1、管理信息基础教程第一篇 概 念 篇第一章 管理信息系统的定义、概念和结构1.1 管理信息系统的定义管理信息系统一词最早出现在 1970 年，由瓦尔特?肯尼万给它下了一个定义：“ 以书面或口头的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。 ”1985 年管理信息系统的创始人，明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授高登?戴维斯才给出管理信息系统一个较完整的定义：“它是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。 ”管理信息系统一
2、词在中国出现于 70 年代末 80 年代初，根据中国的特点，许多从事管理信息系统工作最早的学者给管理信息系统也下了一个定义：“一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。 ”朱镕基主编的 管理现代化 一书上定义说：“ 管理信息系统是一个由人、机械（计算机等）组成的系统，它从全局出发辅助企业进行决策，它利用过去的数据预测未来，它实测企业的各种功能情况，它利用信息控制企业行为，以期达到企业的长远目标。 ”这个时期的管理信息系
3、统主要有以下几条功能：（1） 准备和提供统一格式的信息，使各种统计工作简化，使信息成本降低。（2）及时全面地提供不同要求不同细度的信息，以期分析解释现象迅速，及时产生正确的控制。（3）全面系统地保存大量的信息，并能迅速地查询与综合，为组织的决策提供信息支持。（4）利用数学方法和各种模型处理信息，以期预测未来，并进行科学的决策。管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。1.2 管理信息系统的概念管理信息系统是一个人机系
4、统，机器包含计算机硬件及软件（软件包括业务信息系统、知识工作系统、决策和经理支持系统） ，各种办公机械及通信设备；人员包括高层决策人员，中层职能人员和基层业务人员，由这些人和机器组成一个和谐的配合默契的人机系统。1.3 管理信息系统的结构管理信息系统的结构是指各部件的构成框架，由于对部件的不同理解就构成了不同的结构方式，其中最重要的是概念结构、功能结构、软件结构和硬件结构。1.3.1 管理信息系统的概念结构从概念上看，管理信息系统由四大部分组成，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。1.3.2 管理信息系统的功能结构管理信息系统（1）市场子系统（2）财会子系统（3）人事子系统（4）生产子
5、系统（5）供运子系统1.3.3 管理信息系统的软件结构各个职能子系统的简要职能如下：（1） 销售市场子系统（2） 生产子系统（3） 后勤子系统（4） 人事子系统（5） 财务和会计子系统（6） 信息处理子系统（7） 高层管理子系统1.3.4 管理信息系统的硬件结构（1） 主机中心结构；（2）客户服务器的结构1.4 管理信息系统的开发管理信息系统的开发是一项大的系统工程性质的工作，一般的系统工程均要有三个成功要素，这就是：（1）合理确定系统目标；（2）组织系统性队伍；（3）遵循系统工程的开发步骤。领导者推动管理信息系统的第一步是建立一个信息系统委员会；二是在信息系统委员会的领导下要建立一个系统规划
6、组或系统分析组，简称系统组；三是组成队伍后，则应首先进行全系统的规划，系统规划是全面的长期的计划，在规划的指导下就可以进行一个个项目的开发；四是系统规划制定完成以后，就可根据规划的要求组织一个个项目的开发。系统规划的主要内容包括企业目标的确定、解决目标的方式的确定、信息系统目标的确定、信息系统主要结构的确定、工程项目的确定及可行性研究等。（1）系统分析的内容包括数据的收集、数据的分析、系统数据流程图的确定以及系统方案的确定等。（2）系统设计包括计算机系统流程图和程序流程图的确定、编码、输入输出设计、文件设计、程序设计等。（3）系统实现包括机器的购买、安装、程序调试、系统的切换以及系统的运行和维
7、护等。（4）系统的评价包括建成时的评价和运行后的评价，发现问题并提出系统更新的请求等。在这些步骤中值得注意的有以下几点：（1） 系统分析占了很大的工作量，有人对各阶段所耗人力及财力作了个描述。（2）开发信息系统不应当把买机器放在第一位，因此只有在进行了系统分析以后，才知道要不要买计算机，买什么样的计算机。（3）程序的编写要在很晚才进行。1.5 管理信息系统的学科内容及与其他学科的关系管理科学的发展大致经历了五个阶段。第一阶段是本世纪 20 年代，以“泰勒制” 为代表的科学管理的出现。第二阶段是本世纪 30 年代，出现“行为科学学派”。第三阶段是 40 年代，出现“数学管理学派” 。第四阶段是
