1、电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用档案管理作为社会管理的一项主要内容，历来受到政府和社会各个方面的重视。2009年人力资源和社会保障部与国家档案局联合发布了社会保险业务档案管理规定(以下简称规定)，从而确立了档案管理在社会保险经办工作中的重要地位。养老保险业务档案管理则是社会保险业务档案管理中的一项主要工作。加快养老保险业务档案电子化建设是发展养老保险业务档案现代管理的迫切要求，也是进一步提高经办机构经办能力的现实需要。档案数字化：档案管理的必然趋势档案管理的主要目的在于查询和利用。传统档案的查询费时费力，极不方便。经常性地翻阅还会造成档案的污染、残缺、甚至丢失。近几年，养老保险业务的
2、迅速发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社保档案管理模式已经不能满足社保事业需要，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、成本低的社保档案管理系统已迫在眉睫。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化避免了传统纸质保存带来的占用空间大、查询困难、管理难度大等难题，降低了过去纸质档案管理不当引起的潜在风险和档案管理成本。目前档案数字化管理的条件
3、已经十分成熟，档案数字化采用高速扫描仪，成像稳定，价格低廉。一般高速扫描仪基本2秒钟就能扫描处理好一张 A4文档。档案数字化是社保档案管理的必然。按照规定的要求，社保经办机构要依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。而从查阅难度来看，快速查找需要永久保存的档案原件并非易事。社保档案由纸质向数字化过渡是档案管理和利用的必然。带有条形码的社保业务档案送到档案管理部门，操作人员通过扫描仪生成电子文档，同时扫描条形码，条形码编码自动读入档案管理系统解码，反映出参保人姓名及所在单位、个人参保编号、身份证号、业务类别、办理时间等信息，并生成索引连同数字档案一起保存。在参保人查询时，只需要输入上述相关
4、信息就可以查出相应的社保资料。扫描后的业务纸张档案，按照保存期限分类保存。把纸质档案数字化，各地档案资料也可以共享，实现远程联网查阅。早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业发展“十五”计划 ，就把“加快文档信息化建设” “加快现有文档的数字化进程”列入其中。截至目前，不少城市社保机构已经采用手工建立索引和档案数字化技术保存、利用电子档案。条形码：电子档案的唯一编号使用条形码是建立养老保险业务操作、实物档案(账、表、卡、册)、电子文档的唯一连接。条形码(又称线条码或条码 Bar Code)是由一组规则排列、宽窄不等的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息，该信息
5、能通过光电识读装置进行识读。在线条下面的数字、字母，可以直接用肉眼识别或用光学文字读取机解读。条形码有通过光电识读装置(扫描枪)将条形码符号转换成与计算机兼容的二进制和十进制信息并输入到计算机系统的特性。它以其输入速度快、准确度高、成本低、可靠性强等特点在当今的自动识别技术领域中占有重要地位。条形码系统主要采用条形码和档案数字化两大核心技术。条形码技术能够实现养老保险档案的准确、快速查询，通过档案数字化实现档案的永久保存。养老保险档案是经办业务的真实记录，每一笔业务都会生成档案资料，社保档案更是社保业务的真实反映。养老保险经办机构的业务经办均使用计算机管理。每笔业务结束后，业务经办计算机系统均
6、会自动生成唯一的记录码，一个记录码对应一个唯一的条形码，通过技术手段记录在业务档案资料上。业务岗位或部门按照“社会保险业务档案管理规定”的要求，对养老保险档案进行收集、整理、立卷、归档。档案部门工作人员采用电子扫描技术生成数字化电子文档。通过条形码与业务档案建立唯一的对应链接关系，经过计算机系统的处理建立规范的电子档案目录，为原始档案的查询建立准确、方便、快捷的计算机电子平台。养老保险业务档案如同在社保业务经办系统这条流水线上加工出来的产品，条形码就是给这个产品贴上的编号，让它能够唯一确定并能让计算机自动识别。条形码系统通过社保经办业务系统生成唯一的条形码，去关联与之对应的社保档案资料。在条形
7、码编码上，我们采用 Code128码。Code128码是一种自定义码制，条形码长度及内容均可以根据需要自行设定，同时可以双向扫描。我们让社保经办业务系统每笔业务都产生一个业务流水一样的条形码。社保业务操作中，比如个人信息变更、基数审核、个人补缴、待遇计算、终止缴费等每一笔业务完成后都产生一个业务流水，这个流水必须包含业务主体信息、业务类型、办理时间等信息，我们将流水号条形码化，用条形码(标签)打印机或普通高精度的激光(喷墨)打印机打印出相应规格的条形码标签，再将印好的标签粘贴到对应档案的指定位置之上。社保经办系统普遍采用计算机管理系统，而社保业务类似银行金融业务，生成社保业务流水成为采用条形码
8、技术的最大可行性。而流水采用 Code128码，其信息量大的特性可以保证涵盖我们以后建立索引的全部信息。同时，条形码让业务和档案紧密相连，让监控社保档案成为内控业务的最有效措施。日后可以在社保业务出的每张单子上打印上条形码，更加提高该技术的可靠性。电子档案提高经办效率从技术角度上来看，由于电子档案和条形码技术系统两种技术在各自领域应用时间比较长，经受了各种实践考验。其中，条形码的生成和读取、转换全部由计算机完成，完全免除人工干预，具有高准确性。此外，利用条形码还免除了建立索引时间，大大减少了档案入库的时间。条形码的一次转换，就实现了业务信息和档案系统的无缝连接，档案入库只需计算机查询一次，扫描
9、枪扫描一次即可完成，仅耗时数秒，具有高可靠性。此外，条形码技术仅仅需要一小张贴纸和相对构造简单的光学扫描仪，运行成本低。条形码技术的社保数字档案管理系统比传统数字档案系统采用的 OCR(Optical Character Recognition 光学字符识别)技术可靠性更高，成本更低。由于档案系统和业务系统物理隔离，仅仅通过条形码转换实现两者互联。所以档案系统可以通过网络远程查询，极大地方便了参保群众。定位实际，可以很好地实现档案的易查询、易保存、效率高的目标。笔者在基层社保经办机构工作多年，每天都产生很多社保档案，由于工作关系，又经常在档案室进行查询，让社保档案易查询、易保存、效率高是每个社保档案人的终极目标。在提高经办机构办事效率的同时，也提升了参保群众满意程度。档案数字文件代替实物进行查阅，提高了处理效率，节约资源，并把工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入及查询工作中解放出来，提高了档案查询效率，提升了群众满意程度和社保经办品牌形象。社保档案是社保业务的真实反映，社保档案不仅关系到每位参保者的长远利益，还关系到整个社会的稳定和发展。基于条形码技术的社保数字档案管理系统真正解决了社保档案的标识和定位、永久管理、无错化管理的难题。文章来源：www.e-(维码客招商官网-华夏威盛物联网技术(北京)有限公司)
