1、腾云期刊协同采编系统 V9.0费用管理用户操作手册1 概述新版腾云费用管理功能，能够满足编辑部用户最常用的五类收支费用的全流程管理。这五类费用分别是：审稿费、版面费、作者稿费、专家审稿费以及编辑稿费。本功能的实现主要集中在【费用中心】模块。为了能让用户在稿件审编发全流程中更方便地使用，在【稿件中心】的审稿环节和组版环节同时完善了费用管理的调用功能。2 费用设置需要新开通费用管理功能模块，或对以往费用配置信息有改动的编辑部用户，需要自行操作或联系客服完成费用设置。其他编辑部用户可跳过本步骤，直接使用本手册第 3 章第 6 章所述的费用管理功能。2.1 第一步，添加或修改费用类型在【费用中心】【费
2、用设置】【费用类型定义】下完成。界面如下图所示。收支五类费用的设置均在本页面完成，但一次只能定义一种。定义时，必须填写【费用类型名称】，这也是该类费用在系统中呈现的具体名称。对于审稿费，用户需要选择：是否自动通知审稿费、是否默认显示发票信息、通知邮件模板、催缴邮件模板。对于版面费，用户需要选择：是否默认显示发票信息、通知邮件模板、催缴邮件模板。对于作者稿费，用户需要选择：通知作者稿费的默认发放方式、通知邮件模板。对于专家审稿费，用户需要选择：通知专家审稿费的默认发放方式。对于编辑稿费，用户需要选择：通知编辑稿费的默认发放方式。在页面的最下方，用户还可为上述四类费用设置费用类型计算公式、在导航树
3、上的显示顺序，以及相关的备注信息。2.2 第二步，完成费用配置对于审稿流程中触发的费用管理，用户可在【 费用配置-流程生成】进行设置，如选择在初审或外审流程开始时触发的审稿管理费，或选择在安排刊期流程完成时触发版面费管理等。设置方式是，点击相应流程后面的 ，在弹出的对话框中完成设置（界面如下图所示）。如果设置时临时发现需要添加新的费用类型，可点击【添加新的费用类型】快捷打开【费用类型定义】页面，完成第一步。3 审稿费/版面费管理本模块实现的是对编辑部向作者收取的审稿费/版面费信息的交互式登记管理。3.1 编辑部端费用登记编辑部最多需四步、五个状态完成审稿费、版面费这两大收取类费用的交互式登记管
4、理，即：第一步，待通知交费（状态一）；第二步，待作者交费（状态二）；第三步，待确认到款（状态三）；第四步，待邮寄发票（状态四）；已完成（状态五）。在【费用中心】模块，这五个状态均以子导航的方式显示在基于审稿费/版面费类型定义的导航树下方。而在【稿件中心】的【稿件审理】、【组版管理】，以可被点击的提示语的模式呈现在稿件列表的对应列中（界面详见下图），方便编辑在任何环节灵活调用相应的费用管理。费用中心的的状态显示：稿件中心、组版管理的状态显示：3.1.1 第一步，待通知交费（状态一）稿件列表显示了所有满足流程条件的待通知交费的稿件基本信息（界面详见下图）。如果在费用配置时，选择了“自动通知审稿费”
5、，系统自动完成通知步骤，相关费用信息不会在本状态出现，直接进入下一状态。点击【登记/修改】图标进入【通知交费查看】对话框，在【实际收取金额】中填写编辑部最终确定的交费金额，【提交】后，系统会通过邮件方式通知作者进行交费。系统对审稿费和版面费提供了两种登记界面（见下图），审稿费登记界面相对简单，这里不再冗述。版面费登记界面内容相对丰富，增加了稿件出版环节可能会影响费用的稿件字数、版面数、彩图数等参数的输入，用户可以根据实际需要进行填写，不填写默认为 0 计算。点击 【重新计算】后，系统会自动根据 2.1 中设置的费用类型计算公式自动计算，并将结果显示在【自动计算】字段中。审稿费通知页面如下：版面
