1、秘书实务与案例分析谭一平 编著外语教学与研究出版社如何提高文秘专业学生的竞争力（丛书前言）一、问题的提出自我的一个外企女秘书的日记出版以来，我经常应邀在一些知名企业和大专院校文秘专业做秘书培训或讲座。我发现许多像联想、华为这样的知名企业很少有文秘专业毕业的学生，在这些企业从事文秘工作的大多学的是英语或其它专业。这是为什么？几年来我一直在思考这个问题。现在很多学校的文秘专业是从中文系衍生出来的。相比古汉语等专业的学生就业率，文秘专业学生的就业率可以说是相当高了。但是，如果仔细分析，就会发现文秘专业学生的就业质量并不高，甚至可以说是很低。这表现在一是改“行”去做客服、销售的很多；二是去小型企业的多
2、；进那些管理比较规范、素质要求较高的企业很少。为什么那些管理比较规范、素质要求较高的企业在招聘文秘时，不选择学过三年或四年秘书专业课的学生，而是选择那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？也就是说，为什么文秘专业学生的就业竞争力不如那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？二、文秘专业学生就业竞争力不高的表现 既然是学文秘专业的，就理应在文秘专业方面有独特的优势，但是，在实际工作中，我们很难看到文秘专业学生在专业方面的优势。文秘专业二三十年来一直坚持“办文办会办事”的教学理念，那我们就从“办文” 、 “办会”和“办事”这三个方面来分析文秘专业学生的能力。第一， “办文”“文种”大多不适合企业需要
3、。在目前我们秘书学教材中， “办文”这一部分主要是讲党政机关的那几十个文种。目前 90以上的文秘专业学生是去企业就职，虽然企业也有“请示” 、 “报告”这类管理性文书，但更多的运营性和商业性文书。由于教的“文种”大多不适合企业需要，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办文”的能力并不比其它专业的强。第二， “办会” 在企业“英雄无用武之地” 。在目前我们秘书学教材中，“办会”动不动就是接站、安全、保卫之类的会务工作，这是机关办会的套路，其实，即使在党政机关，除开党代会、人大会，平时也很少有这种需求。在企业开会也是要计成本的，它们多是几十人的例行工作会，基本上不需要安全保卫之类的会务工作。所以，在
4、企业当秘书，文秘专业学生“办会”的能力是“英雄无用武之地” ，并不比其它专业的强。第三， “办事”关键是态度而不是技能。毋庸讳言，在秘书日常工作中，除开档案管理有较强的专业性以外，其它工作专业“含金量”并不高，只要是接受过初中以上教育的就基本上可以胜任。因此，秘书“办事”能力的高低关键是态度而不是技能，而我们的教材恰恰忽视了“态度”这一部分，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办事”的能力也并不见得比其它专业的强多少。目前文秘专业学生不仅在“办文办会办事”方面没有多少优势可言，而且相对外语专业的在外语方面又稍逊人家一筹，相对于管理专业的在企管方面又不如人家所以，文秘专业学生就业质量不高就不能说不
5、正常了。如果不尽快提高文秘专业学生的专业竞争力，那未来的就业率也就不容乐观！三、目前竞争力不高的主要原因 目前文秘专业学生就业竞争力不高，原因是多方面的，如入学时基础差、学校投入少，师资建设不力，等等，但最根本的原因是课程设置不合理，它表现在以下几个方面：第一，偏重“做事”轻视“做人” 。秘书的工作位置处于企业运营的枢纽，是连结领导与员工之间的桥梁，因此，秘书必须要会“做人” ， “三分做事，七分做人”可以说是对秘书工作特点的高度概括。确实，各学校都开设了政治、道德之类的公共课，它们是教学生如何做人，但实事求是地讲，那些课大多很空泛，缺乏针对性和操作性，所以，对指导文秘专业学生如何做人起不了多
6、大作用。教文秘专业学生如何做人，这就如同教会了他们学会开车，还要教他们熟悉交通规则一样。第二，在“做事”课程设置中，重“办文办会”而轻视“打杂” 。作为秘书，办文办会也许在一百年之后还不能取消，但是，随着科技的进步和管理方式的革命，办文办会在秘书工作中的比重越来越少，这一点不仅在中小企业表现得越来越明显，就是在党政机关亦是如此。随着办文办会比重的下降，在秘书日常工作中“打杂”的比重将越来越高。比如，秘书每天早晨一上班，就要帮上司整理办公室，分发邮件，确认当天工作日程，与职能部门和客户联系但是，在专业课程设置中，写作课程的比重仍占有绝对优势，而涉及处理秘书“打杂”的课目很少，多数只是一带而过。第
