Word_2000使用技巧50招.doc

1、1Word 2000 使用技巧 50 招word 是字 处理 软件很受欢迎的 软件之一，如果您能用好它的一些技巧，在字处理方面则会事半功倍，提高工作效率。一、文档快速操作1、快速启动 Word2000若您日常工作中要经常使用 Word2000，可以在启 动 Win98 时启动它， 设置方法：(1) 启动“我的电脑” ，进入 Windows 目录，依照路径“Start MenuPrograms启动”来打开“启动”文件夹；(2)打开 Word2000 所在的文件夹，用鼠标将 Word 图标 拖到“启动”文件夹， 这时 Word2000 的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动 Win98 就

2、可快速启 动 Word2000 了。若 Win98 已启 动 ，您可用以下方法快速启 动 Word2000。方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一 Word2000 工作薄即可。方法二：用鼠标从“我的电脑”中将 Word2000 应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。2、快速打开文档快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：(1)用 Win98 的开始菜单打开。首先单击 Win98 的“开始”按钮，指向 “文档”菜单项 ，单击要打开的文档即可打开该文档。若Word2000 还没有 执行

3、，Windows98 会自动运行并打开文档。(2)用“文件 ”菜单打开。选择“文件”菜单，在菜 单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。Word2000 可最多保存 9 个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是 4 个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击 “常规”选项卡， 设置“列出最近使用的文件数 ”即可。(3)在 Word 中打开最近浏览过 的文件。在“Web 工具栏”上，单击单击 “返回”按钮，可打开在 Word2000 中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在 Word 中查 看的下一篇文档。单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指

4、向要打开的文档，即可打开需要的文档。(4)用“资源管理器 ”打开文档。在 Win98 中打开“资源管理器” ，用它找到要打开文档的文件夹，然后双击该文档即可打开。3、快速打? 个文档。在 Word2000 中有两种方法可同时打开多个文档，第一种是按正常打开文档的操作依次打开多个文档。第二种是一次打开多个文档，其方法为：（1）单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；（2）选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住 Shift 键，再用鼠 标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连 ，可以先按住 Ctrl 键，再用鼠标依次选定文档；（3）单击“打开”按钮即可。4、快速

5、打开最后编辑的文档如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望 Word 在启动时能自动打开它。 Word 本身没有内建这个功能，但简单 的宏命令能处理这个工作。在 Word2000 中，自动打开最后编辑的文档的方法：(1)选择“工具 ”菜单中的 “宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；(2)在“录制宏 ”对话框中，在“宏名”输入框中输入 “autoexec”，点击“确定” ；(3)从菜单中 选择“文件” ，点 击最近打开文件列表中显 示的第一个文件名；(4)选择“工具 ”菜单中的 “宏”菜单项，单击“停止 录制”命令；(5)退出 Word，保存宏。下次再启动 Wo

6、rd 时，它会自 动加载你工作的最后一个文档。5、快速显示多个文档。单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项，这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，且当前也只有那个标题栏 高亮显示窗口中的文档被激活，若需要切 换，你可2在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你 还可以用鼠 标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠 标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。6、快速切换多文档在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口 进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：(1)Word2000 处理的每个文档都作 为一个任务，在

7、Windows 的任务栏上都有一个图标，你可以单击任务栏上的文档图标进行切换；(2)选择“窗口 ”菜单，单击所需的文档即可；(3)在当前激活窗口中，按组合键 Ctrl+Shift+F6 可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。7、快速保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，这时可按住 Shift 键，再 单“文件”菜单，这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。8、快速打印多个文档在 Word2000 中可同时打印多个文档，其方法 为：(1)单击“文件 ”菜单中“打开”菜单项，打

8、开 “打开”对话框；(2)选中要打印的多个文档，用 Shift 可选择顺序相连文档，用 Ctrl 键可选择不相连的多个文档；(3)选择“打开 ”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。9、快速移动文档在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：首先 选定要移 动的文本，然后把鼠 标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下鼠 标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下 Ctrl 键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。在 进行远距离文本移动操作 时， 这种拖曳操作就显得很不方便，可改用 F2 键的方法快速实现，在选好要移动 的文本以后，按下 F2 键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚

