1、报表的查账方法与技巧：账户分析方法2006-5-24 14:231.账户分析方法的特点 账户分析方法的特点是不先审查报表和凭证，而是直接在账面上审查，以便发现可疑账项，为进一步审查提供线索。 2.对应关系分析 按账户借贷方对应关系进行分析，查明是否有不正常、不合理的对应关系。 例如在审查一笔销售业务时，发现该笔业务的会计分录为 ： 借：银行存款 3000 贷：原材料 3000 销售材料应在“其他业务收入”账户内核算，不 应直接记人“ 原材料”账户，上笔 业务正确的会计处理是： 借：银行存款 3000 贷：其他业务收入 3000 同时结转： 借：其他业务支出 3000 贷：原材料 3000 3.
2、发生额和余额分析 对账户的本期发生额和余额进行分析，以查明其内容是否正确、合理，有无错弊和异常现象。例如，在审阅企业管理费用明细账中的修理费时，发现记有修建花园、假山、鱼池、亭台等用。这是将应列入专用基金的开支，人为地摊人期间费 用。再如在 审阅成品明细帐时 ，发现 A 型电机明细账结存中的数量是蓝字，金额却为红字。这是由于多转产 品销售成本造成的， 说明该 企业销售利润不准。 4.相关账户内容结合分析 将固定资产、累计折旧这两个账户编一份表进行分析，可以看出这两个账户之间的对应关系是否正确。在一般情况下固定资产账户余额减去折旧账户余额，应等于固定 资产净值。如果不等，则说明账户对应关系及其记
3、录可能有差错。采用 账户分析法， 对于发现会计原理运用上的 错误、会计分录上的错误和记录中的错误甚为有效。但企业账户较 多， 查起来费时费力，一般适用于审查对应关系容易搞错的账户或容易发生错弊的账户。 5.逻辑推理分析 是指审计人员根据已知的事实和资料，运用逻辑思维方法，推测和判断被审单位可能存在的问题和结果的一种方法。 例如：审计 人员在审查某会计人员所作的会 计凭证时，发现有笔销售收入未记销售账，其会计分录如下： 借：现金 3000 贷：应付账款 3000 审计人员据以推测，有两种可能性：一是账务处理错误，二是利用应付款科目贪污销货款。结果如何有待查证。审计人员认真审查了该会计人员所编制的
4、其他记账凭 证，发现有一张记账凭证的分录是： 借：应付账款 3000 贷：现金 3000 经查，不仅会计分录是会计人员亲手编制，而且领款经手人也是其本人签字，未转交他人，可以 认定，此款为该会计人员所贪污。在 审计实践中， 逻辑推理分析法通常与判断抽 样或统计抽样等方法结合使用，以便验证推理的正确性。 6.重记与漏记的查证含义 无论是重记还是漏记，都使经济业务或经济事项未得到真实、正确的记录和反映。但是，由于造成问题的原因和出现问题的会计处理环节不同，其 问题的线索或疑点和具体表 现形式也不同。那么，对其查证的方法以及处理的形式也就不一样。 7.账户发生重记或漏记 造成账户发生重记或漏记原因一
5、般是记账人员在根据会 计凭证登记账簿时，由于未在记账凭证上做已入账的标记，或者由于工作疏忽，使会计凭证中所确定的会计账户（会计分录）重记或漏记。这种形式的重记或漏记，又有两种具体的表 现形式，一是 账户借贷双方同 时重记或漏记；二是账户借贷双方中的一方重记或漏记。对这两种形式的重 记或漏记应采用不同的查处 方法。 （1）借贷双方同时在账上重记或漏记问题的查处 借贷双方同时在账上重记或漏记就是将记账凭证所确定的账户都造成重记或漏记。这种问题发生后，不影响 账户 之间的平衡关系，所编制的计算表和资产负债表、财务状况变动表，从公式上也是平衡的，因此， 对其查证是具有一定难度的。 对此，一般将在审阅账
