1、 五分钟读懂财务报销规则 西南交通大学 财务 报销 简易 指南 为加强财务管理制度的宣传， 有效 降低 师生的学习成本 ， 计 划 财 务 处 系统梳理了几类常见的经济事项，对报账过程中需 提供的要件及 重点关注的问题进行了列举， 供 学校 师生 员工 参 阅 。 第一部分 总体 要求 一、 经费种类 为明确报销要求， 学校经费分为 科研经费 与 其他经费 。 科研经费 专 指纵向科研经费 （编码以 P、 Q、 VP、 VQ、 WP、 WQ、 VZ 开头的科研项目）和横向科研经费（编码以 R、 VR、 WR、 LR、 VH 开头的科研项目 ） 。 其他经费 是指 除 科研经 费以外的经费。 二
2、 、票据 报销 的基本要求 1、 所有 科研经费 拟报销票据及其相关附件请自行拍照并妥善保管，以备结题审计使用。 2、 拟报账发票的 抬头 必须是 “ 西南交通大学 ”。 3、 持 电子发票报销 时，需经办人员 签字 承诺“ 该发票 只报销一次不重复报销”并由 经费负责人签字 后方可报销。 4、 原则上所有需要办理报销的发票应“ 当年取得、当年报销 ”，即取得发票应及时在开票日期所属会计年度内报销（会计年度为 1 月 1 日 -12 月 31 日），因特殊情况不能及时报销的，期限可以适当延长，但最迟 不得超过 票据出具日期的次年 4 月 30 日 。 考虑到科研项目 周期性特点，对于 科研经费
3、 （仅限纵向或横向科研经费）中报销的票据，期限可适当延长，但最迟 不得超过 票据出具日期的 次年 12 月 31日 。 三 、资金支付的基本要求 经济业务应选择 刷公务卡 或者 公对公转账 的支付方式， 应刷公务卡但 没有公务卡的 ， 可 选择 刷其他银行卡等非现金支付方式并 保留 相应的 支付记录 （如 POS单等） ，除 部分 特殊业务 （ 签证费、快递费、过路过桥费、出租车 费 用 ） 外 原则上 不得使用现金支付 。 第二部分日常报账 一 、 日常 办公用品 及 低值易耗品 报销 1、 对于学校预算安排的 日常运转 事业经费（ 简称事业经费）按单位（机关、院系 等 ） 实 行集中采购
4、的方式 ，由后勤保障处 统一办理财务报销手续。 2、对于 学校 预算安排的各类专项、国拨专项、 科研经费中的 纵向科研 （简称专项经费）按项目 实行定点采购 的方式：由项目组根据自身需要定点在确定的供货商 （ 目前为京东 ） 采购 ， 报销时需提供 （京东） 发票 ，发票内容不具体的还需提供 （京东） 采购订单 。 3、 捐赠经费 和 科研经费中的 横向科研经费 ， 可根据自身要求 自行选择 供货商 采购，报销时需提供 发票 ，发票内容不具体的还需提供 加盖 出 票单位鲜章的具体费用明细清单 。 需要注意的是 ， 低值易耗品 报销时应 先 登录 资产管理部门 资产信息管理系统登记入 账后再 办
5、理 报销。 二 、 印刷费 报销 1、 试卷、报纸、期刊 、 文件汇编 的印制 及 单次批量价值在 3 万元以上的纸质类印刷品 ， 需要在 学校指定供应商办理 的印刷。 报销时需提供 指定供应商 发票、加盖 出票单位 鲜章的具体费用明细清单及合同 ，并按合同约定付款。 2、 上述范围外的日常印刷服务 可由各二级单位 （或项目组） 根据需求自行办理，报销时需提供 发票 、 加盖 出票单位 鲜章的具体费用明细清单 。 三 、出版费、版面费报销 1、 “出版费” 报销时需提供 发票 、 出版合同 ， 并按合同约定付款 。 2、 “版面费” 报销时需提供 发票 、用 稿通知或文章名字 。 四、国内差