9、动窗口到要移入的位置单击鼠标后，按下 Enter 键即可完成所选文本的移动。当然也可通过复制组合键(Ctrl+X)和粘贴组合键(Ctrl+V)来完成文本的移动操作。10、快速传递文档Word 为我们 提供了更快捷、更 简便的传送文档的方法： 传送之前，首先确 认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此 时移动鼠标，拖拉 传送对象，就可在文档之间传送正文了。具体操作如下：(1)打开欲传 送正文的多个文档文件；(2)从窗口菜 单中选择“全部重排”命令，也可按 CtrlF5 键重定义窗口尺寸，使

10、其分割为多个窗口；(3)在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后 释放鼠 标；(4)单击所选 正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时，按下 Ctrl 键， 还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。11、快速查看文档的内容和属性 快速查看的方法步骤为：(1)单击“打开 ”按钮；(2)在“查找范 围”框中，单击包含要查看的文件的驱动 器；(3)双击文件 夹列表中的文件 夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件 夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索；(4)单击

11、所需文件；(5)要想在打开文件之前先预览文件内容， 则单击“视图 ”下拉菜单中的“预览”命令。要 查看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令 ”按钮；要查看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。二、快速输入技巧12、快速输入上下标3在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜 单中选择“字体” ，在 “效果 选项”中选择上标或下标，然后按“确定”键。再继续下面文字的输入时，又必 须按上述操作取消上下标设 定，如此操作 总感繁琐。下面介绍一种较为方便的方法：在工具按钮栏中按下鼠标右键选

12、择自定义，在 “工具 栏”选项中选择“格式” ，利用鼠 标将“x2”和“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具 栏中不常用的按 钮拖回来，然后关 闭此对话框，这就完成了设定。在文字输入过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状 态，可以 继续后面文字的 输入。13、快速输入特殊字符写作时，特殊字符输入通常是由“插入I ”菜单，选择 “符号S” ，在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。这种方法并不理想，原因是 输 入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的

13、工具栏还会占用一部分文本显示区域。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键，例如 经常输入字符 、 、，通过“插入I ”菜单中“符号S ”找到相应的字符，点“快捷键K ”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为 Alt+某字符组成组合键），再按“指定A” 即可。自定 义的快捷 键应容易联想，便于记忆。这样在用到定义的特殊字符时，手不离键盘，即可进行快速输入。14、用 F4 键的加快输入众所周知，在 Word 中 F4 键可作为快捷键，用来 紧接着重复 输入已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和中文时，是有些差别的。对于英文输入，F4 重复的是上一次使用 F4 键后所输入的所有内容(包

14、括回车换行符)。输入中文(用微软拼音 输入法) 时， 选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。按回 车后，再按 F4 键，重复的将是整个词条。对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。15、用模板来加快输入模? 以存 储制表位、自定义工具栏、宏、快捷 键、样式和自动图文集词条，您可以将常用样式的文档创建为模板，以后只需在模板中添入适当内容，即可成为新的文档。创建模板的方法为：(1)若要根据已有文档创建一个新模板，可单击“文件” 中的“打开”命令打开所需文档。若要根据已有模板创建新模板，可单击“文件”中的“新建”命令。然后 单击与要创建的模板相似的模板，

15、再单击“新建”下的“模板” ，单击“确定” ；(2)单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”框中，选择“文档模板” 。若保存一个已创建为模板的文件，则选定该文件类型； (3)选择“模板”文件夹中的对应子文件夹，在“文件名”框中，键入新模板的名称，然后单击“保存”即可。16、用自动更正加快输入Word2000 能够自动更正键入的一些错误，它 还提供了添加自动更正词语的功能，利用 该功能可以将一些常用的长词组用简单词组代替。添加自 动更正词语的方法 为：首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，并 选择“自动更正”标签；(2)选中“键入时自动替换”复选框；(3)在

