1、进出口贸易作业标准化手册(范例) 组织系统详见组织系统图 18.2.1。图 18.2.1 组织系统图 业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及 LC 催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。 业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表 18.2.2)，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。开发成本。经 理业务科 管理科专 业 秘书 总务 人事 会计预估生产成本。制造商报价。可能销售对
2、象及地区。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C 三类，A 类为极具开发价值，B 类为有开发价值，C 类为无开发价值。(3)经评估列为 A、B 类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为 C 类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即 1995 年 6月 10 日
3、开发的产品，临时编号为 950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填 A、B 分别代表 A 类产品或 B 类产品。第一位数填 1 代表 第一位数填 6 代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填 1 代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2 客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及客户资料
4、之收集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。刊登广告、邮寄开发信。其他。(2)客户开发应选择 A 类产品，并配合季节性需求。(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表 18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表 18.2.4)。3.客户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件 4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表 18.2.6)。(2)处理中的电报或信件
5、，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表 18.2.7)，粘附处理。(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表 18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。4.报价：(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品 ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表 18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单
6、一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5.订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表 18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打 SALES CONFIRMATION(SC)(附表 18.2.11)，SC 一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境内订单：(1) 业务科依据 SC 及成交卡开立境内订货单(附表 18.2.12)。(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后
7、存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据 SC 及订货单填写产品表。7生产督促及催开 LC：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔 SC 所订 LC 开立日期，催开 LC。(3)收到客户开来之 LC，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的 SC 内容不符，应即要求客户修改 LC，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。8出货：(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指
8、定地点，以备装柜。(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签 SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。9押汇(出货通知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与 LC 条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交
9、会计，影本存待办卷。(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括 LC，CBC 第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。1付款：(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后
10、，开立结关后 11 天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。交 易 记 录SCN0成交日期唛头数量单位售价总售价单位厂商总厂价毛利() ，厂商预定交货日期实际交货日期B1V N0 附表 182.3营 业 计 划年 月1 产 品开 发 2 客 户 开 发 日期 客户名称 厂商名称 SC N0 P0No 售价 厂价 毛利 备 注3 出 口 计 划 4 其 他 批示： 复核： 制表：附表 1824工 作 计 划部门： 姓名： 年 月 日期 星 期 工 作 计 划 执 行 情 形1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 2
11、2 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 )年客户名称 月日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 )年月客户名称日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 )年月客户名称日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 )年月客户名称日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 )年月客户名称日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批示 ( 回 函 )年月客户名称日 附表 1826客 户 卡客户代号：名 称 地 址 负责人(联络人) 电 话 号 码 电 报 号 码 传 真 号 码 交易记录SCNo成交日期产品编号数量单位售价总售价单位广商总厂价毛利()厂商 预定交货日期实际交货日期INV N0 签办单(电话记录收文编号 内容摘要 拟办、会办 批 示年客户名称月日电 话 记 录收话编号 内 容 摘 要 拟办、会办 批 示年客户名称月日 附表 18210成 交 卡 年 月 日客户名称 输往地区 交易条件 订单号码 交 期 品名规格包装 数 量 单价 总 价 厂 商 单位厂价总厂价 毛利 () 交货职