8、50 年代，出现了“计算机管理学派” 。第五阶段是 70 年代，出现了“系统工程学派” 。第二章 管理知识基础2.1 管理的定义和性质管理是为了某种目标，应用一切思想、理论和方法去合理地计划、组织、指挥、协调和控制他人，调度各种资源，如人、财、物、设备、技术和信息等，以求以最小的投入去获得最好或最大的产出目标。关于管理性质的争论已延续了几个世纪。首先遇到的问题是管理是艺术还是科学，有人过分强调它是艺术，有人过分强调它是科学。我们说它既是艺术又是科学。其次，遇到的问题是定性还是定量，我们说这个问题和上面问题有关，当我们对一个事物不了解时只能定性。管理的第三个问题是它是文科，理科还是工科？在国际上
9、，管理已成为一门独立的学科，我国今年也已把管理学当成一个学科门类，这意味着理、工、农、医、文、法、管都是平行的学科。2.2 主要管理科学家的论点法约尔 他提出了以下对主观人员的品质要求和训练：体质方面：健康，有活力，有风度。智力方面：学习，判断，适应和智能活力。精神方面：干劲，负责，坚定，忠诚。机智，尊严，创新精神。教育方面：相关知识的广博。技术方面：本职工作的熟练掌握。法约尔提出了 14 条一般管理原则：（1） 劳动分工。（2） 职权职责，权责相关。（3） 纪律，尊重协议，服从，尽力，重视声誉。（4） 命令统一，一个上级。（5） 计划统一，指导统一。（6） 个别服从总体利益。（7） 报酬公平
10、。（8） 集中程度。（9） 等级清晰。（10） 程序，各有其位，各就其位。（11） 公道工整。（12） 使用期稳定。（13） 首创精神。（14） 团结精神。2.3 管理的组织管理组织是保证管理目标实现的重要手段，是管理的重要问题。由于它和信息技术（IT）相互影响又相互支持，所以和管理信息系统有密切的关系。已经出现了各种各样的组织形式，归纳起来可以分为以下几种：（1） U 型组织（2） M 型组织（3） H 型组织第三章 信息基础知识3.1 管理信息的定义和性质信息系统中常用的信息可以定义如下：信息是经过加工后的数据，它对接收者的行为能产生影响，它对接收者的决策具有价值。信息具有以下一些基本属性
11、：（1） 事实性（2） 等级性管理一般分为高、中、低三层，信息对应的分为战略级，策略级和执行级。战略级信息是关系到企业长远命运和全局的信息；策略级信息是关系到企业运营管理的信息；执行级信息是关系到企业业务运作的信息。由此我们可以看出，从来源上说，战略信息多来自外部；执行信息多来自内部；而战略信息有内有外。（3） 可压缩性无用信息有两种：一种纯属干扰；另一些是冗余的信息。（4） 扩散性信息的扩散存在两面性：一方面它有利于知识的传播；另一方面扩散可能造成信息的贬值。（5） 传输性（6） 分享性（7） 增值性（8） 转换性信息的价值有两种衡量方法：一种是按所花的社会必要劳动量来计算；另一种是衡量使用
12、效果的方法。V=C+PV信息产品的价值C生产该信息所花成本P利润衡量使用效果的方法认为信息的价值是在决策过程中用了该信息所增加的收益减去获取信息所花费用。3.2 信息生命周期的各阶段信息和其他商品一样是有生命周期的。信息的生命周期是要求、获得、服务和退出。要求是信息的孕育和构思阶段；获得是得到信息的阶段；服务是信息的利用和发挥作用的阶段；退出是信息已经老化，失去了价值，没有再保存的必要，就把它更新或销毁。3.2.1 信息的收集信息收集所遇到的第一个问题是确定信息需求的问题或者叫做信息的识别。信息识别的方法有三种：（1）由决策者进行识别（2）系统分析员亲自观察识别（3）两种方法结合信息识别以后，
13、下一步就是信息的采集。由于目标不同，信息的采集方法也不相同，大体上说有三种方法：（1） 自上而下的广泛收集（2） 有目的的专项收集（3） 随机积累法采集信息还要说明信息的维数。信息属性的维数是很多的，但从采集出发我们主要关心三维，即阶段维数、层次维数和来源维数。（1）计算维数是说明信息与决策过程的哪个阶段有关，与弄清问题阶段、解决问题阶段有关，还与选择阶段的问题有关。（2） 层次维数说明是企业哪级需要的信息，是高层、中层，还是基层。（3） 来源维数是内源还是外源，这直接影响到信息的采集方法。3.2.2 信息的传输现代的信道形式多种多样，有明线、电缆、无线、光缆、微波和卫星等。无论信道怎么好都可
