1、ENDNOTE 使用方法造福硕硕博博们来源： 肖宏的日志一、简介 EndNote 是一款用于海量文献管理和批量参考文献管理的工具软件，自问世起就成为科研界的必备武器。在前 EndNote 时代，文献复习阶段从各大数据库中搜集到的文献往往千头万绪、或重复或遗漏，难以管理，阅读所作的笔记则分散各处，难以高效地进行有机整合。到写论文时，大量的文献引用往往复杂异常，尤其修改时，牵一发而动全身。这些难题，EndNote 可以凭一己之力，彻底解决。 学校里目前盛行的依然是 EndNote 9.0，而功能更为强大的 V10.0 正版需要$100 ，显然不宜在我们中间推广。故本文以 V9.0 为主要介绍对象。
2、它的安装对大家并不构成问题，只需要注意这类中文支持功能较弱的软件，安装路径最好纯由英文字母和数字构成。 打开 EndNote 9.0，其界面如图 1.1 所示。“Reference Library”窗口显示文献的各个条项，单击条项名称 (如“Author“)按钮，所有记录就将按该条目顺序/逆序排列。预览窗口显示被选中文献的简单信息（图 1.1 中的预览格式是默认的“Annotated“，在下拉菜单中还有其他的格式）。“显示 /隐藏 Preview”按钮则用于切换预览窗口的显/隐属性。 图 1.1 EndNote 9.0 基本界面 下面根据我们的专业特点和需要，结合我使用 EndNote 的一些
3、心得，介绍这个软件的基本操作。 二、建立和编辑 Enl 文献图书馆 EndNote 数据库称为 Reference Library，以*.enl 格式存储，其中的数据存储于同名文件夹*.Data 中。本文所举例子中的Library 包括单记录图书馆“acedemic.enl”和数据文件夹“acedemic.Data”。 (1)新建 enl FileNew，或者单击工具栏第一个按钮“New Library“，都可以新建一个空白图书馆。 (2)打开既有 enl FileOpenOpen Libray，或者单击工具栏第二个按钮“Open Library.“，都可以打开一个既有的 enl 图书馆。 (
4、3)新建记录 ReferenceNew Reference，或者在“Reference Library“窗口中右键“New Reference“，都可以手动添加新记录。 (4)编辑记录 “Reference Library“窗口中双击选中的记录，或者右键“Edit References“，都可以进行编辑。 编辑记录界面如图 2.1 所示。一般需要用到的条项包括 Author、Year 、Title、Journal、Volume、Issue、Pages、Keywords、Abstract ，读书笔记记录在 Note 中，如果有全文 pdf，可以将其链接添加到 Link to PDF，并将附件链接
5、到 Image 中，如果文摘是从网上数据库下载的，URL 中可记录其出处。其余条项相对用得不多。 图 2.1 EndNote 记录编辑窗口 1) Author：每个作者列一行，格式可以是 Ziaei, J. E.，Ziaei, J E，J E Ziaei，或者标准全名等。原则是姓置首，则后面必须跟逗号，若按照西方姓名规范置尾，则不必加逗号。逗号后应有空格。如果是中文名字，一般不需要添逗号区分姓和名。在 EndNote 中，编辑状态下，用红色显示的人名表示当前 Library 中该名字是第一次出现，若该人名先前记录中出现过，则黑色表示。 2) Year，Title，Journal，Volume
6、，Issue ，Pages：这些条项照抄引用文献的显示即可。 3) Abstract：同 Author，每个关键词列一行。 4) Link to PDF、Image：右键“Link to PDF“、“Image“即可添加。添加“Image“后，在 Reference Library 窗口中这条记录前方就会出现一个附件标志。EndNote 10.0 中，可以直接将全文 PDF 拖放到这个栏位，更为便捷，而且链接永久有效，不会因为相对路径的变化而失效，而 9.0 在这一点上依然做得不好，所以使用这个版本建立参考文献图书馆时，必须做好合理的规划。 (5)复制记录 将一条记录复制到另一个文献图书馆中，
7、只需要在 Reference Library 窗口选中目标记录，C 或右键“Copy”，再打开目标文献图书馆的 enl 文件，V 或右键“Paste”，即可将它复制进去。剪切的方法与之相似， X/“Cut”即可。 (6)删除记录 在 Reference Library 窗口选中要删除的记录，右键“Delete References“即可。选中时可以用鼠标拖选多条记录，也可以按住 Ctrl 间隔点选。直接选中后按 Del 键无效。 三、批量导入文献 手工编辑 enl 是很费时费力的。EndNote 最重要的功能之一就是把科研人员从繁重的文献手工编辑工作中解放出来。很多在线数据库都提供了强大的 C