16、“替换”框中输入要更正的词语，如“电脑报 地址” ；(4)在“替换为”框中输入该词语的常用拼写，如“，单击“添加”按钮确定即可。添加好词语后，无论在何时只要 键入一个自动更正词语名 (如“电脑报地址”)，再输入一空格或标点符号，Word2000 都将用正确的拼写( 如“电脑报重庆市人民路 236 号”)进行替换。17、用自动图文集加快输入在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在 编辑正文时，只需输入相应的词条，Word 即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自 动图文集，可 选择“工具” 菜单中“自

17、动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添印卑磁 斜嗉 砑樱 嗉 煤蟮 鳌叭范 卑磁 纾耗闾砑恿恕按侍酢薄疤旒爸行摹焙螅 灰 懵既搿疤旒 绷礁鲎趾螅 聊簧匣 崃聪允菊 龃侍酰 骰爻导 飧觥按侍酢北惚惶砑游牡抵小比唬 梢园颜飧龃侍跖 贸模 匠 绞隆?br 18、用域代码快速插入对象在中文 Word2000 文档中插入了诸如公式、 图表、 图形等对象时，虽然可以直接将其以实际形式插入在文档中而能够直观地显示出来，但却同 时降低了文档的显示速度。实际上，在编辑文档过程中，可以利用域代码来代替插入的对象。此时，先从“工具”菜单中选择“选项 ”项，然后再选择“视图”选项卡，最后选中“域代码”复

18、选框即可。一旦需要 显示域代码的具体内容时，可以按下 AltF9 组合键进行转换。419、用临时文档快速插入公式在一个公式较多的中文 Word2000 文档中进行公式编辑时，不但每次都需要调入“公式编辑器” ，而且影响了“公式编辑器”的运行速度。 为了解决这个麻烦，可以在插入一个公式之前，首先建立一个新的文档 (作为临时文档)，然后在该临时文档中“公式编辑器”编辑公式，然后将编辑好的公式复制到剪贴板中，接着在“窗口下选择原来的文档，再将公式粘 贴到需要的位置即可。当需要再一次插入公式时，通过选择窗口直接切换到临时文档中进行编辑，然后再按照上述方法 进行 编辑。20、用格式刷快速输入格式在 Wo

19、rd2000 中具有一个功能非常强大的格式复制图标，它不仅可以复制文字格式而且可以复制段落格式。当插字符在某一位置时或在 选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。如果选中段落符时，按下格式刷 则取出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷 别的文字可实现段落格式的复制。如果选中的内容中同时含有文字和段落符，这时按下格式刷则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式， 对刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式。如果对格式刷双 击可连续多次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。21、快速设置文字字体为了达到快速

20、选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文 Word2000 菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令， 进入“自定义编辑 界面，然后在 “自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在 “字体项中列出了 Windows 已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中三、自动操作技巧21、自动编写摘要Word2000 的自 动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要，对于长文档编辑特别重要。创建摘要的方法为：(1) 单击“工具”菜单中的“自动编写摘要 ”命令，这时出现“自动编写摘要”

21、对话框；(2)从“摘要类型”下面 4 种摘要文档的显示方案中选择其中一种，您可选择“在文档顶端插入摘要或摘录文字” ；(3)在“相当于原 长的百分比”框中键入或选择摘要的详细 程度；(4) 单击“确定” ，则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。自动编写摘要功能是通 过统计来确定文档要点的，它只能给您以帮助，在完成后还要做一些合适的修改，以保证其准确性。22、自动创建超级链接超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet 和 FTP

22、 站点。用 Word2000 的自动套用格式功能，只需 键入所欲跳转 到文件的地址，即可 创建超级链接。自动创建的步骤为：1、单击“工具”菜单中“ 自动更正”命令，然后单击“键入时自动套用格式”标签；2、选择“键入时自动替换 ”标题下的“Internet 及网络 路径替换成超级链接”复选框；3、这样，键入位于网络或 Internet 文件的地址时，Word2000 将其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，单击它就可跳至相 应位置。例如 键入电脑报的网址： http:/，该网址立即成为超级链接，你只要单击它，就可以到该网址进行浏览了。23、自动添加题注在 Word2000 中，可以在插入

