1、德州市城建档案综合信息管理系统平台技术规程 1.概述 通过档案整理和数字化，实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，使德州市城建档案馆能够更好的发挥作用，促进档案资源数字化， 丰富和完善档案数据资源库，实现档案异地备份，更好的为社会公众服务，提高档案服务群众的能力，促进档案信息化建设的进步与发展。 1.1 建立运行城建档案管理系统。 德州市数字化城建档案馆的建设以“城建电子文件元数据”为基础，创建以电子文件全程管理为核心的数字城建档案管理信息系统，安装应用网络版的管理软件，确保电子文件的真实 性、完整性和长期可用性，实现局域网的技术要求，实现电子数据的异地备份。主要建设内容包括
2、重点建设具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的城建档案核心数据库；建立以建设工程管理、业务办公和信息服务为主要内容的技术先进、结构合理功能齐全的数字城建档案馆应用系统；建立健全信息化标准体系和内外网络安全体系；稳步推进馆藏档案的数字化，以及地下管线管理、建设工程管理等业务档案的同步归档、建设工程档案接收电子化，大力开展数据资源建设。同时以数字信息资源建设为基础，通过接收电子档案、档案著录、信息摘录、馆藏档案数字化等多种 手段，建立如下专题数据库： （ 1）建设工程档案数据库； （ 2）市政工程档案数据库； （ 3）声像档案数据库； （ 4）地下管线档案数据库； （ 5）文书档案数据库； （
3、 6）业务管理档案数据库； （ 7）城市基础地理信息数据库； 1.2 数字化加工 对德州市城建档案馆馆藏档案进行数字化加工，部分档案需进行整理，实现档案的 著录，著录内容包括工程级、案卷级、文件级，扫描加工后的电子档案需要与著录的条目数据一一建立对应关系。要求把档案馆局域网中的所有电脑，安装数字化加工软件，能够独立完成新进馆档案的电子扫描和转换入库，达到 随时更新数据库。 2.建设原则 2.1 标准性和规范性 项目建设必须遵照执行中华人民共和国国家标准城乡建设档案著录规范、建设工程文件归档规范、城建电子文件归档与电子档案管理规范等标准、规范。应遵照执行国家档案行业的现有标准及即将推出的各类规范
4、。 2.2 开放性 系统在体系结构、硬件产品、软件产品、数据交换协议等方面，充分利用开放平台，使之具有较好的互操作性、可移植性。 2.3 可扩展性 软硬件配置要具备可伸缩及动态平滑扩展能力，通过系统框架和相应服务单元的配置，适应业务量的变化，以获得良好的性能价 格比。系统架构在开放的安全应用支撑体系结构之上，系统易于扩展、扩建新的业务功能，使得系统具有良好的可扩性。 2.4 编制依据 全国城建档案信息化建设规划与实施纲要 城市建设档案著录规范（ GB/T50323-2001） 建设工程文件归档规范（ GB/T50328-2014） 建设电子文件与电子档案管理规范（ CJJ/T117-2007）
5、 城市建设档案业务管理规范（ CJJ/T158-2011） 城建电子档案元数据标准（ CJJ/T187-2012） 照片档案管理规范（ GB/T11821-2002） 磁体载体档案管理与保护规范（ DA/T15-1995） 电子政务业务流程设计方法通用规范（ GB/T19487-2004） 数据元和交换格式 .信息交换 .日期和时间的表示法（ GB/T7408-1994） CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB/T17678.1 2-1999） CAD 电子文件光盘存储系统的一致性测试（ GB/T17679-1999） CAD 电子文件管理（ GB/T17825.1 10-199
