1、1长春理工大学光电信息学院档案管理办法第一章 总则第一条 为加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、管理等各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和普通高等学校档案管理办法的规定，制定本办法。第二条 学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动中积累的对学院具有保存价值的文件材料(包括图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、磁盘、光盘、实物等)。它是学院的宝贵财富，必须实行集中统一管理。第三条 档案工作是我院工作的重要组成部分，是办好学院的一项基础工作，是维护学院历史真实面貌的一项重要事业。第二章 领导体制和档案部
2、门的基本任务第四条 我院设立档案室，隶属于学院办公室。档案工作业务上接受省、市档案局指导、监督与检查。第五条 学院档案工作由一名院领导分管，由院办负责档案的具体工作。院属各单位由本单位负责人分管本单位的档案工作，并设兼职档案工作人员。第六条 档案室的基本任务l、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作；2、建立和健全各类档案管理制度，并负责指导、监督和检查执行情况；3、负责学院各类档案及有关资料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管工作；4、努力开展档案的利用和开放工作；5、编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源；6、参加档案信息工作的整体化建设
3、，开展多方面协作，进行档案信息交流；7、组织对全院兼职档案工作人员的业务培训；8、采取多种形式，经常广泛地开展档案宣传教育活动，增强全院师生员工的档案意识；9、积极开展档案理论和实践的研究，参加档案学术交流活动。第三章 文件材料的归档、移交和接收工作第七条 学院把各种（纸质、电子）文件材料的归档纳入教学和管理人员的职责范围，做到应归档的（纸质、电子）文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。第八条 文件材料归档范围党群类、行政类、教学类、研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像载体类等各类档案材料。以上各类（纸质、电子）文件材料，必须按规定收集整理，并定
4、期向院档案室移交，任何单位或个人不得据为已有。2第九条 我院实行文件材料形成单位立卷的制度。1、院属各单位的兼职档案员应根据本单位工作的业务规律，及时将办理完毕的（纸质、电子）文件材料按类别、问题、时间排列装入档案袋、盒内以便定期向档案室移交。2、学校财务处每年形成的会计档案，应指定专人按归档要求，负责整理立卷或装订成册，按规定时间向档案室移交。第十条 凡需归档的纸质文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷，编写页号、填写卷内目录，备考表、拟写好案卷标题，注明密级和保管期限，交本部门档案员检查、装订后统一向档案室移交。第十一条 凡
5、应归档的纸质文件材料应质地优良，书绘工整，图样清晰；不能用易褪色、易变质的材料书写；必须用碳素、纯兰或兰黑墨水书写；不能用金属物装订，以便档案长期保存。第十二条 各类档案归档时间：1、学院党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。2、学院教学部门和能按学年度归档的部门，应在次年寒假前归档。3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。4、随时接收上级规定应接收的档案。第十三条 院属各单位向档案室移交档案时，必须办理交接手续。填写档案移交清单一式两份，交接双方签字确认。档案移交清单由档案室和立卷归档单位分别保存。第十四条 学院档案室人员有责任检查、督促和
6、协助立卷人员做好文件材料的收集、积累、立卷、归档工作。第四章 档案管理第十五条 学院档案室要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。第十六条 各类档案保管期限：学院各类档案按其价值将保管期限分永久、长期、短期三种。l、凡记录学院主要职能活动，对教学、管理等具有长久参考和研究价值的，应定为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，应定为长期保存；凡在短时间内具有利用价值的定为短期保存；凡是介于两种保管期限之间的文件材料，其保管期限一律从长。2、财务档案的保管期限，根据其特点，分为
7、永久、定期两种；定期管理期限分为十五年、二十五年两种；财务档案的保管期限，以会计年度终了后的第一天算起。第十七条 己到期的档案，要在分管档案工作的院领导的领导下，由档案室会同有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报分管档案工作的院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，应有档案室会同有关部门共同派人进行监销，监销人员要在销毁清册上签字。该销毁清册应永久保存。第十八条 档案密级的划分，应由立卷单位确定后，用铅笔标明在案卷封面上，然后由院档案室和有关部门负责保密工作的人员对其进行审查和调整。第十九条 学院对于个人在
8、其非职务活动中形成的重要（纸质、电子）文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对于个人向档案室捐赠档案的，学院要给予一定奖励。第二十条 院档案室负责进行下列统计工作：l、对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；2、按照有关规定，向上级管理部门报送档案工作基本情况统计报表。第二十一条 学院要保证档案事业所需经费。为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案3库房。有计划地为档案室配置必要的设备，以逐步实现档案的数字化管理。第二十二条 档案室人员负责档案库房的技术管理工作，并应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。第二十三条 档案室要有
9、严密的防盗、防火、防晒、防虫、防霉、防潮、防尘等安全措施。定期检查档案资料的保管情况，发现问题及时向院有关领导汇报，及时处理。第五章 档案的利用开放第二十四条 学院档案室要积极创造条件，按着国家有关规定向师生开放档案。第二十五条 学院档案室所保存的档案，主要供本院利用。如其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经有关负责人同意后，方可查阅。第二十六条 档案室提供利用档案应遵循下列规定：l、持有合法证明的单位和个人，在说明合理利用档案的目的和范围后，可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制。2、本院工作人员因工作需要，经领导同意后可直接查、借阅本单位归档的档案；查阅非本部门归档的
10、带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷单位负责人同意。3、未经学院授权，任何组织或个人无权公布档案；4、凡摘抄、复制的档案须经院档案室核准并加盖档案室公章方能生效。复制档案一般由档案室负责，并按规定合理收费。5、高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第二十七条 我院档案属于下列情况之一者不宜开放：1、对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管档案工作的院领导批准。2、涉及专利或技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成部门规定限制利用的；5、学院重要会议记
11、录。第二十八条 查、借阅档案必须严格遵守档案室查、借阅制度，维护档案的完整和安全。档案一般不外借，确因工作急需，经分管档案室工作的院领导同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销。如发现损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果予以处理。第六章 考核、奖励与处罚第二十九条 学院档案室建立考查、考核制度，对于在档案工作中表现突出的档案工作人员，给予表彰和奖励。第三十条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，玩忽职守造成档案损失的有关领导和个人，视情节轻重，依照有关规定，给予行政处分；构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。第七章 附则4第三十一条 本办法由学院办公室档案信息科负责解释。第三十二条 本办法自发布之日起施行。
