1、1会计电算化内部控制问题的理论研究摘要:会计电算化是传统会计技术与现代软件技术、通信技术相结合的产物,它不仅仅是会计工作工具的改变,还会引起会计工作程序和会计工作方法的变革,并导致会计电算化系统的内部控制的方法、手段的变化. 关键词:会计电算化;内部控制;会计软件;会计管理 中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1673-0992(2010)06A-0111-02 一、会计电算化内部控制的背景和意义 传统的会计工作和财务工作大都是用手工和纸质来完成的,随着经济的巨大发展,数据流和信息流的急剧增加,传统会计手段已经无法适应社会的需要。许多公司或机构已经正在实行会计电算化,或者已经全面实
2、施了会计电算化作业,给经济生产和公司发展带来了巨大的便利。然而会计的内部控制管理问题却没有转变过来,与电算化实施未能形成有效的相互促进作用。这就好比拥有了经济基础,却没有上层建筑一样,管理和控制方法的不足,如果不能引起足够的重视,不能有效的解决,最终会导致会计电算化的失败,会给公司或机构带来巨大的损失。 二、会计电算化内部控制的现状及趋势 1. 会计电算化内部控制的现状仍不乐观 2(1)电算化财务软件兼容性差 目前,我国通过评审的财务软件较多,电算化会计信息系统的一体化系统模式尚未建立。这不仅增加了数据输入的工作量,而且因为由人工核算、人工输入等人为因素,必然增加出错机率,使得财会软件不能充分
3、发挥它的管理功效和预测功能。这些也致使内部控制难度大。 (2)电算化数据保密性、安全性差 在一定条件下,企业会计数据是绝对秘密的。作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。 (3)电算化从业人员素质参差不齐 财会队伍中的部分人员知识老化,对计算机的应用不熟悉,学习会计电算化知识积极性不高,短期培训很难取得明显效果,而会计电算化专业毕业生人员由于会计实际经验相对比较少,即精通会计知识,又懂得电算化的复合型人才,无论在理论界还是在实务界都比较缺乏。因此,会计与计算机的复合型人才更是供不应求,直接影响会计电算化工
4、作的开展。 2.加强和完善会计电算化体制建设是发展趋势 (1)加强会计电算化内部控制环境建设 针对电算化系统,企业必须对手工会计信息中的各项规章制度进行整理,以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度、会计工作管理制度,包括岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。作为电算化系统内部控制工作的核心内容应着重在完善内控环境上下功夫,制定严格的控制制度并保证得到全面执行,设3立良好的控制活动,以不断提高会计工作效率和经济效益。 (2)建立多层次的监督体系 从会计电算化工作的特点入手,合理地进行岗位分工,岗位协调,明确岗位职责,制定科学规范的工作规程,建立合理
5、高效的工作流程,以最大限度地提高会计工作效率,防范和化解会计工作风险。 (3)加强会计信息系统控制 伴随着信息技术时代的到来,会计信息系统在企业中的运用与发展越来越普及。会计信息系统本身就是企业经营业务和财务信息在计算机系统下的结合。要使这一系统有效运作,不仅要求传递的信息真实可靠,数据精确完整,对信息系统的流程也要进行严格控制,它也是现代企业内部会计控制的重要组成。会计信息系统管理是一种无纸化的管理模式,存在既定的风险,企业要保证会计信息的安全完整,在信息系统运行期间实施系统维护是关键的环节。日常维护管理应从以下两方面入手:一是保证按照企业会计信息的处理程序进行运作;二是平时加强病毒防治措施
6、。 ()加强会计电算化人员的从业素质 会计电算化系统实施主体是“人”,但无论规章制度如何完善,软件质量如何优良,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意的修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,最终还是达不到内部控制的目的。因此,职业道德规范的建设应直接纳入内部控制结构的内容。管理者应当重视对财务人员的培养,增强财务工作人员的职业道德水准和业务水平,达到会计电算化系统的主体诚信。 4三、会计电算化内部控制的主要内容和措施 1.组织控制 在信息技术环境下,流程决定企业的组织结构。因此,组织结构设计应以产出为中心,结合企业流程特点、信息化程度、人员素质、风
