1、党政机关公文格式,邢明哲,第一节 公文概述,一 什么是公文公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。,二、公文的分类,（一）命令（令）（二）决定（三）公告（四）通告（五）通知（六）通报（七）议案（八）报告（九）请示（十）批复（十一）意见（十二）函（十三）会议纪要,三、行政公文文种介绍,(一)命令（令）适用于依照有关法律公布
2、行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反
3、映情况，答复上级机关的询问。,（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。,（十二）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,第二节 公文格式概述,一、公文格式的含义 公文格式即公文的规格样式，是指公文的各个组成部分的构成方式，是公文规范化的重要标志,二、公文格式的各个要素 公文格式各要素分为版头、主体和版记三部分。（一）版头 版头是置于公文首页红色分隔线（长度等于版心宽度，即156mm）以上的部分，包括份号、密级和保密期
4、限、紧急程度、发文机关标志、发文文号、签发人。,（二）主体 主体是置于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。（三）版记 版记置于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分，包括抄送机关、印发机关、印发日期。,第三节 公文的版头,一、公文的份数序号 涉及国家秘密的公文要标注份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号前3位为本年度印发密级公文的顺序号，后三位为该密级公文份数的顺序号。,二、公文的密级和保密期限 公文的密级分为绝密、机密、秘密三级。如需标注密级，顶格编排在版心左上
5、角第二行，两字之间空一字；如需同时标注密级和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行，密级在左，保密期限在右，中间用“”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，汉字之间不空字。,三、紧急程度 需要收文机关紧急办理的公文、电报，应当标注紧急程度，公文分为“特急”、“加急”，电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角。 如需同时标注。份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,四、发文机关标志 发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如“通辽市档案局文件”。内蒙古地区用蒙汉两种文字，蒙文在上、
6、汉字在下。汉字从左向右横排，蒙文从左至右竖排。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。,联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关全称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，主送机关名称应当排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名字右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布。如联合发文机关过多，应将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证首页必须显示正文。,五、发文字号 发文字号包括机关代字、年份、发文顺序号，编排在发文机关标志下空二行位置，一般情况居中排布。机关代字应准确、规范、精炼，无歧义、易识别，并固定使用。年份和发文顺序号均用
7、阿拉伯数字，年份应标全称，并用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字 联合发文时，使用主办机关的发文字号。 发文字号之下4mm处为红色分隔线。,六、签发人 上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，后边加全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。联合上行文有多个签发文时，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排布两个姓名，回行时与上一行第一个签法人姓名对齐；发文字号与最后一个签发人姓名排布在同一行。,第
8、四节 公文的主体,一、标题 公文的标题包括发文机关名称、事由、公文种类，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，词、词组和专业术语不能分开，做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形；标题文字应力求准确简明扼要，标题中可用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。转发文件的标题不能省去文件内容只援引发文字号。,二、主送机关 主送机关即公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称，置于公文标题之下空一行，顶格书写，回行时仍需顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。有多个主送机关时，其名称按党、政、军、群顺序排列。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文
9、时，应将主送机关名称移至版记中的抄送机关之上，以确保公文首页显示正文。 上行文，主送机关只有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。正式公文一般不得主送领导者个人。,三、正文 正文编排于主送机关名称下一行，每个自然段首句左空两字，回行顶格。正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明，正文中的数字、年份不能回行。正文结构层次序数依次“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。正文每页排印22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整 。,四、附件 公文如有附件，应在正文下
10、空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,附件应当另面编排在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号顶格编排在版心左上角第一行，其后不加全角冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,* 版心,公文用纸一般使用A4型纸，其尺寸为210mm X 297mm，
11、左侧装订。上白边为37mm，左白边为28mm,右白边为26mm，下白边为35mm。版心尺寸为156mm X 225mm。,五、发文机关署名和印章 单一机关行文时，一般不标注发文机关署名。在正文（或附件说明）下空三行右空四字编排成文日期，印章端正、居中下压成文日期，成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，应标注发文机关署名。一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距
12、正文（或附件说明）一行之内。,六、成文日期和附注 标注成文日期要年、月、日三者俱全，用阿拉伯数字书写，一般右空四字编排。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般以签发人最后批准日期为准；联合行文，以最后签发机关签发人的签发日期为准； 附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下行。上行文，应将联系人、联系电话置于附注位置。,第五节 公文的版记,版记设在公文末页下端，抄送机关栏在上，印发机关和印发日期栏在下。,一、抄送机关 抄送机关即应当了解公文内容的机关，按照党、政、军、群的顺序排列。标注抄送机关时，要分门别类，由大到小，一一写出，类间用逗号，类内用顿号。向下级机关或者本系统的重
13、要行文，应当抄送直接上级机关；上行文不得抄送下级机关。“抄送”二字和抄送机关名称，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称；抄送机关较多需回行时，与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。,如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关编排于抄送机关上一行，之间不加分隔线。,二、印发机关和印发日期 印发机关和印发日期同处一栏，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。印发日期一般为付印日期。 版记中如有其他要素，应当将其编排于印发机关和
14、印发日期栏之上，与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,三、版记分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（0.35mm），中间的分隔线用细线（0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,第六节 其它格式,一、页码 页码编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm 。首页不显示页码。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,二、字体和字号 公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体。正文中如有小标题，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层和第四层用3号仿宋体字。份号、密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字，抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字，页码用4号半角宋体阿拉伯数字。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,
