1、 企业信息化建设论文：施工企业信息化建设初探摘要:在激烈的市场竞争下,施工企业面临着前所未有的挑战和机遇 ,如何将挑战完全转化为机遇,不仅要依靠各部门的协调合作 ,项目的获取和有效获利 ,更重要的是要从管理上降低施工企业经营风险和财务风险,从而降低项目成本, 实现企业短期和长期利益的目标。 关键词:施工企业 ERP 信息化 1.引言 施工企业信息化的引入,不仅是带入先进的管理理念,而且是从根本上改变了企业的管理模式,提高了管理效率,优化施工企业内外资源,使施工企业的运作和管理更趋于规范化、科学化和系统化,核心在于增强企业的中心竞争力。 企业信息化不仅仅是指会计电算化,而是指以电算化为核心的信息
2、化全员全过程管理。表现在不局限于实现记账、算账、报账、查账以及简单的解放人工劳动的目的,而是要促进物流、资金流和信息流的一致性,便于相关部门追踪和监管, 防患于未然。ERP 系统集先进的信息技术与优秀的管理思想于一体,迎合了企业对合理配置资源、降低生产成本、优化业务流程、提高运转效率的要求,成为企业提升综合优势的基石。引入 ERP,可以帮助施工企业实现财务、人事、采购、库存、施工各阶段、交验和售后维护各环节的全面细致分析,建立全局共享数据资源,真正实现施工企业信息化现代化管理。 2.施工企业信息化现状 2.1 ERP 概况 ERP(Enterprise Resource Plan 企业资源计划
3、) 是结合现代先进的信息技术和系统化的管理理念,基于面向供应链的管理思想。企业实施 ERP 的目的是为了对企业各类资源进行整合和优化,把企业经营生产过程中的有关各方和各个环节纳入一个紧密的供需体系中,对供应链中的信息流、物流、资金流、工作流和增值流进行设计、规划和控制,合理有效地安排企业的产、供、销活动,使企业能够及时有效的利用一切资源快速高效地进行生产经营活动,是服务于企业决策、生产、运营的管理信息系统和综合管理平台。 据美国生产与库存控制学会(APICS) 统计, 使用 MRP II/ERP 系统, 平均可以为企业带来如下经济效益:(1)库存下降 30%50%,库存周转率提高 50%;(2
4、)延期交货减少 80%。应用ERP/MRPII 的企业准时交货率平均提高 55%,误期率平均降低 35%;(3)采购提前期缩短 50%,采购人员有了及时准确的生产计划信息,就能集中精力进行价值分析, 货源选择,研究谈判策略,了解生产问题,缩短了采购时间和节省了采购费用;(4)停工待料减少 60%;(5)制造成本降低 12%;(6)管理水平提高,管理人员减少 10%,生产能力提高 10%15%。 2.2 施工企业 ERP 现状 2.2.1 施工企业特点 施工行业是一种分工细致及劳动力密集的行业。施工项目管理具有施工人数众多、工序繁复、分散性、移动性和一次性等特点。其产品位置固定、形式多样、结构复
5、杂并且体积庞大。同时,施工生产具有生产周期长、资源使用的品种多、用量大、空间流动性高等特点。施工项目具有强周期性和流程性,根据生命周期理论,可以划分为四个阶段,分别为招投标阶段、采购阶段、施工阶段和交验维护阶段。各阶段资源如何有效利用、促进和循环,对于施工企业降低整个施工项目的成本无疑来说是一个极为重要的方法。 2.2.2 施工企业实施 ERP 的原因 基于上述对施工企业和项目特点的简述,引入 ERP,集成各部门优势和资源,在施工企业管理水平达到 ERP 实施条件的之后,运用 ERP 来提升管理效率是势在必行的。 目前,施工企业的施工项目的管理不到位 ,管理模式老化 ,不利于企业长远发展。主要
6、表现在: (1)目前的施工企业的信息程度不高 ,仅局限于财务部门,数据和资源没有实现共享, 不利于提高整体办事效率。比如说,对于一个要管理上千个项目的建筑总公司来说, 超大量的财务、招投标预算、材料需用情况和已用情况、人力用工合同及核算、合同变更和修改等等,各方面的信息量复杂多变,如果不进行系统的汇总、归类 ,公司管理好各个施工项目是有一定困难的。 (2)工程项目范围广,周期长,本来就不利于管理。项目管理和运作的好快完全靠项目经理来把握,企业无法及时、有效的跟进项目情况 ,对其进行监控。这样的放任式项目管理模式已经不能与激烈的市场竞争相匹配。项目的成本管理影响的不仅是项目的盈利情况,更是关系到
