1、1电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其
2、随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 118212002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编
3、制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国电子签名法中办发199614号 中国共产党机关公文处理条例 国发200023号
4、 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国档发19874号 关于颁发编制全国档案馆名称代码实施细则的通知国家档案局第6号令 电子公文归档管理暂行办法，2003年7月28日国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentationRecords management ISO 23081-1 Information and documentation Records Management Processes Metadata for RecordsPart 1: Principles2ISO
5、14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件
6、管理委员会 电子文件管理指南)，1997W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义 3.1 电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。3.2 电子文件元数据（Electronic Records Metadata）电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算
7、机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。3.3 信息总体（Information Package）信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单位向同级国家档案馆进行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information Package)，用于国家档案馆长期保存归档电子文件；分发
8、信息包（DIP,Dissemination Information Package），用于电子文件的查阅。经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。3.4 内容信息（Content Information）内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。数据对象表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。3.5 保存描述信息（Preservation Description Information）保存
9、描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。3.6 内容描述信息（Content Description Information）内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。3.7 结构信息（Structure Information）结构信息是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成等信息。3.8 3背景信息（Context Informatio
10、n）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息由来源信息、创建依据、关联信息、技术环境信息构成。3.9 管理信息（Management Information ）管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。3.10 固化信息（Fixity Information ）固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。4 电子文件元数据结构4.1 电子文件元数据总体结构本规范按照保障电子文件真实性、完整性与长期可
11、读性的要求，根据电子文件的构成，及其生成、管理与利用等不同时期的特征，定义电子文件元数据表。电子文件元数据表由2个元数据模块共7个元数据子集构成，如下表所示。元数据模块 元数据子集 元素数字对象数据对象物理对象信息结构信息内容信息表述信息 语义信息内容描述信息结构信息创建依据全宗信息创建过程参考信息数字化过程参考信息背景信息关联信息标识信息鉴定信息归档信息权限管理维护历史管理信息利用历史保存描述信息固化信息4.2 电子文件元数据集结构内容信息 ContentInfo元数据子集 元素 子元素 子元素4名称标识 名称 标识 名称 标识 名称 标识数字对象 DigitalObject数据对象Date
12、Object物理对象描述信息PhysicalObject数据对象结构信息DOStructureInfo表述信息RepresentationInfo语义信息 SemanticInfo保存描述信息 PreservationDesInfo元数据子集 元素 子元素 子元素名称标识 名称 标识 名称 标识 名称 标识题名 Title并列题名 AlternativeTitle副题名及说明题名文字TitleAnnotation责任者 Creator文件编号 RecordNum文件形成时间CreateDate附件题名 AnnexTitle内容描述信息ContentDesInfo附件 Annex 附件标识符An
13、nexIdentifier5稿本 Manuscript主题词或关键词Subject提要或文字说明Abstract附注 Annotation分类号 Classification人物 Person语种 Language内容覆盖范围Coverage拍摄地点 ShootPlace照片与音视频档案内容描述扩展信息PAV ContentDesExtent录制地点RecordPlace内容描述扩展信息ContentDesExtent文种 RecordType集合类型AggregationType集合描述AggregationDes文件集合AggregationLevel集合文件标识AGGRecordsIde
14、ntifier结构信息StructureInfo格式 Format电子文件类别ElecRecordsType6数据格式 DataFormat存储介质MediumType特殊元数据描述SpecialMetadataDes格式扩展信息FormatExtent归档文件大小ArchivingSize文件大小 ObjectSize数字化文件大小DPSize操作类型 ActionType操作描述 ActionDes操作时间 ActionTime保存历史PreservationHistory操作责任人Operator原始信息系统描述OriginalSystemDes原始技术环境OriginalEnviron
15、ment原始档案管理信息系统描述OriginalRecordsDes光学分辨率AclinicResolution色彩模式 ColorModel色彩深度 BitDepth数字化结构信息DPStructureInfo总画幅数 ImageTotal7扫描仪生产商ScannerMaker扫描仪型号ScannerSN数字化结构扩展信息DPExtent照片宽度 PhotoWidth照片高度PhotoHeight水平分辨率AclinicResolution垂直分辨率VerticalResolution照片色彩模式PColorModel照片色彩深度PBitDepth数码相机生产商CameraMaker数码照片
16、结构信息DPhotoStructureInfo数码相机型号CameraSN音视频文件结构扩展信息AVStructureInfo8结构扩展信息StructureExtent法律法规依据LegalBG创建依据 CreateBG行政或行业依据AdminBG全宗名称 FondName全宗类型 FondType立档单位机构代码ORGCode立档单位组织沿革HistoryofORG立档单位联络方式全宗构成ComposingofFond全宗信息 FondInfo全宗维护历史HistoryofFond处理类型ProcessType处理人 Processor接收处理时间ReceiveTime背景信息Contex
17、tInfo创建过程 CreateProcess实际处理时间ProcessTime9处理后发出时间SendTime处理意见ProcessView主送机关 SubmitTo抄送机关 Copyto印发机关PrintDistribute参考信息 ReferenceInfo印发日期 PrintDate关联标识符RelatesID关联类型RelatesType关联信息 RelatesInfo关联描述 RelatesDes数字资源制作者DPMaker数字资源制作者身份证明DPCertification数字资源制作日期DPMakeDate数字资源制作地DPMadePlace数字化过程DigitalProces
18、sing数字资源审核人DPExaminer10数字资源审核时间DPExaminedDate背景扩展信息ContextExtent标识符 Identifier档案馆代码ArchivesID档案类别ArchivesClassification档号 RecordID电子文件号ERecordID全宗号 FondID目录号CatalogueID案卷号 FilesID页号 PageNum件号 ItemNum全宗内分类代码SeriesID全宗内分类名称SeriesName缩微号MicrofilmID光盘编号 DiscID管理信息ManagementInfo标识信息IdentifierInfo照片档案 PhotoIDExt 照片号 PhotoID