7、险类型与大小进行全盘考虑;围绕产出目标,重新审视原先组织的职能界限与任务划分,尽可能将跨越不同职能部门并由不同专业人员完成的工作环节集合起来,形成适应流程管理与控制的企业组织结构,使企业组织设计能保障决策点、控制点位于工作执行的地方,能将信息处理工作纳入产生这些信息的实际工作中,并与员工信息的使用权、决策权相匹配,与切合流程职位的控制信息需求和成功运用这些信息相匹配。就会计电算化组织控制的目标而言,通过建立健全企业组织结构,权责分离,互相约束,规范财务制度,降低财务风险。 2.授权控制 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,它相对于传统的会计控制方法出现了新的变化。在手工会计系统中, 对
8、于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章, 形成了层层复核、道道把关, 具有严格的审核复查机制。但在电算化会计信息系统中, 大部分处理由计算机完成, 审查、复核等控制被削弱, 甚至消失了。 3.职责分工控制 通过公司的组织结构结合财务软件的网络功能,将会计电算化划分成若干业务模块,每一个模块互不相容,避免同一个人兼任相关模块,职责分工明确清晰,以公司制度或者条例合同等方式,明确员工相关义务和责任,5规范相应的权利,做到严格执行自己的职责,不懈怠不越权,以绩效或其他人事方式与会计电算化行为挂钩,约束和强化员工的职责分工体制和实行情况。避免重要决策,重要环节,一人或者少数几个人就
9、可以决断,避免监督不力的情况产生。强化监督职责,严格记录电算化操作日志,加强会计内部审计等职责都是控制的重点,从而降低和减少作弊和徇私的几率。 4.业务处理标准化控制 电算化财务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算化账务处理过程.由于会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,是现代社会大生产和新技术革命的必然手段。 5.软件安全保密机制 会计电算化需要软件和硬件的支持,因此软件性能的稳定,和硬件性能的稳定在会计电算化中也起到了很大的作用。一般系统的硬
10、件控制都能达到可信的程度但如果要更换零件或对机器保护不当, 难免会发生意外, 这就要求对如何处理机器故障做出一些具体规定如机器发生硬件故康时, 应在小时内上报会计主管, 并及时通知维修站。在软件控制方面句以采用在系统中设置口令密码, 来控制非法程序修改, 非法查看、修改、复制系统中的会计数据, 同时可在软件中设置对操作人员使用情况记录功能, 定期查看, 控制非法用户。对接触设备及数据文件的控制也是相当重要的,因为信息是有价值的, 具有一定保密性 , 因此, 必须采取切实可行的控制措施。 66.运行控制和会计档案管理控制 会计档案管理控制主要从以下几个方面来进行,第一,会计档案归档,其范围主要包
11、括会计凭证,会计账簿,会计报表,电算化的实施导致这些档案的介质载体全部为数字化的信息流。第二,会计档案的借阅使用和保管期限,这主要通过财务软件的权限系统来控制。第三,会计档案的销毁,这是极为重要的权限,应该慎重对待,应建立多个环节进行约束,必要时需要多名高管的联合签字方可进行,而且电子档案必须要有备份,做到基本上可恢复,尽量不要彻底删除。 四、结束语 当今西方许多发达国家,将计算机应用于会计数据处理、会计管理、财务管理以及会计预测和会计决策,并且取得显著的经济效益。 会计从业人员的素质和技能水平要求很高,会计管理人员需要评价会计信息系统的使用状况,利用会计信息分析企业的财务状况和经营成果,参与
12、企业的决策,内部审计和外部审计人员需要审核和评价会计信息处理的质量,评价输入和输出会计信息的正确性,会计咨询人员需要为企业提供计信息系统的设计、实施、评价和使用。像 SAP ,Oracle,IBM 等公司都提供了完善的企业资源计划和信息化实施。我国的企业财务电算化软件的水平相对较低,主要体现在软件管理和公司业务的结合上,因此也给会计电算化在实施过程中带来了众多机遇和挑战。综观会计电算化的应用,在我国有几大趋势:(1)会计电算化管理将更加规范。(2)商品化会计软件更加实用。(3)会计软件向多元化发展。(4)会计电算化软件将更加标准。 面对接踵而来的挑战,下一次的课题将着重研究企业信息化建设中会7计电算化的实施风险,并深入探讨会计电算化内部控制的成本与效益问题,这对会计电算化的实际工作都有很深的理论指导意义。 参考文献: 1杜万波.高校会计电算化内部控制问题探讨 . 经济师,2003 (5) 2蔡志婉.会计电算化环境下企业内控的分析与研究J . 2005(3) 3高立军.强化内部会计控制对策J. 2006(6)
