1、科研经费 各项业务报销 所需材料等 有关事项 1 科研经费各项业务报销 所需材料及注意事项 1.1 设备 费 （ 1） 报销需要 的哪些材料 ？ （按业务 流程 先 后次序， 借款时只需要 提供 1-6 项） ： 采购申请表 采购金额达到 5 万元（含）以上 ， 需 登录 信息 门户 “ 采购系统 ” ，进行采购申请 ； 仪器设备申购单 购买通用设备（如 台式机 、 笔记本电脑 、 传真机 、 一体机 、 打印机 、 照相机等 ） ， 需 登录信息门户“网上竞 价”系统 ，进行采购申请 ； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万元（含）以上，登录 信息 门户 “科研审核” ，进行填报 ；
2、购销 合同 国内 单次 购置 1 万 （含） 以上 需要 （购置进口仪器设备时商务合同和代理进口合同 ） ； 大额资金审批表 一次性报销支付金额达到 10 万 （含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写 ； 网 上预约单 （ 借款单或报销单） 登录 信息 门户 “ 财务平 台”填写； 发 票 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；若采购国产设备建议取得增值税专用发票。 代理手续费发票 购置进口仪器设备时 需要 ； 固定资产报增单 登录 信息门户中的 “ 资产管理 ” 进行填报 。 （ 2）哪些购 置属于设备费购置并
3、需要填写固定资产报增单？ 需同时满足以下三个条件 单位价值 1000 元以上（其中：专用设备单位价值在 1500 元以上）。 使用期限超过 1 年。 在使用过程中保持原有实物形态的资产。 不能同时满足以上三个条件的配品配件，若与专用设备同时购置并与之配套，应纳入设备费报销，单独购置的配品配件，在材料费报销。 （ 3） 使用设备 费 有 那些注意事项？ 电脑 、 打印 机等通用设备 被 认为是承担课题必须具备的基础条件， 要按 批准 的 预算 数量购买 ； 设备费中设备购置费不能超预算， 其他 科 目 可在设备费总额 以 内调剂使用 ； 设备 租赁费只能租用外单位和 本 单位 独立核算单位的 设
4、备 ； 不能以外包的形式转出设备租赁费 ； 外 转 拨 经费审批表 和 大额资金审批表 只 在经费转出时需要，冲销借款时不需要 再次 提供 ； 使用科研经费研制组装的产品，如科研项目合同有约定须将相关仪器、设备移交给委托方的，报销时必须先入学校固定资产账， 移交时 再 按照项目合同和设备实际移交清单办理固定资产报废手续 。 1.2 材料 费 （ 1） 报销材料需要 的材料有哪些 ？ （按业务 流程 先 后次序 ， 借款只需要 1-5 项 ） 采购申请表 采购金额达到 5 万 （含） 以上 时 ， 需 登录 信息 门户 “ 采购系统 ” ，进行填报 ； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万
5、元（含）以上，登录 信息 门户 “科研审核” ，进行填报 ； 购销 合同 单次 购买金额达到 1 万 （含） 以上 ； 大额资金审批表 一次性报销支付金额达到 10 万 （含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写 ； 网 上预约单 （ 借款单或报销单） 登录 信息 门户 “ 财务平 台”填写； 发 票 和 清单 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；清单加 盖 购销 单位发票专用 章（办公耗材清单需通过开票系统打印并加 盖 购销 单位发票专用 章）； 材料验收单 在财务 部国资办领取 。 （ 2）使用材料 费 有
6、那些注意事项？ 发 票 、合同及 验收 单齐全 ，验收单相关人员审批手续完备； 办公耗材 只有 在预算明确列示的情况下才可报销 ； 外 转 拨 经费审批表 和 大额资金审批表 只 在经费转出时需 要，冲销借款时不需要 再次 提供 。 1.3 测试 化验加工费 （ 1） 报销 测试 化验加工费 销需要 的材料有哪些 ？ （按业务 流程 先 后次序 ， 借款只需要 1-6 项 ） 采购申请表 采购金额达到 5 万 （含） 以上 时 ， 需 登录 信息 门户 “ 采购系统 ” ，进行填报 ； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万元 （含）以上，登录 信息 门户 “科研审核” ，进行填报 ； 测