6、户时所发现的业务内容、金额等相同的 记录作为线索或疑点，然后，再调阅会计凭证，进行账证核对，从而 查证问题。问题查证后，若是重记，应填制一张与原记账凭证科目相同但金额为红字的记账凭证并登记入账，将重记的内容冲销，在凭证和 账簿摘要中都应说明冲销某年某月某日某号的 记账凭证直接登记有关账户。由于登记日与记账凭证上的制证日期一般已有一段距离，应在账簿摘要中说明“根据原记账凭证补记内容”的字样。 （2）借贷双方中的一方在账上重记或漏记问题的查处 借贷双方中的一方在账上重记或漏记就是将记账凭证所确定的借方账户或贷方账户一方造成重记或漏记。这种问题发生后，会破坏 账户之间的平衡关系，所编制的试算表、资产
7、负债表和 财务状况变动表也会不平衡。如对于借记“现金”500 元，贷记“银行存款”500 元的提取 现金经济业务，若重 记或漏记贷方。都会造成试算表科目汇总表的借方金额总计大于贷方金额 500 元。若据此编制资产负债表，也会造成 “资产一负债=所有者权益”会计恒等式不等。等号左边大于右边 500 元（当然在试算表不平衡的情况下不可能 编制“ 资产负债表”）。 对于上述提取现金业务，若重记贷方或漏记借方，都会造成试算表、科目汇总表的贷方金额多计 500 元，造成上述会计方程式不等，等号右边大于左边 500 元。对有明细账户的总账账户重记或漏记后，若相应的明细账也重记或漏记了，尽管不会影响总账与明
8、细账之间的平衡关系，但上述诸 表不平衡的问题依然存在。若总账重记或漏记后，相应的明细账未重记或漏记。不仅上述诸表不平衡，还会使总账与明细账之间的平衡关系遭到破坏，视重记或漏记的具体借贷方向，要么总账余额（借方或贷方）大于明细账余额合计（借方或贷方），要么明细账余额合计（借方或贷方）大于总账余额（借方或贷方）。若明细账 重记或漏记后， 对应的总账 未重记或漏记，尽管上述诸表是平衡的，但是，总账与明细账之间依然不平衡。8.未在账簿中进行记录和反映造成漏记 如出纳员利用不健全、不完善的内部会计控制系统， 签发现金支票取款，将其占为已有后，未 编制记账凭证，未登记现金日记账，银行存款日记账及有关账户。
9、 例如，某一辆即将报废的汽车出售给某单位或个人，收取对方付出的现金后未 给对方开具发票，将此款存人单位的“ 小金库”或将其私分等。 这种形式的漏记，一般是会计舞弊。9.部分业务内容漏记 如某商业企业在销售包括随货购进、不单独计价的包装物在内的商品时，将包装物估价收入计入“其他应付款”账户，即（假 设销售收入 40000，包装物估价 5000 元） 借：银行存款 40000 贷：商品销售收入 35000 其他应付款 5000 对产记入“其他应付款” 账户 的该笔收入， 该企业可能日后将其从招待费用列支，或者将其从银行提取后私分等，其账务处理如下： 借：其他应付款 5000 贷：银行存款 5000
10、 这样，就将应计入“ 商品销 售收入”的部分金额（5000 元）漏记了，尽管它没有被直接置于账外（即 5000元不记人任何账户）形成“小金库”。 这种形式的漏记发生后，其线索或疑点表现为证证（记账凭证与原始凭证）不符。查证人员可以在证证 、账证核对时发现不相符的 问题，然后再通过核对、复校有关账证记录，结合调查分析有关情况来查证问题。由于会 计凭证在所有会 计资料中多且杂，若 这种形式的漏记弊端偶有发生，那么，在无其他任何线索的情况下，想通过账证、证证核对来发现问题，不能 说不可能，但其可能性是相当小的，除非不惜工本，进行详细核对。因此，对于此类问题，一般在审阅有关账簿记录时可以发现线索，然后
