1、票据管理制度 根据国家颁发的现行票据法和财务制度相关规定,公司根据企业自身特点对票据的管理以票据种类、票据使用准则、票据统计核销、账册管理、财务稽核、印章管理、档案室票据管理等事项制定财务票据管理细则,公司各部门、各项目、各有关人员应严格执行。 一、票据分类: 1.1、支票(现金支票、转账支票、电汇、承兑汇票) 1.2、发票、收据(以“发票”冠名的普通发票、增值税专用发票、资金往来收据) 1.3、借款单(公司自制单据,使用时在封面注明项目、部门及个人借款) 1.4、费用报销审批单(公司自制单据) 1.5、费用支付申请单(公司统一单据) 1.6、材料出入库单(公司统一单据) 二、票据的使用准则:
2、 2.1、支票 2.1.1、支票购买回来后先由会计建立支票登记簿,出纳按照登记簿的内容逐一填写领用时间、支票种类、份数、讫止编号(连续编号)、领用人姓名、会计及分管总经理签字确认后领用; 2.1.2、出纳接到已审核后的费用报销审批单或费用支付申请表后,按照费用报销审批单“核定付款类别”的批示启用现金支票或转账支票。出纳应准确填写好支票内容,检查经会计确认无误后,由会计加盖公司财务专用章,报公司相关领导审核后盖齐印鉴章。 2.1.3、出纳要建立支票使用登记薄,按登记薄要求逐一填写时间、支票种类、支票票号、份数、转款事由、收款单位、金额、出纳、经办人签字、备注。同时还应及时登记现金日记账、现金领用
3、日记账、银行往来日记账。 2.1.4、对于支票的使用出纳要严格按照财务制度及审批意见执行,认真履行规定的相关手续,做好相关登记记录。不得擅自使用支票,尤其是现金支票。 2.2、发票、收据 2.2.1、发票购回后先由会计建立发票登记簿,出纳按照登记薄上的内容逐一填写领用发票的时间、种类、份数、讫止编号(连续编号)、领用人姓名以及会计确认签字。对其需要开具税务发票的工程,要填写发票启用审批单,先经分管副总审核后报由总经理确认签字后,出纳才能使用。 2.2.2、禁止携带已盖章的空白发票、收据外出,如特殊情况需要携带外出的,应报分管副总和总经理批准,并办理相关手续。 2.2.3、发票收据应复印填写,严
4、禁开鸳鸯票,封面注明行政费用类、直营工程类或联营工程类,这样便于统计归类。单本票据用完后,每本封面必须经相关负责人会签完毕后交档案室。 2.2.4、填写发票收据时,一定要准确完整地填写对方单位名称、摘要,经会计确认无误后加盖公司财务专用章及发票签发用章。 2.2.5、对开启的发票应在发票使用登记薄上,按项目逐一登记。特别是对MMC 联营项目开启的发票作特别说明,注明开票时是否按合同约定缴纳税费,对已缴纳了税费的开启收据,未缴纳税费的要有书面说明,并取得总经理审批签字确认。 2.2.6、公司收据的启用与发票的启用应该一致,使用也与发票一样。启用和核销时在封面注明公司内部、公司外部及冲账的收据。但
5、在启用核销时到要到公司专人处登记、领用、 启用、核销; 2.3、借款单、费用报销审批单、费用支付申请单、出入库单。 2.3.1、借款单因工作需要借款的,按借款单内容填写,经分管副总和总经理审批签字后方可到出纳处借款。出纳、会计根据项目登记借款人往来账目,借款人报销时按财务制度开具冲还借支收据经总经理签字后冲销借款。 2.3.2、费用报销审批单经办人按财务要求粘贴好票据,认真填写项目名称、报销内容、大小写金额、票据张数(大写),按公司审批流程进行审批签字完成后,财务部按财务制度报销。会计要严格按照报销程序详细审查票据金额、票据张数、相关领导审批意见,然后由出纳支付具体款项。对于已支付的报销审批单
6、据出纳要加盖“转账付讫”、现金付讫”或“冲账”印章。 3.3、出、入库单 3.3.1、项目部库管员凭材料采购计划联签单据实点收,并开具著名为入库的【专用出入库单】,并有材料员、库管员、项目主管签字才为有效之凭证。 3.3.2、公司机关采购的设备、物资、资料等由行政部填制【公司办公用品申购单】,注明申购使用部门、数量、金额控制等,由公司材料采供部门执行。报销时需提供行政部及使用部门签字的入库单。 3.3.3、出、入库单为公司统一印刷的内部票据,按项目由项目负责人或项目库管材料在公司档案室领用,领用时要登记项目名称、使用人姓名、领收时间以及出入库单顺序编号。用完将存根联交至公司材料成本会计处统一核
7、销,待核销完毕才能领用新本。 3.3.4、材料入库要由库房保管员根据供货商提供材料明细送货单进行验货,仔细核对材料名称和规格,清点材料数量、规格及损坏情况,如实按项目填写入库单,经材料员、库管员、项目负责人签字后才能为材料入账凭证,按凭证及时做好材料入库登记台帐。 3.3.5、材料出库时应遵循先进后出的原则,出库时开具出库单时,时间、项目名称、领用班组、材料品种、数量、规格、经办人等要清楚明确,并及时下账,每月末盘存一次,上报盘点清单给材料会计和公司。 4.1、需购买票据时,由会计填写票据请购单,并写明票据种类、数量以及何处购买,经分管副总和总经理签字后方可购买。 4.2、对于支票的购买,需要