7、试 合同 单次 金额达到 1 万（含） 以上 时 ； 大额资金审批表 一次性报销支付金额达到 10 万 （含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写 ； 网 上预约单 （ 借款单或报销单） 登录 信息 门户 “ 财务平 台”填写； 情况 说明 测试单位在国外时需 填写情况说明， 并由学院 负责 审核 （情况说明书可登录财务部网 站“下载中心”下载） 发 票 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据； 测试 清单 测试清单 需 加 盖 销售 单位发票专用 章 ，（ 1000 元 以上需要 ）或 测试 报告 （结果 ）。 （
8、 2） 使用测试化验 加工费 有 那些注意事项？ 合同、发票、测试报告 的单位 与收款 单位 一致 ； 必须 在校外或校内 独立 核算 且 具有测试资质的单位测试 ； 外 转 拨 经费审批表 和 大额资金审批表 只 在经费转出时需要，冲销借款时不需要 再次 提供 。 1.4 燃料 动力费 （ 1） 报销 所需提供 的材料与 报销 材料费相同 。 （ 2） 使用燃料 动力费 有 那些注意事项？ 科研项目使用 的水、电、汽 和 油等作为 燃料 动力费 时 ，需 填 写 材料 验收单， 报销 内容写明 燃料 动力费用油等，先在 “ 材料费 ” 中 报销 ，结题 填 写决算报表时 将 所报 燃料 动力
9、费用填入 “燃料 动力费 ” 科目 ； 以 分摊 方式 提取的水、电、气等使用费 计入“ 燃料 动力费 ” ， 以 比例方式提取的水、电、气等使用费 计入“ 间接费 用 ” ； 出差自驾车用油 计入“差旅费” 。 1.5 差旅 /会议 /国际 合作交流费 （ 1） 报销外埠出差费需要哪些 材料？ 差旅 费预约单 登录 信息 门户中 “ 财务平 台”填写； 乘坐各类交通工具的发票 汽车票、火车票 和 出租车票 及 自带车产生的过路过桥费、加油 费 等小票据需 用 1/2 大小 A4 纸 按来回路线粘贴 好 、住宿 费 、会务费 等 发票 ； 有特殊情况需要 出具 的各类情况 说明书 登录 财务部
10、网 站“下载中心” 下载 “合肥工业大学报销情况说明书” 进行填写。 如： 以下情况需要说明 ： 因健康原因及其他突发事项等情况，科研经费经 项目负责人 审批同意，可按上一级别人员选择乘坐交通工具的 说明 ；因特殊情况需超标准住宿，事先向单位负责人申请，事后由 单位负责人 审批的书面说明。 关于出差票据不完整的 说明 来回交通票据不完整的，需本人出具情况说明并承诺真实性，由部门（项目）负责人审批认可后，财务部门凭有效票据据实报销交通费； 节假日免过路过桥费时自带车进行科研出差的，提供的住宿发票上需标明住宿时间，出差人 说明情况并承诺真实性，由项目负责人审批认可后，才能领取差旅费补助（其他时间只
11、有住宿费发票无出差时间证明，不得领取出差补助）； 因特殊原因未使用公务卡，需由出差人说明情况，项目负责人签字。 （ 2） 合肥市 内 交通费和汽油费报销需要哪些 材料？ 预约 报销单 登录 信息 门户 “ 财务平 台”填写； 合肥市区市内调研 、参会等差旅性质 产生 的 燃油费和合肥市区市内交通费等 发票 （燃油费单位名称须写“合肥工业大学”；机打有困难的，手写“合肥工业大学”后加盖单位公章或发票专用章 相关 情况说明 登录 财务部网 站“下载中心” 下载 “合肥工业大 学报销情况说明书” 进行填写 ： 一次性报销合肥市区市内燃油费 3000 元（含）以上、合肥市区市内交通费1000 元（含）
12、以上，需出具用车时间、地点、人数和事由的详细清单。 （ 3） 报销差旅 费 有 那些注意事项？ 预算批准 的出差 地点可以变化， 城市 间交通费和住宿 费 标准 原则 上不能超标 ， 最好来回票据齐全 ； 只能报销与科研实际活动 相关 的 费用 ， 不得 报销 购买加油 卡 、 公交卡等预交款项的 发 票 ； 出差产生的外地汽油费需要和过路过桥费及住宿费一起填写差旅费报销单报销 ；汽油费发票的客户名称应填写“合肥工业大学”。 出差 要求使用公务卡， 且不予 借 款 ； 用于 科研 项目研究的 大型 仪器等设备运转产生的油费需填材料验收单在材料费报销，报销 摘要 写能源动力用 油 。 （ 4）
13、报销会议费需要哪些 材料？ （按业务 流程 先 后次序 ， 借款只需 提供 1-6 项 ） 会议审批备案表（含会议费预算表） 登录信息门户“ 办公系统 ” ，选择 “ 会议审批申请 ” 进行填报； 集中采购申请审批表 采购金额达到 5 万（含） 以上 时， 需 登录信息 门户 “ 采购系统 ”，进行填报； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万元（含）以上，登录信息 门户 “科研审核”，进行填报； 大额资金 审批表 一次性报销支付金额达到 10 万（含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写； 会议通知； 与承办单位签订的委托举办合同； 网 上预约单 （ 借款