6、费通知界面如下：点击【提交】完成第一步操作，费用信息自动进入下一状态。如果不需要向作者收取审稿费或版面费，可在【实际收取金额】中填写 0，系统会自动跳过中间环节，直接进入“已完成（状态五）”。3.1.2 第二步，待作者交费（状态二）本步主要是让作者在作者端完成线上支付及费用信息填写，功能介绍详见“3.3 作者费用登记”。稿件列表中提供了费用催缴功能，点击“催交”后，系统会自动发送配置好的催交邮件，同时记录最近 3 次催缴时间，以及总催交次数。如果作者完成支付后因客观原因不便登录系统完成信息登记，编辑部也可帮助其完成稿件信息、费用信息、发票信息、收发票人信息的填写（具体登记界面如下图）。点击【提
7、交】，费用信息自动进入下一状态。如需回退到上一状态，可点击【回退】。如果在替作者登记时能够确认并填写了【收款日期】，系统将自动跳过“第三步，待确认到款”。如果选择不需要发票，系统将自动跳过“第四步，待邮寄发票”。3.1.3 第三步，待确认到款（状态三）此时，作者交费信息已经确认，主要是编辑部通过填写【收款日期】确定相关费用是否收到。与“第二步，待作者交费”相比，本状态的界面与操作只有很小的差别：1）登记窗口的【收款日期】变为必填项；2 ）稿件列表中不提供催缴功能。系统界面参见 3.1.2。如果选择不需要发票，系统将自动跳过“第四步，待邮寄发票”。3.1.4 第四步，待邮寄发票（状态四）本状态下
8、，编辑部主要完善已经到款费用的发票开具及邮寄信息。与状态三的登记界面相比，本状态下的稿件列表重点展示了收款人及发票相关字段（见下图）。同时，在登记界面增加了“发票开具及邮寄信息”分组，编辑部可根据实际需要进行填写，这里只将【邮寄发票日期】设为必填项。为了方便编辑应对各种突发问题的发生，登记界面中除了【实际收取金额】，其他字段均为可编辑，编辑可根据实际需要随时修改。3.1.5 已完成（状态五）本状态下，编辑部可只读查看已经确定并完成登记步骤的所有费用信息，如需修改登记信息，需要【回退】至上一状态进行处理。【回退】时，如果金额为 0，将直接返回至 “第一步，待通知交费 ”；如果金额不为 0，但不需
9、要开发票，将直接返回至“第三步，待确认到款”。3.2 编辑部端查询与下载3.2.1 费用信息查询系统提供了【快速检索】和【高级检索】两种检索模式，以方便用户在任意状态，通过对重要字段的检索完成相关费用信息的快速查找。快速检索界面如下：高级检索界面如下：3.2.2 费用信息下载在稿件列表下方，系统提供了费用信息的 excel 下载功能。下载表格中的数据列囊括了审稿费/版面费整个管理流程中可能涉及到的最大字段集，方便编辑部在数据下载后完成二次统计。3.3 作者端费用登记作者只需要登记一次，就能实现收取类费用的两状态交互式登记管理，即：第一步，确认交费信息（状态一）；查看交费信息（状态二）。3.3.1 第一步，确认交费信息（状态一）在编辑部完成费用通知进入“状态二，待作者交费”时，作者可在作者端的审稿费或版面费导航下，查看需要交费的稿件信息（稿件列表界面如下图所示）。如果作者选择在线下完成支付，可以在系统中直接选择【线下交费及发票信息填写】，可根据自身需要完成稿件信息、费用信息、发票信息、收发票人信息以及作者留言的填写（具体登记界面如下图）。完成填写后，点击【提交】，作者端进入“查看交费信息（状态二）”，同时编辑部端进入“待确认到款（状态三）”。
