1、 - 1 - 泉州师范学院文件 泉师院档 2014 1 号 关于印发泉州师范学院声像档案管理细则的通知 各单位： 泉州师范学院声像档案管理细则 已经 6月 4 日 院长办公会研究通过，现 印发给你们，请遵照执行。 泉州师范学院 2014 年 6 月 4 日 抄送 ：校领导。 泉州师院办公室 2014 年 6 月 11 日印发 - 2 - 泉州师范学院声像档案管理细则 第一章 总 则 第一条 高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供
2、生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。 第二条 为建立健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动 中的重要作用，现根据中华人民共和国档案法和国家教育委员会颁布照片档案管理规范，结合我校实际，制定本细则。 第二章 声像档案的形成与归档 第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向校档案馆移交。 第四条 形成的声
3、像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相 机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时应将其转换- 3 - 为 JPEG、 TIFF 通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印相应的实体照片归档。用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时应将其转换为 MPEG、 AVI 通用文件格式。用音频电子设备获得的声音文件，收集时应将其转换为WAV、 MP3 通用文件格式。归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素。 第五条 凡需要归档的声像档案材料，都
4、应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、 性能低下的录音磁带、录像磁带、光盘片。归档的照片、影像、声音应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确、简练。 第六条 档案馆有责任指导和检查各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的指导、检查和监督。 第七条 声像档案的归档范围 一、 名人类：包括学校历届校领导、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。收集标准： 1.近期2 寸标准照片一张。 2.近期 5 6 寸工作照片一至二张。 3.能反映其一生不同年代的所产生的具有代表性的照 片，张数不限。譬如：从学生时代到从事教学
5、、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议等等。 4.家庭生活照片。 5.重要的录音、录像材料。 二、 中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、录音、录像。 三、 学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教- 4 - 代会、职代会、校庆活动、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。 四、 由学校主办、承办的各种重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动 ，由本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音等。 五、 外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、
6、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、录像、录音等。 六、 具有一定影响的大学生、 研究 生论文答辩会，学生的重要活动和社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影等照片、录像和录音。 七、 民主党派和校友会重要活动的照片、录像和录音。 八、 学校各种展览、陈列的照片、录像。 九、 反映学校不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、录像。（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围；基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造
7、过程中的重要环节直至竣工验收。） 十、 反映学校不同历史时期的教学、科研、服务社会、文化传承创新、外事等重要活动的照片、录像、录音。 十一、 奖状照片。指获国家级、部、省、市级以上的各种奖状、奖品、证章、证 书。 第八条 归档手续及时间 - 5 - 根据我校声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集 、 整理 、移交 的办法。 各二级学院、机关各部门应根据声像档案的归档范围，收集 、移交 本单位有关的照片、录像、录音等。 归档时必须填写档案交接清单，一式两份，双方各执一份。 归档时间：次年 3 月 底 前完成 。 第 三 章 声像档案的管理和利用 第 九 条 档案馆从事声像管理的工作人员，
8、应将本馆形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。 第 十 条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、后勤管理等 活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。 第十 一 条 做好声像档案的保护。由于声像档案的载体与其它档案的载体不同，在声像档案管理过程中，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并重点采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。 第十 二 条 本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。借阅必须办
9、理登记手续，所有的声像档案一律不得借出档案馆，需要借出者必须经档案馆领导同 意。借阅者所选用的声像档案，由档案馆声像技术室负责洗印、翻印、扫描或翻录，利用者要承担成本费用。借阅人员要保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者视档案的价值加倍偿还，并追究其责- 6 - 任。归还时档案馆声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。 第十 三 条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，方可借阅。 第十 四 条 档案馆声像档案工作者，应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。 第十 五 条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的 鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。确需销毁的，应经档案馆同意，并报学校批准。 第四章 声像档案管理人员 第十 六 条 声像档案管理人员，必须努力学习专业理论知识，有较高的政治思想水平，有保密意识，具有声像档案专业知识和有关科学技术知识、艺术鉴赏能力。 第十 七 条 声像档案管理人员应热爱本职工作，具有高度的工作责任心，视档案为己命。积极主动地宣传声像的作用和意义，刻苦钻研声像技术和声像保护技术，并编制各种检索工具，为提供利用创造良好的条件。 第十 八 条 声像档案管理人员必须具有良好的服务态度，全心全意的为利 用者服务。 （ 2014 年 6 月）