14、能带来杂音或干扰，它或由自然界雷电形成，或由同一信道中其他信息引起。下面我们再从技术上介绍一下信息传输各环节的原理和指标：（1） 信道（2） 编码和解码（3） 变换总之，我们对一个好的信道的要求可以归纳为以下几条：（1） 信道的容量足够大。（2） 干扰尽可能小。（3） 传输延时 t尽可能短。（4） 具有双工能力。（5） 保密性好。3.2.3 信息的加工数据要经过加工以后才能成为信息，其过程如下：t1 t2 t3 t4数据预信息信息决策结果t1t2t3t4t5数据加工以后成为预信息或统计信息，统计信息再经过加工才成为信息。信息使用才能产生决策，有决策才有结果。每种转换均需要时间，因而不可避免地产
15、生时间延迟，这也是信息的一个重要特征滞后性。信息的不可避免的滞后性要求我们很好地研究，以便满足系统的要求。3.2.4 信息储存信息储存是将信息保存起来，以备将来应用。数据存储的设备主要有三种，纸、胶卷和计算机存储器。用纸存数据的主要优点是存量大，体积小，便宜，永久保存性好，并有不易涂改性。纸还有一个优点，就是存数字、文字和图象一样容易。用纸存储的缺点就是传送信息慢，检索起来不方便。胶卷，用它存储文字和数字的主要好处是存储密度大，一平方厘米胶卷上可存 1024页 16 开纸面信息。其缺点是人阅读时必须通过接口设备，不方便，且价格昂贵。计算机存储器的形式很多，按其功能主要分为内存和外存。3.2.5
16、 信息的维护保持信息处于合用状态叫信息维护。狭义上说它包括经常更新存储器中数据，使数据均保持合用状态。广义上说它包括系统建成后的全部数据管理工作。信息维护的主要目的在于保证信息的准确、及时、安全和保密。保证数据的准确性，还要保证数据的唯一性。保证信息及时性是说，信息的维护应考虑能及时地提供信息，常用的信息放在易取的地方，各种设备状态完好，各种操作规程健全，操作人员技术熟练，信息目录清楚，不致于一个信息半天找不到。保证信息的安全性是，要防止信息由于各种原因而受到破坏，同时采取一些安全措施，在万一信息被破坏后，能较容易地恢复数据。信息的保密性是当前十分关心的问题，随着信息越来越成为一种资源，人们也
17、越来越把它当成一种财产来对待，因而被盗的情况也越来越多。3.2.6 信息使用信息的使用包括两个方面：一是技术方面；二是如何实现价值转换的问题。技术方面主要解决的问题是如何高速度高质量地把信息提供到使用者手边。现代的技术已经发展得相当先进，但远未达到普遍使用的程度。信息价值转化的问题相比之下差得太远。价值转化是信息使用概念上的深化，是信息内容使用的深度上的提高，信息使用深度大体上可分为三个阶段，即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。信息管理阶段要想很好地使用信息，管理要大大加强，管理内容比以前展宽，大致包括以下几个方面：（1） 人事资源管理（2） 硬件、软件管理（3） 通信管理（4）
18、办公室自动化（5） 规划管理信息管理的广义概念包括三方面：（1） 面向开发的项目管理。（2） 面向信息系统内部的运营管理。（3） 面向未来的规划管理。信息管理已成为现代管理的一个重要方面。第四章 系统的概念与性质4.1 系统的定义系统是一些部件为了某种目标而有机地结合的一个整体。4.2 系统的分类（1） 框架是最简单的系统（2） 时钟（3） 控制机械（4） 细胞系统（5） 植物（6） 动物（7） 人类（8） 社会（9） 宇宙按照系统的抽象程度分类，可把系统分为三类，即概念系统、逻辑系统和实在系统。（1） 概念系统是最抽象的系统。（2） 逻辑系统是在概念系统的基础上构造出的原理上可行得通的系统。
19、（3） 实在系统也可以叫物理系统。按照系统功能来分类，即按照系统服务内容的性质分，可把系统分为社会系统、经济系统、军事系统、企业管理系统等。按系统和外界的关系分类，可以分为封闭系统和开放系统。封闭式系统是说我们可以把系统和外界分开，外界不影响系统主要现象的复现。按系统内部结构分，可把系统分为开环系统和闭环系统。4.3 系统性能的评价（1） 目标明确（2） 结构合理（3） 接口清楚（4） 能观能控4.4 系统的计划与控制计划是一个预定的行动路线，它表示出目标和为达到这些目标所必须的行动。控制是测量实际和计划的偏差，并采取校正行动。设置目标是计划的第一步。控制是测量实际和计划的偏差，并采取校正行动的过程。延迟是指输出只比输入落后一段时间，但完全重复输入的情况。惯性环节是指输出要随输入而变化，但有个惯性的过程。
