1、广州市梅山物业发展有限公司采购管理制度第一章 总则第一条 为规范广州市梅山物业发展有限公司（以下简称公司）采购行为,加强对采购活动的管理与监督,保障采购质量和采购物料及时供给,达到合理降低公司采购成本,特制定本制度。第二条 公司各级单位和部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均适用本制度。第三条 合理的采购分工，不相容职能的分离：信息员、商务助理、采购员三个职能不能由相同的人担任，必须分离。第四条 采购作业相关职责（一）热电厂生产部、物业公司工程部职责:负责生产性物料的请购,检验和签收。（二）公司办公室职责: 负责办公用品的请购与签收；负责资源寻找及日常用品，依据权限呈核订
2、购,编制采购作业计划,负责采购作业的实际操作,对帐,请款。（三）其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收。第二章 采购流程管理第五条 生产性物料请购单的开立及递送1. 生产部、工程部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准同意后,送采购部门。2. 需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购.3. 常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏
3、目中注明临时请购的原因。原则上是按周开立。4. 紧急请购:1).条件要求:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产。2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围。3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的原因,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完成采购作业为准。4).采购部随后跟踪“部门请购单” 。5).单价超过 2000 元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准。第六条 非生产性物料请购单的开立及递送1. 非生产性物料由使用部门开立“部门请
4、购单”,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等要求,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准同意后,送采购部。2. 为尽量降低分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送公司办公室审核,由公司办公室进行集中采购。3. 需临时请购或超出预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司办公室,由总(副总)经理批准后方可采购.第七条 固定资产请购单的开立及递送对单件采购金额大于 2000 元 RMB 的设备
5、和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部。采购部根据要求进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批。第八条 凡采购金额大于一万元的，进入招标程序，参照公司工程项目招标程序进行。第九条 请购单的撤销1. 请购单的撤消由原请购部门及时通知采购部停止采购。在采购部确认已撤销前,原请购部门应在原“请购单”的存根上标注“已撤销”字样及注明撤销原因.2. 采购部在办完撤销后,应在原请购单上标注“已撤销”字样,并请申请撤销人签名,注明日期和时间及撤销理由.3. 原请购单已送其他部门待办收料,验收
6、等手续的,由采购部通知撤销,并由待办收料,验收等手续的其他部门将原请购单退回采购部.4. 原请购单无法撤销的,采购部应尽快通知原请购部门.第十条 采购工作划分采购部主要负责生产性物料、固定资产的采购,办公用品的采购与签收及与采购相关作业的各项业务.第十一条 采购相关信息的收集与整理1. 采购经办人按各自的工作分配接受请购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量,需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记录及其他有关资料。2. 采购经办人应注意检查核对请购单各栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理,对无法按需用日期办理的要及时通知请购部门,有撤销请购单的应优先办理。第十二条 供应商的选择1. 常用物
