1、 第 1 页 共 43 页第三章 采购及付款管理第一节 业务介绍采购业务主要包括建立并维护供应商主数据、采购订单、采购收货、应付发票、采购付款、采购退货、应付贷项凭证等几个部分。 第二节 供应商主数据系统路径：业务伙伴-业务伙伴主数据第 2 页 共 43 页第 3 页 共 43 页必须字段代码： 按照要求的编码规则进行编码（详见后面的供应商编码规则）名称： 供应商名称外文名称：供应商的外文名称组： 选择对应的供应商组货币： 选择与供应商交易的币种，若采用多种货币交易选择多货币电话1：（关系到采购订单打印上面的联系电话）传真：（关系到采购订单打印上面的传真）联系人：可以定义该供应商的联系人，一个
2、供应商可以有多个联系人地址：定义供应商的付款地址和运达地址，可以定义多个。付款条款：定义供应商的付款条款价格清单：定义该供应商适用的价格清单开户银行：供应商的开户银行银行账号：供应商的银行账号注意代码是供应商主数据的唯一关键索引，一经使用不允许更改。供应商编码规则供应商编码规则参考固泰电子的编码规则第 4 页 共 43 页第三节 采购业务处理一、采购业务类型及流程及系统操作a、 采购订单生成采购业务流程如下：采购订单生成流程审批部门采购部门生产部门1 、 生产订单2 、 生成采购订单3 、 审批4 、 在 S A P 系统中添加采购订单N结束Y5 、 发送采购订单到供应商该业务流程对应系统操作
3、该功能主要有两种方式实现，一种是通过 MRP 运算生成，一种是直接手工生成。 （1） 由 MRP 运算得采购订单由生产部门相关人员进行 MRP 的运行，并进行“保存推荐” ，由此得到采购订单。系统路径：物料需求计划-订单建议报表第 5 页 共 43 页操作要点：a） 、在订单类型中选择采购订单b） 、选择“方案”c） 、根据实际情况填写到期日、物料编码、供应商等信息，不进行填写表示选择在此物料需求计划方案下得到的所有采购订单操作要点：a） 、确定选择标准填写无误b） 、点击“确定” ，得到以下画面第 6 页 共 43 页操作要点：a） 、选择要进行创建的采购订单b） 、点击“更新” ，得到以下
4、画面操作要点：a） 、点击“确定” ，回到“订单建议报表”界面，已完成操作的采购订单从报表中消失b） 、点击“确定” ，完成订单生成第 7 页 共 43 页进行对已生成的采购订单的查看，进入采购应付账款-采购订单，点击 按钮，查看生成的采购订单（2）手工生成采购订单系统路径：采购应付账款-采购订单第 8 页 共 43 页操作要点：a） 、按 TAB 键选择供应商b） 、系统能够自动显示采购订单的类型和采购收货方式等信息c） 、根据实际情况更改交货日期d） 、把光标定位在物料编号上面，按 TAB 键，系统弹出物料清单e） 、在物料清单中选择物料，按 Ctrl 键+鼠标左键可以跳选多个物料，按Sh
5、ift 键+鼠标左键可以连选多个物料f） 、选择以后，点击“选择”按钮，回到采购订单的主界面，如下图第 9 页 共 43 页操作要点：a） 、输入各种物料的数量b） 、输入物料的单位价格c） 、选择税码d） 、系统自动计算总价f） 、如果发现选择的物料有误，可以在行上面点击鼠标右键，出现下面的画面第 10 页 共 43 页操作要点：a） 、点击鼠标右键，选择删除行b） 、如果确认无误，则直接点击“添加”按钮，完成采购订单的新增特殊业务说明：由于哈工大固泰电子的采购供应商只有宇宙光电子公司，固泰电子向宇宙光电子下采购订单后，宇宙光电子生成销售订单（该流程参考用户手册销售部分） ，之后对外进行采购，采购收货（该流程参考用户手册采购部分） 。注：销售订单特殊处理在销售订单“后勤”选项卡里采购订单一栏中打勾，如图所示，则该销售订单即可自动生成采购订单。b、 采购收货采购业务流程如下：
