1、I目 录Word 2003 长篇文档排版技 巧(1) .1一、设置纸张和文档网格 .1二、设置样式 .2三、查看和修改文章 的层次结构 .7四、对文章的不同部分分节 .8五、为不同的节 添加 不同的页眉 .10六、在指定位置添加页码 .11七、插入目录 .12八、小结 .13Word 2003 长篇文档排版技 巧(2) .15一、预留装订线区域 .15二、设置节和页眉 页脚 .16三、添加不 同内容的页 眉 .17四、添加不同类型 的页码 .20五、双面打印设置 .23六、小结 .25八招挽回受损 Word 文档 .27一、自动恢复尚未保存的修改 .27二、手动打开恢复文件 .27三、 “打开
2、并修复”文件 .27四、从任意文件中恢复文本 .28五、禁止自动宏的运行 .28六、创建新的 Normal 模板 .28七、转换文档格式 .29八、显示混乱的解决 .29（留意一下本文各篇文章页眉和页脚的不同。闻道有先后！ _）姜 涛2005 年 5 月1Word 2003 长篇文档排版技巧（1）要点：（1）制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置；（2）不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。下面就看看如何制作一篇几十页的长文档。这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第
3、1 页。一、设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸” ，这个“纸”就是 Word中的页面设置。 从菜单中选择 【文件】| 【页面设置】 命令，显示“页面设置” 对话框，选择【纸张】选项卡，如图 1 所示。图 1通常纸张大小都用 A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸，如果改用 B5 纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录写硕博大论文必读好文章2入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。考虑到阅
4、读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图 2 所示。 图 2选中“指定行和字符网格” ，在“字符”设置中，默认为“每行 39”个字符，可以适当减小，例如改为“ 每行 37”个字符。同样，在“ 行”设置中，默认为“ 每页 44”行，可以适当减小，例如改为“ 每页 42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。二、设置样式 现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都
5、是在录入文字后，用“字体” 、 “字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐” 、 “居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“ 格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如， “字体”格式、 “字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果Word 2003 长篇文
6、档排版技巧（1）3文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。从菜单选择【格式】|【样式和格式 】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图 3 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图 3 中， “显示”为“ 有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如， “加
7、粗”为格式， “标题 1”为样式， “标题 1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“ 有效样式” ，则显示如图 4 所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 图 3 图 4写硕博大论文必读好文章4“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“ 正文”样式的其他样式的格式。 “标题 1”“标题 9”为标
8、题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别 19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图 4 所示的样式列表中，只显示了“标题 1”“标题 3”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“ 标题4”“标题 9”样式。现在，规划一下文章中可能用到的样式。 （a）对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题 1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题 2”“标题 4”样式。（b）文章中的说明文字，采用“正文首行缩进 2”样式。（c）文章中的图和图号说明，采用“注释标题”
9、样式。规划结束之后，即可录入文字了。 首先，录入文章第一部分的大标题，如图 5 所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题 1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图 6 所示。图 5图 6用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图 3所示的“显示”下拉列表中选择 “所有样式”，即可为文字和段落设置“ 正文首行缩进 2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示。为了方便对照，图中左侧列出了对
10、应文章段落所用的样式。在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式Word 2003 长篇文档排版技巧（1）5设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。图 7将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8 所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图 9 所示。图 8 图 9写硕博大论文必读好文章6单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图 10 所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1 】 ，在“ 请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下
11、快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。图 10用同样的方法为其他样式指定快捷键。 现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。 文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如， “标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8 所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图 9 所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题 1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题 1”样
12、式的格式。 选中采用了“标题 1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题 1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。 因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。Word 2003 长篇文档排版技巧（1）7三、查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题 1”“标题 9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图 】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11 所示。在其中的标
13、题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。图 11如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲 】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图 12 所示。在“ 大纲” 工具栏中选择“ 显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“ 显示级别3”，则文档中会显示从级别 1 到级别 3 的标题，如图 13 所示。图 12写硕博大论文必读好文章8图 13如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记
14、处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面 】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。四、对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图 14 所示。选择“分节符”类型中的“ 下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一