8、出纳和会计两人共同前往银行,购后及时登记。 三、票据统计、核销: 3.1、若支票填写错误,将填错的支票(及支票存根联)加盖“作废”印章后,经主管副总和总经理签字确认,待支票使用完毕后,一并交会计处理核销。 3.2、若发票填写有误,应按程序重新申请,对填错的发票收据应在各联加盖“作废”印章后,经主管副总和总经理签字确认后,待换购时与存根联移交相关部门进行核销。 3.3、对于已使用完的发票、支票、收据、借款单存根按公司或项目编号,编制年度总册号,由会计、出纳、内审、分管总经理会签后,报总经理签字后核销存档。并按票据种类建立登记薄(其中包括已加盖“作废”印章的作废票据)作为统一核销票据。 3.4、对
9、于需要票据存根换购的发票及收据,应另根据登记薄记录编制清单归档。 3.5、已核销票据要按项目和公司其他财务档案编号后由会计书写移交清单移交至公司档案室,移交清单同时存档保管。 四、账册管理(含会计账本和会计报表): 4.1、按项目分别各建立一套完整账目,不能所有项目共建一套帐,共用同一账本。财务人员登记账本时应按规定认真、清晰、准确地表述业务内容和金额。 4.2、会计要按规定对已审查合格的原始票据,真实、准确地编制会计并按分类帐、明细账、总账进行登记,在登记时出现错误,必须划双红线并加盖经办人印章进行更正,不得涂改空补。 4.3、会计报表按月装订成册,进行统一编号后,由会计按年度以书面形式移交
10、至公司档案室,移交清单同时存档保存。 4.4、采用电子记账时,存储器的会计记录视同会计帐薄,应制成两份光盘进行备份,由会计书面移交档案室,移交清单同时存档保存。 4.5、现金日记账本、银行存款日记账本以及总账本必须是订本式的,财务人员必须要在账本首页将所要求的内容详尽填写,并在相应位置加盖各自印章,明细账可以活页式。 4.6、出纳和会计要按不同时间段,分别按公司项目把周报、月报、季报、年报的资金使用明细情况表分送至相关部门; 4.7、资金使用情况表:包括项目或公司在核算时间内总收入、总支出及支付的公司行政管理费、税金、劳务费、材料及机械费、运输费的各项金额和累计金额,会计要认真、准确、详细的填
11、写签字后报内审组签字。出纳将经相关领导签字的资金使用情况表按年度书面移交至公司档案室,移交清单同时存档保存。 4.8、财务报表:是会计按照会计法及建安企业会计准则核算公司经营情况的报表,会计应按要求向不同部门在规定时间内经总经理审签后报送财务报表。会计将财务报表按年度以书面的形式移交至公司档案室,移交清单同时存档保存; 4.9、所有票据、账本、账册、报表移交档案室后,档案室应安排专人妥善保管,保管期限不得低于 15 年; 五、财务稽核: 5.1、每月月末,内审员、会计会同出纳进行现金库存盘点,做到账款相符,盘点时随财务报表、经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后分送至相关人员。
12、 5.2、每月月末,内审、会计要会同出纳将所使用票据进行盘点。将已使用的空白的、作废的票据与领用人进行检查核对,盘点表随财务报表经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后再分送至公司相关人员。 5.3、每月月末,内审要会同出纳对银行存款进行盘点,并与银行对账单核对,核对无误后经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后分送至相关部门。若月末与银行对账单不符,应及时通知会计查明原因,会计要按照规定编制银行调节表附于当月的账凭登记中。 5.4、关于财务账本建立的要求:便于核算和查找,首先要建立账册目录,要求会计和出纳按照每个单位工程应建立一套完整的会计账和出纳帐目,原则上 1
13、00 万以上的工程建一本财务账本,100 万以下的工程项目 3-5 个项目建立一本账,MMC 联营项目可以多个项目建立一本账本; 5.5、出纳应建立现金领用登记簿,领用人须在领款后签字,每月由会计、内审核对会签,报分管总经理签字后报总经理; 六、印章管理: 6.1、公司财务专用章、发票启用印章由会计保管,收讫、付讫、冲账印章由出纳保管; 6.2、印章保管和使用人只能对已填写数据的票据上加盖相关印章,不得在空白票据上加盖印章; 6.3、票据与印章必须分人保管; 6.4、建立印章交接登记簿,按交接印章时间、事由、印章种类、负责人、代管人、经办人以及备注内容等填写; 七、档案室票据管理: 7.1、公司档案室应设专柜对账务档案进行公司、项目、月份、年份分类管理,按不同的时间存放; 7.2、因财务人员变动,移交会签清单及财务档案移交清单应同时存放置在专用柜中保管; 7.3、档案保管人员要按档案要求做好财务档案管理工作,对于因工作需要查阅财务档案的工作人员应坚持原则,必须办理借阅手续报总经理签字批准后方可借出; 7.4、公司财务票据(除发票、支票外所有自制票据)由公司档案室统一管理,建立票据领用登记簿;