7、三，在“沟通”课程设置中，重文字沟通而轻口头沟通。秘书处于一个单位的沟通中心，随时都在与上下左右沟通，沟通能力的重要性是不言而喻的，但在课程设置中，文字沟通一直被视为重中之重，而口头沟通能力则是可有可无。虽然一些学校也开设了“演讲与口才”之类的课程，但它与秘书实际工作仍有相当的距离。比如，老板经常会对秘书这么说：“张三，你去告诉李四，今天下班之前他不把材料给我赶出来，那你就要他明天别来上班了！”张三如何与李四做这种沟通？单凭“演讲与口才”这类课程是无法提高学生这种日常沟通能力的。据统计现在的秘书平均每天有 64的时间是在打电话或做其它的口头沟通，这反映在实际工作中对秘书口头沟通能力的要求越来越
8、高。文秘必须会写，但光会写已经不能完全满足企业的需求了。第四，在“办文”的课程设置中，重管理性文书而轻运营性文书和商务性文书。目前进入中小型民营企业学生的比重越来越大，不是说他们不用“请示” 、“报告”等管理性文书，而是他们起草管理性文书的机会越来越少，他们更多的时候是帮上司起草报价函或市场调研报告这类商务性文书和运营性文书。企业是以效益为主，所以它的文书在内容、格式、制发等方面与机关文书有很大的区别。四、文秘专业学生的核心竞争力做人有人将秘书工作概括为“秘书工作30艺术十 70技术” 。这种说法虽然不免失之简单，但很形象贴切。技术是可以通过反复训练掌握的，而秘书工作技术的含金量又不高，所以进
9、入的门坎很低，比如，非文秘专业学生在学校没学过如何使用扫描仪，在实际工作中，办公室主任可能会要一个老同事教一下，5 分钟就学会，几乎是零成本培训，因此，文秘专业学生应在学“30艺术”方面下功夫，从而形成独特的专业优势。秘书工作中的“艺术”实际上就是做人，比如如何与上司形成默契，与同事维持良好的关系等。五、如何提高文秘专业学生就业竞争力1、转变教学理念长期以来，人们对秘书专业的性质缺乏正确的认识，没有将它当成职业教育而是把它当成学科教育，因此，在教学过程中，仍然以学科体系为依托，以知识评价与考核为主要手段培养秘书人才，忽视职业能力的培养。其实，职业教育并不低人一等。过去，人们说职业教育培养的是劳
10、动者，一说劳动者，往往就很难入人才之列，这是传统观念在作祟。现在广大的中小型企业不仅需要大量传统意义上的知识人才，更需要有精湛技能、有突出职业能力的职业人才。因此，我们应转变文秘专业的教学理念，以职业教育为自豪，把文秘专业学生的教育目标由“知识人”转变成“职业人” 。既然文秘专业属于职业教育的范畴，就应该逐步确定以能力为本位，围绕职业能力的培养，组织教学，开发教材，安排实习实训，在此基础上形成别具一格的教育教学体系。学科教育多是从理论和概念入手，先抽象后具体，先一般后个别；而以培养能力为目标的职业教育则相反，它要求从实际到理论，从具体到抽象，从个别到一般。因此，在文秘专业教学中，应大力推广案例
11、教学法。据我所知，在一些学校文秘专业学生因不喜欢“秘书学概论”等课程而厌学的比例相当高，学生们之所以厌学是因为在教学中仍然沿袭传统的应试教育模式，片面强调学生的理论水平和应试能力，课程枯燥味同嚼蜡；它们与实际的秘书工作相去甚远不说，课程设置也是多年不变。有的专业虽换成了“涉外文秘”或“商务文秘”等名称，但仍是“换汤不换药”这样，造成文秘专业学生理论水平和实践能力双双欠缺，从而缺乏就业竞争力。2、加强师资队伍建设目前文秘教师多是“半路出家” ，秘书学基础不是很扎实；即使是“科班”出身，也多是从学校到学校，缺乏必要的专业实践经验，而秘书学又是一门实践性很强的学科，因此，首先提高专业教师的水平是提高
12、文秘专业学生竞争力的关键。3、教材创新目前文秘专业教材虽“琳琅满目” ，给老师们提供了更多的选择余地，但大多是你抄我，我抄你，少有创新，基本上没跳出“办文办会办事”的框框。特别需要指出的是，由于很多出版社采用“稿酬制”按字数计算稿费，字数越多稿费越多所以，在教科书中到处充斥着“意义” 、 “特点” 、 “分类”等文字垃圾。一套好的文秘专业教材至少要具备以下几个特点：1、在理念上要定位准确，面向企业文秘人员，符合当前秘书实际工作需要，能解决文秘人员在日常工作中面临的普遍性问题。2、在内容上要与企业文秘工作的流程相吻合，具有可操作性，不是在诸多“意义” 、 “特点” 、 “分类”之后不了了之，必须
