1、1工作流管理系统在办公自动化中的应用摘要:工作流管理系统已经广泛应用于办公自动化、计算机辅助设计以及企业资源计划等领域,它能够有效地贯穿实际应用中业务过程的创建、执行和改变等管理全过程,从而达到提高效率的目的。本文针对工作流管理系统在办公自动化领域的应用要求,对工作流理论、工作流模式以及工作流管理系统的实现技术进行了系统分析。 关键词:工作流技术;DCWFM;流程;办公自动化 1 实现工作流管理系统的意义 随着电子办公热潮的掀起,办公自动化系统得到了越来越广泛的应用。在办公自动化系统中,一项业务是由不同的人去处理,每个人完成一定的任务(如:起草、签发、核稿等)来实现的。因此,系统中必须采用某种
2、机制来处理一项业务在不同人员之间的流转,这就是工作流技术。工作流技术是办公自动化系统中最关键的技术,它直接影响着办公自动化系统的质量和效率。因为以往的办公自动化系统是定做开发的,当用户的需求发生改变时,哪怕仅仅是轻微的改变,都需要反复修改整个系统,整个开发过程经常是“牵一发而动全身“。而工作流管理技术将应用逻辑和过程逻辑分离,可以不修改具体功能实现而只修改过程模型来改变系统使用模式,使得开发出来的应用系统易于扩展、易于修改、易于维护。工作流管理系2统(WfMS)是支持工作流运行的系统环境,可以使工作流应用更加高效、流畅,减少工作流运行的瓶颈。工作流管理系统的设计与开发是办公自动化开发的关键基础
3、工作,其合理与否直接影响着办公流程的准确性、自动化程度和运转效率以及系统安全性、可靠性等各个方面,是系统规划的重要环节。因此在办公自动化系统中采用工作流管理系统无疑是值得推广的解决方案。 2 目前电子办公的特点及发展需要 目前办公自动化的主要特点是涉及到大量公文处理和高效的信息交换,即办公事务数字化、公文处理自动化、流程控制自动化。在办公自动化系统中,所有的业务流程都是工作流,特别是办公自动化应用系统的核心应用公文流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式由启动者(如文件起草人)启动流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。办公事务信息与
4、一般信息系统(MIS)所处理的对象相比,具有复杂、多样、量大、非结构化或结构复杂等特征,它是传统的数据处理技术难以处理的结构不明确的多媒体信息(包括:数值、文字、图像、语音等)的办公事务处理技术。办公流程的流转是基于文档的,文档是系统中过程活动之间工作项传递的主要载体。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的;工作流程也可以是打破单位界限的,发生于组织以及与组织的相关单位之间。在办公自动化系统中,办公过程按照工作的执行频率可以分为:经常发生的工作、不经3常发生的工作和仅在特殊情况下发生一次的工作。经常发生的工作(如发文、收文等)是一种较固定的流程是 WfMS 最适合处理的对象。不经常发生的工作
5、(如审批某个特殊的项目)和仅在特殊情况下发生一次的工作(如临时撤销某个工作的执行)是一种变化的不固定的流程,需要一种能够支持动态变化的更高级更灵活的新一代 WfMS 来实现。 在办公自动化系统中建立的模型主要用来描述政府、企事业单位办公的业务处理过程,所建立的模型不仅要能够表达清楚这一过程“是什么“的问题,而且还应该能够描述“由谁做“、“做什么“等方面的问题,所以要完整描述一个办公业务过程,至少需要包含四个元素:活动、规则、人和操作。通过活动和规则说明要处理的业务过程“是什么“,通过人说明“由谁做“,通过操作说明“做什么“。 因此,办公自动化系统中的业务过程在过程模型的基础上,需要加入描述办公
6、人员的组织模型。目前在办公自动化系统中所使用的都是固定的工作流,一旦工作流进入流转,则该流程是禁止改变的,业务必须按该工作流的顺序流转下去直到结束,不能适应业务变换对工作流影响,对此,将办公人员所能执行的操作分离出来,增加描述流转中执行操作的操作模型,操作模型为用户提供了可动态改变流程流向的能力。基于以上的考虑,本文设计了一个适用于办公自动化系统的支持动态改变的工作流模型 DCWFM。 3 工作流管理系统实现原理 DCWFM 从活动、规则、人、操作四个方面对 OA 中业务过程进行描述4和分析,即人在某种规则的约束下通过执行一些操作完成一系列活动,从而实现某个业务目标。DCWFM 包括:过程模型
7、、组织模型和操作模型,其中过程模型描述活动和规则,组织模型描述人,操作模型描述操作。三者既相互关联又相对独立,组织模型的单独建立使得组织结构的变化不会影响工作流过程,将操作模型和过程模型分离可以实现流程的动态重组,提高了系统的柔性。 DWFMS 采用基于邮件和共享数据库相结合的工作流执行模式,以文档为中心、以邮件为联系纽带作为工作流的实现技术。DWFMS 在 OA 系统中的应用主要表现在对有流程的应用数据库的管理,其实现原理为:用户选定工作流名称之后,建立需要流转的公文实体,该公文实体以文档的形式保存在文档库中,把文档库作为一种组织内共享的资源让组织成员访问;然后由工作流引擎根据该工作流对应的
8、工作流模板信息控制工作流的流转,工作流引擎通过路由解析决定流转的方向,通过角色解析获得下一个执行者;最后通过邮件系统将指向该文档的文档指针(即 URL 地址)发送给下一个执行者或多个执行者,同时发出提示信息。流转环节中的各个用户分别通过所获得的文档指针链接到文档对文档信息进行阅读和操作。当每个执行者登陆后根据提示信息可以选择要执行的工作,只需点击所选择的工作就可调出与其相应的文档,若有多个执行者需要处理此文档则每个执行者看到的都是同样的文档,而且是最新版本。DWFMS 就是这样通过文档与邮件的结合以实现工作流的技术。 工作流技术作为近年来在计算机应用领域中发展最为迅速的几项新技术之一,在自动化
9、系统中采用工作流技术可以提高系统的鲁棒性、灵活5性,方便软件的重用,对工作流技术进行深入研究对于提高政府和企业的信息化程度、运行效率以及业务处理能力都有着重要的意义。 参考文献: 1 Du Weimin,Elmagarmid A.Workflow Management:State of the art vs.state of the products. In Proceedings of NATO Advanced Study institute Workflow Management Systems Istanbul, Turkey August,1997 2 范玉顺.工作流管理技术基础.第一版.清华大学出版社.2001 3 Wil van der Aalst & Kees van Hee 著,王建民,闻立杰等译.工作流管理模型、方法和系统.清华大学出版社.2004 4 汪文勇.通用工作流管理系统的研究,学位论文.2004.4
