神奇的格式刷.doc

1、Word 培训内容一、 神奇的格式刷可以快速地将指定文本、段落或图形的格式复制到目标文本、段落或图形上。（1 ）文本、段落：选定被复制格式的文本，点击“格式刷 ”，鼠标指针变成 ，在目标文本上拖动即可。（2 ）图形：选定被复制格式的图形，当鼠标指针变成 ，单击目标图形即可。二、 联合公文头1、 双行合一法2、 表格法（1 ） 插入两行三列的表格；（2 ） 设置“表格属性”-表格-选项-将左和右的单元格边距设置为 0，确定；（3 ） 选中表格，单击鼠标右键-“单元格对齐方式”中的 “中部居中” ，单击“格式”工具栏中的“分散对齐”-设置好字体的大小和颜色，调整表格的适合宽度；（4 ） 设置表格“

2、边框和底纹”的边框为“无” ；（5 ） 表格隐藏虚框。三、 输入平方米的方法1、 先输入大写 M，然后在按住 Alt 的同时在小键盘输入 0178 即可输入上标。此法适用于任何场合。2、 在需要输入平方米的时候，先行输入 33A1，然后按 Alt+X 组合键即可。此法仅适用 Word2000 以上版本。3、 先输入大写 M，再输入 2，选中 2，然后按组合键 Shift+Ctrl+，即可将 2 变为上标；随即按 End 键，再按 Shift+Ctrl+，退出上标状态。4、 在 Word 中勾选视图- 工具栏-符号栏，当需要输入时，用鼠标点击“”即可。四、 在方格中划钩1、 用 word 的中文

3、版式来完成，格式中文版式带圈字符增大圈号选方框和号确定。五、 输入分数1、 按快捷键“Ctrl+F9”插入域符号“ ”（带底色的一对花括号） ；2、 在域符号的花括号内键入“eq 空格f （分子，分母） ”；3、 将光标停留在域符号“ ”中，按“Shift+f9”显示出所需的分数。六、 怎样调用公式编辑器插入- 对象，然后选择“Microsoft 公式 3.0”就可以找到公式编辑器。如果你找不到的话，可能是你在安装 Office 时没有选择安装公式编辑器七、 添加水印和背景1、 格式-背景- 水印-文字或图片水印。2、 修改水印的大小位置，必须进入“视图”“页眉和页脚”状态，进行水印修改。八、

4、 自定义模板1、 先查找本机的 Templates 所在的文件路径，记住该路径；2、 修改自定义模板存放路径：工具-选项-文件位置-修改“用户模板”路径为本机的 Templates 文件路径；3、 将要调用的模板文件放入该文件夹中。九、 让文档清爽有层次1、 调整行距和段落间距；2、 设置各级标题样式或大纲，避免通篇都是“正文”样式，方便以后生成目录；3、 使用编号和项目符号，让说明更清晰更有条理；4、 合理地应用图或表来替代过多的文字说明。注意：更改行距和段落间距：格式-段落-设置；快速修改段落行距：定位光标到需要设置的段落中，按 单倍行距，按双倍行距， 1.5 倍行距。十、 标题级别的调整

5、方法 1：直接设置选中部分文本或将光标定位某段内，然后直接点击任务窗格中所需的标题级别即可；方法 2：使用组合键:可以将选中的文本或光标定位的段落设置成“标题 1”；:可以选中的文本或光标定位的段落设置成“标题 2”；:可以选中的文本或光标定位的段落设置成“标题 3”；方法 3：参照大纲级别调整方法Word 默认段落标题级别与大纲级别是一一对应的。 “标题 1”对应大纲“1 级” 。因此也可以通过一下方法调整标题：格式段落打开段落对话框，然后在“缩进和间距”选项卡中的“大纲级别”下拉列表中选择适当的级别即可。区别：方法 3，只针对文档结构图显示起作用，生成目录都不可用！十一、 标题级别的调整多

