1、調 查 報 告 摘 要關 於 貿 易 署 處 理 貿 易 文 件 事 宜引 言今 年 年 初 ， 本 署 得 悉 有 人 在 貿 易 署 大 樓 旁 邊 的 旺 角 道 發 現 貿易 署 的 一 些 保 密 文 件 。 其 後 ， 貿 易 署 已 即 時 尋 回 這 些 文 件 ， 並發 現 這 些 文 件 原 來 是 紡 織 業 商 人 填 報 後 呈 交 該 署 的 貿 易 表 格 ， 不 過， 這 些 表 格 當 時 已 是 廢 棄 不 用 。2.本 署 已 就 這 事 件 進 行 初 步 研 究 。 經 考 慮 初 步 所 得 的 資 料 後 ，本 署 關 注 到 一 些 關 於 妥
2、為 保 管 和 處 理 市 民 所 呈 交 的 文 件 的 問 題 ， 其中 較 值 得 注 意 的 包 括 ： 有 人 可 能 違 反 了 保 密 規 定 、 有 人 涉 嫌 不 遵 守政 府 當 局 或 部 門 本 身 就 貯 存 和 處 理 文 件 所 訂 定 的 指 引 、 現 行 指 引 已不 合 時 宜 ， 以 及 有 關 人 員 顯 然 並 不 認 識 或 並 不 瞭 解 處 理 保 密 文 件 的正 確 程 序 ， 甚 或 疏 忽 大 意 和 溝 通 不 足 等 。 鑑 於 政 府 有 責 任 妥 為 保 管載 有 商 業 和 個 人 資 料 的 貿 易 表 格 ， 為 公 眾
3、 利 益 起 見 ， 申 訴 專 員 決 定根 據 申 訴 專 員 條 例 第 7(1)(a)(ii)條 ， 對 這 事 件 及 有 關 的 問 題進 行 直 接 調 查 。調 查 的 目 的 及 範 圍3.進 行 這 項 直 接 調 查 的 目 的 ， 是 審 研 上 述 事 件 是 在 什 麼 情 況下 發 生 的 、 貿 易 署 曾 採 取 什 麼 補 救 和 預 防 措 施 ， 以 及 該 署 在 這方 面 的 保 密 系 統 及 程 序 ， 尤 其 是 在 處 理 貿 易 表 格 及 文 件 方 面 的保 密 系 統 及 程 序 。4.調 查 的 範 圍 集 中 在 涉 及 貯 存
4、和 處 理 商 人 所 呈 交 的 表 格 和 文 件方 面 的 事 宜 ， 並 特 別 重 研 究 下 列 事 項 ：(a)2貿 易 署 根 據 部 門 本 身 和 政 府 當 局 有 關 貯 存 和 處 理文 件 的 政 策 及 規 例 所 訂 定 關 於 保 密 系 統 的 指 引 及 程 序；(b) 確 保 部 門 人 員 按 照 規 定 辦 事 及 防 止 失 責 情 況 的 監 察 機制 ； 以 及(c) (c)確 保 貿 易 表 格 及 文 件 受 到 充 分 保 護 的 現 行 保 密 管制 措 施 是 否 足 夠 和 有 效 。涉 及 的 文 件5.在 街 道 上 找 到 的
5、 文 件 是 兩 種 貿 易 表 格 ， 分 別 是 自 由 額 出口 授 權 書 （ TIC表 格 第 355款 ） 及 出 口 證 （ 紡 織 品 ） 表 格5（ TIC表 格 第 353A款 ） 。 貿 易 署 署 長 表 示 ， 政 府 保 安 規 例 訂明 的 文 件 保 密 制 度 並 不 適 用 於 這 些 表 格 ， 因 此 這 些 表 格 無 須 予以 保 密 。 然 而 ， 由 於 表 格 內 載 有 商 業 及 個 人 資 料 ， 貿 易 署 的 慣常 做 法 是 在 收 取 、 貯 存 和 處 理 這 些 文 件 時 ， 均 視 它 們 為 保 密 文件 。事 件 經