23、表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、 图表、公式或其他项目添加题注。下面介 绍插入项目时自动添加 题注的方法：1、单击“插入”菜单中的 “题注”项打开“题注”对话框，单击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框；2、在“插入时添加题注” 列表中，选择要用 Word 插入 题注的项目。如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“Microsoft Word”复选框；3、在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。如果“标签”列表中没有想要的标签，单击“新建标签”? ，打开 “新建标签 ”对话框，在“标签”文本框中输入想用的标签如“附表” ，然后单击“确定

24、”按钮；54、在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置；5、Word 一般是以阿拉伯数字“1， 2，3，”来为题注编号的，如想使用其他编号方式， 单击“编号”按钮打开“题注编号”对话框，在 “格式”框所带的的下拉列表中 选择一种编号方式， 单击“确定”按钮；6、单击“确定”按钮。这样，每次在文档中插入表格 时， Word2000 就会按刚才所选择的方式为其添加题注。24、自动签名电子邮件签名由文本和/或图片组成，Word 自动将其添加在待发电子邮件末尾。可为不同类型的读者创建自定义签名。例如，对您的朋友和家人只使用名，对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。也可以使用签名添加要反复套用

25、的文字，解释您希望收件人如何答复您的 邮件。 创建的方法为：1、在 Word 文档或电子邮 件中， 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡；2、单击“电子邮件选项”按钮，然后单击“电子邮件签名”选项卡；3、在“请键入或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中，键入签名的名称；4、在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字；5、单击“添加”按钮。 Word 将签名作为“自动图文集”词条保存在 Normal 模板中。 要创建其他签名，请单击“新建” ，然后重复步骤 3 到 5。 这样，在下次使用时就可以使用 签名，你 还可以为邮件设置默 认签名，每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默

26、认的签名。设置方法：1、在 Word 文档或电子邮 件中， 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡；2、单击“电子邮件选项”按钮，然后单击“电子邮件签名”选项卡；3、在“请选择默认的电子邮件签名”下，在“用于新邮件的签名”列表框中，单击所需签名，在 “糜诖鸶春妥 那 绷斜砜蛑校 魉 枨 纯伞?br 25、自动重新分页在使用 Word 进行文档编辑的时候，分 页命令可被自动执行。比如正在 编辑的文档超过一页纸时，它会自动进入到下页。自动重新分页 是在进行文档编辑的时候 Word 自动执行的功能。它主要用于如下情况：1、当打开一个编辑好的长文档时，在屏幕最底行的状态中会显示“Wo

27、rd 正在重新分页” ；2、编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后，Word 会在后台进行自动重新分页，对于长文档，Word 则 会出现暂时“忙”状态，以进行自动重新分页的操作；3、打印时 Word 必须先计 算出文档的页数，才能 进行打印操作，故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作；4、编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引。如果需要使用“自动重新分页”功能，而该功能还没有打开，可用以下方法来打开 该功能：1、选择“工具”菜单中“选项”命令，打开“选项”对话框；2、选择其中的“常规”选项卡，弹出“常规”选项界面；3、将“后台重新分页”选中；4、单击“确定”按钮即可。当然

28、Word 的自动功能很多， 这里只介绍这几个，希望能给您带来收获。26、用自动滚动翻页象某些读书软件一样，Word 也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用 户阅读文档，免去了用PageUp、PageDown 手工翻页 的麻烦。要 实现自动滚动功能，具体操作方法：1、选择“视图”菜单上的“工具栏” ，单击“自定义”命令打开“自定义”对话框；2、在弹出的“自定义”对话框中，选中“命令”框中的“所有命令” ；3、将“命令”项中的“Autoscrol”拖拽到工具条上，这时工具栏上将出现“自动滚动”命令按钮。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或