7、整个企业的全年的盈利乃至更加长远的发展目标。 (3)财务数据的滞后性。虽然财务部门引入了会计电算化,解放了手工作业,提高了财务部门的工作效率,但是,仍然没有改变手工帐时代的就财务做财务的现状。季报、半年报和年报已不能反映公司、项目的运行状况。如果要通过这个滞后的财务数据来进行财务管理或者是进行有效监控,那是几乎不可能的。 (4)分权的程度。项目经理是整个施工项目管理的核心人员,对他们进行一定的放权是必要的,这样有助于项目经理充分发挥自己的才能 ,当然监控和指导也是需要的。掌握项目真正的情况,及时发现和解决问题是总公司应该做的和必须做的。在控制中, 可以发现常规问题的最好的解决方案;在不断的事前
8、准备、事中控制、事后反馈中总结出很好的经验, 为以后的项目做好准备。 施工企业通过 EPR 的实施,可以实现施工项目本身、项目内部组织管理和项目外部环境的集成,即是施工项目全流程的集成管理。在 ERP 的管理下 ,达到高标准的工期、质量和成本要求是施工企业长久发展的目标。 2.2.3 ERP 实施的条件和风险 通过对 ERP 的运用, 可以使得施工企业的物流、资金流和信息流得到有效管理和互相促进,但是实行 ERP 是需要一定的条件的。首先, 企业领导要相当重视,这是 ERP 能成功实施的有力保障;其次,企业已经进入成熟期,具备相应的企业管理机制和模式,这是 ERP 实行的基础;另外,全员有通过
9、 ERP 提升企业管理能力的决心,这是 ERP 实施的不竭动力。 在满足 ERP 实施条件的前提后,还是要注意引入 ERP 后产生的风险。ERP 系统给企业新的风险发现、风险分析和评估的理念和方法。把 ERP 系统的信息技术与业务活动有机结合起来防范风险,能大大减少错弊的发生 ,提高盈利能力。但是 ,任何系统自身还是有缺陷的,如果不很好的防范,将给企业带来新的风险。ERP 系统的开放性、信息的分散性、数据的共享性,都极大地改变了传统的风险防范方式。比如说, 计算机系统的复杂性,需要企业员工具备的 IT 能力与之相匹配,电子数据的改写、删除、传输和处理都需要相应的监控手段,企业在 ERP 的实施
10、过程以及在随后的日常使用维护中 ,应该着重注意对这类风险进行评估并运用适宜的手段进行控制处理。施工企业也不例外,因根据自身行业特点, 在控制关键点上设置控制措施,使得 ERP 真正有效地提高整个施工企业的管理效率 ,用小成本换来大收益。 3. 施工企业 ERP 系统管理模式 先进的管理方法也应该配备适宜于该方法的组织结构,以前的高耸式的组织结构层级太多,阻碍了信息的传递速度。适应于 ERP 的管理组织结构应该要扁平化 ,分为集团、公司和项目三级。因此,施工企业的 ERP 系统管理层可以分为三层 ,分别如下: (1)局级层。处于战略规划、资本运作、资金调配和指导检查的中心,在 ERP 中应该主要
11、担当数据查询并分析、业务审批与监控、参数设置确定和系统方案制定等功能。(2)公司层。处于运营决策、业务管理和协调的中心,在 ERP 系统中担当业务流的上传下达、报表制定审核、监控项目层的各项工作、同时给局级层的方案制定提出建议。 (3)项目层。主要是基础运作层 ,是企业成本控制的核心和起点,各项细则的业务操作, 如基础数据的录入,项目的应急处理等。 在应用了 ERP 之后, 施工企业的管理虽然流程化了, 但是也要灌入动态管理的思想,灵活处理各种突发情况,这样的管理层设置更加有利于模块作用的发挥, 灵活管理。 4.企业 ERP 系统模块 利用 ERP 实现施工项目工期、成本和质量三要素的协调与统
12、一,通过对资金流、物流和信息流三流的事前、事中和事后的监控,达到快速解决问题、提高管理效率的目的。施工企业的 ERP 模块主要有财务模块、项目模块和物流模块三大部分。 4.1 财务模块 财务模块包括会计核算,但不能仅局限于做账, 而要实现财务管理的功效。总体来说 ,分设集团和子公司,在子公司中又是以施工项目为核算中心 ,从招投标、采购、施工到交验维护的各环节都进行相应的账务处理。会计核算部分由总账、应收帐、现金、固定资产、工资核算、成本管理等方面组成。 财务管理就是要从这些账务处理中,处理好与外部门的协调和合作关系, 比如说在机器设备采购、固定资产管理、项目成本控制、人力资源管理等方面,它需要
