1、1定制让开会不再繁琐高效的会议是集中解决企业重大问题的一种方式,而繁琐的会务工作是否能够留给企业外部的专门机构来解决? 王硕是一家国有企业财务部一名管理人员,每年财政厅会对持有会计证、资格证的人进行新的会计准则培训,老师可以自选,但是会务要自行组织,每次 500 人的培训会只好选择专门的会务定制机构来打理。 对于商务会议,你常常会觉得有一些什么样的困难? 最大的困难就是选择筹备会议的地方,而后就是跟会议地点管理人员的沟通和协调,如果有专业的人士推荐会感觉好一些,就像你出去旅游,你常常会问问旅行社哪个酒店比较好。 为什么会考虑到定制会议这项服务? 需要什么价位和场地,我们不可能每家酒店都会去看看
2、,如果有一个机构能够给予所有的经验那就非常好了。另外一点就是对会场的布置和房间的协调,如果我们自己去安排,工作量会比较大。 定制都体现在哪些方面? 主要有一些客户化的要求,如果你的会议是一个单纯的授课、讨论或2者走访之类,定制的机构会按照你的需求给你一个建议或者方案,什么时候入住和开会,何时走访等等。以前自己组织没有经验,有时候上午就会去酒店报到,但是人家的房间并没有腾出来,定制机构会提醒我们下午或者晚上去入住就比较好。 你觉得一个好的会议标准是什么样的? 好的会议主要体现于内容,内容跟定制机构没有太大的关系,在服务上应该是能满足参会人员和组织者双方的要求,有时候两者的要求并不一样,组织者会要
3、求会场要到多少人、设备准备得如何,参会人员可能会考虑住的地方房间能够朝哪个方向(笑),或者食物的味道更好。 最大的问题是在灵活性上,因为你可能对会议的地点并不熟悉,光靠酒店,它只会对酒店内部的东西比较熟悉,如果一个酒店只能提供中餐,如果出现了西餐的要求,那么就无法得到满足。如果有对周围的环境比较熟悉的专业人员,这个需求很快就能得到满足。 你非常不能容忍会议中哪个环节做得不好? 我不能容忍的就是会议无法按计划实施,如果作为一个组织者,要求会议在早上八点进行,领导和到会者都已经就坐了,而会议室的投影仪和麦克风都没有准备好,负责人也没到,这一点最无法容忍。 其次就是房间的安排,如果付了酒店定金,到了
4、酒店,无法腾出房间就比较糟糕了。有些会务定制机构会提供一些便利的服务:比如在进酒店前提前拿到房卡,为领导安排签单等等。我们之前合作的一些会务定制机构,资源太少,来来去去还是那几家酒店。而我们对空港之旅常常提出酒店车程、3以及外带高尔夫球场的种种要求,每次都能得到满意的建议和答复。 你会事先预算成本吗? 我们对会议事先都会有预算的,我会先把一个关,然后让会议的定制者再做一个方案出来,但是原则是不能超过我事先的预算,具体项目的开支可以由他们自行增减和调配,空港之旅会列得非常清晰,同时他们还会给你一个浮动的预算,主要用于一些临时的活动,比如安排外出的活动突然下大雨,临时改成在室内集体看电影了,另外还
5、有吃饭就是你无法控制有人多吃多喝一些。你会发现有经验的会务组织者在这方面会控制得非常到位。 空港之旅:我们负责提供经验 李娜是白云国际机场商旅服务有限公司下属公司空港之旅的副经理,经她手承办的会议不下百次,类型有产品研讨会、订货会、培训会以及各式各样的企业年会等等,“如果是董事会,常常需要做一个 U 字形或者回字形的布置,有时候又会是正方形的回字形,有时候是剧院式的,有时候是客座式的,有的会是培训式的,不同的会议类型会有不同的讲究,策划基调也常常会分成商务型、喜悦型和活泼型。 ”说起会议,这位经验丰富的策划者不由地侃侃而谈。 做了这么多年的会议工作,李娜觉得空港之旅在会议的量身定做这一块还是积
6、累了不少的经验,而依托的优势,是以前在做订房中心时与众多的酒店建立的良好合作关系。 4她觉得服务这些客户区别仅仅在于与会者的档次上,如果是一个内部人员的交流,会议的档次自然要低一些。而谁将出席会议,谁是会议活动中的重要人员是非常重要的一个因素,“他们常常会决定一个会议的评价,这是我们做会务工作的人需要重视的。 ”李娜坦言,而她在充分了解了客户的需求之后,提交给客户的方案常常有好几份。 李娜觉得会议的安排主要有会议地点、交通安排、会务筹备、特色餐食、休闲娱乐几大块,“选择会议地点,首先面临的问题是对会议休闲度假胜地资讯的收集和了解,包括会议设施设备、商务服务设施、食宿标准、价格标准、路程远近等项
7、目。然后在预算范围内进行对比筛选。这是一项耗时而繁琐的工作。 ”尽管如此,李娜还是会事必躬亲。 中山大学管理学院是李娜的老客户了,2003 年中山大学管理学院EMBA 的第一届年会就是由李娜操办的,当时有 100 个参会者,李娜自己的上司也在这届学生里,之前大家在英国开了一个年会,也是找专门的服务机构,结果会务组织得并不好,与会者都很不满意,校方有很大的压力,回国后的年会准备在北京召开,院长找到李娜的上司开玩笑地说,“这次由你的公司来组织,组织不好,同学们骂你就行了。 ” 为了办好这次会议,李娜专门赴北京考察了酒店,住宿酒店原本安排在一家四星级酒店京伦饭店,结果李娜到了酒店才发现这家酒店是接待
8、日本旅游团队的一家酒店,并不适合本次年会。恰好这家酒店旁还有一家建国饭店,服务和设施都很好,李娜还是不放心,特意咨询了北京的同行,大家都说建国饭店比京伦饭店要好,于是李娜跟管理学院的院长建议将酒店地址改到建国饭店,后来会议举办得很成功,最终与会者们的机票也由空5港之旅一并代订。 定制会议中的繁琐细节 会议团队到达时,酒店的房间已经整理出来那是最好的,因为路途劳累,参会人员最想进入房间梳洗轻松一下。因此,作为会议策划人,要充分做好会议团在 12 点前到达时能进入房间。空港之旅常常会让客人在到达酒店前就能拿到房间钥匙,无需经前台办理入住手续。 酒店已经爆房了,当客人还需要改房期和增加房间数量,这时
9、候是比较麻烦的一件事情,如果前台人员无法解决,需要迅速找酒店高层的管理人员来解决,这里常常会考验一个会务定制机构与酒店方的良好合作关系。为与会人员订餐并不是一件容易的事情,所谓众口难调,如果会程时间比较长,需要考虑新的就餐环境、价钱、口味等等,这项服务的综合难度比较大,空港之旅常常会做大量的前期准备工作,如上网查询,跟专业人士打听或者实地考察等等,从而积累大量的经验。 领导出席的一些活动常常是由下属来买单,如果遇上一些外出的活动,比如打高尔夫球等,可是定制机构与球场不会太熟悉,空港之旅的服务人员要么先期把钱汇给球场,要么找到球场的高层事先沟通,再安排一个工作6人员随行,等领导打完球离开之后再把钱付上。