6、9） 纸质档案数字化技术规范（ DA/T-31-2005） 电子文 件归档与管理规范（ GB/T18894-2002） 3.技术要求 （一）城建档案综合管理系统功能要求 “德州市 城建档案综合信息管理系统 ”，要求规范城建档案管理的工作流程与组织方法，实现各种载体的城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现建设工程的档案报建登记、业务指导、业务审核、预验收、签发两书一证、档案收集与移交、档案整理、数字化、编目、统计、鉴定、保管、编研、档案查询等档案管理全过程的计算机集成化管理。 主要功能如下： 1、工程档案业务管理。系统实现建设工程档案前期的登记、 业务指导、档案预
7、验收、接收、档案审核以及报送责任书、预验收意见书、竣工档案合格证的签订、发放及打印等功能。 实现工程报送责任书的登记，并且能够通过报送责任书记录自动生成项目信息； 实现从工程报建登记到移交整编之前统一的流程管理，可根据实际业务情况进行流程的定制和再造； 实现工程报建登记及业务指导登记功能，工程报建登记可进行 GIS 坐标数据的标记； 实现对档案预验收的办理登记，发放整改通知书和验收意见书； 实现对档案接收的办理登记，发放移交目录和接收证明书； 实现在档案接收环节能够进行电子档案的导入和审核功能； 实现验收意见书、竣工档案合格证等业务证件的套打； 实现工程的动态跟踪管理，即每个工程进入到哪个环节
8、和正在办理的状态； 实现发证历史查看以及证件补发打印。 2、档案整编模块。系统实现建设工程档案的进一步 档案著录标引、案卷装盒、入库审核、上架入库、鉴定（销毁）等 一体化、流程化管理 ；通过流程化管理、岗位职责明确，特别是加强档案自动装盒、案卷封面背脊打印、和特殊权限入库后档案的修改和补录功能，进一步保证了城建档案信息资源的数据质量。 可直接接收业务指导功能模块流转过来的工程项目信息，不用进行重复的信息著录和登记； 实现对档案管理的各个环节：著录、标引、装盒、打印、上架入库、补卷等整理编目的管理与控制，并打印、输出有关信息； 实现对电子文件以及实体档案的工程（项目）级、案卷级、文件级的集成化著
9、录与管理；上传电子文件格式采用双层 PDF 格式，除后台保存外还需统一转为一份利用格式副本，使利用文件与原档案电子文件分离管理，保证电子档案的查阅安全，可控制电子文件的在线打印、浏览，以及离线下载后 DRM 版权控制（加密打开、限制时间、次数等）； 著录工作完成后系统自动生成卷内封皮、卷内目录、脊背、备考表等；提供规定的必备目录打印以及 任意目录汇编、打印功能； 提供入库审核功能，能够进行总登记号的分配，并能进行案卷自动装盒以及相关的信息自动生成； 可进行单独的案卷盒创建、打印、装卷以及信息调整功能； 档号的处理能够按照规则自动生成不同流水方式的档号，并具有档号标引分类及著录词典管理的服务功能
10、； 可实现入库后档案从项目级到文件的补录和修改功能，可进行树结构和列表结构两种方式展现，并能进行随意切换； 能够进行案卷的鉴定销毁信息登记。 3、声像档案管理。实现对不同介质存储多媒体信息进行采集转制，最终形成支持流媒体播放的储存格式，声像档案条目信息 著录，声像文件的导入及相关工程档案的关联及声像输出等各种档案管理功能，声像档案在线播放时，减少用户查看时的等待时间，提供多种检索方式，从不同角度满足用户对声像档案信息的检索，并记录用户的查阅查阅档案申请信息。具有高度安全的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针对每个模块。 提供照片档案、音频档案、视频档案的著录与管理功能，并且能
11、够按缩略图和列表两种方式展示； 提供声像档案的分类管理功能，能够对声像档案进行不同分类的划分； 提供声像档案的主题事件管理，并记录相关信息，包括区域、时间和GIS 坐标 等信息，能够将指定的声像档案数据加入到指定的主题事件中，按地区和时间轴进行主题事件的检索； 提供声像档案的开放和限制浏览功能，非高级管理员不能进行限制浏览的声像档案的查阅； 全景预览模块：支持实景城建模式查询，支持全景照片的导入和查询； 提供声像档案信息和建设工程项目信息建立关联的功能； 支持多种视频档案，视频档案上传后能自动转换为利用流媒体格式； 支持视频音频格式的在线流媒体播放功能； 系统能够自动抓取声像档案自身的元数据属
