1、新乡市档案馆数字化加工扫描服务项目招标项目采购需求1、档案数字化加工基本要求:序号项目名称纸张幅面类型 基本技术要求 色彩数据加工要求备注1 档案数字化加工A4 文档符合国家纸质档案数字化技术规范以及招标技术要求，格式为 TIFF 和双层PDF，分辨率300DPI彩色保密数据安全管理系统包括从拆卷、修补、编号、扫描、修图、消蓝、去污、质检、挂接、装订。投标方投标时应按档案数字化加工（提卷、拆卷、修补、编号分件、扫描、图像处理、消蓝、去污、备份硬盘、备份光盘、数据质检、目录挂接、装订入库）给出报价，报价为含税价格。数字化加工单位必须严格执行保密安全规定，不符合保密规定的设备和软件将不允许使用。现
2、场将安装视频监控设施。一、档案数字化加工项目概述新乡市档案馆（馆）现有馆藏档案共计 330 个全宗，档案约 25 万卷件，资料 5 万多册，由建国前的档案和建国后的档案两大部分组成，档案保存期限长，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、部分电子文档资料和实物档案等。根据新乡市档案馆数字化建设项目的需要以及业务要求，决定通过委托外单位服务形式将部分纸质档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，交付新乡市档案馆利用，改善档案馆内部管理，面向社会提供高效率的服务。新乡市档案馆将根据本次档案数字化加工情况，陆续进行档案的数字化加工，同时也将根据本次档案数字化加工的成果进行工作优化。新乡市档案
3、馆可选择续约方式与中标单位签订后续数字化加工业务。二、 档案数字化加工项目范围本次档案数字化加工范围包括档案扫描和扫描原文与原有目录数据库挂接。对列入数字化范围的档案目录和档案原件按照规定顺序进行数字化加工，扫描的原文与原有目录数据库挂接。同时对扫描成果及数据库进行硬盘（一份）及光盘数据备份（两份） 。2.1 单价本次档案数字化加工将考虑投标总价，单价 X 数量=总价（其中单价为 X 元/条、X 元/页） ，具体报价格式如下：注：1、目录以条为单位2、档案以页为单位3、档案以 A4/16K 幅面作为一页为标准，A3/8K 幅面按上述基准单价的一倍。内容 单价 数量 单项价拆卷；档案数字化扫描加
4、工；数据挂接；后期装订。400 万页档案数字化加工系统 一套备份硬盘（1TB USB3.0）保存加工成果备份1 块数据备份 备份光盘 DVD刻录加工成果二套总价2.2 工作量本次项目需扫描档案原文 400 万页，最终数字化加工的工作量以实际加工处理的数量予以决算，本次加工处理的档案以馆藏档案为主。三、档案数字化加工原则严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。四、档案数字化加工总体要求1、新乡市档案馆不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设
5、备由中标方提供。2、严格遵守中华人民共和国档案法 、国家、省、市相关规定及新乡市档案馆的有关规定。档案扫描工作必须在新乡市档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。新乡市档案馆将认真审核服务公司的背景，不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。扫描加工单位应做到：1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不得下载、留存、持有和使用档案馆的任何档案信息，违者承担法律责任并予以严厉的经济处罚。3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，
6、中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。4）中标人对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，胶装成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。新乡市档案馆将派工作人员实行全过程监督5）扫描加工场地的安全及保密措施有：保证档案原件的安全和保密，安装监控设施，进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭 USB 等输出端口，必须安装保密管理软件，数字化工作中所用软件必须是正版
7、，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由招标人处理。6）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在新乡市档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。7）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手机、手提电脑、mp3、mp4及移动存储介质等。手机集中存放，不得带入操作现场。8）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。3、数字化加工后的档案数据，需完全符合新乡市档案馆档案业务综合管理系统的业务要求，做到与新乡市档案馆档案业务综合管理系统的无缝结合。4、新乡市档案馆将在档案数字化加工流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，同时
8、对于中标方提交的成果，将以新乡市档案馆档案数字化加工质量验收标准 （见附件一）进行审核验收。5、要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。7、要求中标单位在签定合同后 10 天内，将有关扫描加工软、硬件设备、工作人员等进驻扫描加工场地，并开始扫描加工工作。8、各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。五、 档案数字化加工进度要求交货及完工期：合同签订后 120 日内完成
9、六、 相关文件、规范和标准在档案数字化加工全程应严格执行以下规范和标准：档案管理主要法规：中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法河南省档案工作条例业务标准与规范：电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002）档案分类标引规则 GB/T 15418-94档案著录规则 DA/T 18-1999归档文件整理规则 DA/T 22-2000纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005七、 档案数字化加工技术需求说明主要工作环节包括：拆卷扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、后期整理装订、数据备份等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：2、拆除装订在
10、不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。3、页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。4、档案扫描：41 扫描方式1）根据档案幅面的大小(A4、A3 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）采用平板扫描方式。42 扫描色彩模式馆藏档案红头红章采用彩色模式进行扫描，其他现行档案采用黑白模式进行扫描。43 扫描分辨率扫描分辨率要求300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密
11、集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。44 扫描登记认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交新乡市档案馆审核同意后，进行处理。5、图像处理：51 纠偏扫描完成的图像进行纠偏和版面居中处理，图像偏度不得大于 0.5 度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。52 去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。53 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证
12、档案数字化图像的整体性。54 裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。5.5 图像数据质量检验5.5.1 图像数据质量自检1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交新乡市档案馆审核同意后，进行处理。5.5.2 招标方审核验收在完成档案、资料扫描后，图