6、過6.在 街 道 上 找 到 的 表 格 是 一 些 紡 織 品 出 口 商 在 一 九 八 六 年 至一 九 九 一 年 間 呈 交 貿 易 署 的 ， 當 時 已 廢 棄 不 用 。 它 們 原 本 存 放於 貿 易 署 大 樓 地 庫 ， 亦 即 紡 織 品 管 制 科 所 在 之 處 的 兩 個 上 了 鎖的 貯 物 室 內 。 一 九 九 七 年 年 初 ， 該 科 打 算 搬 遷 ， 並 決 定 清 理 這些 已 廢 棄 不 用 的 表 格 。 然 而 ， 由 於 有 待 清 理 的 文 件 數 量 很 多 ，加 上 該 科 的 人 員 工 作 繁 忙 ， 因 此 ， 到 一 九
7、九 七 年 八 月 當 該 科 的新 辦 公 室 可 供 使 用 時 ， 有 關 表 格 仍 未 完 全 清 理 妥 當 。 在 臨 近 搬遷 時 ， 該 科 的 辦 公 室 經 理 口 頭 上 通 知 行 政 科 隨 後 處 理 這 些 表 格。 可 是 ， 行 政 科 的 人 員 誤 以 為 留 在 地 庫 內 的 全 是 一 般 的 辦 公 室3廢 物 ， 可 與 建 築 物 碎 料 及 其 他 廢 物 一 併 處 理 。 事 發 當 日 ， 該 兩個 貯 物 室 並 無 上 鎖 ， 承 辦 商 聘 請 的 工 人 把 小 量 廢 棄 不 用 的 表 格搬 走 ， 與 建 築 物 碎 料
8、 一 併 棄 置 。即 時 採 取 的 跟 進 行 動7.貿 易 署 接 報 ， 得 悉 這 事 件 後 ， 立 即 從 街 道 上 尋 回 共 128份表 格 ， 並 於 翌 日 採 取 多 項 跟 進 行 動 ， 包 括 於 該 署 所 在 的 樓 宇 各處 查 察 、 提 醒 各 科 妥 為 保 管 保 密 文 件 ， 以 及 促 請 承 辦 商 在 處 理建 築 物 碎 料 時 多 加 留 意 。4貿 易 署 就 這 事 件 進 行 的 內 部 調 查8.貿 易 署 在 進 行 內 部 調 查 時 ， 曾 評 估 這 事 對 在 街 道 上 尋 回 的表 格 上 的 資 料 所 示 的
9、 公 司 及 人 士 可 能 造 成 的 影 響 ， 並 根 據 該 署所 訂 定 的 有 關 指 引 及 其 實 施 情 況 作 出 評 估 。 該 署 認 為 ， 即 使 這事 對 有 關 公 司 或 人 士 造 成 損 害 或 不 便 ， 情 況 亦 僅 屬 輕 微 。 至 於部 門 指 引 方 面 ， 該 署 解 釋 ， 該 署 有 詳 細 的 指 引 ， 訂 明 保 密 貿 易文 件 的 保 留 期 限 和 處 理 程 序 。 這 事 件 基 本 上 是 有 關 人 員 在 溝 通上 出 錯 所 致 。9.貿 易 署 承 認 這 事 是 本 身 疏 忽 引 起 。 在 該 署 來 說
10、 ， 這 是 首 次發 生 這 類 事 故 。已 經 和 將 會 採 取 的 補 救 及 預 防 措 施10.事 發 之 後 ， 貿 易 署 採 取 了 多 項 補 救 及 預 防 措 施 ， 包 括 覆 檢該 署 的 貿 易 表 格 及 文 件 的 保 留 期 限 、 更 新 有 關 保 留 和 處 理 這 類文 件 的 時 間 表 ， 並 公 布 經 修 訂 的 時 間 表 ， 以 便 由 今 年 三 月 開 始付 諸 實 行 。 至 於 全 面 覆 檢 內 務 指 引 及 通 告 一 事 的 進 展 情 況 ， 在本 調 查 報 告 接 近 完 成 之 時 ， 該 署 仍 在 就 有 關
11、 覆 檢 的 事 宜 作 最 後決 定 。 該 署 計 劃 把 透 過 各 款 通 告 發 出 的 所 有 指 引 編 成 一 本 有 關保 密 文 件 的 部 門 手 冊 ， 以 備 署 內 人 員 參 考 。監 察 機 制11.貿 易 署 表 示 ， 一 直 以 來 ， 該 署 除 定 期 重 新 傳 閱 所 有 常 務 通告 外 ， 亦 每 隔 兩 星 期 視 察 辦 公 室 的 保 安 情 況 一 次 ， 包 括 視 察 保管 文 件 的 情 況 。 此 外 ， 在 有 需 要 時 ， 該 署 亦 會 作 出 安 排 ， 於 該署 所 在 的 樓 宇 突 擊 查 察 。 部 門 保 安