12、性信息，如分辨率、时长、宽高比、拍摄设备、拍摄时间等信息； 能按缩略图进行声像档案 检索，照片档案原始电子件和视频档案原始电子件上传后系统能够自动生成和抓取缩略图，提高查询利用效率； 对图像档案能够支持水印导出的功能。 4、地下管线档案管理。接收的地下管线档案包括建设单位提供的管线档案，纸质图纸和 CAD 图。实现对档案的著录 标引、案卷装盒、入库审核、上架入库、鉴定（销毁）等 一体化、流程化管理 ；小区地下管线档案与同小区工程档案建立关联功能。支持资料、查询、统计、打印功能。 5、 统计、利用管理。 包括档案统计（项目、案卷），档案报表（项目总目录、案卷总目录），档案借阅。同时报表提供打印、
13、导出 EXCEL 等功能。档案统计，可以按用户所需，根据时间点，时间段等条件查询。档案借阅包含借阅登记、借阅归还、借阅查询。 档案统计功能包括：（ 1）项目、案卷级按不同分类展示统计：可选年度及项目、案卷相关著录信息作为统计条件；（ 2）当前业务情况统计：统计出当前处在各个不同业务状态的工程项目信息的数量概况，并能进行图表展示；（ 3）专业统计：可根据年度、月度及项目相关著录信息进行房建项目数量、接收的总面积和管线、市政项目的数量、接收的总长度的数据信息的统计；（ 4）业务指导工作统计：按年度、月度等时间条件统计两证一书的发放数 量、及业务指导次数等信息；（ 5）档案利用统计：以年度、月度等时
14、间信息为统计条件根据不同的利用目的列出档案利用的人次数量、案卷数量等信息；（ 6）馆藏电子档案统计：根据不同的档案分类和电子档案形态统计馆藏档案的数量；（ 7）库房信息统计：统计所有库房的面积、密集架数量以及案卷背脊总长度等信息； 档案报表：能够通过系统生成项目级、案卷级的索引目录，并能够根据不同的分类筛选条件显示； 档案借阅利用：能够进行档案借阅的登记、查询、和归还管理等功能，能够进行利用目的的手动维护。 6、档案查询。 支持多种查询方式，包括传统条 件检索、结构化查询、全文检索、 GIS 检索功能。对电子文件的查询提供较高的查全率和查准率。 传统条件检索：能够根据档案的级别（项目、案卷、文
15、件）和档案的类型（房屋建筑工程、市政基础设施、城市管线工程）进行相应条目的组合条件查询。 GIS 检索：可以查询到该项目在地图上的位置，并且能直观的看到，该项目下的案卷、文件、电子文件等信息。 城建档案结构化查询模式：能够直观和清晰的追踪、查询建设项目所涉及到的项目信息、工程信息、案卷信息、电子文件及声像信息，可以整体的树状结构列出（如下图 1），使查询人员非常直观的了解项目 工程的整体概况。 图 1 全文检索：可以直接检索到 OCR 识别电子文件后的内容，还可浏览其电子文件。 7、库房管理。 “库房管理”模块主要是对虚拟库房、虚拟档案架的管理以及虚拟库房的查看， 3D 虚拟库房完全模拟现实库
16、房，能够设置不同形状规则的库房，可以实时的反应现实库房的档案位置、状态、温湿度等情况，并提供更好的视觉浸入感。 该功能必须集成在城建档案管理平台内，非独立软件。 提供库房数据参数设置，如库房名称、长宽高、位置等，支持不规则库房形状的参数设置，要求将数据录入系统后，系统自动生成 3D 的库房结构； 根据实 际情况可进行密集架导轨组（双面）、密集柜（单面）的类型生成不同的 3D 结构模型，其中密集架导轨组可实现滑动显示效果； 提供库房密集架参数设置，如密集架编号、长宽高、节层信息、位置等等； 能够根据录入的库房数据和库房密集架数据自动生成 3D 库房、密集架模型，并且可进行 360 度全景查看和游
17、览功能； 能够在指定的密集架上架和下架案卷信息，并且系统能够自动计算库房或者密集架是否饱和，并进行提示； 能够根据系统录入的案卷信息自动生成案卷模型，并且如果案卷关联上传的电子文件信息，能够以翻书的效果方式在系统中查阅，能够缓冲加 载显示数据，提高用户体验度； 在虚拟库房浏览视图可实现全部案卷的模糊搜索； 包含温湿度监控模块，可同温湿度监控设备做接口，能够实时的刷新和显示库房温湿度信息，为库房环境做预警。 8、系统管理。 系统管理主要包括系统的用户管理、角色管理、部门管理、系数日志管理、业务指导流程模板管理、接收目录模板管理、档案分类大纲管理、总登记号初始化等。 系统的日志信息中必须记录用户对
