1、彻底征服 Word 2007 多级列表 用 Word 编写文档的人都知道，一篇长文档一般是需要分章节来划分段落的。在 Word 中也有对应的工具来完成这项任务，这就是多级列表。然而绝大多数使用 Microsoft Office 的朋友却并不知道 Word 有这么个工具；或者即使知道，却对如何正确使用这个工具不得要领。有的人可能会用“标题一”样式来做单级列表，但是在碰到需要二级列表甚至三级列表的时候，却完全不知所措了。结果往往只能纯靠手工进行，费时费力不说，还经常因为标题对不齐或者缩进搞不定而头疼。尤其是当文档还需要在前面安插目录的时候，对于初学者来讲不啻是个灾难。如果你还在为这个问题而痛苦的话
2、，那么恭喜你，你找对地方了。下面我将带领你彻底征服 Word 的多级列表技术。由于 Word 2003 在多级列表工具上存在有 bug，因此我这里的描述以 Word 2007（以下简称为 Word）为依据。如果文中有图片缺失，请刷新一下。一、设定样式多级列表是以 Word 的样式概念为基础的，要想使用多级列表，就必须从样式入手。所谓样式，简单说就是预先将想要的格式组合在一起，然后命名，就成了样式。例如，中国人的文章一般喜欢用章、节、小节来划分，就像下面这样：第一章 绪论第一节 背景介绍第二节 系统目标和意义其中“第一章 绪论”使用了黑体、二号字、居中等格式，我们在 Word 中以“标题一”来命
3、名这一类型；而“第一节 背景介绍”则使用了宋体、三号字、居中等格式，我们以“标题二”来命名之；其余的“标题三”、“标题四”、等依此类推。而正文部分，我们就以“正文”来命名样式。由于 Word 中默认的“正文”样式使用的是“宋体（中文正文）”、五号字，而我们大多数时候都默认正文使用小四号宋体字，因此我们首先从这个入手。打开 Word，点击“开始”选项卡中“样式”栏右下角的箭头，调出“样式”窗口，在“正文”那一行的右边点击向下箭头，选择修改，如图 1：图 1在修改样式对话框中，在格式下面依次改为“宋体”、“小四”。如图2：图 2如果需要同时对西文字体也进行设置，则在同一行右侧点击“中文”，改为西文
4、，然后在左边选择字体，例如“Times New Roman”。如图 3：图 3设置好了正文样式，接着就要设定标题样式。在图一所示的样式窗口中，你可能可以看到“标题一”到“标题三”甚至“标题四”，但有的朋友可能只能看到“标题一”，甚至连“标题一”都看不到。这是因为你的文档尚未应用内置的这些样式，所以没有显示出来而已。对于连“标题一”都看不到的，就需要点击下面的“选项”，把“推荐的样式”改为“所有样式”即可。这里我们假定你至少可以看到“标题一”样式。如果你打开的是空文档，那么此时就需要输入你的文章的标题内容，然后按住 Ctrl 键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行；但如果你打开的是已经完成输入
5、的文档，则只需要按住 Ctrl 键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行，而不管它们原来是怎么设置的。选中之后就可以开始设置“标题一”样式了。这里我们假定图 4 是最后希望看到的结果：图 4而图 5 则是目前刚刚准备开始设置“标题一”的情形：图 5在选中了图五中这些需要设置为标题一的行之后，点击样式窗口中的“标题一”，将这些行首先应用“标题一”样式，然后按照修改“正文”样式同样的方法修改“标题一”样式。我们假定，你需要的“标题一”样式为中文黑体（西文字体设为 Times New Roman，以下均按此设置，不再赘述）、二号、加粗，然后点击此窗口中左下角的“格式”“段落”，将大纲级别为 1 级（
6、注意，这里大纲级别用默认的设置即可。之所以要提到这一点是因为自动生成目录需要它，如果没有大纲级别上的区分，无论你的样式设置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目录的），段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。确定之后，我们就把“标题一”初步设置好了。选中需要设置为二级标题的行，然后设置为“标题二”样式，修改“标题二”样式为中文黑体、三号、加粗，大纲级别 2 级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。依此类推，“标题三”样式设置为中文宋体、四号、不加粗，大纲级别 3 级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。这些都设置好了以后，我们可以看到如图 6 所示的效果了：图 6很多人到了这一步就认为差不多大功