13、像数据质量经自检检验合格，才能递交新乡市档案馆审核、验收。1）以抽检方式对图像数据进行验收，抽检比率在 10%-20%之间，合格率达到 99%以上（含 99%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在 99%以下，提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新乡市档案馆将不再提供扫描实体。2）验收“通过”的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交新乡市档案馆审核确认后方有效。5.5.3 验收登记认真填写数字化验收登记表单。6、图像存储采用彩色模式扫描的文件，要求采用 TIFF 格式存储保存；采用黑白模式扫描的文件，要求采用 TIF
14、F 格式存储保存，部分档案需要进行 OCR 识别，加工为双层 PDF 格式存储保存，识别正确率需达到 98%以上。7、数据挂接7.1 汇总挂接数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格“后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在招标方配合下，投标方通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。72 数据关联以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的
15、页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。73 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交新乡市档案馆审核同意后，进行处理。8、数据验收8.1 数据自检在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，主要包括以下内容：1） 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
16、2）数据验收时抽检的比率不得低于 20%。3）扫描加工单位必须建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交新乡市档案馆审核、验收。4）自检指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格“。数字化转换质量抽检的合格率达到 99.9%以上（含 99.9%）时，给予以验收“通过” 。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数100%82 招标方审核验收对已完成数字化转换的所有数据，经自检检验合格后，才能递交新乡市档案馆审核、验收。1）招标方按时间段提供案卷给投标方，100 卷为一批。以抽检
17、方式进行数据验收，抽检比率在 10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到 100%,其他项目合格率达到 99%以上（含 99%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。招标方可提供下一批次案卷，但投标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达 100%；如抽检合格率低于 98%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给投标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由投标方负责。在退回自检期间，新乡市档案馆将不再提供扫描档案。2）验收“通过”的结论，必须经中标方项目负责人审查、签字，并提交新乡市档案馆审核、签字确认后方有效。8
18、3 验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。9、后期整理装订在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。10、档案归还10.1 归还自检在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报新乡市档案馆进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。10.2 招标方审核验收档案入库前应接受新乡市档案馆对归还的档案进行的验收，合格率达到 99%以上（含9
19、9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新乡市档案馆将不再提供扫描档案。10.3 归还实体时应提供扫描加工工作情况说明，并随同实体一起交接。同时应配合招标方指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。11、数据备份111 备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。112 备份方式为保证数据安全，数据需备份 3 份，扫描加工后的电子文件上传服务器一份，另外提交硬盘存储及光盘存储做备份之用，备份硬盘 1 份、光盘两份和数据一同移交。备份硬盘必须为国际著名品牌，1TB 容量，
20、接口为 USB3.0，盘内提交原始扫描图像（TIFF 300dpi）数据，以及所包含档案卷号及图像清单（Excel 格式） 。数据备份光盘要求：1121、一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。1122、提交原始扫描图像（TIFF 300dpi）数据 DVD 光盘。数据光盘应包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单（Excel 格式） ；1123、存储的 DVD 光盘，必须为国际著名品牌金盘。1125、提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。113 数据检验备份数据应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。114 备份标签光
21、盘封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签，以便查找和管理。115 备份登记填写数字化备份管理登记表单。12、数字化成果管理应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。13、工程结算原则：谈判文件、答疑会纪要、谈判纪要、乙方的中标报价等作为结算依据。14、技术支持和售后服务乙方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务(包括“档案标识不确定内容” “标识与业务数据匹配情况”需要修改的)。无论在质保期内还是质保期满后，乙方负责对其实施的项目提供 24 小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。6
22、小时内到达现场，并最迟在第 2 个工作日内排除错误，2 个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证甲方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。甲方如有其他系统需要和加工数据衔接，乙方技术服务和技术支持已经包含在合同内，并就保证数据不受影响做出承诺。（附件一）八、新乡市档案馆档案数字化质量验收标准一、 总则档案、资料数字化是数字档案馆项目的重要基础工作，对目录数据及其影像文件的加工实行规范操作并对其进行质量检测，是纸质档案、资料数字化制作过程中的至关重要的环节。为规范著录和扫描工作，保证目录数据及影像文件的质量，提高检索和利用的准确率，进而为社会各界提供优质报务。
23、特制定本标准。档案(数据)质量检查以抽检方式进行验收，抽检比率在 10%-20%之间，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。档案(数据)质量达不到标准要求的，提交验收的成果全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新乡市档案馆将不再提供扫描档案及资料。二、验收标准（一）目录数据加工质量标准目录数据必须符合 DA/18-1999档案著录规则 。必须以“两录一校”的方式进行著录，以达到条目不错、不漏、不重；著录对象误码率不高于万分之五。（二）图像数据加工质量标准1）扫描模式：民国档案采用彩色模式进行扫描；现行档案采用黑白模式进行扫描。2）图像应按规定的分辨率进行扫描，彩色存储为 TIFF 格式，黑白存为 TIFF 格式，部分档案进行 OCR 识别，加工为双层 PDF 格式，识别正确率在 98%以上，图像色彩应符合规定要求；3）有详细的数字化转换过程交接记录；4）图像偏度不得大于 0.5 度，大幅面图像扫描后应做拼接处理，以不遗失任何信息为主，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹；5）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。图像要求居中，上下左右留白必须平均，留白处不得小于 15 公分；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，退回调整。图像方向端正，以符合阅读习惯；