6、级符号或列表样式级别的调整方法 1：将光标定位在某个级别的第一个制表符后按下键可降低级别，按下可提升级别；方法 2：将光标定位在某个级别段落中，按下降低级别，按下提升；方法 3：将光标定位在某级别段落中，单击工具栏中的“ 增加缩进量”按钮可降低级别，单击“缩小缩进量”可提升级别。十二、 制作索引和目录1、 将相应段落设置为相应的样式：第一段文字设置为“标题 1”样式，依次类推；2、 将光标放到需要插入目录的位置，插入-引用-索引和目录-目录选项卡- 根据实际情况对其中的选项做相应的设置如：是否显示页码、页码是否右对齐，制表符前导符，显示级别等。十三、 表格1、 表格的删除(1) 单击表格的控制

7、柄，按下 Backspace 键删除；(2) 把光标放在表格内，在菜单上点击删除表格；选中表格，按 delete 键，仅仅是删除表格中的内容；(3) 如果选中表格已经表格外的区域，按 delete 的键就可以删除表格；2、 表格的调整(1) 插入行和列；(2) 行和列的删除，单元格删除；(3) 重复表头，跨页不断行；(4) 拆分表格(5) 焊接表格(a) 文字环绕方式为“无” ，删除空行，按住“Alt ”键，精确对齐表格的边线；(b) 选定表格，鼠标变成 的时候，按住“Shift ”键不放，拖动表格可以按比率缩小和放大；(c) 同上，按住“Alt”键，达到精细变化；(d) 同上，同时按住“Al

8、t+Shift”不放，拖动；(e) 调整表格宽度：在“标尺”上拖动，直接在表格线上拖动。区别：标尺只改变一个列宽，而表格上拖动则改变两列的宽度！3、 表格的排序4、 表格和文本之间的互换5、 绘制斜线表头(1） 移动鼠标指针到斜线表头线上，当鼠标指针变成十字形状时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“组合”-“取消组合” ；(2） 根据实际需要，单个调整斜表头的各个部位。如果要想精细调整的话，可以按下键配合鼠标来调整；(3） 设置好后将斜表头的各个部位同时选中，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“组合”-“组合”即可。6、十四、 分栏1、 在“页面布局”功能区中单击“分栏”按钮，打开一

9、个下拉菜单，从中选择“更多分栏”命令，打开如下图所示的“分栏”对话框。2、 在“预设”选项组中选择分栏的格式，有“一栏” 、 “两栏” 、 “三栏” 、 “左”和“右”五种分栏格式可以选择。3、 如果对“预设”选项组中的分栏格式不太满意，可以在“栏数”微调框中输入所要分割的栏数。微调框中最大分栏数根据纸张的不同而不同。4、 如果要使各栏等宽，则选中“栏宽相等” 。如果不选中“栏宽相等” ，可以在“宽度和间距”选项组中设置各栏的栏宽和间距。5、 如果要在各栏之间加入分隔线，需要选中“分隔线”复选框。6、 在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围。7、 完成设置后，单击“确定”按钮即可。注意：分栏选择

10、文字的最后一行不能包含最后的回车符，必须增加一个回车符，并且不选定，即可。十五、 邮件合并1、 邮件合并功能是 Word 强大功能中的重要亮点，利用用户可以轻松的完成文档的批量合成与打印。例如：批量设置信件、明信片、标签、准考证、成绩单、毕业证书、通知书、上岗证、工资条、选民证等。2、 邮件合并的步骤：（1 ） 制作“数据源” （Excel 数据文件） ；（2 ） 制作“主文档” （Word 文档） ，并在“邮件合并”工具栏中“设置文档类型” 为目录即可；（普通 Word 文档：有“下一页”的分节符；目录：分节符就是连续的）（3 ） 利用“邮件合并”功能生成新文档或直接打印（4 ）（a ） “

11、邮件合并”工具栏中“打开数据源”文件；（b）在相应的位置“插入域” ，数据库域；(c)“合并到新文档” ，选择全部。3、十六、 页面布局与打印1、 快速分页 (1） 输入各代表对名称，每队名称一段；(2） 按全选，格式-段落- “换行和分页”选项卡，勾选“段前分页”复选框，确定关闭“段落”对话框，格式工具栏中的“居中”按钮；(3） 文件-页面设置- 版式-选择“垂直对齐方式”下拉列表中的“居中” ，单击“页边距”选项卡中的“横向” 。2、 如何设置奇偶页眉页脚不同：(1） 文件-“页面设置”- “版式”选项卡- 勾选“页眉页脚”组合框中的“奇偶页不同”复选框，点确定；(2） 将光标置于奇数页内