13、摆脱“办文办会办事”这种脱离现实的老框框。3、应有丰富的案例，能增强学生的参与感，从而提高学生的学习兴趣。真正能适用于文秘专业课堂教学的案例应具备这么几个条件：a、真实性。这一点是不言而而喻，如果不真实，不会出现在我们的实际工作之中，那就没有学习的必要。b、典型性。即案例选择的情境不仅有可能在实际工作中出现，而且是一种普遍的现象。只有分析这样的教学案例才有实际指导意义。以往秘书教科书的案例，不是采用古代的，就是采用外国的，由于它们不能与当前的实际工作联系起来，缺乏典型意义，所以教学效果有限。c、故事性。只有具备故事性，才能具备趣味性，才能吸引学生的兴趣。也只有具备了故事性，才能让学生产生“感性
14、的”认识，加深印象。在以往的教材中也不乏案例，而且每个案例的字数少则几百，多至几千，但它们仅仅是背景介绍，缺乏“矛盾” 、 “冲突”等故事元素，所以很难达到预期的教学效果。d、目的性。案例教学不是为讲故事而讲故事，在案例中设置问题是为了“诱导”学生去理解某一个知识点或理念。这就要求教材编写者和上课老师对现代秘书工作理论有深刻而独到的了解。以往秘书学教科书中案例的“目的性”虽然很强，但设置多比较简单，学生“一目了然” ，从而达不到提高认识的目的。e、适合课堂讨论。所谓“适合课堂讨论” ，既不是“你怎么看？”这类开放式提问，也不是只有非此即彼的“对还是不对”这种二元化的选择题。如果在介绍完案例背景
15、后，老师问学生“你怎么看？”这类没有限定的问题，学生的回答就有可能海阔天空，老师无法控制现场，离案例的“目的性”越来越远；相反，如果只让学生做非此即彼的“对还是不对”这种二元化的选择题，那讨论就无法展开，限制了学生的想象力，达不到应有的效果。因此，一个优秀的秘书教学案例，给学生设置的疑问应在 3 到 5 个之间；每个疑问都应该是个“陷阱” ，只有这种反面教训更能加深学生对秘书知识的认识。与以往的教材相比，本套教材无论是在理念上还是在内容和结构上，都有很多创新。尽管本人竭诚努力，但由于水平有限，本套教材仍有种种不足之处，所以，本人期望与广大师生交流，因此，欢迎登陆本人的“一平工作室”()，对本书
16、给予批评指正，以便在将来修订完善。另外，本人在此声明：不管以什么方式使用本套教材的原创性故事和案例（也不管是多少字） ，都必须经本人授权，否则将被视为侵权行为，本人保留追究侵权行为的权利。谭一平二 00 九年二月于北京目录第一章 秘书工作概述第一节 秘书的定义及其作用一、秘书的定义二、秘书的作用第二节 秘书工作的起源一、我国古代秘书的起源二、现代意义秘书的诞生三、秘书的性别第三节 秘书工作的发展趋势一、秘书工作的综合化二、秘书工作的信息化三、秘书工作的国际化第四节 秘书的职位优势一、 “打杂”含金量高二、工作体面而又稳定三、职业发展空间大第五节 助理、秘书与文员的区别第六节 领导人选择秘书的标
17、准一、容貌端庄二、为人稳重三、经验丰富第二章 从事秘书工作的基本要求第一节 做好成为白领的精神准备一、迎接新的生活方式二、尽快成为标准的白领第二节 做好从事秘书工作的思想准备一、具备“使命感”二、学会使用职场语言三、上下班时间四、秘书新人的工作特点第三节 秘书的素质要求一、认真二、诚实三、谦逊四、合群五、宽厚六、自信七、慎密八、有上进心九、幽默风趣第四节 秘书的能力要求一、判断能力与执行能力二、理解能力与洞察能力三、信息收集能力和写作能力四、记忆力五、交流沟通能力六、OA 操作能力第五节 秘书的形象要求一、打扮的基本原则二、仪表的要求三、举止优雅四、管理情绪五、健康的生活方式第六节 保守机密一
18、、保密的重要性二、日常保密三、计算机保密四、保密不是封闭案例分析案例 1：上司办公桌上的机密文件案例 2：秘书工作的基本原则案例 3：上司自己工作出错案例 4：恋人的工作变动第三章 秘书的专业知识第一节 上司与秘书的工作一、企业与上司二、秘书与上司的关系三、秘书的工作内容因上司而异第二节 秘书的工作内容一、日常工作二、当上司不在办公室三、发挥主观能动性四、注意“越位”问题五、工作出现失误之后第三节 秘书工作的特点一、需要自已马上拿主意的事情多二、工作的内容变化快三、一心几用的时候多四、忙闲苦乐不均第四节 接受指示与执行指令一、接受指示二、服从指令第五节 请示与汇报工作一、请示的方法二、汇报的方法第六节 给上司提醒与建议一、注意提醒上司二、给上司提建议第七节 提高工作质量与效率一、质量意识二、制定工作计划三、工作程序化四、分清工作轻重缓急五、合理利用空余时间六、工作创新第八节 养成良好的职业习惯一、换位思考二、勤做笔记三、坚持写日记四、说话“铺垫”