8、itation 导出功能。我们专业主要使用的是中国期刊网、PubMed、Ovid、Elsevier 等中英文文摘/全文数据库。下面以它们为例，简要介绍文献批量导入的操作。 (一) 基本步骤 (1)查找所需文献 这一步不需要多讲，属于文献检索的基本范畴。 (2)选择所需文献 在所要导出的文献条目前打勾选择所需文献。如果检索已经比较精细的话，可以不用打勾，即默认全部导出。(3)导出 citation 1)PubMed（直连 http:/www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query.fcgi?DB=pubmed）：结果预览窗口中，Display 下拉菜单选择“MEDLINE”，
9、Show 下拉菜单选择一个合适的数值以确保能将所需文献全部导出(但一次最多只能导出 200 条记录)，旁边的下拉菜单可以选择默认的“Send to“或者“Text“。三步操作尽量快速地同时完成，网页自动刷新后即可显示完整格式的 citation。 2)Ovid （通过学校图书馆代理连接 Online 版）：在结果预览窗口下面的面板里，点选“Full“ 和“Direct Export“，按确定按钮。 这时 EndNote 会自动运行，并跳出导入对话框。Filters 选择框中选择 Medline(Ovid)，即可导入当前处于激活状态的那个 Library 中。 3)Elsevier（也要通过学校
10、图书馆代理连接 Science Direct）：基本导入方法和 Ovid 接近。关键在于选择正确的导出格式(MEDLINE 或 FULL)，以及自动导入时选择正确的 Filter。（编选 Filter 是门很有技巧的学问，有时候需要自己编制，这部分内容需要参考相关手册） 4)中国期刊网：EndNote 的中文支持功能较弱，没有提供任何一种中文数据库的 Filter，这就意味着除非能够自己编制 Filter，否则中文数据库将无法批量导入。中国期刊网的 Filter 有一些民间版本，但是随着知网改版，类似于哈工大版那样“ 权威”的普及版 Filter 目前还没有出现。 (4)导入 citation
11、 1)PubMed：网页显示出完整的 Citation 以后，全部复制，并粘贴到一个记事本文件中，保存。打开 EndNote，按工具栏第三栏中“Import.“按钮，即跳出导入对话框，“Import data file“框中打开保存 citation 的记事本，“Import Option“下拉菜单选择“PubMed(NLM)“，“Duplicates“下拉菜单可以选择默认的“Import All“，也可以选择“Discard Duplicates“剔除与 Library 中重复的记录。 图 3.1 Import 对话框界面 2)其他：如果由于版本原因，Ovid 或 Elsevier 的 ci
12、tation 无法直接自动导入 EndNote，那么与 PubMed 一样，要先导出到一个文本文件中，再从文本文件中通过 Filter 导入到 EndNote。 （二）简便步骤 直接打开 EndNote，ToolConnectConnect.，在弹出的对话框中选择一个目标数据库，随后就跳出三栏的 Search 窗口，可以在这里进行关键字检索，结果会自动汇入当前处于激活状态的 Library 中，并且 URL 条项中显示每条文摘在数据库中的链接地址。图 3.2 EndNote 检索窗口 这一方法十分简便，但是在 EndNote9.0 中似乎并不支持代理。必须直接通过公众网和账户/密码方式连接数据
13、库，而多数数据库的账户/密码是要付费获得的。所以一般来说，只有 PubMed 这样的免费数据库比较适合这样操作。 四、显示格式的初级修改 在预览窗口中，EndNote 默认的 Annotated 格式是 citation+abstract 模式。除此以外，还有 Author+Date、Numbered 和Show All。这些格式中 Annotated 提供的信息全面而精简，比较适合筛选和预览。但是这一显示格式有些弊病，比如 citation的姓名输出格式，和条项排列顺序，都不太符合文献引用的一般规范。可以做一些修改。 EditOutput SytleEdit “Annotated“，打开编辑
