1、 小区工作者或小区领导者常常会苦恼自己用心策划的小区活动或发展方案得不到小区的认同。也有的人会叹息，不知道要从何处开始着手自己的小区营造工作。本文将提供关心小区的朋友一个按步就班的过程，让您可以与小区居民共同规划出小区的远景，并选择小区营造的起步。 一、什么时候需要召开小区会议？ 本来，召开居民会议可以有很多种时机，但为避免读者困惑，本文将以前述的精神，介绍一个小区远景规划与行动方案选择的小区会议，让会议结束后，与会者知道什么该是小区领导者、干部、及热心居民的下一步行动。因此进行本文所介绍的小区居民会议最恰当的时间是当小区有一些人共同认为我们的小区应该动起来，或我们的小区很单调，或我们需要更多
2、小区认同感，小区居民彼此太陌生时，就是召开小区会议的好时机了。 二、谁来召开小区会议？ 以台湾的情境，我们很自然地认为召开小区会议应该是小区理事长或村里长的权责。其实谁都可以召开小区会议，我们的经验里曾经有过热心的托儿所长召开，家庭主妇召开，村里办公处召开，专业团队召开的经验。谁召开不是问题，能不能找到居民来参与小区会议才是重点。而居民来不来参与小区会议，与谁召开会议并没有必然关联，如何才能让居民来参加居民会议是本文最重要的部份，将在下节讨论。小区会议如果不能带出行动就很可惜，因此，不论是谁召开会议，都需要思考会议的成果将如何付诸实现，为了让居民的共识有付诸行动的可能性，有些资源人物是需要思考
3、的。三、邀请谁来参加 居民会议应该要广邀小区居民参加，而且要很注意性别，年龄、职业的分布，让小区里的各种人士都有参与。 四、在那里举行 能够容纳预期人数的场地是首先要考虑的。其次，场地的音响效果如何 ？（如果有麦克风、喇叭及其它任何的视听器材，一定要事先测试，要请人在最远的位置看看能不能听到声音，能不能看到画面。）如果需要分组，有没有够多的地点与场地是否够大而不致让组与组之间相互干扰？另外，也需要考虑在夏天会不会太热，有没有冷气或足够的通风。有没有桌子，因为本文介绍的小区会议需要用到桌子书写大字报或画图，如果没有桌子，替代的可能性是什么？ 五、筹备小区居民会议 筹备小区居民会议可以区分为（1）
4、组织工作小组，（2）策划居民会议流程，（3）宣传及邀请，（4）会议场地及外围设施等。 （一）工作小组由谁组成 发起召开居民会议的几个人当然应该在筹备工作小组中，但如果能在筹备阶段就有好的小区参与，成功的机会就大得多了。列出一张邀请名单有时候能帮助我们确定没有漏掉一些关键人物 （请参考附表一）。我们想得到的重要人物可能也都有别的要务在身，因此多列一些做为备用是需要的。 （二）策划居民会议的流程 本文将提供一种居民会议的流程模式，读者可以参着自己小区的实况及筹备工作小组的专长做一些调整。本文所提供之居民会议流程包括了，小区历史回顾，小区现况分析，小区愿景规划及小区方案选择四个步骤。小区可以决定要在
5、一次会议完成，或者分两个阶段。 （三）宣传及邀请活动 许多的小区在进行活动的过程中非常用心于活动内容的设计，但却忽略了宣传及邀请的工作，以致造成了好菜上桌却无人享用的窘境。宣传及邀请活动是小区工作里一个绝佳的扩大参与的机会，小区工作者及领导干部不能轻忽它的重要性。 本文建议，宣传期间不要少于一个月。这是累积了不少小区工作专业者经验后的建议。在这一个月里，筹备小区会议的工作小组要用各种方法让居民知道将有一件大事小区会议要进行。至于如何进行宣传，筹备小组需要进行一点脑力激荡。大家想得到的不外乎海报，宣传单，打电话，地方的有线电视，报纸，面邀等。但有些地方有特殊而有效的工具及管道则是只有当地人才知道
6、的，例如原住民部落的教会，许多乡村里的广播系统，及未来的小区电子网络等。总之，千万不要假定这样大家就都知道了。因为常常真的他们不知道，或者，知道不等于到时候会人到。因此，您的小区会议工作小组运用脑力激荡，列出所有可能的宣传管道，并指派人力运用各个管道，写新闻稿、传真报社、接洽电视台、逐家打电话等，才是成功之道。此外，个别的邀请是确保人们届时出席的不二法门。为此，筹备小组应该列出拟邀请出席的名单，指派人手进行邀约 （请参考附表二）。 附表二 小区会议计划邀请的个人 运用以下的表格来决定要邀请那些人来参加居民会议。即使在最有组织的小区里，还是有许多人没有属于任何团体。这张表格帮助你点出那些在其它团