14、单或报销单 ） 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填报； 参会人员签到表（包含姓名、工作单位、签名）； 发票； 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据； 会议开支清单 清单需加 盖 购销 单位发票专用 章 。 （ 5） 报销会议 费 有 那些注意事项？ 注意区分举办会议和外出参加会议的概念，外出 参加会 议在差旅费 中 报销 ； 不能在风景区 特别 是国务院规定 禁止 的风景 区举办 会议 ，根据关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知规定，党政机关一律不得到八达岭十三陵、承德避暑山庄外八庙、五台山、太湖、普陀山、黄山、九华山、武夷山、庐山、泰山、
15、嵩山、武当山、武陵源（张家界）、白云山、桂林漓江、三亚热带海滨、峨眉山乐山大佛、九寨沟黄龙、黄果树、西双版纳、华山 21 个风景名胜区召开会议，禁止召开会议的区域范围以风景名胜区总体规划确定的核心景区地域范围为准。 （ 6）报销国际合作与交流费需要哪些 材料？ 1）教职工使用因公护 照出国（在三个月及以下）时，报销时需提供如下 材料 （ 借款只需 提供 - 项 ）： 邀请 函 ； 安徽省外事办批件（或确认件）、学校批准出国的文件； 因公出国申请表 在国际事务部办理； 出国旅 费 预约 报销单 或 借款单 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填报； 因公护照交回审批表 在 国际 事务部办理； 因
16、公护照每页的复印件； 出国期间某日的外币汇率和出访国家的汇率 在中国 银行网页下载 ； 所有开支的刷卡证明等； 用中文注明开支内容、日期、数量、金额等并由经办人签字的各种报销单据； 相应的科研活动证明材料 因公出国超过三个月，报销在出国期间参加国际会议、进行国际学术交流等科研活动时需提供相应的科研活动证明材料。 2)报销国际合作 交流费 有 那些注意事项？ 若受聘到国外参加研究等，并由对方提供住宿费用，则只报往返路费； 出国（ 境）费用 建议 只报销课题组成员 发 生的 ； 出国购买机票原则上采取政府采购方式； 学生因公出国审批手续按照学校相关规定办理。 1.6 出版费 /文献 /信息 传播
17、/知识 产权事务费 （ 1）报销出版费 /文献 /信息 传播 /知识 产权事务费 需要哪些 材料？ （按业务 流程 先 后次序 ， 借款只需 提供 1-6 项 ） 采购申请表 采购金额达到 5 万（含） 以上 时， 需 登录信息 门户 “ 采购系统 ”，进行填报； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万元（含）以上，登录信息 门户 “科研审核”，进行填报； 合同 出版专著金额达到 1 万元（含）以上时； 大额资金审批表 一次性报销支付金额达到 10 万（含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写； 收费通知 报销专利申请费或 代理费 时； 预约 报销单 或借
18、款单 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填写； 论文录用通知或论文缴费通知或公开发表的论文目录复印件等 报销论文版面费时； 发 票 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据； 清单需加 盖 购销 单位发票专用 章； 资料验单 报销报刊、杂志等资料时； 固定资产报增单和 明细清单 报销图书时需登录 信息门户中的 “ 资产管理 ” 进行填报，同时需提供开票系统打印的清单并加盖发票专用章。 （ 2）报销出版费 /文献 /信息 传播 /知识 产权事务费 需要注意哪些事项 ？ 不能开 支 日常手机和电话费 ； 不得报销专利维护费， 只能报销开展本项目研究产生
19、的专利申请费 、 代理费 、论文版面费和专著出版费等； 专用软件的购置和报 销手续与专用设备的购置和报销手续一致； 国家社科基金项目资金和教育部人文社科项目资金不得支出论文版面费；除国家社科基金项目后期资助项目、中华学术外译项目外，国家社科基金其他类别项目的最终成果出版费也不得列支印刷出版费。 1.7 劳务费和 专家咨询费 （ 1）报销劳 务费 和 专家咨询费 需要哪些 材料？ 酬金申报预约单 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填写； 领取人员承担的工作时间及工作内容等情况说明 （根据中办发 2016 50 号文件，项目聘用人员的劳务费开支标准，参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水