6、旅费报销 国内差旅费 ， 是指因公临时到常驻地以外地区出差所发生的国内城市间交通费，住宿费，伙食费补助费和市内交通费。报销时 应 提供： 成都出发和最终返回成都的 形成 完整往返 闭环 的 交通票据（ 飞 机票需附登机牌） ， 出差期间住宿费 发票 ， POS 单等 相关的 支付记录 和 出差审批单 。 需要注意的是：经办人应按行程（即时间顺序）粘贴飞机票或火车票等行程单 ， 并将 POS 单等相关的支付记录粘贴在相应的行程单后面 ；出差审批单上的“负责人审核签字”处应有经费负责人的签字，当 仅有 经费 负责人 单独 出差时，应由所在单位其他领导（院长、副院长、书记、副书 记、处长、副处长、办
7、公室主任中任意一人均可）审核签字 。 差旅补助按出差自然（日历）天数计算 。 往返驻地到机场（火车站，码头）的交通费可选择凭票据实列报（须在报销单上注明） ，当天 不再领取市内交通费补助 ，由其他单位安排就餐的不再发放伙食补助。 五、 邀请校外专家发生的差旅费用 1、 邀请来校开会的 可按 学校 差旅费 文件 规定报销受邀人员城市间交通费， 并 按会议费规定报销住宿费、伙食费、市内交通费等。 2、 邀请来校交流、访问的 可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、市内交通费，可在住宿费定额标准范围内凭票报销住宿费。 3、 邀请赴外地参加调研的 ,可视同校内人员出差。 六 、自驾车出差 1、国内科研
8、出差 由科研经费支持的， 确因工作需要必须自驾车前往的国内科研出差，报销的汽油费和 往返 过路过桥费须填写 西南交通大学科研自驾出差车辆行驶登记表 ，凭 住宿费和过桥过路费发票 等有效出行证明，并由经费负责人审批同意后 ， 可发放伙食补助，但不再发放市内交通费。 对于无过路费发票的，仅报销其他差旅票据，不发放差旅补助。 2、国内其他出差 对于 其他经费支持的， 确实因公要报销用于城市间交通的自驾车 汽油费和过路过桥费 的， 根据 国家差旅费文件的要求 ， 按城市间最低交通费标准核报 。 七 、会议费报销 会议费是指本单位举办会议发生的支出， 为核定定额标准， 会议费 应 一次性报销完毕 ，即不
9、允许“一次会议，分次报销” 。会议费报销需提供以下 资料 ： 会议审批表、会议通知、会议签到表原件（校内、校外人员分开签到）、 发票 （ 发票内容不具体的还需提供加盖 出 票单位鲜章的具体费用明细清单 ） 、 委托其他单位办会的 还应 提供相关合同原件 。 会议费报销时 还 需要注意 以下 事项 ： 时间 ： 科研经费支持的 国内科研业务会议 （以下简称科研会议） 会期根据科研工作实际需要确定， 其他经费支持的 国内其他会议 （以下简称其他 会议） “会期一般不超过 2 天、报到和离开时间合计不超过 2 天 ” ； 人数 ： 科研会议参会人数根据科研工作实际需要确定， 其他会议要求“校外代表不
10、低于会议代表的 30%” ；“ 会议服务的工作人员控制在会议代表的 10%以内 ” ， 所有 类型会议，凡 参会人数 100 人以上的会议（包括 科研会议 ）须 由 分管校领导 或 联系校领导 审批 ； 地点 ： “ 原则上在学校内部场所召开 ” 、“不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议”； 开支标准 ： 科研会议 ，综合定额 每人每天 750 元（其中住宿 500、伙食 150、其他 100， 可调剂使用 ）；其他会议 ， 综合定额 每人每天 550 元（其中住宿 340、伙食 130、其他 80， 可调剂使用）。 若 以上各类会议没有发生住宿费 ， 综合定额应扣除住宿定额部分