13、基于会计核算的数据,加以分析,从而进行相应的预测、管理和控制活动,但侧重于财务计划、控制、分析和预测等。 4.2 项目模块 项目模块是一个利润中心,涉及进度、资源、质量和成本等方面, 主要包括项目成本预算、计划、核算、支出控制、账务处理、决算和分析;项目质量计划、记录、分析和控制;项目进度跟踪、工作量统计,合同档案管理等等。项目模块管理就是对施工项目成本控制的源泉,应该从细做起,下面从施工项目全阶段来分析,如下: 1、招投标阶段 (1)投标报价高低 投标报价的高度不仅决定着投标人是否能够中标,而且关系着项目成本的高低。所以,一定要做好前期的成本预测工作,反复论证, 确定一个合理的目标成本。 (
14、2)项目设计的可行性分析和论证。 2、采购阶段 就施工项目而言,跟供应商建立长期合作关系 ,根据工程进度的需要制定采购计划 ,借助电子平台实现材料比价、招投标,供应商选择, 进行订单管理 ,采购到货、进货、验货手续管理,进行商品入库和采购付款 ,实现采购信息透明化,减低采购成本。 3、施工阶段 施工阶段是整个项目模块的核心,也是前两个阶段的延伸, 需要注重的是成本控制,在人工费用、材料费用、机械费用、现场管理费、现场临时设施费等的管理。 (1)人工费用在施工项目的成本中占有很大的比例 ,根据不同的项目的施工环境和对机械使用程度的不同而有所不同。 (2)机械管理。随着机械使用率的增加 ,机械费用
15、在施工成本中逐渐上升,对一些不需购买的机械设备可以通过租赁的手段获得,多进行合理的计划管理和统筹调配, 实现多项目资源共享。 (3)工期和质量管理。先做出一个根据施工项目具体情况和历史经验得出的预期计划表,再根据实际施工情况进行对比,进行有效激励。对突发的工程合同变更情况, 进行有效处理,不要因为变更合同而造成施工项目成本的不合理增加。 4、交验、维护阶段 根据合同、预算及费用定额、竣工资料认真审核工程款。对工程费用、建筑材料单价等做仔细的审核,保证工程质量和成本。 4.3 物流模块 ERP 的本质是对实现企业内部的物流管理,即再造一个效率更高的流程。施工企业对各种资源的需要是根据施工项目的进
16、度来决定的,同时施工项目本身具有很强的季节性、地域性和流动性,这样建立长期的资源库就显得比较重要和关键了。具体来说, 分为 6 个子项,分别是合同管理、采购管理、库存管理、供应商关系管理、质量管理和固定资产管理。下面对一些子项做出说明: (1)合同管理。对合同的签订、变更及款项收付进行记录和管理。 (2)采购和库存管理。建立适合本施工企业绝大部分项目的具有该施工企业特色的 JIT管理流程,比如说,通用物料需求采用固定采购流程,采购中心在与供应商经过一段时间的合作之后,如果满意,可以签订浮动采购协议满足施工企业的零库存管理需要。 (3)供应商关系管理。建立供应商档案 ,实现订单协作,对供应商的供
17、货时间、质量及售后服务等进行统计评分,选出最适合该施工企业的供应商 ,建立长久合作伙伴关系。 施工企业通过物流管理,加强了整个施工项目的供应链管理, 从外围保证施工项目的低成本、高质量。 以上的三大模块,从根本上要帮助施工企业实现业务处理流程规范化的要求, 加强了高层管理者与公司管理层、施工项目层的沟通,规范化的采购、库存和财务业务处理的结果是使得每一项数据都有负责人,查之有据, 职责分工和管理更加的方便 ,更加有利于激励机制的实行。 5.结束语 施工企业应用 ERP 系统,将企业各项资源统一调动起来 ,形成信息优势,对人、财、物、资料信息等进行全面整合管理,对事前、事中和事后分析模式的高度应用, 对信息的计划、控制和分析及时反映到项目中,促使项目管理的不断完善,不仅降低施工企业的经营风险和财务风险,并且从根本上增强了企业的核心竞争力。参考文献: 1宛玉平 .大型建筑施工企业 ERP 系统的组建及实施,J.施工技术,2009,(2). 2罗时朋 ,余峰.利用 ERP 实现施工企业信息集成管理 ,J.建筑管理现代化,2007,(3). 3谢成.施工企业如何建立 ERP,J.施工企业管理,2003,(9).
