1、酒店管理系统需求分析及规格说明系统概述一、系统介绍酒店管理系统是一套功能强大而又简便实用的管理管理软件，其实现的功能包括客房预定系统、前台接待系统、前台收银系统、帐务系统、管家系统、电话系统、经理系统、帐务报表、帮助信息等九大功能模块，实现了餐饮住宿娱乐企业日常营运的全面自动管理，是餐饮住宿娱乐企业进行电脑信息化管理的理想选择。二、系统目标酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来，实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式。本管理系统参照了大量的同类软件，旨在用计算机系统来完成所有能完成的工作，并保持很高的灵活性和易操作性，并使该软件具备以下优点：1.电脑收银，打印帐单
2、：快速准确，减少宾客等待时间，并可杜绝收银过程中的舞弊现象。 2.高效的客房管理：能有效的提高房率，增加营业收入。3.提高决策依据：管理者可以随时了解经营情况，以制定相应的经营方针。4.减轻员工的工作负担：从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。5.简单、方便地保存和查询历史资料。6.树立良好的酒店形象。三、系统功能1客房预定系统散客预定团体预定客房预定预定未到处理预售查询预定系统可随时查询 30 天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入2前台接待系统散客入住登记合约入住登记团体自动入住和手动入住补填客
3、单修改客人信息、转房、调房、设置房态、客人留言预定客房查询可售客房查询客人一旦入住酒店，将允许客人先消费（签单），后付帐（使用一卡通）。系统还设计了限制消费的功能。团体入住后除了每个团员有自己的帐外，系统还自动产生该团的主帐号，操作员每一个消费记入成员帐还是记入团体帐，该团成员的房租将自动记入团主帐。3前台收银系统记帐 （包括客人在酒店各营业场点的消费）埋单限制客人消费退房押金加入查帐 （可查总客帐、总收入帐、总消费帐）转帐设置跑单客用保险箱管理团体埋单及退房每一个客人从预定房间起系统（一卡通系统）内已自动产生了该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，这将刺激客人的
4、消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无连网的那些消费场所和诸如赔偿、日租、特别消费等。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。前台收银系统的埋单又与其他营业场所不同，前台的埋单允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单，退房时能自动检测：客人的帐务余额为零；客人帐号的帐项为空；保险箱钥匙以归还，否则系统拒绝退房。转帐功能也具有万能分帐的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定时期特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。团体埋单与其他埋单相同，而团体退房则采用全自动方式，不必一一输入房号。如果系统检测到某团的成员全
5、部已退房，团主单也随即自动退出。4帐务系统除具有收银系统的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低5管家系统设置净房、脏房、坏房、及取消坏房设置 SKIP 房、SLEEP 房查询净房表、脏房表、坏房表房间状态新入住查询6电话系统 自动计费夜审系统夜间稽核应该是控制酒店经营的一个核心部分,每天的经营情况都必须经由夜间审核.本系统提供的功能有:过房租.每天一次地将在住客的帐目加上当天的房租费用日营业报表.将当天的收入分类统计.产生客人余额表.客人明细帐查询.便于夜审人员核对明细帐.客人信息查询动态房态查询房间明细帐查询收银员报表当日入住客人报表7客历系统客人资料手工、自动输入客人资料查
6、询与修改黑名单入住客人自动查询客历入住客人自动归入客历客历合并8合约系统可将酒店签约的单位或个人的资料输入电脑，并可随时查询、修改和删除。凡合约单位或个人入住，均可自动填单。系统还可自动打印与合约单位或个人来往的信函信封等。9经理系统修改客房定价增加、删除、修改各级密码修改特别客单设置系统参数内部银行系统（即 IC 卡功能）数据整理自我诊断数据备份10总经理系统住店客单查询查询客房状态查询可售情况客房占用统计帐务查询万能查询报表输出11密码管理系统12报表系统(1).客房占用表(2).转房改租表(3).预定未到表(4).客房取消表(5).房租分析表(6).经营统计表(7).可售情况表(8).房
7、间状况表(9).坏房报告表(10).日租统计表(11).合约销售表13帐务报表(1).收入报表 （前台收入明细表、现付收入明细表）(2).消费报表(3).顾客帐务（住客帐务、离店客人帐务和跑单帐务）(4).交班报表(5).信用卡报表(6).街帐报表(7).应收报表(8).催帐报表(9).转帐报表(10).借贷总表(11).联网消费(12).酒店总表四、数据流图设计及分析1.系统各模块分析、DFD 图和数据字典总流程图图 2. 系统总流程图表 1： 系统总流程数据字典数据流名： 登记组 成： 客户信息+房间信息+押金+时间数 据 项： 客户信息备 注： 个人或团队组 成： 身份证号+姓名+性别+