20、平，根 据其在项目研究中承担的工作任务确定，为简化手续，暂时个人发放金额达到 2000 元需要此说明） 在财务部网页下载“合肥工业大学报销情况说明书”填写。 （ 2）报销劳 务费 和 专家咨询费 需要注意哪些事项 ？ 各类人员经费的发放原则上通过银行卡发放， 预约单上需填写领取人员姓名、身份证号（校内 可 填工号 或 学号） 、 银行卡号、开户行、工作单位和发放金额等 ； 野外调研和实验等 临时 需要聘请 农户 无法打卡的，提供对方的 身份 证复印 、收条 、联系方式等材料 ； 项目组聘用人员，需先经人事管理部门批准或备案后，方可支付相关人员工资并按工薪税计税； 本单位在职在编人员不得领取劳务
21、费，课题组成员和管理人员不得领取专家咨询费； 劳 务费 和 专家咨询费 原则上只发给个人，不转给单位； 填写的专家咨询时间要符合报销的专家来回交通票时间； 不得以劳务费发放专家咨询费； 不能超标准发放专家咨询费，目前，国家制定的科研经费的 专家咨询费的开支标准见下表 （如国家有新文件下达，请按新文件执行） ： 咨询专家 咨询方式 标准（元） 具有或相当于高级专业技术职称的人员 会议咨询 500-800（人/天）（第 1、2 天） 300-400（人 /天）（第 3 天及以后） 通讯咨 询 60-100（人 /个项目） 其他人员 会议咨询 300-500（人/天）（第 1、2 天） 200-30
22、0（人 /天）（第 3 天及以后） 通讯咨询 40-80（人 /个项目） 1.8 外协费（含合作研究和委托业务费） （ 1）报销外协 费 需要哪些 材料？ （按业务 流程 先 后次序 ， 借 款只需 1-6 项 ） 采购申请表 采购金额达到 5 万（含） 以上 时， 需 登录信息 门户 “ 采购系统 ”，进行填报； 外转 拨 经费审批表 转出金额达到 1 万元（含）以上，登录信息 门户 “科研审核”，进行填报； 合作（外协）项目合同； 大额资金审批表 一次性报销支付金额达到 10 万 （含）以上时，登录 财务部 网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写 ； 预约 报销单 或 借款单 登录
23、 信息 门户 “ 财务平 台” 进行填报 ； 发票 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据。 （ 2）开支外协 费 需要注意什么 ？ 外协费是财务检查的重点，注意手续的完备性、业务的真实性，避免关联交易； 外 转 拨 经费审批表 和 大额资金审批表 只 在经费转出时需要，冲销借款时不需要 再次 提供 。 1.9 绩效 支出 报销绩效 支出 需要哪些 材料？ 绩效支出审批表 登录 信息 门户 “科研审核” 进行填报 ； 酬金 申报预约单 登录 信息 门户 “ 财务平 台”进行填报 。 1.10电话费网络费 （ 1） 报销 电话费网络费 需要哪些 材料
24、？ 预约报销 单 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填报； 发票 。 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据 ； （ 2） 报销 电话费网络费 有哪些注意事项 ？ 纵向项目只能在间接费用报销 与项目研究相关的 电话费网络费 ； 仅报销实际发生的费用，各类预存话费一律不予报销。 1.11业务接待费 （ 1） 报销业务接待 费 需要哪些 材料？ 预约报销 单 登录信息 门户 “ 财务平 台”进行填报； 发票 ； 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据； 公务 接待清单 登录 党 政办 网址 下载 ； 对方 公函 或本 单位（学院） 邀请函 。 （ 2） 报销业务接待费 费 需要注意什么 ？ 学院或项目组 应保管好台账和审批单，以备学校和上级部门检查 ； 一般只安排一次工作餐或宴请。工作餐标准为人均 90 元以内 /天，宴请标准为人均 150 元以内 /次 ； 公务接待应严格控制陪餐人数，接待对象在 10 人以内的，陪餐人数不得超过 3 人；超过 10 人的不 得超过接待对象人数的三分之一 ； 1.12加班工作餐。 （ 1） 报销加班工作餐需要哪些 材料？ 预约报销 单 登录 信息 门户 “ 财务平 台”填写 ； 发票 ； 按照合肥工业大学经费使用及报销管理细则第三十二条“报销票据的规
