1、 乡 镇 档案业务培训资料 汤阴县档案局 二一 四 年 六 月1 目 录 一、 关于 乡 镇级综合档案 室 建设的几个问题 二、文书档案整理 三、声像档案整理 四、实物档案整理 五、会计档案整理 六、 科技 档案整理 七 、 计划生育档案归档整理办法 八、纪检案件档案归档整理办法 附录： 1、 xx镇 人民政府档案分类编号方案 2、 xx镇 机关文书档案机构代号表 3、村（居）委会文件材料归档范围与类别设置 4、 xx镇机关文书档案保管期限表 2 一、关于 乡 镇综合档案 室 建设的几个问题 （一）适应档案事业发展趋势，实现各门类档案的集中统一管理 1、一个单位的全部档案实行集中统一管理是档案
2、法律法规的要求 中华人民共和国档案法第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 2、集中统一管理的优点 集中人力、物力；确保档案和档案信息安全；便于档案资源的整合与共享。 3、 乡 镇档案 室 接收档案时间要求 乡（ 镇 ） 委 、乡（ 镇 ） 政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案，整理好后定期向 乡（ 镇 ） 综合档案 室 移交： 文书档案、声像档案、实物档案：一般在其形成的第二年第 5 月底以前 移交。 基建档案：在工程项目竣工验收后三个月内移交； 会计档案：在会计部门保存一年后移交； 计
3、划生育档案：在计生部门保存两年后移交； 纪检案件档案：在纪检部门保存三年后移交； 其他门类档案移交时间由 乡（ 镇 ） 档案 室 与相应部门商定。 （二）提高认识，高质量完成各门类档案整理工作 1、档案整理注意事项 （ 1）各部门、各单位要按照国家和省的有关规定，提高整理各3 自形成档案材料的自觉性和主动性。 相关规定：国家行政机关公文处理办法 (国发 2000 23 号 )、中华人民共和国档案法实施办法规定：应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构 (即文件材料形成部门 )负责完成。 为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作： 第一，能保证归档文件材料的齐全完整
4、性、准确性，提高档案保存价值 。 第二，能保证归档文件材料的有序性、系统性，提高档案整理工作效率。 （ 2） 乡（ 镇 ） 委 、乡（ 镇 ） 政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门档案的整理。 各部门都有文书档案，有的部门还形成其他类别的档案，要注意区分开。例如： 财会部门：形 成文书档案、会计档案、房地产契税档案； 纪检监察部门：形成文书档案、纪检案件档案； 计划生育部门：形成文书档案、计划生育档案； 土地管理 部门：形成文书档案、 地产地籍 档案。 注：组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。 （ 3）村 (居 )委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如：文书档案
5、中及时收集整理：有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、医疗保险、养老保险 (包括农保转城保的材料 )、五保户等方面的材料。 4 各类专门档案注意及时补充。一般村 (居 )委会 都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土 地管理档案、声像档案、实物档案、人员档案 (党员个人档案、农户档案、股民档案 ) 等专门档案。 （ 4）中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如：有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。 （ 5）做好档案信息的异质转换备份 实行电子档案与纸质 (实体 )档案“双轨制”。 (电子数据有不能直接识读、易
6、消失、易被篡改等先天缺陷；纸质等实体档案信息不易传播、共享 ) （ 6）注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将档案工作纳入岗位职责，纳入年终考核、绩效考核； 加强监督指导，奖罚分明 。 2、档案整理的要求与步骤 （ 1）档案整理的基本要求：科学规范 怎样理解科学规范： 遵循规律，保持联系；分门别类，有目可查；手段先进，方便利用。 怎样做到科学规范： 自力更生，及时整理；社会力量，适时借助；加强联系，寻求指导。 （ 2）档案整理的一般步骤 分类鉴定编码电脑著录编制目录封装排架 县直有关单位也可参照有关内容对本单位档案进行整理 5 二、文书档案整理 （按单件方法整理） （一）三分开 1、分归档与