11、再调阅凭证， 进行账证、证证核对，从而较快较省力地查证问题 。如 对于上述漏记包装物估价款 5000 元的问题，可能在审阅“其他应付款”账户时，发现此笔摘要不明或不正确的 业务记录的线索，然后，根据该账户所记录的据以入账的凭证日期及号码，调出会计凭证，在账证、证证核对的基础上便可使其得到查证。该企业若采用售价金额核算制进行核算，还可以在审阅“ 库存商品”明细账时，发现此笔销售业务结转销售成本的金额小于账中记录的销售数量与售价的乘积（当然，为了掩盖 问题，可能按 实际售价结转 成本），以此为线索也可以通过账证、证证核对查证问题。10.总账账户之间串记的查证 总账账户之间串记就是将应记录到某总账账
12、户上的内容串 记到另一种总账账户上。 这种错误发生后，尽管未破坏总账账户之间的平衡关系，月末试算表和定期编制的科目汇总表也是平衡的，但总账与所属明细账之 间却失去了平衡关系。另外，有 时也会造成被串记账户发生反常方向的余额。 11.两个总账账户下的明细账记串 两个总账账户下的明细账记串，是将应记入某总账户某明细账中的一笔业务记人另一总账账户下的某明细账中。 12.同一总账账户下的明细账记串 同一总账账户下的明细账记串就是将应记入某总账账户 下某明细账中的一笔经济业务却记人该总账账户下另一明细账中。13.两个总账及其所属明细账记串 两个总账及其所属明细账记串，是将应记人某总账账户及其所属明细账的
13、一笔经济济业务记入另一总账账户及其所属的明细账。 14.反向记账 会计记账反向是指在同一总账或明细账内，将应记入借方的数字记人了贷方，将应记入贷方的数字记人了借方；或者将蓝字记成了红字，将 红字记成了蓝字。 这种问题往往也是由于记账人员工作疏忽，记错了账簿中的借贷栏次形成的会计错误。由于 记反方向的账户 不同， 问题发生后所造成的后果也有所不同，对其查证的方式方法也就不一样。 （1）总账账户记反方向 总账账户记反方向就是在某一总账账户内将应记人借方的数字 记入了贷方，将应记入贷方的数字记人了借方；或者将蓝字记成了红字，将 红字记成了蓝字。 （2）明细账记反方向 明细账记反方向就是在某一总账账户
14、内将应记人借方的数字 记人了贷方，将应记入贷方的数字记入借方。或者将蓝字记成了红字，将红字记成了蓝字。 15.账簿奇异分析查证法 账簿分析主要是对总账账户借贷方对应关系及其发生 额的分析，是对明细账借贷方发生额来去踪迹的分析，有时也包括对与被查账户 相关的凭证的延伸检查分析。这些分析既要依靠查账人员专业知识、业务技能和实际经验，同时也要依 赖账簿分析法的技术、技巧。在长期的查账实践中，查账人员积累了一系列账簿分析检查的经验和方法，它 为我们进行账簿分析提供了极好的借 鉴和参考， 账簿奇异分析检查法就是其中一种，现简单说明如下： 从账面奇异金额发现问题。 会计资料是数字的海洋，数字是构成会计资料
15、的基本材料。所谓奇异数字是指发生了较为明显的奇怪异常的数字，所 谓异常是指该 数据针对其业务内容和其所反映的信息内容而言的，没有一个数字绝对是异常数字，也没有一个数字天然不是异常数字，异常数是相对而言的。如购买一辆板车用去 600 元是正常数，而修理一 辆板车用了 600 元就是异常数，如果将来物价上扬到一定程度，购买板车用 600 元也可能是异常数；认识异常必须结合特定时期的特定的经济业务内容，必须由查账人员进行准确的专业判断。16.如何识别 异常数 识别异常数主要从以下几方面人手： （1）从数目大小发现问题。特别对一些经济业务有一定的数量金额界限的，如发现无故突破该界限便可视为异常，应进行
16、深入调查审 核，我 们可以用该界限去把握其活 动的合法合规性之度，这个度可以从这几个方面理解：有关数据具有的比例结构，如折旧与固定 资产 原值存在比例关系，坏 账准备与应收账款期末余额存在比例关系，应付福利 费与工资总额存在比例关系等；有关 费用的发生与其业务规模和拓展的联系，如某企业销售费用过去每月为 12 万元，本月份 销售量未有增加，甚至有所下降，而 销售费用却上升至 20万元，则这 20 万元就是值得推敲的异数，因为销售费用增加无 业务背景的支托。有关常识的运用，如上述的修理板车便是一例； （2）从数字的正负方向发现问题。在账簿体系中，有的会计科目的余额本身应为借方记录值或贷方记录值，