11、， 若没有发生伙食费，综合定额应扣除伙食定额部分 。 如果会议中有 外籍人士参会 的 ， 会议 需 先 由国际处审 核 ，以确定是否需按在华举办国际会议经费管理办法要求处理。 八 、因公出国（境）差旅票据报销 因公出国（境）报销需提供以下资料： 因公出国（境）财务材料审核会签单（国际处办理）、外文票据财务报销确认单（国际处办理）、四川省人民政府出国 /赴港澳任务批件（出国前国际处办理，学生出国无此项）、因公出国（境 ）任务和预算审批意见表、西南交通大学因公出国（境）预审表、西南交通大学因公出国（境）费用报销清单（经办人填写）、护照（通行证）、签证（签注）和 出入境记录复印件 、各种费用报销凭证
12、及支付记录、报销当日的中国银行汇率单（网上打印） ， 因出国（境）开会、 参加 培训 或 受邀出国（境） 的 还需提供相应会议通知、培训通知或 邀请函 。 因公出国（境） 报销 时需 注意：认真填写 西南交通大学因公出国（境）预审表， 包括出访目的地、路线、时间、经费预算及公示等，审批通过后即为因公出国（境）报销的依据 ， 不得擅自更改和超预算支出 ； 实际发生的出国时间 （人数、地点等） 应 与四川省人民政府出国 /赴港澳任务批件、因公出国（境）任务和预算审批意见表、西南交通大学因公出国（境）预审表和对方单位邀请函、会议通知或培训通知上的时间一致 ； 出国（境） 经费 严禁通过第三方中介机构
13、打包付费 ；出国（境） 在外期间前往其他城市或国家执行其他公务的，需事前向国际处提出申请，计 划 财 务 处凭国际处审批通过的备案表报销相关城市间交通费、住宿费、注册费，但不再重复报销相关补助 。 九 、 国内接待费用 报销 国内接待费用报销 时需提供 “三单一票”：即 单位公函（商洽函、邀请函、访问函、回复函等证明公务活动的 官方正式书信） 、接待审批单、接待清单 和 发票 。 国内接待 地点原则上安排在校内餐厅 。 对同一批来访对象，只能安排接待一次，标准为 130 元 /人；有校级领导参加的，标准为 150 元 /人。原则上来访人数在 10 人以下的，陪餐人数不超过 3 人；来访人数在
14、10 人以上的，陪餐人数不超过来访人数的 1/3。 十 、进口设备报销 进口设备报销时需提供以下资料： 外商或服务商开具的货款形式发票（ INVOICE）、代理商开具的代理费发票、进口货物免税或完税证明、海关进口货物报关费用票据、代理商提供的结算清单并加盖公章、借记通知单、设备验收报告、 购货合同、代理合同、技术服务协议 。 进口设备报销时需注意，以 实际支付的 全部款项合计金额 先登录资产管理部门资产信息管理系统登记入账后再办理报销 。 十 一 、测试化验加工费票据 报销 1、 “测试化验加工费”金额在 三万以下 （不含三万）的报销时需提供： 发票、加盖 开票单位鲜章 的清单 。 2、 “测试化验加工费”金额在 三万及以上 的报销时需提供： 发票、 有效合同，科研院的审批表、对方单位营业执照、组织机构代码证、税务登记证件复印件 ，并按合同约定付款。 十 二 、合作费 报销 合作费是指项目合同中明确约定合作单位和金额的外拨费用。合作费报销 时需提供以下资料： 发票、 科研院的审批表、项目书（主合同）、与第三方的合作合同（小合同） 。 本 指南 根据国家 和学校现有的相关制度、规定整理而成，若国家 和 学校 相关制度 、规定 发生 变化， 计财 处将随之予以补充和完善。 本指南由计划财务处负责解释。 计 划 财 务 处 二一 七 年 四 月 七 日
