1、Excel 函数应用之函数简介Excel 是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠 Excel 进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，然而很多缺少理工科背景或是对 Excel 强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为，对 Excel 函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握 Excel 的拦路虎，然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见，所以特别组织了这一个Excel 函数应用系列，希望能够对 Excel 进阶者有所帮助。 Excel 函数应用系列，将每周更新，逐步系统的介绍 Excel 各类函数及其
2、应用，敬请关注！Excel 的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。在您学会了 Excel 的基本操作后，是不是觉得自己一直局限在 Excel 的操作界面中，而对于 Excel的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢？难道 Excel 只能做这些简单的工作吗？其实不然，函数作为 Excel 处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，您甚至可以用 Excel 来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。请跟随笔者开始 Excel 的函数之旅。这里，笔者先假设您已经对于 Excel 的基本操作有了一定
3、的认识。首先我们先来了解一些与函数有关的知识。一、什么是函数Excel 中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。函数是否可以是多重的呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如图 1 中所示的公式使用了嵌套的 AV
4、ERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格 F2 到 F5 的平均值大于50，则求 F2 到 F5 的和，否则显示数值 0。 图 1 嵌套函数在学习 Excel 函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。如图 2 所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 图 2 函数的结构公式选项板-帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的“编辑公式“按钮，或是单击“常用“工具栏中的“粘贴函数“ 按
5、钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。整个过程如图 3 所示。图 3 公式选项板二、使用函数的步骤在 Excel 中如何使用函数呢？1.单击需要输入函数的单元格，如图 4 所示，单击单元格 C1，出现编辑栏 图 4 单元格编辑2.单击编辑栏中“编辑公式“按钮 ，将会在编辑栏下面出现一个“公式选项板“，此时“名称“框将变成“函数“按钮，如图 3 所示。3.单击“函数“按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数； 图 5 函数列表框4.当选中所需的函数后，Excel 2000 将打开“公式选项板“。用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在“公式选项板“中还将显示函数计算的
6、结果；5.单击“确定“按钮，即可完成函数的输入；6.如果列表中没有所需的函数，可以单击“其它函数“选项，打开“粘贴函数“对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击“确定“按钮返回到“公式选项板“对话框。在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找 Excel提供的各种函数。您可以通过单击插入栏中的“函数“看到所有的函数。图 6 粘贴函数列表三、函数的种类Excel 函数一共有 11 类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。1.数据库函数-当需要分析数据清单中的数值是否符合特定
7、条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为 Dfunctions，也称为 D 函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field 和 criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database 为工作表上包含数据清单的区域。参数 field 为需要汇总的列的标志。参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。2.日期与时
8、间函数-通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。3.工程函数-工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。4.财务函数-财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)-在所有付款发生后的投资或贷款的价值。期间数 (nper)-投资的总支付期间数。付款 (pmt)-对于一项投资或贷款的定期支付数额。现值 (pv)-在投资期
9、初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。利率 (rate)-投资或贷款的利率或贴现率。类型 (type)-付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。5.信息函数-可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回 TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。6.逻辑函数-使用逻辑函
10、数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用 IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。7.查询和引用函数-当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用 MATCH 工作表函数。8.数学和三角函数-通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。9.统计函数-统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘
11、制出的直线的相关信息，如直线的斜率和 y 轴截距，或构成直线的实际点数值。10.文本函数-通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以“dd-mm-yy“的格式表示。11.用户自定义函数-如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。以上对 Exc
12、el 函数及有关知识做了简要的介绍，在以后的文章中笔者将逐一介绍每一类函数的使用方法及应用技巧。但是由于 Excel 的函数相当多，因此也可能仅介绍几种比较常用的函数使用方法，其他更多的函数您可以从 Excel 的在线帮助功能中了解更详细的资讯。Excel 进阶技巧（一）无可见边线表格的制作方法对 Excel 工作簿中的表格线看腻了吗？别着急，Excel 的这些表格线并非向人们想象的那样是必需的，它也是可以去掉的，我们也可以使整个 Excel 工作簿变成“白纸”，具体步骤为：1.执行“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。2.单击“视图”选项卡。3.清除“网格线”选项。4.单击“确定
13、”按钮，关闭“选项”对话框。快速输入大写中文数字的简便方法 Excel 具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将 123.45 转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”） ，这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为：1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如 123.45） 。3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。6.单击“确定”按钮，用户输入的 123.
14、45 就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。在公式和结果之间进行切换的技巧 一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后，Excel 只会采用数据显示方式，也就是说它会直接将计算结果显示出来，我们反而无法原始的计算公式。广大用户若拟查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl-“ 键（后撇号，键盘上浪线符的小写方式） ，Excel 就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法： 1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。 2.击“视图”选项卡。 3.选“窗口选项”栏中的“公式”选项。 4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。