29、下方即可实现上下滚动，鼠 标离中心位置越远， 滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标或按 Esc 键即可。27、用自动检查拼写检查错误利用该功能可以在输入文本的同时检查错误，为以后的校对节省时间。若输入词语，则 Word2000 将以红线标示，若是语法错误，则以绿线标示。设置该功能的方法为：(1) 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后6单击“拼写和语法”标签；(2)选中“在键入的同时检查拼写 ”和“在键入的同时检查语法”复选框，若选项为灰色不能用，则需安装相应 的拼写和语法检查功能；(3)清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框；(4)单击“确定”按钮

30、。这样在输入时若有错误则会被显示出来，您可以进行纠正。28、改变自动保存文档的时间在 Word2000 利用自动保存功能，能 够在一定的时间范围内保存一次，若突然断 电或出现其它特殊情况，它能帮你减少损失。自动保存 时间越短保险系数越大，在 Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，当然占用系统资源越多。您可以改 变自 动保存的时间间隔：(1) 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存 ”选项卡；(2)选中“自动保存时间间隔”复选框；(3)在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定 Word2000 保存文档的频繁程度。29、自动恢复文档可以通过使用 Word 的“自

31、动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作，必须在出现问题 前，做下列操作： 单击“工具 ”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框（或两者都选中）。如果需要，请设置“自动恢复”保存间隔时间小于 10 分钟。要在文档意外 删除或损坏后恢复工作，必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。若丢失文档前启动了“自动恢复”功能，你就可以打开它了。方法是：单击“打开”按钮。在文件 夹列表中，双击 Temp 文件夹。该文件夹通常位于 Windows 文件 夹中。 选定“文件类型”框为“所有文件”选项。Word 为 每个恢复

32、的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名 ”，并且文件的扩展名为：.Doc。打开恢复的文档，再单击“保存”按钮，在“文件名”框中，键入或选定已有的文档文件名。Word2000 还提供了指定保存自动恢复文件的位置的功能，利用它可以将自动恢复的文件放在特定的文件夹中，这样查找起来方便。操作方法为：1、单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“文件位置”选项卡；2、单击“文件类型”框中的“自动恢复文件”选项；3、单击“更改”按钮；4、如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件，请找到并打开该文件夹。30、自动断字用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，或在窄行文本中保持相同的行宽。可以用设置

33、自动或人工断字。下面介绍设 置自动断字的方法：1、指向“工具”菜单中的“语言”子菜单，然后单击“断字”命令打开“断字”对话框。如果“断字”命令没有出现在“语言”子菜单中， 则需要安装断字工具；2、选中“自动断字”复选框；3、在“断字区”框中，输入一行中最后一个单词末尾距右页边距的距离。要减少连字符的数量， 应放宽断字区。要减小右边参差不齐 的现象， 应缩小断字区的大小；4、“连续断字次数限为”框中，输入可连续断字的行数。四、快速选择 技巧31、快速选定文本在使用 Word 的过程中，最 经常遇到的是文本选定操作。在 Word 中文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中鼠标拖曳方法最为常用，以下

34、是常用的选定文本的方法。选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。或者在该段落中的任意位置三击；选定多个段落：将鼠标指针移动到一段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标；选定一大块文本：单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住 Shift 键同时单击。选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左 侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击；选定垂直文本：按住 Alt 键，然后将鼠标拖过要选定的文本。32、快速选择超长文字不知你有没有发现，当你想选择一段超过屏幕长度的文本 时，文字处理器滚动得太快，很难一次

35、就选正确。7现在介绍一种有效的选择大段文本的方法；这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows 功能。点击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档，直到你看到想要选择的结束部分。按下 Shift 键，然后点击想要亮显文本的结束处。33、快速选择多页在 Word 窗口底部的状 态栏中除了显示文档当前的状态，在其右边有一个“扩展”功能，平时它处于浅白色，表示未“未激活” ，只要用鼠标双击即可激活。用鼠标拖动来选取文字部分时，经常不能准确选定范围，特别是当范围超过了一屏幕时，这时“扩展”功能就有用了，可用以下方法操作：(1)先将鼠标 的光标置于选取范围的起始处；(2)双击

