1、一、格式,透過網路傳輸，不必投郵、沒有信封，也沒有信紙。雖是信件，只要親切真誠地表達出意思即可，不受箋函格式用語拘束。,二、要領,(一)親暱的稱呼，顯現出尊重與友誼。(二)盡量釋出善意，適度給予肯定、嘉許或感謝的表達。(三)對於能夠採納或合乎道理的建議，我們必定要誠懇地表達接納。,(四)如果對方的建議確有困難，但是有其他方式可以協助之處，要盡量給予協助，例如可以轉介有關部門或機關處理，而不要答覆請當事人逕自向有關單位申請。(五)如果真正有困難、做不到的時候，一定要很坦誠地將困難所在，誠心誠意講清楚，取得對方的諒解。,三、實例,馬市長您好！本人對於市長優秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環
2、境成效卓著，深感敬佩與贊同。如果公務員的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員英語演講比賽或類似之比賽,以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！ 希望這項英語演講比賽之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！楊節敬上91.10.8,親愛的節您好！ 您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦英語演講比賽，以激發公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已
3、先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於,舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上91.10.21,結語,格式正確條理分明要言不繁用詞精準,16字箴言,掌握公文時效品質,要求他單位時限內回復的公文，須考量給予合理的回復作業時間。 須於時限內發文或核示的公文，應自行持陳，以免延誤時效。,文書流程管理（續）,文書稽催：1.狹義文書稽催： 係指公文辦結前，透過公文系統、電
4、子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。2.廣義文書稽催：係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。,權責劃分 - 強調每一成員自我管理,每一成員職責各單位收發人員各級單位主管文書單位職責管制單位（總務室） 權責機關首長職責,每一成員的職責,管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會 。同一文件請 3個單位以上會核，宜複製同時送會 。送（收）會外機關公文按速件處理。無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。,各級單位主管職責,充分掌握公文查催資料，即時督促每一成
5、員作業時效。落實職務代理人制度。對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。對公文時效的優劣案件建議獎懲權。涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。,文書單位職責,召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。,（一）各類公文處理時限,人民申請案件，按其性質規定之期限為限。人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為依限辦結。訴願案件，復審案件應不超過法定期限。監察院糾彈、調查案件，
6、應不超過監察院規定之期限。院長電子郵件，應不超過3日之期限。,（二）公文時效計算標準：,發文使用日數：從收文次日起算，至發文之日止。使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。,文書流程管理（續）,發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。 存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。會辦時效：機關內部送會公文，依最速件1小時、速件2小時、普通件4小時時限辦理；送會外機
7、關公文以速件處理。,貳、文書流程管理（續）,假日之計算：一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類之計算標準，例假日等天數應予扣除。限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假天數。,改分之計算,機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組 ）協調判定，俾提昇效率。改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。,行政院研考會統一的格式,若有主管與院長同列名：院長銜與名字放在最下方或最右方.字體稍大.,本院人事室版：首長在先，關防在後，二章並列,填寫範例-提醒寫當事人名字,公務機密維護範疇-分
8、類,文書保密 郵電秘密資訊保密 媒體保密採購秘密 業務秘密職務秘密 人事秘密陳情檢舉,公務機密維護範疇-文書1,機密文書(文書保密)之處理原則專責處理指定專責人員辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔。減少層次機密文書之簽擬、陳核（判），應儘量減少處理人員層級及程序。從嚴審核是否具有保密價值。限制分發一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。妥慎傳送視機密等級、傳遞地區、妥慎傳送。,公務機密維護範疇-文書2,安全保管機密文書之保存與管理，應與一般檔案分別存放於具安全維護功能之箱櫃，裝置密鎖存放。存放場所或區域，得禁止或限制人員、物品
9、進出，並為其他必要之管制措施。定期清查機密文書應定期清查，並依法辦理機密等級之變更或註銷事宜。澈底銷毀廢棄文書或草稿，應指派專人監督、澈底銷毀。,將病歷資料傳送給第三人，將涉及刑責（引述一篇文章-供卓參）,國內各大醫院離職醫師透過管道，私下影印、抄寫病人資料，做為開業、診所喬遷寄發文宣廣告名單情況，時有所聞，也有不少醫師是將門診病歷做學術研究用，但像把病人病歷輸入個人電腦資料狀況，也是醫院始料所未及，因此各醫院應儘速與全院醫檢護理人員加簽保密協定。,保密切結書,鍵盤上好用的個功能鍵（連在一起）,稱 謂,令外祖父、令外祖母、令尊、令堂、令岳、令岳母、令夫、 令正（稱對方之妻）、令郎、 令愛（嬡）
10、、令侄、令兄、令姊、 令妹、令婿、令媳、 令師、令友、尊翁、令喬梓（稱對方父子）。,常見的辨正字,計畫書 （名詞用）； 規劃（動詞）記載 、記錄 （動詞用） ； 紀錄 （名詞用）； 身分 部分； 聲請 （對法院） 申請 （對行政）； 給予（榮譽、名位等抽象事項）、 給與（實物）；已經 （非己）。 疑義 ：非（議）紓解：非（抒）。,WORD的段落與行距的設定,點它除去打勾,小畫家的操作步驟,先按印出全頁鍵唷,新版畫面-會列出近日使用的程式,貼上後存檔應用,橫式信封書寫範例,歸檔的電子處理,公文辦畢天內歸檔,上端寫檔號.保存期限檔號(年度號+分類號)下端寫頁碼及總頁數。,密件公文歸檔封套,機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(解密的機密件歸檔使用),將原案封面或公文上所標 示機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明經登記人簽章之紀錄單,檔案線上簽核,主管獲得通知的畫面,主管待簽核通知的畫面,檔案檢調待簽核1件通知,請主管點選簽核,若同意.請主管點選-儲存-即可若不同意.請點選-不同意.寫意見.,Q & A謝謝大家Thank you!,