7、料供应商的选择:优先选择公司合格目录中的供应商。2. 目录中无合适供应商时,进入新供应商开发程序。3. 新供应商开发程序:1).如果原有供应商不能满足要求，则需开发新供应商。2）.采购部可通过各种途径对符合公司要求的供应商进行筛选，初步定出后选供应商。3）.采购部应根据样品承认情况、供货记录、单价、企业相关资料等情况最终确定一家供应商。4）.采购部根据物料技术、质量要求及需求时间通知供应商送样，供应商按要求送样，并附相关技术资料。5）.生产部根据物料技术、质量要求对首批样品进行样品检验，并出具“样品检验单” ，交采购部，并由采购部通知新供应商。6）.样品未达到公司技术、质量要求的，由采购部通知
8、新供应商改善，并同时寻找新供应商。7）.供应商送样达到公司技术、质量要求的，采购部根据“样品检验单” ，填写“新开发供应商评估表” ，由生产部、采购部及采购经理会签后，报总（副总）经理批核。8）.采购部跟踪使用部门的使用结果，合格则将该供应商列入合格供应商目录，不合格的，则做好记录，今后不再列入公司该类产品供应商选择范围。4. 特殊物料供应商的选择：由采购部和请购部门依请购、采购核决权限共同商议选择，不一致时，由公司总（副总）经理审核批准。5. 请购部门直接或间接指定供应商、品牌、材质等造成唯一供应商，且不符合惯例的，由公司总（副总）经理审核批准。第十三条 询价1. 选择合格供应商作为询价对象
9、后，采购经办人应多方位调查了解市场行情、采取实地问价、电话询价，并整理报价资料。2. 非紧急情况下，应提供 3 家以上基本符合报价要求的供应商作为比价和议价的对象。3. 采购经办人应充分了解请购物料的品名、规格，对交货期无法配合需用日期的，要与请购部门联系协调，急件或需用日期近的应优先办理，询价时要向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、付款条件和方法、地点和交货日期，对同规格不同品牌的产品作比较，考虑是否有必要办理售后服务及保修年限。4. 采购量低于行规最低成交量的，采购经办人应于询价后，及时与请购部门协商是否可以按行规最低成交量进行采购。可以的，重新办理请购手续，不可以的，采购经办人应及
10、时在请购单上说明需进行“溢价”采购的原因，由公司总（副总）经理审核批准。第十四条 比价议价1. 采购经办人在了解市场行情后，研拟底价，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价。2. 要注意供应商是否能按时交货、质量是否有保证，是不是信誉可靠的供货商，价格涨跌有何因素，是否有开发新厂商的必要第十三条 价格上涨的审批1 当货品市场价格时，采购应要求供应商在得到价格上涨的消息的同时通知到我公司，并记录相关信息提报给采购主管、经理及总（副总）经理签核审批。2 采购经办人要在接到涨价消息之后到市场了解情况的真伪，如属供应商伪造消息，则立刻进入新供应商开发程序。3 货品已在公司仓库或已使用的物料，供应商要求涨
11、价不予受理。第十二条 订单呈核1. 采购部经办的采购作业，均应依采购核决权限，呈核订购。采购经办人依请购单填写订单，经采购部主管、部门经理审核签发。2. 采购经办人应在呈核的订购单上详细注明与厂商议定的买价条件，不能按期交货的应事先征求请购部门同意。3. 请购部门有特殊要求且明显不符合惯例的，采购经办人应联络请购部门述明原因，由公司总（副总）经理审核批准。第十三条 标准和要求变更1. 请购单和订购单上品种、供应商、规格、数量、材质等的变动和增减，均属“标准和要求变更”的范畴。2. 采购经办人应严格按照请购单和订购单所述标准和要求进行采购作业。不得擅自变更请购单和订购单所述的标准和要求。3. 遇
12、无合适供应商或无合适的物料等情况，确需变更请购单和订购单所述物料的标准和要求的，采购经办人应事先征得请购部门同意后（请购部门人员在请购单上注明） ，方可改变订购单标准和要求进行采购。紧急情况无法取得签字得应先以电话形式沟通，后补签字（3 日内） 。4. 遇请购部门提出变更订购单标准和要求的，非紧急情况下，需待请购部门重新开立、递送新请购单后，按正常采购程序处理。遇紧急情况下或请购部门仅以口头或电话通知形式提出更改请购单所述标准和要求的，采购经办人应当场问明原因和理由并在原请购单上作出详细解释和负责人后，方可改变订购单标准和要求进行采购。请购单上经办人必须请请购部门相关负责人后补签字（3 日内）
