1、外事类档案管理办法第一章 总则第一条 根据中华人民共和国档案法、高等学校外事类档案工作规范、高等学校档案工作规范的有关政策、法规精神，为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作活动中的作用，特制定本办法。 第二条 凡是我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。 第三条 外事档案由我校档案馆实行集中统一管理，并确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 第四条 外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理水平的重要标准之一，外事档案工作必须纳入学校外事工
2、作计划、管理制度之中，落实到学校外事处及其他有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 第五条 学校外事处及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作，确定若干名专（兼）职档案人员，并由本部门专（兼）职档案人员负责收集、积累、管理本部门、本系统的外事档案材料，按期向档案馆移交。 第六条 逐步实现外事档案现代化管理，并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。 第二章 归档范围的确定第七条 确定的原则 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统
3、。 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。 第八条 归档的主要内容和重点 归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。 第九条 不归档的文件材料 上级关于外事工作的普发（不专指高校）、不办的文件； 未定稿的各种文件； 未
4、生效的合同、协议书； 无查考利用价值的一般性、临时性函件； 重份文件、校内各单位发来的文件； 与校外单位交换来的材料。以上不归档的某些材料，也可有选择地由本部门作资料保存。第三章 立卷归档第十条 材料的形成与积累 学校外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆移交。 归档的外事文件材料，必须用钢笔书写或用计算机打印，字迹工整、图样清晰。 外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。 第十一条 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国
5、际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，并按具体情况整理以备存档。 第十二条 整理组卷 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。 对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印
6、件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。 拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。 外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷。 幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余电子文件声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。 以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从 1 开始，页号标在非装订线一侧的下角。 填写卷内目录，卷内目录的内容为：顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该
7、文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自 拟标题。 日期：文件的形成时间。 页号：卷内文件起始页的编号。 卷内目录一般用打印机打印。每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。 立卷人：由组成本卷的责任者签名。 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。 外事处要进行归档前的鉴定工作，按规定由档案员提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导审核后确定。 第十三条 归档验收 由归档人员填写归档说明书，
8、说明书放在第一卷的案卷目录之前。 移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆应拒绝接收，并要求限期补正。 移交时填写移交目录。移交目录一式二份，双方各执一份备查。 外事档案在次年 6 月份之前归档。 第四章 外事档案的管理第十四条 档案馆负责接收外事处等部门送交的外事档案，将检查合格的案卷归档。第十五条 按高等学校档案实体分类法档号的编制原则，我校外事档案的分类由一、二级类目代号组成。 第十六条 外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号，模式如下： 案卷号按二级类目流水，年度按自然年度，留学生按入学的年度（级）。 第十七条 档案馆对已接收的案卷，要认真搞好编目。 在每卷档
9、案脊背上填写档号。 编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。 按照 GB3792.585档案著录规则编制外事档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机检索使用。 认真登记外事档案专题目录、分类目录。第十八条 档案馆对已接收的外事档案要进行妥善保管。 按档号顺序排架、保管。 按高等学校档案部门业务建设规范第九条要求进行保管。 第十九条 鉴定、销毁和统计。按高等学校档案部门业务建设规范第十条执行。第五章 外事档案的开发利用第二十条 大力开发利用外事档案，为提高本校教学、科研水平，社会效益和经济效益服务。 第二十一条 档案的借阅按高等学校档案部门业务建设规范第十一条执行。 第
10、二十二条 咨询服务、指导交流 。 指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者服务。 实现外事档案计算机管理并提高开发利用外事档案的能力。附件一外事类档案归档范围和保管期限表WS11 外事综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级颁发的需贯彻执行的有关外事工作的文件材料 长期 2 外事工作会议记录、纪要 长期 3 外事工作统计报表 永久 4 外事工作大事记 永久 5 外事年度工作计划、总结等 长期 6 外事工作中形成的综合性文件材料及规章制度等 长期 WS12 出国（境） 序号 类目名称 保管期限 1 上级对出
11、国（境）人员的有关文件材料 长期 2 出国（境）人员考察、访问材料 长期 3 出国讲学、研究人员的有关材料 长期 4 国际比赛、竞赛等材料 长期 5 国际学术会议论文 长期6 投寄国外的学术论文 长期7 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久WS13 来校 序号 类目名称 保管期限 1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、请示、报告 批复和函 长期 2 学校邀请、聘请外籍人士来校参观访问的计划、请示及报告等文件材料长期 3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校参观、访问、讲学的文件材料 永久4 来校进修、短期培训研究的外籍人士的有关材料 长期5 国际比赛、竞赛 长期WS1
12、4 国际合作与会议序号 类目名称 保管期限 1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久3 合作项目中，国外单位完成项目、成果等材料 长期4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久5 双方互赠的礼品、纪念品 长期 6 国际会议的有关材料 长期 WS15 外国留学生工作 序号 类目名称 保管期限 1 外国留学生录取审批材料 永久 2 学籍登记表、学籍卡片等 永久 3 教学计划、大纲、安排 长期4 学习情况、成绩、毕业、结业、学位及评语等 永久5 学位论文及学位证书复印件等 长期 6 学生名册 永久7 学生去向及有关材料等 长期附件二外事类档案二级类目代号简表一级类目：WS二级类目：11 综合12 出国(境) 国际合作与会议材料入 WS1413 来校外国留学生工作材料入 WS15 国际会议与合作材料入 WS1415 外国留学生工作 14 国际合作与会议
