 “确定”按钮； （5） 单击 “保存”按钮。（如图 2） 以后 Word 在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是.BAK ，而是.
11、WBK，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件” ，直接打开即可。 三、恢复自动保存的文档 如果您设置 Word 自动定时存盘，并且在时间间隔内设置了定时存盘的时间，那么，即使遇到所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来，并且以自动保存 1、自动保存 2、自动保存 3方式打开，而仅仅只会丢失了最后一次“自动恢复”保存之后所做的修改。 接下来您所要做的是赶紧将它们存盘就可以了。 四、恢复受损文档中的文字 如果我们在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。但是，有时候，我们的文档虽然损坏了，但是我们仍然可以从中恢复受损的文字，以防止丢失工作成果。具
12、体操作如下： （1） 单击 “工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“ 常规”选项卡； （2） 确保选中了 “打开时确认转换”复选框，然后单击“ 确定”按钮； （3） 单击 “打开”按钮； （4） 单击 “文件类型”框中的“ 从任意文件中恢复文本”（如图 3）； （5）打开损坏的文档后 Word 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他
13、非文本信息。 注意： 如果在“文件类型”框中没有看到“恢复所有文件中的文本”，则需要安装相应的文件转换器。 五、购买 UPS 不间断电源 要想更有效地将 Word 文档丢失减少到最低限度，最好、最有效的方法就是购买 UPS 不间断电源，一旦系统断电的话，UPS 不间断电源系统就会发出叫声，提醒用户存盘。让 Word 文档瘦身的几种小方法老师们在平时的工作中，经常要用 Word 编制试卷、教案等内容，而且还经常需要拷来拷去。我们知道，相同内容的 Word 文档，经过不同的操作处理后，其大小是有所区别的，甚至相当惊人。所以我们希望有办法能给 Word 文档“瘦身”。 重新进行页面设置可以缩小文件
14、每当文档编辑完成后，在保存之前，都重新点击“文件” 菜单，选 “页面设置”打开对话框，鼠标任意点击其中的“纸张大小”或“ 页边距”等标签(无需改动原来的设置)，按( 确定)按钮即可，最后再保存文档。你会发现，文档变小许多。 多次编辑 Word 文档会增加文件大小 Word 文档经过多次编辑，其存盘后的文件迅速膨胀。笔者曾在含有数个图片的 Word 文档中，编辑了十多次图片后，文件大小由原来的 160 多 KB 涨到 1.5MB，后来将该文件拷贝到新建文档中存盘，文件长度不过 170KB。所以，当一篇文档经过反复编辑并已定稿后，就应将文档内容复制到新建文档中。 插入不同格式的图片会严重影响文件大小 在插入图片之前，首先应对图片格式进行处理。图是同一幅图片以各种不同格式保存的文件大小，从图中不难看出，插入 JPG 格式的文件较理想。对那些本身颜色不多的图片，可以用较少的颜色保存，这样也会减少存储空间。有趣的是，在 Word 文档中缩放图片对文件大小无影响。另外，Word 对插入的图片也会进行适当处理，如一幅 3.5MB 的图片插入 Word 文档后存盘，其大小为 1.52MB，480KB的 GIF 图片插入 Word 文档后其大小为 460KB。