12、，视图-页眉页脚，在奇数页的页眉和页脚处添加适当的内容；(3） “页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，将光标定位到偶数页内，在偶数页的页眉页脚出添加适当的内容。3、 双面打印方法一：文件-打印-打印（选中“奇数页”或“偶数页” ） ，即可进行奇偶双面打印。注意：文档总页数为奇数，先打偶数页并打印完毕，最后再打印最后一张奇数页；方法二：在“打印”下拉列表中选中“范围中所有页面” ，确定，打印奇数页后，会自动弹出对话框，提示用户将刚才打好的奇数页纸翻过来，送回打印机。4、 加快长文档显示方法 1：关闭“图片”的显示工具-选项-“视图”选项卡，勾选“显示”组合框中的“图片框”复选框，单击确定，

13、图片显示成方框；方法 2：切换到“普通视图”“页面视图”下操作文档页面的显示速度慢，切换到“普通视图” ；方法 3：使用“打印预览”第一步：打开长文档，切换到“打印预览”状态；第二步：按下显示文档的最后一页；第三步：关闭“打印预览”状态，返回到正常的视图。方法 4：关闭“拼写及语法” 提示工具-选项-“拼写和语法”选项卡，然后取消勾选该选项卡中的复选框即可。5、 “新建窗口”与“拆分窗口”的妙用查看长文档的不同两个部分：方法 1：窗口-拆分，此时鼠标指针形状发生变化，然后在页面中的任意部位单击一下，这是文档会拆分成上下两个窗口，每个窗口可以独立滚动，此时可以在上窗口中查看文档的前面部分，在下窗

14、口查看文档的后半部分。点击拆分线的位置，窗口-取消拆分。方法 2：窗口新建窗口（系统将自动创建一个和原文档一样的窗口） ，这是原文档名：1，新建文档标题栏则显示 “原文档名：2 ”，如果再 “新建窗口” ，会得到“原文档名：3”区别：拆分仅支持拆分成上下两个窗口，而 “新建窗口 ”可以支持多个窗口，并多窗口的排列方式灵活（鼠标右键单击系统任务栏，在弹出的快捷菜单中可以“纵向平铺窗口 ”或者 “横向平铺窗口 ”）6、 修订和批注的使用突出显示：视图-工具栏-审阅-突出显示。批注的使用(1） 插入批注：光标定位在某文本处，插入批注，批注的编号【用户名称+数字序号】 ；(2） 删除批注：光标定位在相

15、应的批注框内，单击鼠标右键，删除批注；单击“拒绝所选修订” ，下拉单击“删除文档中的所有批注”即可；(3） 鼠标指针悬停于某个批注框上，可以显示此批注的作者、日期及时间等；(4） 修改批注底色：工具-选项-修订选项卡-在“批注颜色”下拉列表中选择自己需要的颜色即可；(5） 如果文档有多人进行批注，Word 会将不同的审阅者所做的批注框施以不同的底色以方便区别。若只想查看某一个审阅者的批注，则可单击“审阅”工具栏中的“显示”“审阅者”某个审阅者。(6） 批注或修订中的 4 种状态：最终状态；显示标记的最终状态；原始状态；显示标记的原始状态。7、Powerpoint 课件一、 Powerpoint

16、 功能主要用于演示文稿的创建，即幻灯片的制作。可有效帮助演讲、教学，产品演示等。PowerPoint 是制作和演示幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、展示自己的学术成果。 二、 Powerpoint 的简单使用1、新建幻灯片的三种方法方法一：快捷键法。按“Ctrl+M ”组合键，即可快速添加 1 张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter” ） ，同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入新幻灯

17、片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。三、 插入图片1、 执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。2、 定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。3、 用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。注意：以定位图片位置时，按住 Ctrl 键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。四、 插入声音1、 执行“插入影片和声音文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。2、 定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持 mp3、 wma、 w

