1、1浅议行政机关档案信息化管理【摘 要】随着社会的高速发展，市场经济在国民经济的发展中起到重要的作用，我国行政机关的档案管理也需要进行调整和改革。信息化的发展深入到各个方面，行政机关的档案管理也需要进行信息化改革，满足社会发展的需求以及实现档案信息社会共享的目标。传统的档案管理模式和手段不在适应社会发展的需求，对档案管理模式的改革日渐提上日程。作为行政机关档案管理人员，需要放宽眼界、着眼于实际，不断创新和探究，加强和提高档案信息化管理的水平和能力，作出相应的规划，实现档案管理的科学化、规范化和信息化。 【关键词】档案管理；信息化；行政机关；管理模式 根据调查结果显示，部分行政机关并未采用档案信息
2、化管理，而是依旧采用传统的管理模式，这在一定程度上并不利于机关的发展和改革。本文就档案信息化管理的必要性以及如何实现档案信息化管理进行探究和分析： 一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性 我们所说的档案信息化管理是指把档案内容进行信息化，又档案实体管理转为信息化的档案信息管理工作。档案的信息化管理不仅能够有效对档案信息进行类别区分，还可以对信息进行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高档案管理的高效性和效益。信息化管理与传统的管理模式相比更具有灵活性和效益性，避免了传统模式中的缺漏和不足2之处，使得档案信息的分享度更加广，操作更加便捷。信息化档案管理还有利于档案信息的利用率，这有利于降低档
3、案管理的人工成本。 手工的人事管理工作使得管理过程比较繁琐复杂，使得单位或机关的人力资源管理具有局限性。在寻找相关档案信息时也依赖人工操作，大大增加了人工管理档案的成本，不利于档案信息共享的系统的构建，使得档案管理脱离了时代的发展。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，这需要行政机关对本部门的档案管理模式进行积极地探究，改善传统的档案管理模式，提高档案管理者的技能和水平，满足社会和时代的发展需求，从意义上真正实现现代化的档案信息化管理。 二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划 档案管理信息化的规划应该以行政机关的发展战略部署为依据，根据实际发展情况制定适合本机关的有特色的办公模式，明
4、确自身的发展战略目标，在实践和探索中进行分析，始终坚持与时俱进的发展目标和有特色的管理方针，积极探索全方位的、多角度的大规模管理模式，在不同的发展阶段设定不同的档案管理信息化的不同目标，促进档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，机关档案管理信息化的两个重要特征是灵活性和延展性，为了充分考虑机关档案信息化管理的未来发展和规划，需要把两个特征充分发挥出来，在规划的实行中应该注意与行政机关的实际情况，提高档案管理信息化发展的有效性，使得行政机关的信息服务更到位、更高效。 三、建立高效档案信息网站 在实践中，最为有效的方式之一就是根据本机关在当地的档案管理3中的问题和先关流程建立自身的、有特色的、实
5、用性较强的档案网站，为人们提供更加便利的服务。这种信息站点组建成一个广大的网络，为人们提供丰富的内容和便捷的条件，人们可以通过在网站上的搜索、查询等功能，能够尽快找到相关的档案信息解决遇到的相关问题，提高人们的工作效率也提高档案管理的利用率。档案信息网站的使用与传统的档案管理系统相比更具便捷性和高效性，避免由于繁杂的过程造成时间和人力的浪费。传统的手工操作档案的方式正逐步被信息网站所代替，这就是行政机关档案管理信息化改革的发展方向。 信息化网站的构建需要设置相关的档案管理体系，为了促进机构的长远发展，需要把档案管理体系与行政机关的管理体系相融合，构建一套符合行政机关发展的战略部署，提高档案信息
6、共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。 四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设 档案信息资源的数字化建设是档案信息化建设的基础条件，它能够有效地保护档案原件。档案数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。 五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范 行政机关档案管理体系建设的重点内容之一是其标准和规范，在构建中应该格外注重档案管理的水平，
7、确保其发展能够达到现代化水平。4每个行政机关都有自身的发展特点和内部的管理标准，在档案管理信息化过程中要以这两点为依据，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，使得信息化建设更高质、更高效。 六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求 档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，作为档案管理信息化的主要负责人需要不断地更新管理理念，定期接受相关的教育培训，用最佳的工作态度和心态投入到工作中。除此之外，管理者自身的专业素养需要有意识地提高，不断吸收新的知识内容，在时代高速发展的大潮中占据一席之地，在计算机的操作上要精通，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信
8、息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用，成为人们获取信息服务的高效平台。 综上所述，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索，我们应该在实践中不断积累经验，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，在制定和完成规划中要加大管理力度，提高档案信息管理工作的效率。 参考文献： 1闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考J.中国档案.2011（06）. 2安小辉.论档案信息化管理的重要性J.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）.2010（01）. 3欧阳琳，盛志喜.档案信息化建设中的知识产权保护问题J.兰5台世界.2010（02）. 4李红梅.积极搭建交流平台 加速推进档案信息化工作全国企业档案信息化建设推进会在深圳召开J.机电兵船档案.2010（01）. 5黄文峰.整合档案信息资源强化信息集成服务J.浙江档案.2010（01）.
