1、文书工作业务培训讲义1档案业务知识培训资料文书工作业务培训讲义文书工作业务培训讲义2目 录第一章 文书工作概论1一、什么是文书？1二、文书的特点是什么？1三、文书的作用有哪些？1四、文书形成的条件是什么？2五、什么是文书工作？六、文书工作的基本内容 七、文书工作的特性是什么 八、文书工作的作用表现哪些方面九、文书工作的基本原则第二章 文书处理程序一、什么是文书处理程序二、收文处理程序包括哪些内容（一）收文的接受（二）收文的处理（三）收文的管理三、发文处理程序包括哪些内容（一）发文文稿的形成1、拟稿2、会商3、核稿4、签发（二）发文制作文书工作业务培训讲义3（三）发文的传递、公布与督促实施1、公
2、文的传递渠道2、公文公布与意义3、催办4、查办四、什么是办华文件？办华文件的处置的含义是什么？妥善处置办毕文件有什么作用？（一）办毕文件（二）办毕文件的处置（三）对办毕文件进行妥善处置，五、确立办毕文件的范围六、文书立卷七、归档八、公文清退第三章 文件管理第四章 公文归档第五章 文书处理须强调的几个问题第六章 文书工作人员的素质要求文书工作业务培训讲义1第一章 文书工作概论一、什麽是文书？文书是人们在社会活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。包括以下几项基本内容：（一）文书是人类社会实践中形成的。（二）文书是出于人类主观意图而形成的。（三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体
3、的信息记录。二、文书的特点是什麽？（一）文书的记录性。文书的记录性是指文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的。（二）文书的传递性。文书的传递性是指文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的，是为了向受文者传递某种信息。三、文书的作用有哪些？文书的作用是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能（其它信息载体不可替代的） 。（一）传播信息作用。人们制作文书的目的，就是要把一定的信息传递给受文者。（二）凭证依据作用。取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。文书工作业务培训讲义2四、文书形成的条件是什麽？（一）文字的形成是文书产生的必要条件。
4、（二）社会组织的形成是文书产生的充分条件。五、什麽是文书工作？文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理、和管理而展开的一系列活动的总称。它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导人对文书予以签发、批办，文书人员及其他有关的业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿等，都共同参与的一系列工作。六、文书工作的基本内容（一）文书的撰制。包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等环节。（二）文书的传递。包括接受登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。（三）文书的办理。包括拟办、批办、承办、注办等环节。（四）文书的处置。包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。（五）文书的管理。包括加工编辑、组织传递、催办
5、、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。七、文书工作的特性是什麽？（一）政治性。它是社会管理活动的组成部分，是国家管理社会事务的工具。文书工作业务培训讲义3（二）技术性。它是由文书工作的基本内容决定的。（三）服务性。它是相对于其他管理活动而言的。它以信息的传递为基本形式，以社会组织管理效率的提高为直接目的。（四）时效性。它是指文书工作的具体活动过程是有时间界限的要求的。体现“迅速”和“适时”两个方面。八、文书工作的作用表现在哪些方面？（一）助手作用。文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。领导的意图、决策和措施，大部分是在文书部门提供信息、提出建议的基础上酝酿形成的；在领
6、导的决策和实施的过程中，在调查研究、分析综合、追踪反馈等工作环节中，文书工作的助手作用十分明显。（二）纽带作用。无论是上级意图的传达，还是下级情况的汇报，乃至平级之间的沟通，都不能离开文书工作。正是这种联系和沟通，使整个国家的社会组织成为一个有机整体，使国家得以正常运转。文书工作就是国家机器正常运转的“传送带” 。因此，文书工作对于各个社会组织乃至整个国家的协调和运转，起着至关重要的纽带作用。（三）积累作用。文书工作以文书的形成、传递、办理和管理为中心内容；而文书又是社会活动的真实记录。文书无论在现实活动中，还文书工作业务培训讲义4是历史进程中，都具有凭证和依据性，可以反映出人类社会活动的真实
7、面貌。造成这种客观结果的原因，就是文书工作的积累作用。因此，文书工作具有积累作用，它是人类历史得以延续的重要环节，也是积累人类文化财富的重要渠道。九、文书工作的基本原则。文书工作的基本原则，是党和国家统一规定的文书工作的准则。（一）准确。准确是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础。文书及文书工作的质量，关系到文书效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次在文书处理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。为了确保文书及文书工作的准确，需要建立、
8、健全各项文书工作的活动规则，合理地设计文书处理程序，改进文书人员的工作作风。（二）及时。及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误时误事。为此，必须首先明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办理手续和难度；最后，要采用现代化的办公手段，以加快文书工作业务培训讲义5办文的速度。（三）安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。维护文书工作的安全，首先要保证文书内容的安全。特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守中华人民共和国
9、保守国家秘密法的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体，减少文书的各种人为或自然损坏因素，以求延长文书的寿命，更好地发挥文书的功能。第二章 文书处理程序一、什麽是文书处理程序？文书处理程序，是按照公务文书的制发、办理和管理的规律，对文书工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排，反映了公务文书在各类社会组织内部有目的运动的全部过程、通常包括收文处理、发文处理和办毕文书处置等具体过程。二、收文处理程序包括哪些内容？收文处理是指社
10、会组织在履行法定职责的过程中收受外来公务文书，从中提取有用信息，解决有关问题，处理相应公务文书工作业务培训讲义6的过程。收文办理流程图（一）收文的接受：包括签收、收文登记、分发等环节。1、签收即各单位的专（兼）职内、外文书人员在履行规定的手续之后，接受外单位发来的公务文书的活动。签收是公文公司办公室机要室负责机要文件签收 与 公 司 相 关 外 来 文 件 及 公 司 内 部 请 示 报 告 签 收机要室负责录入机要管理系统并打印处理单（不扫描全文、不在网上传递）机要室负责纸质文件扫描或上载电子文档录入收文管理系统在网上办理公司办公室主任提出拟办意见公司办公室机要室处理公司领导、相关单位（部门
11、）阅 承办部门（单位）提出办理意见公司相关领导签署批示意见承办部门办理、公司办公室督办承办部门向相关领导反馈办理结果公司办公室机要室存档在下一年三月前移交档案室文书工作业务培训讲义7进入组织内运转程序的第一道关口，事关公文能否迅速进入运转处理程序并及时生效。2、收文登记是对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。是贯穿整个收文过程的关键环节。其主要作用在于便于管理、利用、催办、统计。3、分发亦称分送，即文书部门（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动。（1）分发的目的，一是确定文书运转的方向，二是具体规定每份文件在程序中的运行过程
12、。分发应分清主次，分清急件与平件、阅件与办件，其原则是优先处理主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文；将待办收文按不同情况优先分给本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门阅处，使公务文书主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。（二）收文的办理：包括拟办、批办、承办、注办等环节；1、拟办，即由办公室或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，共有关领导者批办时参考的活动。拟办的作用在于通过拟办，发挥文书部门、秘书部门、业务部门或具体承办人的主观能动性，提高通观全局、处理问题的能力；同时，拟办意见如确实可行，可为领导节省处理公文的时间和精力，起到辅助决策和参谋助手的作用。（1）拟办工作的要求。拟办意见要准确具体。所提预案一般