36、状态栏 的“扩展”按钮，打开 “扩展”功能；(3)单击边框的 滚动条的移动按钮，如翻 页、前后 调整等操作；(4)将光标移到范 围的结束处，这样就可以选取大块范围了。34、快速选定多个对象当选定比较少，并且对象容易被鼠标捕捉时。我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面，当鼠标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此 对象，当 选定? 对象时，只要按住“Shift”键，用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。当选定对象比较多，并且比较集中时。我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮，在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键，然后拖 动鼠标出现一个矩形的虚 线框，待欲 选定的对象或全部对象位于矩

37、形虚线框内时释放鼠标左键，便可 选中多个或者全部对象。当要选定的对象比较分散，并且对象不易被鼠标捕捉时。首先用鼠标右键单击工具栏，在快捷菜单中选择“自定义”选项，在“自定义 ”对话框中选择“命令”选项 卡，在 “类别”列表框中选择“绘图”选项，用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中，单击“关闭”按钮。当在 Word 2000 工作区内绘制了多个对象时，单击“绘图”工具栏建立的 “选中多个对象”工具按钮，在 弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象，在 “对象”列表框中用鼠 标单击欲选定的各个对象， 选择完毕后单击“确定”按钮，即可选中多个 对象。35、选择的特定操

38、作在所选的内容较多或进行一些特殊的选定操作时，用下列的选定方法会更加快捷和方便。1、单击待选文本块的一端，使插字符移动该位置，按下 F8 键，然后用日常的文本滚动方式滚动到待选文本的末尾，单击鼠标即可选定所要的文本。请注意采用这种方式 选定文本以后，在对选定的文本进行操作之前先按一次 ESC 键有利于消除一些误动作。2、按住 Ctrl 键后，在文本区内单击可选中一个句子，在文本左侧位置单击可选中所有文本，组合键Ctrl+A 也可选中全部文本。36、用“日积月累”提示首先单击 Office 助手，如果看不到助手，单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手”命令，然后单击“选项”按钮，再选中“

39、选项 ”选项卡上的“启动时显示 日积月累 ”复选框即可。37、用工具栏的屏幕提示当您将鼠标指针停留在工具栏按钮上时，Microsoft Word 会在屏幕提示中显示此按钮的名字。首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后 单击“选项”选项 卡， 选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。注意：当选中或清除“显示关于工具栏的屏幕提示”复 选框时，此设置将会影响所有的 Microsoft Office 程序。38、用批注和修订的屏幕提示。首先单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，然后选中“屏幕提示”复选框即可。39、用“记忆式键入”的屏幕提示。首先

40、单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，然后单击“自动图文集”选项卡，然后选中“显示有关自动图文集和日期的记忆式键入提示”复选框即可。 40、用 Office 助手提示使用 Word2000 时，可暂时显示 Office 助手。也可以在整个 Word 时段关闭 Office 助手，而仅使用帮8助窗口。(1)暂时显示 Office 助手。单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手”命令即可。(2)在整个 Word 时段打开 Office 助手。首先 单击助手气球中的 “选项”按钮，若如果看不到助手气球，单击助手，然后选中“选项” 选项卡上的“使用 Office 助手”复选框即可。 (3)打开

41、Office 助手自动显 示帮助主题的功能。首先单击 Office 助手，如果看不到助手， 单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手 ”命令，单击“选项”按钮，然后在“选项”选项卡上选中“推测帮助主题”复选框即可。(4)显示屏幕提示中的快捷键。可以 对 Word 进行设置，使其在显示工具栏屏幕提示的同时显示该工具栏按钮的快捷键组合。首先单击 “工具”菜单中的“自定义 ”命令，然后 单击“选项”选项卡，选中“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可。五、其它快速操作41、隐藏图形来加速屏幕滚动 如果觉得屏幕滚动得太慢，则请按如下方法操作：在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视