17、有的账户是虚账户，有的是实账户，在经济业务中有的业务本身是一种增加（正向）或减少（负向）；如购买材料应支付货款，即企业的材料 应为增加，而企 业的银行存款 应是减少，如果经济业务活动的结果与之相悖，则说明存在问题，即我们所说的出现异常。例如被审计单位进行材料实物盘点，经查出现了某材料的期初余额加本期收入数小于本期发生数加期末盘存数的“余额”，即出现了来历不明的材料剩余，该余额便为异常数。有的虚账户出现了期末余 额就是奇异数， 应进一步 查明原因。 （3）从数字的精确程度发现问题。一般会计核算对数字的计算有相应的精度要求，财会人员应以此为标准处理有关会计业务，如果发现 有的账簿中有的业务支出出
18、现过分的精确或不精确，都 应列为异常而加以分析。例如发现被审计单位的利 润为 300 万元，某 产品的材料成本差异 摊销值为 3000 元，就是一异常数，理由是销售收入经扣除销售成本、税金等 产生利润，材料成本差异经过汇集再按一定的分配率分配到产品之中，怎么如此凑巧正好为一位正整数，其中有无人为调节 的因素，确实值得怀疑。 16.从账面奇异时间发现问题 所有经济活动的发生和发展总是在特定的时间范围内 进行的，财务人员对业务进行会计处理也应准确反映其发生的时间或时期，时间 是对经济业务进行反映和 监督的重要因素，而 这一要素不像金额数值那样广为人们所重视，常常易被忽略，但它往往也暴露出许多疑点和
19、线索。认识和判断时间异常主要从两方面人手： （1）从时点的错位发现问题。经济活动有其特定的时间，具体说它总是发生于某一时点，如果有关账簿或凭证记录上无时点反映，或故意使之模糊起来，或虽有所反映但所反映的时间与其相对应的经济活动有明显矛盾，都应列为异常数，作为进一步审计的重点。如现货购买材料记录所反映的时间与实物验收时点、付款时点相距甚远，就是一例异常，应引起警觉；再如某市供电局前局长收受贿赂，其中一笔收贿 8 万元，当法庭审讯时有关人员出示了一张借据，由此被告一口咬定其收到 8 万元的现金不属于受贿，而是向朋友借款行为，到底是借款还是收受 贿赂，关 键是该借据写于何 时点，后经查该借据是在事情
20、败露后，当事人补写的，将时间往前推了一年多，说明其收受贿赂的事实清楚、罪名成立。 （2）从时间区间的延长或缩短发现问题。许多经济活动的进行总有一定时间区间，超出正常的时间区间不能完成正常时间段所完成的经济业务，说明其中存在非正常因素，所以应列为异常数加以分析，如企业的债权超过结算期和信用期不能收回就可能出现坏账，企业在途材料和在途商品根据合同规定及其所采用的运输方式，长期不能到货，就出现异常，应进一步查明原因；在库的材料长期不用，说明出现了超储积压。17.从账面业务的奇异地点发现问题如上述经济活动总是在一定空间和地点进行的，这一空间和地点反映了被审计单位经济活动的特点，如企业采购材料一般有相对
21、固定的卖主，也就是 说有相对稳 定的采购地点，企 业的产品一般也就有相对稳定的市场，也就是说有相对固定的 销售地域，如果 这些地点 发生变化则反映企业生产经营管理的变化和调整；如果这种变化不能说明其正常理由，甚至业务发生地点与其业务内容发生违反逻辑的现象，这都说明出现了异常，应作为进一步审查 的线索。例如被 审计单位的采 购人员为谋取个人好处费、回扣等，舍近求 远、舍优求劣、舍国营求个体、舍廉求贵、舍计划内求计划外，这必然表现为企业同一商品、同一价格在多个地点可以采购到，采购人员偏偏到 远僻的地方去购买，即出 现 异常地点。同时异常地点还常常表现为单位物资的奇怪的流向，即企业的物流与 货币流不