18、av、 mid 等格式声音文件。3、 在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。五、 插入视频我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。1、执行 “插入 影片和声音 文件中的影片”命令，打开 “插入影片”对话框。2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持 avi、 wmv、 mpg 等格式视频文件。3、在随后弹出的快捷菜单中

19、，根据需要选择“是”或“ 否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。六、 插入 Flash 动画1、执行“视图工具栏控件工具箱 ”命令，展开“控件工具箱 ”工具栏。2、单击工具栏上的“其他控件 ”按钮，在随后弹出的下拉列表中选 “Shockwave Flash Object”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口） 。3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开 “属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的 Flash 动画文件名及完整路径，然后关闭属性窗口。注意：建议将 Flash 动

20、画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入 Flash动画文件名称，而不需要输入路径了。4、调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放 Flash 动画了。七、 插入其他演示文稿如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法快速插入。 1、将光标定在需要插入的幻灯片前面。 2、执行“插入幻灯片（从文件） ”命令，打开“幻灯片搜索器 ”对话框。 3、单击其中的“浏览”按钮，打开 “浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选中相应的演示文稿，确定返回。 4、选中需要引用的幻灯片，然后按下“插入”按钮，再 “关闭”退出即可。 注意：

21、 如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片，直接按下 “全部插入 ”按钮就行了。 在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标点击不同的幻灯片，可以同时选中不连续的多幅幻灯片，然后将其插入。 如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片，在打开相应的演示文稿后，单击 “添加到收藏夹 ”按钮，以后可以通过 “收藏夹标签 ”进行快速调用。八、 新建母版1、 制作母版2、 母版类型（1 ） 标题母版：PPT 的封面（2 ） 新幻灯片母版：即用户编辑的主体部分九、 制作母版步骤1、插入图片做背景菜单插入图片，将图片叠放次序置于最底层，即可。2、保护母版鼠标左键点击母版，选定“保护母版“；3、 关闭母版视图十、 修改幻灯片母

22、版如果我们希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容（如公司的 LOGO） ，可以通过修改“母板”来实现。 1、执行“视图母板幻灯片母板 ”命令，进入“幻灯片母板 ”编辑状态。 2、仿照前面插入图片的操作，将公司 LOGO 图片插入到幻灯片中，调整好大小、定位到合适的位置上，再单击“ 关闭母板视图”按钮退出“ 幻灯片母板”编辑状态。 3、以后添加幻灯片时，该幻灯片上自动添加上公司 LOGO 图片。十一、 隐藏部分幻灯片对于制作好的 Powepoint 演示文稿，如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，我们可以将其隐藏起来。 1、在“普通视图”界面下，在左侧的窗口中，按住 Ctrl 键，分别

23、点击需要隐藏的幻灯片，同时选中多张不连续的幻灯片。 2、右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏幻灯片 ”选项即可。 注意：进行隐藏操作后，相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。如果需要取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上述操作即可。十二、 定义动画路径如果对 Powepoint 演示文稿中内置的动画路径不满意，可以自定义动画路径。下面，我们以演示“布朗运动”为例，看看具体的实现过程。1 、用“绘图”工具栏上的 “椭圆”按钮，在幻灯片中画出一个（或多个）小 “质点” 。2 、分别选中相应的“质点 ”，单击“自定义动画”任务窗格中的 “添加效果”按钮，选择“动作路径绘制自定义路径自由曲线

24、”选项（此时鼠标变成一支笔） 。3 、自“质点”处开始，发挥你的想像随意绘制曲线。4 、然后在“计时”标签中，将 “重复”项设置为“直到幻灯片末尾 ”。十三、 设置背景音乐为 Powerpoint 演示文稿设置背景音乐，这是增强演示效果的重要手段。方法如下。1、仿照前面的操作，选择一首合适的音乐文件，将其插入到第一张幻灯片中。2、展开“自定义动画”任务窗格。3、选中声音播放方案（其实就是一种动画方案） ，双击打开 “播放声音”对话框。4、在“效果”标签下，选中 “在 XX 幻灯片之后”选项，并输入一个数值（此处假定演示文稿共有 28 张幻灯片，我们就输入数值 28） ，确定返回就行了。注意：这