13、 。第十四条 采购核决权限1. 生产中被确认为正常使用的物料采购，由采购部主管、部门经理审核批准。非正常使用、请购部门仅以口头或电话通知形式提出更改请购单要求审核标准的，由公司总经理和副总经理审核批准。2. 供应商、品牌、价格、质量标准未发生变化的生产性物料采购，由采购主管、部门经理审核批准，发生变化的，由公司总（副总）经理审核批准。3. 非生产性物料请购单，不符合惯例的指定供应商或加工厂家、品牌、材质及数量较少但需订制而导致价格明显高于市场供应价格等情况的，由公司总（副总）经理审核批准。第十五条 订购1. 经批准订购后，采购经办人应及时与选定的供应商办理订购手续。2. 采购经办人不得延误处理
14、或扣押请购单或订单。对无法处理的请购单或订单，应及时书面说明理由或原因，报采购部主管处理。采购部主管无法处理的，报部门经理处理。部门经理无法处理的，报公司总（副总）经理处理。3. 若属分批交货的，采购经办人应在订单上注明“分批交货”字样。第十六条 催交1. 约定交货期前，采购经办人应与供应商再次确认按时交货。2. 供应商无法在约定日期交货时，采购经办人应及时通知请购部门并做好交货异常记录和加紧催交。3. 对已到交货日期尚未到货的，仓库管理员应及时通知采购，立即开展催交行动。4. 采购经办人未能按既定进度完成作业时，应书写进度异常报告，说明异常原因及下一步可能完成的日期，经部门经理审核后转送请购
15、部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十九条 采购物料的入库与验收1. 生产性物料来料时，一般由原料仓库验收数量和重量，并开具“进料检验单” ，生产部验收质量并填写“进料检验单” 。仓库提供入库单给采购。2. 非生产性物料来料时，一般由请购部门签收数量和重量，由使用部门验收质量。3. 固定资产、委外加工的物料、工程或服务由申请单位负责验收。4. 对验收不合格的物料，由验收部门提出不合格内容，并召集请购部门负责人和采购人员进入物料异常处理程序；对设备或工程不合格的，验收部门要召集采购进行协商处理。5. 交货数量超过或少于“订购量”部分，其超交数量或缺少数量由收料部门于收料时，在备注栏注明，并召集请
16、购部门负责人及采购进入物料异常处理程序。第二十条 对帐请款1 所有已采购且验收合格的物料，应结合订购单、入库单、供应商发票、请款明细进行帐目核对。有问题及时查明原因和解决。2 在帐目核对无误情况下，按事先约定或采购合同约定的付款方式和期限填制“付款平单” ，交采购部主管、部门经理审核批准后递交财务部，由财务部付款。3 对延误交货造成公司损失、短交未补足、物料不合格率高于行业允许范围等供应商的请款，由采购部与供应商先行协商，拿出解决方案，经部门经理审核，报公司总（副总）经理批准后，方可进入付款程序。4 紧急采购需预付款或供应商要求款到交货时（不需现金时） ，采购部应填写“付款平单” ，经采购部主
17、管、部门经理审批核准后递交财务部，由财务部进行付款。如遇突发性有争议项目，采购部与财务部和供应商共同协商一致后进行正常对帐请款程序。第二十五条 采购作业的管理与监督1 采购经办人员要严格履行自己的职责。在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后按核准的要求进行采购作业，不得私自订购、盲目进货和擅自提高进价。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，作到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理相关工作。2 实行采购作业期限异常情况汇报制度：对请购日期早于正常采购作业期限的订单，采购经办人未及时办理时，应进入采购作业期限当日提交采购作业进度异常报告，说明原因及应对措施，交部门经理酌情处理，未及时填写采购作业进度异常报告而出现采购作业延误的，按故意积压或故意拖延办理处理。3 每月，采购部经理对采购部已处理的采购作业进行一次随机抽查。抽查方式可以采用市场实地考察、供应商价格核查、电话问讯等形式进行，抽查的采购作业范围、项目多少和抽查人数不限。4 对采购作业中明显有异常情况的，采购经理应随时介入或另行考察问题所在，进行干预和监督。5 对可能存有问题的作业，采购经理应要求采购经办人说明原因或要求出具书面报告；对拒绝说明问题过问题严重的，由公司按有关规定处理。
