1、1论述文书档案管理工作现状及创新摘 要：文书档案的管理是对各个单位自身信息资源的管理，是对单位内部各种关键信息以及机密要事的记录，因此文书管理工作至关重要。它不仅是对单位各事项的真实记录，对工作有实际指导作用，而且可以作为对历史考察的依据。本文对企业文书档案管理工作的现状进行简要说明，并对其工作的创新做出分析。 关键词：企业；文书管理；创新 文书管理工作是单位各类档案资源的分类整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的记录着各单位的各项工作的具体事项，可以反映出企业单位的规划发展和对历史资源的合集。没有一成不变的东西，随着时代的发展，老一派的管理工作已经不能适应新形式下的要求。文书管理工作
2、的重要性不言而喻，但现存的文书管理工作存在一些不足，甚至许多企业对文书管理的工作不加以重视，这些种种不足之处不利于企业的长期发展。因此，及时对文书管理工作的创新，使其提供的档案信息更加准确、及时和完整，足以满足各方面的需求和当今形式的需要。一、企业文书档案管理工作及意义 企业文书管理工作分为文书处理和档案管理两大部分。文书处理是进行档案管理的基础，另外，档案管理是文书处理的延伸及其发展。档案是由许许多多的文件所组成的，文件的完美处理能对档案工作进行良2好的支持。对管理者来说，正确理解文书处理和档案管理之间的关系，可以将文书档案管理工作达到事半功倍的效果。在档案管理过程中，如有发现文书处理部分的
3、不足，可以及时调整。 随着科技的不断进步和经济的快速发展，企业的文书档案管理工作面临更加多且杂的文件处理，需要管理的档案工作日益增多。在信息社会中，档案作为重要的资源，逐渐得到社会的重视。另外，现在的信息形式多种多样，声音、图像和计算机应用等都可以运用到档案管理中，为档案管理提供新的形式1。 二、文书档案管理工作中的现状及分析 （1）文书档案管理工作中的滞后表现：紧跟时代发展的步伐，企业的各项制度都在慢慢创新，但在管理制度方面，尤其是对文书档案管理的工作不能及时的得到改进。比如说企业中许多部门和企业已经整改重编，在新的制度下进行新的工作，而档案的管理工作仍然止步不前，有一定的滞后效应。而且文书
4、档案的管理注重于对档案的收集、整理和保管，忽视了其工作上与其他部门工作的连贯性，明显滞后于当前发展的脚步。 （2）文书档案管理工作中检索效率不高：文书档案检索分为手工检索和计算机检索两种方式，档案进行归类整理后基本处于放置状态，只有当真正需要的时候才进行相应的查询。以目前的企业查询来看，档案的检索方式大部分属于手工检索。首先将档案进行分类整理和编码，当需要寻找指定的档案时可以很快的进行查找。但随着档案的数量不断的增加，检索的效率会越来越慢。计算机检索是一种良好的检索方式，但3这种检索的方式需要对档案的内容在计算机中输入，并进行特定的编码，这需要耗费大量的人力物力，同时需要文书档案管理人员拥有相
5、应的技术的支持。 （3）档案管理人员专业知识和技能有待提高：由于目前文书档案管理工作在我国得不到相应的重视，所以在各个企业单位缺少在文书档案管理工作的专业技术人员。许多在管理工作中的人员缺乏相关专业知识，也没有受过专业的培训，对档案的归类整理、编码放置都不够熟练，使工作效率和工作质量都相应的降低。特别是在当前信息化时代，档案管理人员不仅要有更高的专业技能，还需要熟练各种计算机的应用。只有在档案管理工作人员的专业知识和技能都相对提高的情况下，才能把文书档案的管理工作做的更好。 三、文书档案管理工作中的创新措施 （1）管理理念的创新：文书档案管理理念的创新是在文书档案管理工作的关键。拥有创新意识是
6、一切工作拥有鲜活生命力的前提。文书档案管理的工作人员应该及时更新思想，紧跟时代的潮流，总结以往的经验与不足，时刻报以学习的状态，学习新的管理模式运用到文书档案管理工作中去，以不断学习的姿态对文书档案管理工作进行新的创新2。同时文书档案管理在创新的同时，应该遵守以大局出发的原则，坚持以单位企业的利益为中心。而且文书档案管理的工作创新，还必须有宣传意识，档案管理的工作并不是一个部门的工作，合理的对档案管理进行适当的宣传，让更多的人了解和参与档案管理的工作。 （2）管理形式的创新：文书档案管理的创新可以是对文书档案进行4数字化的管理。所谓数字化的管理就是将所有档案都输入至计算机中，使纸质稿在计算机中
7、备份，这样更方便进行查询工作。因此，在输入过程中应采用更加先进的技术将纸质稿转化为电子稿，这样可以省去人工的输入麻烦3。建立档案管理系统，只需要用户的账号和密码就可以进行该档案的调用，这样既不会在拆开与封口的过程中造成档案的损坏，还能省时省力。 （3）协调各部门工作及完善文书与档案工作的衔接：文书档案的许多利用价值都来自于各部门，因此积极主动的与各部门进行沟通和交流，了解各部门工作的内容和进展。还需要在日常整理档案的过程中发现不足之处，及时与各部门进行联系。同时企业也要加强各部门的沟通合作，保证文书档案管理的收集的顺利进行。 四、结语 综上所述，各单位企业应该对文书档案管理工作具有足够的重视，在对文书档案管理中出现的问题和困难，需要文书档案管理人员和各部门进行沟通协调，加强各部门间的交流合作。同时运用新型的计算机应用，紧跟时代的发展，提高文书档案管理的效率，实现文书档案管理工作的创新，达到更好的标准。 参考文献： 1 李玲.文书档案的现代化管理J.山西档案，2009，51 2 李晓燕.浅析文书档案管理工作的创新.文化产业，015 3 韩宏.浅析文书档案的现代化管理J.机电兵船档案，2010， 4
