1、档案工作管理办法（讨论稿）第一章 总 则第一条为了加强和规范学院的档案工作，有效地保护及利用档案，更好地为学院各项工作和社会服务，根据中华人民共和国档案法 、 高等学校档案管理办法和武汉市档案条例，结合我院实际情况，制定本办法。第二条 本办法所称档案，是指学院在教学、科研、党政管理和其他活动中，直接形成的对国家、社会和学院有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。第三条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作，是衡量学院教育质量、科研水平及管理水平的重要标志，是评估学院办学水平的重要内容，也是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作。第四条 学院加强对档案工作的管理，将之纳入学院总体发展规划和
2、工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；严格督查，切实保障档案工作有效地开展。第五条 学院对档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第二章 档案体制与职责第六条 学院档案工作接受江汉大学档案馆和上级政府档案行政部门的业务的指导、监督和检查。 第七条 学院成立档案工作领导小组，由分管档案工作的院长、书记任组长，副院长任副组长，成员由有关职能部门和学部的负责人组成。档案工作领导小组是学院档案工作的最高行政管理机构，领导全院档案工作，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策
3、，批准学院档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学院的整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；（三）研究决定学院档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜。（四）为学院档案工作创造必要的条件，建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房，发展档案事业所需设备、经费；（五）协调档案工作与其他工作关系。第八条 学院档案管理工作机构为综合档案室。综合档案室隶属于学院办公室领导。综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存学院档案并提供利用的专门机构。学院对利用频繁且具有一定独立性的档案，可设档案分室单独保管，分室是综合档案室的分支机构。第九条 综合档案室的管理职责是：(
4、一) 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；(三) 负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；负责对学院各部门的档案工作进行监督和指导，协助各部门做好各类档案的立卷工作；（四） 编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源，把档案部门建设成为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学院与社会的信息中心；(五) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；(六) 开展档案的开放和利用工作；(七) 负责建立健全档案工作管理体系、组织业务培训、开展档案学术研究；(九) 开展档案宣传教育活动，扩大档
5、案工作的影响，充分发挥档案的文化教育功能；(十) 参加上级主管部门及档案学会组织的学术研究和交流活动，并积极承担和完成其布置的工作任务；第十条 综合档案室配备负责人一名，专职档案员二名，负责全院档案业务。学院各部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并由一名或多名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。（一）部门分管档案工作负责人主要职责是：1组织本部门教职工学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，将档案工作纳入部门的工作计划；2、加强与学院综合档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；3、支持部门兼职档案员开展工作，为他们排犹解难。（二）部门兼职
6、档案员主要职责是：1、认真学习、贯彻档案法律法规，严格执行学院各项档案管理制度；2、负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划并组织实施；3、负责本部门文件材料的立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统、安全和保密；4、接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向综合档案室移交档案；5、参加档案业务培训，熟悉档案工作的基本方法和工作要求，掌握档案管理知识，不断提高档案工作水平；档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，严格保密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 专（兼）职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇
7、第三章 档案管理第十一条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十二条 对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学院档案归档范围是：(一) 党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。 (二) 行政类：主要包括董事会和学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。 (三) 学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、
8、党团组织档案、毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字 016 号）的相关规定执行。 （五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发19876 号执行。（六）基建类：主要包括学院在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）执行。 （七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺
9、仪器设备（价值在 5 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。 （八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。 （九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、院报和其他学术刊物。 （十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修和出国（境）留学的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人
10、士名誉职务、学位、称号等的材料。 （十一）财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832 号执行）。 （十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片(包括底片)、录像、录音、磁盘、缩微片、影片、光盘等。 （十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；院级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。 （十四）名人档案：主要包括专家学者、历任院领导、社会上有影响的校友、市级以上模范人物的各种材料。学院归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录
11、像（录音）带等各种载体形式。第十三条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础，学院各部门（单位）负责档案工作的人员应当归档要求，组织本部门的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查合格后向学院综合档案室移交。第十四条 归档的档案材料要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范(GBT
12、18894-2002)执行 第十五条 归档时间(一) 学院各部门应当在次学年 6 月底前归档；(二) 各教学部门应当在次学年寒假前归档；(三) 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；（五）设备仪器文件材料在开箱验收登记后及时归档； 第十六条 综合档案室对档案进行整理、分类、鉴定、编号和排列，做到分类合理、整理科学。第十七条 综合档案室按照高等学校档案实体分类法的要求，对全院档案进行分类、编号、上柜架排列，编制检索工具。第十八条 综合档案室建立和健全库房管理的规章制度，实行专人负责；严格按照“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体”的
13、要求管理库房。第十九条 学院综合档案室对保管期限已满的档案组织鉴定，通过院档案领导小组鉴定，对已失去保存价值的档案登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十条 严格执行安全和保密制度。综合档案室是保存和提供、利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施，档案库房、阅览室、办公室三分开。第二十一条 学院应将档案工作所需经费列入预算，设立专项经费，保证档案工作的需求，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的软硬件设施，如：如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像机、照相机、密集架、档案管理软件等。加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建
14、设同步进行，第二十二条 综合档案室应定期检查档案情况，对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制，对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。第二十三条 本院档案由综合档案室保管。在国家需要时，综合档案室应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十四条 学院与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交综合档案室保存第二十五条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重
15、要文件材料，综合档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。综合档案室对于与学院有关的各种档案史料的征集，制定专门的制度和办法。 第二十六条 学院有关部门在组织科研、基建工程、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时，应当通知学院综合档案室参加，由档案室对应归档文件材料进行查验收并签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。 第二十七条 综合档案室及学院有关部门要对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况应立即向学院领导报告、及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。第二十八条 综合档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并编制档案工作统计报表
16、。第四章 档案的开放和利用第二十九条 按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。学院室藏档案属下列情况之一者不宜开放：（一）涉及党和国家秘密的；（二）涉及个人隐私的；（三）档案形成单位规定限制利用的；（四）学院董事会、党政重要会议记录。（五）其他不宜开放的。第三十条 单位和个人凭个人身份证和合法证件，可以利用已经开放的档案；境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理； 第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应得到学院分管档案工作的院领导批准；涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位负责人同意，必要时报请分管院领导审查批准；需要利用的档案涉及重大问题
17、或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准； 第三十二条 学院综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经院办公室负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十三条 档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具 (著录标准按档案著录规则(DAT18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第三十四条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和
18、个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应当无偿和优先提供。 第三十五条 寄存在综合档案室的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。第三十六条 综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。第三十七条 采取多种形式，如举办档案展览、陈列、讲座等，积极开展档案宣传工作。 第五章 奖励与处罚 第三十八条 建立档案工作的岗位职责和考评制度，对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人给予表彰和奖励。(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；(三)在档案学研究及档
19、案史料研究工作中做出重要贡献的；(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十九条 有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。( 一 )玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；( 二 )违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；( 三 )涂改、伪造档案的；( 四 )擅自出卖、赠送、交换档案的；( 五 )不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；( 六 )其他违反档案法律法规的行为。第七章 附则第四十条 本办法自发布之日起施行。第四十一条 本办法由学院综合档案室负责解释。