22、是呈现交换性 对流，而是出 现场流或货币流的迂回往返，甚至出现不明去向的流动；如 A 企 业向 B 企业购买物资，正常情形应为 B 企业向 A 企业供货， A 企业向 B 企业付款，但却出现 B 企业向第三方供货，A 企业向另一单 位付款的现象，这也是异常地点的表现。再就是某些经济活动发生的地点明显违背常识，如被 审计单位本身地 处广东，却赴 东北采购热带水果，地处产煤区的企业却赴能源紧张地采购煤炭等等， 这些常识性“ 失误”不能不引起查账人员的注意。 18.从账面奇异的账户对应关系中发现问题 账户的对应关系通过记账凭证上所载明的会计分录加以表 现，反映资产，负债和权益的对应增减变动。 所谓奇
23、异的对应关系是指不正常地反映经济业务全貌，破坏了账户正常的对应关系，因而未真 实准确地反映经济活动的资金变化。 发现奇异的对应关系一般从财产物资和资金的来源及去向入手，特别要注意两者结合起来进行检查，如原材料增加，对应科目一般 为银行存款的减少或负债的增加，而原材料的减少，其 对应科目一般为成本费用的增加；但如果发现贷记“原材料”科目，借记“银行存款科目，则反映企业出售原材料直接计入存款，却未计入”其他业务收入“ 科目，应作为异常对应关系，要 查明原因；又如企业借记”原材料A“科目，同 时又贷记” 原材料B“科目，则反映企业以物易物， 违反国家有关规定，也应列为异常对应 关系作仔细检查。 19
24、.从账面奇异的购销单位发现问题 随着市场经济的发展，企业与其他单位的经济交往日益增多且日趋复杂，但无论如何企业总有自身的业务联系单位，其经济业务活 动总有一定规律性，如果企 业 交往的单位违背这一规律，与企业正常的生产经济活动无关，则可视为异常的 购销单位， 应作进一步深入 检查。如何发现奇异购销单位可以从两方面查找： （1）从购销单位的业务范围来判定奇异单位。因为任何单位都有其正常业务，如果超出其范围，购销单位开具的凭证及其所反映的经济业务与其本身的经营业务不符，如经营食品的企业发生了倒买倒卖紧俏能源的业务，就可视为异常购销单 位，并作 为疑点作进一步查实 ； （2）从购销单位与结算单位的矛
25、盾发现异常。在正常的经济交往中一般购货单位必为付款单位或负债单位，如果两者发生分离。 出现了非买卖关系的第三者，不供货却收款或不收货却付款，则可视为不正常现象，并应查明事实真相。 20.从账面反映的异常发现问题 经济业务的发生须有一定的经办人并办理正规手续，如果有的业务经办人或有关手续异常，则说明该业务存在一定问题，有必要予以 查明。如被 查单位从事采购业务 的经办人不是本企业职工，且身份不明， 这不能不说存在问题（当然，这不一定通 过账面检查可以发现 ，查账人员可以将查账与查实结合起来加以揭露）。 又如，被 查单位的采购货 物到厂并已入库，借记”原材料“科目，但却无正常的货物验收手续，财务部门仅仅根据购货发票记账，这 也不能不引起查账人员的注意，将其作为进一步审查的重点。 21.从账面的逻辑混乱发现问题 企业的账面业务记录存在着一定的内在逻辑关系，正是这种逻辑维系着账务体系的运作，保持了企业价值运动的正常进行，如果出 现逻辑紊乱， 说明账目记录中出 现了矛盾或错误，而这矛盾或错误往往隐匿着各种问题，所以必须查清。如企业”原材料“账户出现贷方余额， ”材料成本差异“的分摊额大于其发生额，未曾从银行提取现金却有充足的现金可用，秋冬季大量 发 放降温费、夏天却 发烤火费和取暖费等等，都是与正常逻辑不符的，应列为查账 人员深究不放的对象内容。