12、 事 務 主 任 每 一 季 均 會 查 閱 有5關 的 記 錄 冊 一 次 。整 體 觀 察 所 得12.本 署 注 意 到 ， 貿 易 署 曾 就 處 理 保 密 文 件 事 宜 發 出 不 同 的 常務 通 告 、 公 告 及 訓 令 ， 常 務 通 告 大 部 分 是 以 政 府 的 保 安 規 例 為藍 本 ， 亦 符 合 該 規 例 的 規 定 。 然 而 ， 據 本 署 觀 察 所 得 ， 有 些 常務 通 告 是 於 數 年 前 公 布 的 ， 現 時 或 需 予 以 覆 檢 。 在 這 事 件 中 沒有 妥 為 處 理 的 貿 易 表 格 本 應 在 一 九 九 一 年 後
13、銷 毀 ， 但 該 署 屬 下的 紡 織 品 管 制 科 並 沒 有 這 樣 做 ， 亦 沒 有 依 照 有 關 的 內 務 指 引 行事 。 由 去 年 八 月 至 今 年 年 初 ， 該 署 把 這 些 餘 下 的 表 格 放 在 兩 個上 了 鎖 的 貯 物 室 內 ， 沒 有 採 取 任 何 跟 進 行 動 ， 直 至 接 獲 外 間 的報 告 ， 才 知 悉 這 事 件 。 另 一 方 面 ， 本 署 知 悉 ， 該 署 正 作 出 努 力， 使 屬 下 人 員 更 加 注 意 有 關 處 理 保 密 文 件 的 正 確 程 序 。13.保 安 局 的 政 府 保 安 事 務 主 任
14、 在 回 覆 本 署 的 查 詢 時 證 實 ， 貿易 署 的 內 部 調 查 報 告 大 致 上 符 合 保 安 規 例 所 載 有 關 違 反 保 密 規定 的 指 令 。14.貿 易 署 已 按 照 政 府 保 安 規 例 的 規 定 ， 委 派 一 名 人 員 擔 任 部門 保 安 事 務 主 任 ， 該 人 員 除 履 行 本 身 的 正 常 職 務 外 ， 亦 負 責 處理 該 署 的 保 安 事 務 。結 論15. 申 訴 專 員 在 完 成 調 查 後 作 出 如 下 結 論 ：(a)有 關 人 員 沒 有 按 照 貿 易 署 制 訂 的 時 間 表 銷 毀 文 件； 該 署
15、的 監 察 機 制 亦 有 欠 妥 善 ， 不 足 以 確 保 屬 下 人 員在 適 當 的 時 候 妥 當 地 銷 毀 廢 棄 不 用 的 表 格 及 文 件 。6(b)貿 易 署 有 責 任 妥 為 保 管 市 民 所 呈 交 載 有 商 業 及 個人 資 料 的 所 有 貿 易 文 件 。 這 事 件 揭 示 有 人 違 反 保 密 規定 ， 而 這 是 不 應 該 發 生 的 。 有 關 人 員 溝 通 上 出 錯 ， 是引 致 這 事 件 的 另 一 個 原 因 。(c)該 署 需 覆 檢 有 關 處 理 保 密 文 件 事 宜 的 內 務 通 告 、指 引 及 訓 令 。(d)該
16、署 必 須 確 保 有 足 夠 的 內 務 訓 令 及 指 引 ， 並 妥 為傳 送 給 各 有 關 人 員 參 閱 ， 以 及 令 他 們 嚴 格 遵 守 ； 該 署亦 須 提 醒 屬 下 人 員 時 刻 緊 記 他 們 有 責 任 妥 為 保 管 文 件及 表 格 。(e)該 署 需 教 育 員 工 及 為 他 們 提 供 訓 練 ， 加 強 他 們 對保 密 工 作 方 面 的 認 識 。 該 署 可 向 政 府 保 安 事 務 主 任 徵詢 這 方 面 的 意 見 。建 議16. 申 訴 專 員 提 出 以 下 11項 建 議 ， 供 貿 易 署 署 長 考 慮 ：(a) 訓 令 、