7、体名单中不出现的名字，以便邀请其参加小区会议。第一行是这些人的类别，接着写出每一个人的姓名电话。小区团体 接洽对象(1) 接洽对象(2) 接洽对像(3)(姓名/电话) (姓名/电话) (姓名/电话) 民间领袖 老师 商人 有影响的居民 关心小区的居民 青年_ 本地金融界人士 小区工作者 （以下可依需要再继续列出）六、进行小区居民会议 一个晚上的小区居民会议大约要花二至三个小时。这样的时间看起来好像很久，但是依本文所提供的流程，小区工作者将会发现时间其实很紧凑，与会的居民也不会觉得太冗长。 小区居民会议的流程建议 会议 内 容 时 间 （一）来宾介绍及欢迎词 10 mins （二）小区地图与小区
8、特色（团体讨论） 20-30 mins （三）本小区大事纪（团体讨论） 30 mins （四）分组讨论：对小区的梦想与期待 30 mins （五）.分组讨论：本小区未来发展的障碍小区发展方案建议与选择 60 mins .小区之歌小区标志小区故事等工作小组 （六）成果庆祝 / 结 束 15 mins 以下按步就班介绍各时段应如何进行 （一）介绍来宾及欢迎词 介绍来宾及欢迎词不要太冗长，以免一开始就破坏了民众参与的情绪。小区会议的主人是居民，太多吹捧政治人物的言词可能招致居民认为：还不是老套！，因而大大降低会议的创意。 主持人也不要太急于一次把所有流程都介绍完。因为整个会议过程牵涉到许多的设计，想
9、要简短的解释清楚并不容易，反而在一段一段的活动中，居民将能够体会到这种过程的趣味及意义。 （二）讨论小区地图与小区特色 在这个阶段，要准备一张大的墙报纸，主持人需要对小区居民所认为的小区范围心里有数。开始的时候以我们的小区是以什么为界限？它的东西南北分别是什么地点？问与会者，然后根据居民的回答，很快地勾勒出本小区的范围。接着再问我们这个小区范围里，有什么重要或有特色的的地方？，再根据居民的回答将那些地点一一标示出来。 接着邀请与会者一起根据所勾画的小区地图，试着用另外一张墙报纸拟出本小区有什么特色？的清单(较没有经验的带领者有时候会担心与会的反应不如预期热烈，不知道如何继续下去。这种情况发生的
10、机会很小，但万一真的如此，带领者可以鼓励居民，以列出本小区的十大特色的方式来进行。) 。当居民有反应时，要给予正面的鼓励。要让居民不担心他们所说的会和前面的人重复。因此，要将每一位的提议都记录在墙报纸上。如果居民的反应很热烈，以致所说的小区特色多达二十项以上，则主持人要用一点技巧，将居民所说的各种特色加以归类，如果能归纳成六到八项特色，将有助于居民的记忆和团体的动力。 （三）小区大事记 这是一个很有趣及很容易学会的活动。带领者首先要决定该次小区会议所要记录的大事记年代。例如，从开会的当时往回推三十年，以十年为一个阶段将小区历史分成三阶段。主持人接着将小区居民分成三大组，请每一组负责回想小区在那
11、一个十年之间发生过的事情，人数够多的时候，主持人可以要求每一个人只提一件事，人数少时则请居民多想几件。有的新小区如集合住宅大厦只有一、两年，甚至更短的历史，则小区大事记可以月份为单位来分。给与会者几分钟回忆之后，就可以鼓励一组一组将他们记得的小区事件提出来，并记载在墙报纸上。 （四）对小区的梦想与期待 这个阶段，要将居民分组，大约二十至四十人为一组。小组长要在组内问居民：年以后，你希望我们的小区有什么改变？或者，您认为，我们的小区如果有那些改变，你认为会是一个更好的小区？。给每一位组员三张纸卡（大约 B5 大小或 A4 对裁），让组员将每一种期望写在一张纸卡上。收集组员的纸卡，与组员一起讨论我