14、窗口。 (1)Citations/Author Lists，如图 4.1 所示。一般引用文献显示前三位作者，因此把默认数字如图修改。et al 是否斜体显示根据实际情况取舍。（注：文本框中填写的逗号后要跟一个半角空格） 图 4.1 Citation/Author Lists (2)Citations/Author Name，一般文献引用的作者姓名按“ 姓 名“格式显示，如图 4.2。图 4.2 Citations/Author Name (3)Bibliography/Templates。Journal Article 的格式一般如图 4.3 所示。将 Year 选中后拖动到 Volume 前
15、，加空格（空格显示为 ）。Journal 后可以加 reference type（如J表示期刊，等），光标定位在 Journal 后，按 Insert Field 按钮，点“Reference Type“即可插入。Book 的格式中，一般可以将 Year 移到 City 前，并嵌入 Edition。其余几种文献类型的格式根据需要，同法修改。 图 4.3 Bibliography/Templates 在这里，Title 前后加了引号，Journal 下加了下划线，Volume 加了粗，都是为了突出显示。如果要取消，选中相应条项，按工具栏上相应的字体按钮即可。 (4)Bibliography/Au
16、thor Lists 和 Author Name 的修改同 Citation。 (5)Bibliography/Layout：End each reference with 文本框中是预览显示格式。当前的显示格式已够用，如果需要加入 Keywords 或者 Notes，光标固定在 Abstract 后，按 Insert Field 按钮，点 End of paragraph、Tab 及 Keywords 或 Notes。个人不推荐这样做，因为预览起来比较乱。 其余可改可不改。修改完后关闭，点保存修改。 Annotated 以外的其他显示格式的修改，可以通过 EditOutput StyleOp
17、en StyleManager 实现。一般来说，Amer J Epidemol 这类杂志的显示格式都是按杂志引文格式要求编制的，不需要再做修改。五、记录的导出 文献图书馆可以导出为各种文本文档。首先，按照上一节所述，将显示格式调到所需的状态，然后按工具栏“Export.“按钮。在弹出对话框的保存类型下拉菜单中，有 txt、rtf、htm 和 xml 四种格式。 rtf 格式可以用 word 打开，另存为 doc 格式。如果把显示格式调为某一种杂志，那么导出的就是一张完整的 citation 列表。 六、文献的管理 配合嵌套文件夹的使用，即可进行海量文献的管理。以综述为例，确定范围和题目后，就可
18、以充分利用 EndNote 的功能进行文献搜集、整理和阅读了。 (1)充分收集文摘 通过在线数据库查找的文摘都可以导入 EndNote 文献图书馆中，为了充分收集资料，还有一些资料可能要通过图书馆复印的途径获得，这些资料一般数量不多，可以手动输入。 我的经验是，尽量细化检索词组合，对每一种检索策略建立一个独立的 enl 图书馆，并放在同一级文件夹下。细化检索词是为了让每一个 enl 库中的记录尽可能少，最好不要超过 100。 (2)筛选文摘 通过 Annotated 模式对每个 enl 图书馆中的记录进行逐一筛选。多数情况下，都可以筛掉很大一部分相关度较差的文献。对于要保留的文献，不妨在 No
19、tes 中随时记录下观感或一些关键词，便于后面进一步整理。这一步工作比较枯燥，但却是后面所有工作的基础。 (3)合并记录 对检索策略相近的几个文献图书馆筛选完毕后，可以将它们合并成一个库。在这一步，推荐采用 EditFind Duplicates菜单筛去重复的记录。这样，就能形成一个次级库。通过这样的方法，在次级库中进行合并，就能获得一到若干个最终库。 形成最终库时，需要对综述的结构有所规划。这些规划体现在 Notes 中。有些文献要用在背景部分， Notes 中可以标注“backgroud”，有些可能要用在展望部分，Notes 中可以标注“view” 之类。通过 ReferenceSearc
20、h References 操作，In “Notes“ Search “Certain Keywords“，就可以把它们分别显示，并归入不同的目标库中。 (4)收集全文 在最终库里的文献就是所需要的。接下来尽可能把它们的全文都弄到手，并按二(4)节所述，做好 Link to PDF 和 Image。以后写论文需要参考全文时，右键 Open PDF 即可，十分方便。 七、Word 中的文献引用 文献图书馆建完备后，就要着手写论文了。EndNote 最杰出的优点之一就是可以自由地插入和调整 citation。这在大文献量的论文写作中十分有用。 安装 EndNote 后，Word 中会相应地生成 En