7、不归档 ：参照 机关文件材料归档范围和 文书档案保 管期限 规定 (国家档案局第 8号令 )执行。归档部分：以本级文件为主；上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的；下级文件中主要是工作汇报、请示、统计报表等； 2、分保管期限 ：归档文件按照文书档案保管期限表划分为永久、 30 年、 10 年三部分； 3、分年度 ：以文件落款时间为准。 （二）编页码 只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。 （三）排序 在同一年 度同一保管期限内排列文件先后
8、次序。尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起 。 （四）盖 归 档章 归 档章 （长： 3 15;宽 :2 8;单位： mm） 盖于文件首页 右 上方空白处。如文件首页上方空白处不够位置盖 归 档章，可另加一张白纸作（全宗号） （年度） （室编件号） （机构或问题） （保管期限） （馆编件号） 6 封面， 归 档章盖在白纸封面左上方。 归 档章可手工填写，工整即可。 （五）电脑著录 在电子档案 室 系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录 。完成著录后上传全文：永久和 30 年的档案，应将相应电子全文上传至电子档案馆系统，以符合“双套制”管理的要求。
9、（六）装订 拆除文件材料中的金属物后，采用 缝纫 、白乳胶、三孔一线等方法装订。 （七）装盒排架 采用文书档案单件盒。注意不同保管期限的文件材料不能装在同一盒内；同一保管期限的文件较少时，可跨年度装盒。 排架：可按年度顺序上架排列。 （八）编制目录 采用归档文件目录 (附后 )，打印一式三份，档案盒内放一份，装订两本汇总的档案目录。 档案目录首页放置“年度归档说明”。“年度归档说明”的主要内容：本单位本年度组织机构、人事变化 情况；本年度文书归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等）。 7 归 档 文 件 目 录 全宗号： * 类别： A01 期限：永久 年
10、度： 2009 件号 责任者 文 号 题 名 日 期 页数 备注 001 镇政府 府2010 5 号 关于印发镇管理制度的通知 2010 .02. 12 15 002 003 名词解释： 全宗号 ：一个单位全部档案的代号，由 县 档案馆确定。 类别 ：大类代字 +机构代码 (见附录 1) 年度 ：文件形成年度。 件号 ：同类同年度同保管期限内文件排列著录流水号。 责任者 ：落款单位名称或个人姓名。 题名 ：文件标题，文件标题不能反映文件内容的，要附加说明。 8 三 、 声像档案整理 声像档案大类代字为 F，分三个属类： F1：录像； F2：录音； F3：照片。 凡列入归档范围的声像档案的保管期
11、限统一定为永久。 (一 )录像、录音档案的整理方法 1、鉴定 选择有保存价值的录像、录音归档。非本单位形成的 电教片、宣传片等，不作为声像档案整理，只作为一般声像资料保存。 2、分类 即区分录像、录音。区分时不管载体形式（磁带、光盘、其它），只看内容记录形式。如既有声音又有影像的，则为录像；如只有声音无影像的，则为录音。 3、按内容分件 一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件，按“件”拟写题名。如“ 2009 年全镇经济工作会议” 4、排列编号 录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。 编号方法：大类代字属类代号机构代码年度件号。 例：录像 9 1.01 2008 件号（第 1 件录
12、像） 年度 机构代码 (党政办 ) 属类代号（录像档案） 大类代字（声像档案） 5、载体刻录 数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上（即分别按录像、录音刻录）。 作为档案信息存储载体一般应选用只读型光盘。 6、载体排列编号 编号方法：载体类别代码机构代码年度顺序号 常见的载体类别代码为：录音带 TP、录像带 VTP、光盘 CD 如： 2009 年第 1 张光盘的编号为： CD.01 2009 1 7、著录及打印目录 在 乡镇 电子档案 室 系统进行著录，并打印档案目录，目录格式见下表： 录 音 录 像 档 案 目 录 全宗号： * 类别号： F1.01 年度： 2009 件 号 题 名 摄录者 摄录 日期 载体 编号 参 见 号 备 注 1 2009 年全镇经济工作会议 张 2009.08.06 CD.01/ 2009/1 2 xx 省卫生厅副厅长到镇视察 李 2009. CD.01/