42、图”选项卡；选中“图片框”复选框，可 隐藏以嵌入方式 (直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片，Word 将只显示大样而不显示具体图片。清除“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图片( 即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他 对象之前或之后的 图片)和用绘图工具创建的对象，如自选图形等。 42、取消后台打印加快速度后台打印方式虽然可以使操作人员在打印文档时能够继续 在中文 Word2000 中进行操作，但这种打印方式却同时占用了大量内存，以至于影响了中文 Word2000 的打印速度。为了将后台打印方式取消，可以从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再

43、选择“打印”选项 卡，最后将 “后台打印”复选框失效即可。43、用重复执行命令加快操作通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复 执行相应命令的目的，如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮，系统即会 进入“格式刷”的设置状 态，然后我 们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了；再如，当我 们双击“绘图”工具栏上的 “矩形”或“椭圆形”按钮之后，系 统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆形” ，此 时用户就可以 连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形” 、而无需任何停顿，运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之后，若须取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按

44、下 ESC 键即可。 44、用超级链接快速切换超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入其它文档或程序。它带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外，超级链接还可以指向新闻组、 Gopher、Telnet 和 FTP 站点。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。 Word2000 中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘 或因特网上所设置的相关信息 链接起来。1? 开一个文档， 选择要作 为超级链接显示的文字；2、单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹

45、出对话框。在“链接到文件或 URL”中输入待链接文档(目标文档) 的路径。此路径可以是 Internet 地址(URL)或本机硬盘上的文档；3、按“确定”按钮，就完成了一个超级链接的创建。45、快速改变快捷键同时按下 Ctrl+Alt+“+”(其中引号中的“+”为数字键盘 上的加号键)三键，这时光标会变成一个奇怪的形状，而且当你移动时光标位置不 变。将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上，左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框， 进入“请按新快捷键” 选项。按下新的快捷键以后，文本框中会显示你的快捷键组合注意：最好用 Shift+Alt+Key(键盘上的

46、任意键)的组合，因为这样的组合在 Word 中最少被用到，以免重复。此外输入组合键时要同时按下，否则 Word 不予承认。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，然后单击“删除”可以去除不需要的快捷键。46、快速排列图形图形的操作如果您想在一篇文档中使图形获得满意的效果，比如将几个图形排列得非常整齐，可能需要费一番工夫，但是下面的方法能够使您非常容易地完成这项 工作。9首先通过按 Shift 键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项，并 选择一种对齐 或分布的方法。47、快速返回到前次的编辑位置Word2000

47、不仅提供了静态的定位操作，而且 还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。当在文档的某个位置进行编辑时 ，可能会需要 查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。Word2000 提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单。若要回到前次的 编辑位置，只需按 ShiftF5 组合键即可，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环。另外，当文档关闭的时候，Word2000 也会记录此时文档的编辑位置，当再次打开此文档的时候，按下ShiftF5 组合键就回到了关闭文档时的编辑位置， 这种功能尤其给编辑文档的连续性带来了很大方便。48、快速改变

48、英文字的大小写在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼，利用 Shift+F3 快捷键，可以方便地将英文改写为“全部大写” 、“全部小写”或“首字母为 大写其余为小写” ，操作方法 为：首先将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词 ；然后按下 Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按 Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。49、用目录快速定位目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录， 阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找这些内容。下面介绍使用内部标题样 式创建目录的方法：1、单击要建立目录的地方，通常是文档的最前面；2、选择“

49、插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框；3、在对话框中选择“目录”选项卡；4、选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；5、在“格式”框中选择一种目录格式，在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数；6、若要对其它选项进行设置，单击“选项”按钮进行。在选定了各选项后， 单击“确定”按钮。这样，Word2000 就会在指定的地方建立目 录，目 录中的页码是由 Word 自动确定的。编制好目录后，Word 将搜索 带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录， 还可以利用它在联机文档中快速漫游。将鼠标 指针移动到目录的页码上，你会看到鼠标指针变成了手形，单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。 50、在长文档中快速漫游 在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住）的“ 文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个 单独的窗格中显示文档标题 ，你可通 过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。