12、们对小区的期望可以归为几大类。用一张墙报纸以这样的句子写下讨论的成果：我们期望，到了公元年，我们的小区是这样的 1. 有一个小区图书馆2. 停车井然有序 3. 4. 各组完成小区的梦想与期待之后，将成果带回大团体，主持人给每组二至三分钟报告成果，宣布休息十分钟，会场如果准备有点心可以在这时提供给与会者。 工作人员利用休息时间，将每一组的梦想用剪刀（或美工刀）一一裁开。将同一类的整理在一起，贴在一张墙报纸上，并给一个名称（有的小区只会作分类如：文化、景观、小区照顾。有的小区则会发明动人的口号如：公园似的小区，安全无虑的小区。带领者可以看现场气氛给予鼓励。） 。类别应该尽量限制在八类以内，以免下一
13、个阶段的分组太多。 同时，主持人在此时要邀请参与的居民中具备三种专长（或兴趣）的人。这三种专长分别是说故事（文学），唱歌（音乐），和画画（美术）。每一类最少要找到五人，要组成三个特别的任务小组。 三个特别的任务小组要以前面讨论过的小区特色，小区大事记及小区梦想三项的成果做为素材，其中一组写成一篇故事，另一组编成一首歌，还有一组要将它画成一幅画。这三个特别任务小组的作业与其它成员的小区发展的障碍分析及小区发展方案之建议同步进行。 （五）小区发展的障碍分析及小区发展方案之建议 休息过后，主持人将工作人员分类好的小区梦想与期待向与会者介绍，说明接下来将要请与会者按他她们的兴趣每人加入其中的一类讨论小
14、区发展的障碍，并请与会者推荐一位担任该组的组长（这位组长是精神领袖性质，分组讨论则仍由本会议预先训练好的小组长带领）。接着进行本小区未来发展的障碍分析。小组长邀请组员就该组的主题问大家：我们的小区要达到这样的理想，有什么障碍？。同样给组员三张纸卡，请组员将每一项障碍写在一张纸卡上。待组员写完后，将组员所提出来的困难一一讨论后，再予以归纳分成六至八大类（少于六类也无妨）。 各小组首先应完成如下的一张墙报纸，以小区美化组为例： 本小区要在公元年成为一个的小区，我们认为有以下的障碍1. 小区居民互相认识太少，例如：见面不打招呼2. 居民不重视大厦外观，例如：铁窗造型五花八门，彼此不协调 3. 4.
15、接着各组要依这一张障碍分析的结果，建议小区应该做什么来克服小区发展的障碍，小组长按着同样的过程，带领小组完成如下的第二张墙报纸。 为了让本小区成为的小区，我们认为应该进行以下的方案1. 办理促进居民相互认识的活动，例如园游会、跳蚤市场2. 办理讲座，介绍大厦建筑物的保固与维护 3. 4. 待各小组完成二张墙报纸之后，主持人召集大家，先给三个特别任务小组每组三分钟时间以说故事，歌唱及秀图的方式表演他们的成果，再给其它的小组各三分钟报告各组的障碍分析及方案建议。 活动至此，小区应该已经得到许多的建议方案，足供小区领导者或工作者选择优先方案。 如果时间仍然充裕，主持人可以将各组的建议方案贴在台前，带
16、领全体与会者进行方案选择。主持人可以问，那些建议方案可以让最多人投入，那些建议方案做了以后效果最明显，那些方案最容易达成，那些方案有多数人很感兴趣的。每一个问题都征求与会者表达意见，只要有人对主持人的问题做响应，主持人（或助手）就在该方案做注记，不同的问题用不同的符号注记。待四个问题问完后，主持人可以将几个最多人响应的建议方案点出来，征询大家是否同意将其做为小区优先进行的方案，如无太多争议，就可暂时定案。 （六）成果庆祝 / 结束 至此小区会议可算是到了尾声，主持人可再邀请贵宾或小区领导者对成果做一些响应，最后邀请大家合唱特别任务小组所做的小区之歌做为活动的结束。七、居民会议应准备的设备工具材
17、料 以下是根据过去经验提出召开居民会议设备所需要的、工具、及材料： 1. 二支麦克风，扩音机 2. 白板，白板笔，板擦。 3. 视人数准备分组的空间，每组都需要墙面及墙报纸（编制小区之歌小区标志小区故事 的工作小组需要另外的空间） 4. 彩色笔（分组时需要每人一枝，深色） 5. 封箱胶带（容易手撕，不会破坏墙壁粉刷的） 6. 纸卡（按出席人数乘以 6） 7. 墙报纸（小区地图，小区特色各二张，小区大事记二张，事先写好小区梦想与期待，障碍分析，小区发展建议方案的格式，数量各按预期的分组数目乘以 6（小区之歌小区标志小区故事三个小组各 2 张）8. 如果可能，再准备台湾及世界地图 9. 活动程序表