25、样的设置，就相当于让声音播放动画在 28 张幻灯片之后停止，替代背景音乐的效果。十四、 设置超链接跳转我们在 Powerpoint 演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。下面我们以“超级链接”到第 10 张幻灯片为例，看看具体的设置过程：1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接 ”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋” ） 。2、选中相应的按钮，执行“ 插入超链接”命令，打开 “插入超链接”对话框。3、在左侧“链接到”下面，选中 “本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第 10 张幻灯片，确定返回即可。注意：仿照上

26、面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。十五、 播放文稿播放文稿：演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。1、 设置幻灯片切换效果2、 设置幻灯片放映方式3、 自定义播放方式 4、 自动播放演示文稿(.pps) 5、 记录下放映的感受 6、 在播放时画出重点 十六、 设置幻灯片切换效果为了增强 Powerpoint 幻灯片的放映效果，我们可以为每张幻灯片设置切换方式，以丰富其过渡效果。1 、选中需要设置切换方式的幻灯片。2 、执行“幻灯片放映幻灯片切换 ”命令，打开“幻灯片切换 ”任务窗格。3 、选择一种切换方式（如“横向棋盘式” ） ，并根据需要设置好 “速度

27、” 、 “声音” 、“换片方式”等选项，完成设置。注意：如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿，只要在上述任务窗格中，单击一下 “应用于所有幻灯片 ”按钮就可以了。十七、 设置放映方式PPT 演示文稿制作完成后，有的由演讲者播放，有的让观众自行播放，这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制。1 、执行“幻灯片放映设置放映方式 ”命令，打开“ 设置放映方式”对话框。2 、选择一种“放映类型” （如 “观众自行浏览” ） ，确定 “放映幻灯片”范围（如第3 至第 8 张） ，设置好“放映选项” （如“自动放映，按 ESC 键终止” 。3 、再根据需要设置好其它选项，确定退即可。十八、 选择部分播放一份

28、 PPT 演示文稿，如果需要根据观众的不同有选择地放映，可以通过“自定义放映”方式来达到。 1、执行“幻灯片放映自定义放映 ”命令，打开“自定义放映 ”对话框。 2、单击其中的“新建”按钮，打开 “定义自定义放映” 对话框。 3、输入一个放映方案名称（如“高级” ） ，然后在 Ctrlt 键的协助下，选项需要放映的幻灯片，然后按下“添加”按钮，再“确定”返回。 4、以后需要放映某种方案时，再次打开“自定义放映” 对话框，选择一种放映方案，按下“放映”按钮就 OK 了。十九、 保存自动播放演示文稿如果演讲者是一位新手，本来就很紧张，再让他进行启动 PowerPoint、打开演示文稿、进行放映等一

29、连串的操作，可能有点为难他。何不保存一个自动播放的 pps 演示文稿呢？1 、启动 PowerPoint，打开相应的演示文稿。2 、执行“文件另存为” 命令，打开“另存为”对话框。3 、将“保存类型”设置为 “PowerPoint 放映（*.pps） ”，然后按下“保存”按钮。 4 、以后，放映者只要直接双击上述保存的文件，即可快速进入放映状态。二十、 现场记录放映感受在 PPT 演示文稿放映过程中，随时记录下自己的感受或者观众的意见，对进一步完善演示文稿大有益处。在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“屏幕演讲者备注”选项，打开“演讲者备注”对话框，输入自己的感受或者观众的意见，然后“关闭”对话框，返回继续播放。注意：记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。二十一、 放映临时标记在演示文稿放映过程中，如果我们想临时标记一下幻灯片中的重点内容，如何实现呢？在播放过程中，可以在屏幕上画出相应的重点内容：在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“指针选项毡尖笔”选项，此时，鼠标变成一支“笔”，可以在屏幕上随意绘画。注意： 右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择 “指针选项 墨迹颜色 ”选项，即可修改 “笔 ”的颜色。 在退出播放状态时，系统会提示是否保留墨变的提示，