18、系统所做过的操作，有助于进行系统管理。系统日志中要记录用户名、登录的 IP 地址、操作时间、操作内容等； 用户管理，能够对用户进行添加修改等维护操作， 能够进行用户的密码重置、起停用等操作； 角色管理，能够进行角色的创建和角色对应权限的划分； 部门管理，根据不同的用户和角色创建不同的部门，并将用户进行部门关联； 接收目录模板管理 ,可以进行接收目录内容的预置； 档案分类大纲管理，能够根据实际的档案分类情况对分类大纲信息进行维护； 总登记号初始化，对于不是从总登记号起始录入数据的一项设置，保证新增录入总登记号不会出错； 行政区划管理，区域道路信息的维护，便于数据索引； 档案利用目的维护，利用目的
19、信息的设置，便于数据索引。 9、全景城市管理。 全景城市模块主要是通过无人机航拍技术和全景照片合成技术，加上后期地理信息热点定位，档案信息挂接，实现 720 度高清全景影像。让人们能在电脑上进行 720 度全景观察，而且通过交互操作，可以实现自由浏览，从而体验三维的 VR 视觉世界。使得足不出户就畅游德州的愿望变成现实。 720 度全景城市兼容与各种浏览终端（手机、平板、电脑等）； 通过鼠标点击全景中的建筑物，列出建筑物的相关信息； 文件小，传输方便，适合网络使用，发布格式多样，适合各种形式的应用； 能用鼠标控制环视的方向，可左可右，可上可下，可近可远，可大可小，使您 有身临其境的感觉。 10
20、、电子档案实时在线报建系统功能要求。 允许报建单位通过在线移交电子档案和声像档案信息，便于提高电子档案收集的时效性和完整性，分块处理实际业务工作，提高工作效率。 报建单位功能： （ 1） 可实现报建单位账户的在线申请和注册； （ 2） 可实现工程项目的在线登记和申请； （ 3） 可实现主包单位把档案提交分配给分包单位共同提交； （ 4） 分阶段和条目提交电子档案信息，支持上传扫描件、版式文件和声像文件，提交电子档案需通过元数据校验功能保证电子档案绝对惟一，同样的文件不允许上传第二遍； （ 5） 历史参与的或者承包的项目信息的查 询； （ 6） 电子档案数据的补交； 档案馆功能： （ 1） 报建
21、单位帐号的申请、审批、创建和信息维护功能； （ 2） 建设工程项目的类型划分及移交目录设置功能，细化的每个目录提交文件的数量、类型、复印件原件等信息； （ 3） 为报建单位申请的项目进行跟踪审核人员的分配，允许一个项目分配多个跟踪人员，并且可直接进行项目的创建分配报建单位； （ 4） 分阶段审核和查看报建单位提交的电子档案信息，并能进行提交终审； （ 5） 对于全部提交完成的项目进行项目终审，审核不通过可打回； （ 6） 可进行项目主包单位的变更、跟踪审核人员的变更以及对应的接收目录的变更； （ 7） 可进行历史项目的查 询和跟踪； （ 8） 可进行项目进度、电子档案状况、人员工作情况和库存档
22、案情况的统计； （ 9） 可进行 GIS、项目及文件信息的检索； （ 10）可进行用户、角色权限及日志信息的维护。 11、 城建电子档案异地离线备份。 为了保证对城建档案数据的异地灾难备份以及系统无关性利用数据的需求，建立德州市完备的城建档案异地灾难备份体系，增强城建档案管理的容灾能力，防止因各类灾难造成的档案损毁与信息丢失已经刻不容缓。 考虑到国家对电子档案异地备份的要求和档案馆工作的需要，异地容灾备份必须满足以下条件： （ 1）保证数据的统一性，独立性。 由 于相互备份的档案馆之间可能会存在不一致的管理系统，为了保障数据在主备方允许的情况下，被备方能利用数据。所以要求数据格式具有统一性、公开性、开源性，符合城市建设档案著录规范（ GB/T50323-2001）中的建设电子文件元数据标准，结合城建电子档案元数据标准（ CJJ/T187-2012），将建设电子文件和元数据进行封装，最终形成 XML 标准的电子档案信息包，使城建档案数据具有自证明，自包含，自描述的功能。