18、（参会者每人一份） 10. 点心 11. 纪念品或摸彩品（视小区需要） 八、小区居民会议实例 台北市大安区正声里小区论坛(较没有经验的带领者有时候会担心与会的反应不如预期热烈，不知道如何继续下去。这种情况发生的机会很小，但万一真的如此，带领者可以鼓励居民，以列出本小区的十大特色的方式来进行。) 。 要让小区居民能够对小区历史，特色及需求形成共识，需要相当长的时间。但是小区经营者有时会感觉召集小区居民来长时间的开会又非常难以达成，尤其是在都市地区。因此，小区工作者有时需要运用很短的时间抓住小区议题。本文提供一个实际的案例，说明如何可能在一个晚上（约两个小时之内）达成这样的任务。 在正声里小区论坛
19、，依照惯例在主持人和里长的简单介绍后，依序地展开。首先登场的是 （一）小区地图的绘制 由于来参加的民众彼此间并非完全的认识，因此活动的一开始，主持人便以活络会场气氛为起点，希望创造出一个快乐的参与情境。主持人首先以征询的方式，请参与者说出本里的行政地界。在确定本里所含括的范畴之后，主持人便请所有参与人员一一上台做简单的自我介绍，并在已画有正声里地界范围的海报纸上标示出自己住家的位置。用意在于经由来宾的亲身参与消弭参与者彼此间的陌生感，建立起信任关系。当所有人员完成这一阶段的工作后，主持人再度接手，询问来宾有关他们认为足以代表华声里的地标、地物，并逐一在同一张海报纸上做记号，随着参与人员所指出地
20、点的增多，正声里小区地图的内容也更加的丰富。当参与者的发言渐告和缓之际，主持人便带领大家就目前呈现在地图上的内容做回顾，一方面借机和大家一起思索是否有任何重要的建物或地点被忽略了，以便加以补充让整张小区地图显得完善。最后主持人征得在场参与人员一致的同意下，正声里的小区地图就算是大功告成了，而由工作小组人员将其暂时移贴至旁边的墙壁上。(参考附件一：正声里小区地图内容分析。) （二）正声里十大特色 在经过小区地图的绘制后，所有参与者对小区内的有形地标、地物已有了初步的共识，因此紧接着主持人便进行小区的第二阶段活动：正声里十大特色。在这个活动中，主持人请参与来宾一起就正声里的特色做全方位的思考，希望
21、透过正面的正声里特色表述来替里民与小区的感情做更正面的连结，增强参与者的小区认同力。经由小区特色的描述，参与人员事实上已就小区的现况有了一个基本的共识，然而想要替小区未来的发展做一具体可行的规划，就不能不知道小区的过去 。(参考附件二：正声里的特色。) （三）正声里大事纪 因此为了掌握住参与者热烈的讨论气氛，主持人马上将活动带入第三阶段：正声里大事纪。由于来参加的民众，不乏长期居住里内的小区原住民，因此对里内历史的沿革，知之甚详，不到几分钟的时间，一份简要的正声里三十年大事纪就宣告完成。在这样有效率的讨论气氛，使主持人迫不及待将论坛活动推向最高点 。( 见附件三：正声里大事记。) （四）小区怎
22、样会更好 在第四阶段里，首先由工作人员发给参与者三张纸卡 和一只色笔。接着主持人请所有来宾进行脑力激荡的工作，分别在每张纸卡上写下各人所认可促成小区明日会更好的方式。约略过了五分钟，待多数参与者完成书写后，主持人便征询所有人的意见，并在参与者的同意之下，依其类别张贴在会埸前的结果分析白板上。之后更加刺激的第二波脑力激荡游戏：为同类意见命名，就接着展开。命名的用意是在于为小区未来不同的特色做一个大方向的愿景描绘，也为小区未来的发展工作设定目标 (见附件四：正声里怎样会更好。) 。经过命名的工作后，整个论坛的活动也就进入尾声。最后论坛就在由主持人就命名后的未来各项小区发展工作方向，提出专业者的意见和里长的总结说明下划上句点 。（本次小区论坛所需之材料：1)墙报纸全开3 张（分别记载小区地图、小区特色及小区大事记；2）卡纸-预定出席人数乘以 3；3)彩色笔-足够每人 1 支；4)胶带；5)白板或黑板。）小区居民会议座位安排 小型会议室