7、告成了，于是宁愿手工去给相应的标题加上“第一章”或者“1.1”这样的标题号，也不愿意再深入一步去学习如何自动给标题编号。当然，如果你的文章并不长，不在乎浪费这点时间和精力，那也没关系。但是，如果你的文章比较长，超过了 20 页，其中还有不少插图的话，那我劝你还是再下点功夫好好学习一下怎么使用多级列表。多级列表不仅仅是帮助我们自动给标题编号，重要的是，它还能使我们给文章中的图片、表格、公式、等等自动编号（用 Word 的术语说就是在题注中编号），并且这些编号可以在正文中交叉引用，这样做的好处是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技术后，无论这些图片、表格或者公式如何变动地方，相应正文中的
8、引用和题注都会自动跟随变化。二、设置多级列表我们首先从一级标题开始。这里我们假定你是按照国际标准来设定标题编号的，也就是一级标题前面设为“1”、“2”、这样；二级标题设为“1.1”、“1.2”、“2.3”、这样；而三级标题则设为“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、这样。如果你需要按照中文习惯设置，只需要在编号样式中选择一下即可。将光标停留在任意一个一级标题中，点击“编辑”选项卡中的“选择”“选择格式相似的文本”，如图 7：图 7这样就把所有的一级标题都选中了。单击“段落”选项卡中的“多级列表”按钮，如图 8：图 8在打开的“定义新多级列表”窗口中，点击左下角的“更多”按钮，按照图
9、9 所示设置（注意：不要急着点确定）：图 9如果你使用的是“第一章 xxxx”且居中的格式，请将“编号对齐方式”修改为居中。按上图设置好之后，不要点击确定，接着点击“设置所有级别”，按照图 10 所示设置：图 10这一步非常重要！因为按照国际惯例，无论哪一级标题都是没有缩进，顶格排版的。所以除非你的确需要二级标题和三级标题依次递进缩进，否则请在这里将每一级的附加缩进量设为 0。而如果你是设置的纯中文格式，则根据自己的需要来进行设置。好了，现在可以点击确定了。将光标停留在任意一个二级标题中，同样“选择格式相似的文本”，选中所有的二级标题，重复刚才对一级标题所做的操作，打开“定义新多级列表”窗口。
10、注意，这个窗口中的“起始编号”可能不是 1，而是 2 或者其它值。由于此时我们选择的二级标题跨越了多章的内容，但它们的起始编号依然是从 1开始的，也就是应该从“2.1”、“3.1”、开始，因此我们按照图 11 进行修改：图 11做完这一步之后，问题并没有完全解决。首先要保证看到样式窗口中的“标题二”前面出现了“1.1”的编号，如果没有看到，就说明出了问题，这表明刚才的编号格式没有链接上来，此时可能需要回退一下，然后存盘退出，关闭其它文档，重新打开该文档再做一次上面的操作。不管怎样，一定要确保看到“标题二”样式出现编号。其次，你观察一下那些被编号的二级标题，会发现从第 2 章开始，编号依然延续了
11、第 1 章的顺序，也就是本来应该是“2.1”开始的编号，却变成了“1.3”。这是因为我们刚才是跨越各章节选择了所有的二级标题，因此这时需要分别对每一章的二级标题进行修改。方法如下：首先按住 Ctrl 键点选第 2 章中的所有二级标题。选中之后，点击图 8 中的最下一行“定义新的列表样式”，出现如图 12 所示窗口：图 12由于修改的是第 2 章的二级标题，因此第一级别起始编号就应该是 2。依此类推，后面修改其它章的二级标题时，就要修改对应的第一级别起始编号，与其所在章号对应即可。我们这个例子中只有两章有二级和三级标题，因此随后修改第三章二级标题。当修改完各章二级标题编号之后，你会发现样式窗口中的“标题二”样式前的编号又消失了。而这一次则是正常的，因为每一章内的二级标题编号其第一级别并不连续，所以此时样式库中的标题二就恢复了无编号形式。现在，想必你已经知道了如何修改三级标题了吧？没错，按照上面的过程依葫芦画瓢就是了，只不过要对应修改三级标题的第一级别和第二级别起始编号，和它们所在的章节位置保持一致就是了。三、不正常时的对策Word 最大的毛病就是喜欢自作主张，总是会在你不需要它帮忙的时候给你帮点儿倒忙。所以即使你完全按照上面的过程来走，依然可能会出现各种和上面描述不一致的情形。尤其是在设置三级标题编号的时候，往往会出现设置了