8、年龄+民族+出生日期+家庭住址+VIP+人数+单位+单位地址+电话+手机+BP 机号码 +E-MAIL 地址+照片组 织： 身份证号数 据 项： 客房信息组 成： 房号+类型+单价+状态组 织： 房号客人酒店管理系统登记客人离店凭据数 据 项： 状态取值： 空房可用空房待修预订占用正在占用数 据 项： 押金组 成： 预订金+入住押金+入住租金取 值： 现金信用卡转帐支票挂帐免费数 据 项： 时间组 成： 预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间数据流名： 离店凭据备 注： 指客人办理手续后，所持有的酒店开出的票据组 成： 住店发票+停车场收据+其它票据.2 第二层流程图图 3. 第二层流程图
9、 数据库 1客人前台后台停车场数据库 2数据库 3表 2：流程图数据字典数据处理名：前台加工简 述：在酒店中直接与客人发生关系的活动，为客人提供的一切服务，包 括 客人进入酒店前的预订，预订后的入住，消费，以及离店前的手续办理。组 成：预订+接待+取消预订+离店数据处理名：后台加工简 述：在酒店中不直接与客人发生关系的活动，包括间接为客人提供的服务，以及酒店的内部管理体系，主要是库房管理，IC 卡管理，总理查询等。 组 成：数据备份+经理查询数据处理名：停车场加工简 述：为酒店内外客人提供停车的系统。数 据 库 1：所有在前台与客人有关的信息库。组 成：历史客人信息表+房间占用信息表+IC 卡
10、管理表数 据 库 2：组 成：酒店日常消耗品库存管理表+日现金帐目表数 据 库 3：说 明：停车场建立的有关车辆进出停车场的时间及费用信息表。3 前台子系统：客人预订离店接待取消预订图 4. 前台系统示意图备注 按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。客人通过预订，也可直接到酒店登记住宿。客人预订后，也可能取消预订。客人分为个人与团体两类。个人预订图 5. 个人预订 DFD 图表 3： 个人预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1 无客房，去处：外部实体
11、“客人”2 有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表挂帐个人表订金预订证明表客人收 银订房预订金入帐表客人预订信息表客人客人信息查询客人黑名单房 间查 询客房预订信息表 1客房预订信息表 2是黑客有无指定房间已预订完订金收据预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+VIP+电话数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否 确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人” 数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，
12、用于记载客人订房的信息和证明组 成：身份证号+姓名+性别+家庭住址 +电话+押金+房间数量、类别+时间客人来店预订，服务员查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。有客房则登记，并核对“客人黑名单”（进行消费而未付帐的客人名单）及“挂帐表”，无误后收取预订押金并记入“预订金入帐表”。进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。预订完成。（2）团队预订是黑客已预订完预订证明表客人收 银订房预订金入帐表团体预订信息表客人客人信息查 询客人黑名单房 间查 询客房预订信息表 1客房预订信息表 2有无空房间订金收据交款预订登记表挂帐单位表图 6. 团队
13、预订 DFD 图表 4：团队预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1 无客房，去处：外部实体“客人”2 有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：团队 ID 号+团队名称+领队人 +领队手机+团队开户行+帐号+地址+联系电话+人数+人员名单+房间数量数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否 确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人” 数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明组 成：团队 ID 号+团队名称+地址+联系电话+人数+进店日期+离店日期+房间数量+押金。 团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。（3）取消预订