21、dNote 插件。在工具栏（如图 7.1）和工具菜单中都有它的选项。假设我们要在论文中插入第一节所示的那篇文献Ziaei,2004，那么操作如下： 图 7.1 Endnote 工具栏 (1)光标移至插入位置。 (2)工具EndNote 9Go to Endnote 或 EndNote 工具栏第二个按钮打开 EndNote。 (3)在 EndNote 的 Library 窗口选中要插入的记录，来到 Word，菜单/工具EndNote 9Insert Selected Citation，或 EndNote 工具栏第一栏第四个按钮，该记录即汇入 Word 插入点。 (4)如果 citation 显示
22、格式不对，那么通过工具EndNote 9Format Bibliograhpy 或者 EndNote 工具栏第一栏第三个按钮，进入格式选择对话框，如图 7.2。 图 7.2 Bibliography 格式修改对话框 在 With Output 下拉菜单里有备选的 Bibliography Style，如果没有所需的，点 Browse 按钮，弹出所有 Bibliograhpy 的列表，选择一项并确定，所有 citation 都将被批处理为这一显示格式。如图 7.3 所示图 7.3 Bibliography 样式表对话框 (5)要移动某条引用的话，只需要光标选中文中 citation，拖放到新位置
23、，其文末 reference 及序号都将随之自动发生变化。 (6)删除某条引用，与普通文本操作完全一样，文末 reference 及序号同样自动更新。 (7)一些论文中插入的 Note，可以通过工具EndNote 9Insert Note 或 EndNote 工具栏第二栏第二个按钮插入。这些插入的 Note 也将出现在文末 reference 中。 (8)论文完成后，确认全部引用无误，通过工具EndNote 9Remove Field Codes 或 EndNote 工具栏第二栏第五个按钮，将所有 citation 的格式宏移去并另存为一个 doc 文档，再进行相应的格式修饰，即可完成 Ref
24、erence 的编辑。 八、中文文献的导入导出 EndNote 的中文支持功能比较薄弱，比如我们常用的中文期刊网、万方数据库和维普资讯网上的资源就缺少相应的 Filter和 Style 文件。随着 EndNote 中文用户的增多，许多人开始为这些数据库制作相应的 Filter 和 Style，以支持中文文摘的导入和导出。这些工作为 EndNote 的中文文献管理提供了技术基础。在这些工作中，哈尔滨工业大学开发的 CvtCNKI.exe 转换软件可以同时支持中文期刊网、万方数据库、维普资讯网甚至超星图书馆与 EndNote Library 的转换。因此下面将以 CvtCNKI.exe 转换插件为
25、基础，分别以中文期刊网、万方数据库和维普资讯网为例，介绍如何将中文文献导入到 EndNote。图 8-1 CvtCNKI 界面 (一) 中文期刊网 打开中国知网（CNKI）检索界面，键入检索词或复合检索式，搜索出结果后，勾选中意的文摘，在检索结果页面的导航栏上点击“存盘 ”按钮。弹出菜单中输出格式选择“自定义”，“ 自定义”复合框中点选全部选项，再点击“预览” 。在预览窗口中全选输出结果，复制到一个文本文档（如 CNKI.txt 文件）中，然后保存。 打开 CvtCNKI.exe（目前已开发到 v2.0.2.B2 版），点“ 文件”按钮，选择保存有导出结果的文本文档， “选项”框架中“文献类型
26、”相应地选择 “期刊文章 ”或“学位论文 ”，“输出格式” 选择“EndNote” 。点击“ 转换 ”按钮，即生成同名的 enw 文件。点“ 察看转换结果”，即自动启动 EndNote，在弹出对话框中随便选择一个既有 enl 文件，或新建一个 enl 图书馆文件，CvtCNKI 即可自动将转换后的 enw 文件中的内容导入打开的 enl 图书馆。 (二) 万方数据库 以学位论文库为例。打开万方检索界面，键入检索词或复合检索式，搜索出结果后，点击中意文摘后的“详细摘要信息” 。在打开的详细摘要信息页面中，最顶上有“输出模式” 下拉菜单，选择“详细输出格式.txt”，弹出菜单询问“是否保存”，点确定，保存为一个文本文档。注意：如果出现乱码，将文本文档另存一次，保存格式由“UTF-8”改为“ANSI”。如果仍然显示为乱码或