17、指 引 及 程 序i)在 全 面 覆 檢 所 有 關 於 處 理 保 密 文 件 事 宜 的 指引 及 通 告 後 ， 盡 快 實 施 覆 檢 後 所 提 出 的 建 議 。ii)在 進 行 上 述 覆 檢 工 作 和 其 後 將 經 修 訂 的 指 引及 通 告 付 諸 實 行 時 ， 向 有 關 當 局 徵 詢 意 見 和 尋 求7協 助 。iii)繼 續 收 錄 最 新 的 指 引 及 通 告 ， 編 入 有 關 保 密文 件 的 部 門 手 冊 ， 以 備 署 內 所 有 人 員 參 考 。iv)定 期 覆 檢 內 務 訓 令 、 指 引 及 程 序 ， 尤 其 要 考慮 到 監 察
18、機 制 及 管 制 程 序 是 否 足 夠 和 有 效 。(b) 監 察 機 制 及 管 制 措 施v)制 訂 全 面 的 監 察 機 制 及 管 制 措 施 ， 以 確 保 員工 遵 照 保 留 文 件 的 時 間 表 ， 在 適 當 的 時 候 妥 當 地處 理 保 密 文 件 、 更 新 有 關 的 指 引 及 通 告 ， 以 及 妥為 保 管 須 予 保 密 的 資 料 。vi)藉 進 行 視 察 、 提 供 最 新 資 料 和 舉 行 職 員 會議 ， 密 切 監 督 那 些 負 責 處 理 保 密 文 件 的 人 員 ， 確保 他 們 之 間 有 充 分 溝 通 。vii)考 慮
19、推 行 非 懲 罰 性 的 監 察 機 制 及 管 制 措 施 ， 以 鼓勵 職 員 報 告 處 理 保 密 文 件 方 面 的 失 當 之 處 或 可 能 引 起失 當 情 況 的 問 題 ， 以 便 管 方 從 速 予 以 糾 正 。(c) 員 工 對 有 關 情 況 的 認 識 及 員 工 之 間 的 溝 通viii)加 強 教 育 員 工 及 為 他 們 提 供 更 多 訓 練 ， 使 他們 更 瞭 解 政 府 及 部 門 的 保 安 規 例 及 程 序 。ix)使 員 工 更 注 意 處 理 保 密 文 件 的 正 確 方 法 和 程 序 。x)8鼓 勵 各 科 的 辦 公 室 經
20、理 在 處 理 保 密 文 件 時 互相 溝 通 ， 明 確 地 交 代 有 關 事 宜 。(d) 部 門 保 安 事 務 主 任 的 職 責xi)加 強 部 門 保 安 事 務 主 任 在 以 下 兩 方 面 的 職 能： 確 保 能 就 保 管 貿 易 表 格 及 文 件 的 工 作 訂 定 足 夠和 有 效 的 監 察 機 制 及 管 制 措 施 ， 以 及 確 保 各 有 關人 員 遵 守 這 些 機 制 及 措 施 ， 以 免 違 反 保 密 規 定 。貿 易 署 的 回 應17.貿 易 署 署 長 對 本 調 查 報 告 的 結 論 並 無 異 議 ， 並 答 應 將 申 訴專 員
21、 提 出 的 11項 建 議 付 諸 實 行 。保 安 局 的 回 應18. 保 安 局 局 長 對 本 調 查 報 告 並 無 意 見 。結 語19.申 訴 專 員 欣 悉 ， 貿 易 署 署 長 已 接 納 本 調 查 報 告 的 結 論 及 全部 11項 建 議 。 本 署 認 為 ， 貿 易 署 所 作 的 努 力 ， 會 進 一 步 改 善 該署 在 處 理 保 密 文 件 方 面 的 工 作 。 申 訴 專 員 希 望 貿 易 署 日 後 會 將上 述 全 部 建 議 的 實 施 情 況 通 知 本 署 。 最 後 ， 申 訴 專 員 感 謝 貿 易署 在 本 署 進 行 這 項 直 接 調 查 期 間 給 予 合 作 。申 訴 專 員 公 署檔 案 編 號 ： OMB/WP/14/1 S.F. 38一 九 九 八 年 九 月
