1、1,文書處理 講義,高雄市政府秘書處文書科 科長侯燕嬌,2,講義大綱,壹、公文基本格式貳、公文製作叁、公文流程管理肆、電子公文節能減紙,3,3,壹、公文基本格式：機關全銜及函（稿）：標楷體20號字型行距：固定行高，行距設定為25pt受文者、主旨、說明、辦法及內文：標楷體16號字型會議紀錄、報告案、提案等內容：標楷體16號字型發文日期、字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正副本：標楷體12號字型檔號、保存年限及頁碼：10號字型,4,4,大簽格式,科 長,5,6,6,角簽 文末簽辦,來文文末簽辦角簽,會辦單位第一層決行擬： 一、本案為。二、。三、文陳閱後存查。,7,8,9,9,便簽格式,會辦單位
2、：室,科 長,日期、時間寫在職名章下方,擬：,10,11,貳、公文製作行文系統判定標準,一以行文機關間之隸屬關係判斷： 即以是否有指揮監督關係判定，例如教育局隸屬於 高雄市政府，則教育局與市政府間為上、下行文關係； 高雄市鼓山國小隸屬於高雄市政府教育局，則鼓山國小 與教育局亦為上、下行文關係。二以主管業務督導關係判定： 如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄 市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政 部亦可指揮各地警察及消防機關。,12,一般公文用語、用字,13,14,15,16,17,18,19,20,21,上行文期望用語,22,上行文期望用語,23,平行文期望用語,24,
3、下行文期望用語,25,26,標點符號用法表,27,28,函的適用範圍,各機關間公文往復，或人民與機關間之申請答復時用之 ，其適用範圍包括上級機關之間、同機機關之間、不相隸屬機關之間、人民與機關之間相互使用。用途如下： 一、上行函：下級機關對上級機關有所請示、報告、請求 時用之。 二、平行函：同級機關或不相隸屬的機關互相洽辦、諮商 通報、答復時用之。 三、下行函：丄級機關對下級機關有所交辦、指示、批復 時用之。 四、申請函：民眾對機關或團體有所建議、請求、洽詢或 申辦時用之。,29,書函： 公務還在磋商、諮詢、協調通報階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函
4、之正式性 ，其適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，應用起來靈活方便。使用時機如下 （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用,書函的適用範圍,30,（一）書函文字、用語均比照函。（二）書函的結構實務上可視需要採三段式 主旨、說明、辦法 或條例式 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。,書函的結構及作法,31,（一）使用時機公務已達成熟階段時使用函；尚在磋商 試探階段時使用書函。（二）受文對象 函受文者大
5、都為機關，對 個人 亦可； 書函受文者大都為個人 ，對 機關 亦可。（三）行文系統 函行文系統需受層級限制； 書函 則可直接行文，不受層限制。（四）署名用印 函因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；書函蓋機關條戳。,書函與函的區別,32,製作要領,主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則， 最後再加期望語說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用經過、 原因等其他名稱，亦即 一 .先敘明創稿或復文或轉文。 二 .再敘明來
6、文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三 .視主旨之訴求，增加相關之說明。 四 .檢視相關之附件（超過一項要編號標示用見出紙）。辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有甲、乙、丙數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用陳核、請示等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用建議請求 、擬辦、 核示事項等其他名稱。,33,一般原則一應力求簡文句少而意義足；淺 不用奇字、奧字、僻典；明 不為隱語誇張、 諷刺 ；確 時間數字精確真實，亦即語意肯定、用詞堅定內容清晰、完整、簡 潔、具體、精確。二注意雙
7、方身分上行文應謙謹有度，平行文應卑亢合宜，下行文應詞婉義正。（三）必須讓長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用、經費 負擔等。（四）以附件附陳有關資料，以減少簽之篇幅。（五）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。（六）正確巧妙使用按語一段的起頭，如關於、查； 轉接詞如案經、 嗣經（七）有關機關意見或相關規定，以摘錄重點或敘明即可，避免層層套敘來文。應絕對避免 使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。（八）正確使用標點符號。（九）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。,34,機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員
8、擬辦（簽、創稿）。訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。,35,有附件在說明段敘述附件名稱及份數。文稿增刪修改過多者，應送還原承辦員清稿，並將原稿附於清稿後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會核簽。須以副本分行者，應在副本右方列明， 如需附本收受者有作為時，應在說明段敘明。,36,文稿頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。先簽後稿之公文，函稿左上方註明先簽後稿字樣，裝訂順序為稿在上，簽在下外；其餘文稿裝訂順序為簽、稿、附件 、會辦意見、來文，並用見出紙標示清楚。以稿代簽（有來文者）之公文，承辦員應在原來文的適當位置簽註如另稿字樣，另在行文函稿左上方註明以稿代簽裝訂順序來文在下，
9、行文函稿在上。簽稿並陳之公文，在簽及函稿左上方註明簽稿並陳裝訂順序簽在上，稿在下。,37,承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容，得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。,38,機關首長或主管因故不能視事，由代理人代為核決時，應先蓋職名章，並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明代字樣，代為核決文稿者，應負行政及法律責任。,39,簽及函稿的撰擬方式,一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用 1先簽後稿 訂定、修正、廢止法規案件。 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。,40,先簽後稿範例,簽於oo處oo科 民國
10、o年o 月o日 檔 號 保存年限 主旨：本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案，請 核示。說明： 一、為加強市政建設行銷與深化城市意象，本府第1350次市政會議特於蓮潭會館（會議中心）舉行。 二 、為便於各首長共乘公車前往，擬租用公車處大型車輛4輛（去程2輛、回程2輛）於是日集中接 送，請各首 長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘，回程時間為下午5時40分及5時50 分假蓮潭會館前登車 返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往，每部車輛以1小時，計4小時，每1小時864元，合計約需3,456 元。 三、是日市政會議之舉行，除向該館租用場地，作為會議進行之會場，所
11、須費用約為oooo元外（詳如附件並擬 請廠商於會場架設投影機及電視與音響等相 關器材設備，費用約需oooo元（詳如附件二），總計經費共約 ooooo元，擬由事務管理庶務 管理業務項下勻支。擬辦：奉核可後，移請總務科辦理採購相關後續事宜。 會辦單位：總務科 會計室 第一層決行 決行 承辦單位 會辦單位,41,檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址：0000台北市路00號 承辦單位 承辦人 連絡電話 傳真 電子信箱受文者： 發文日期：中華民國98年 月 日發文字號：高市府秘文字第 號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：位置圖乙份（隨文引入）主旨：原訂98年5月19日召開之1350次市政會議
12、，改於本市蓮潭會館（102會議中心）舉行，開會時間為同日下午2時30分，檢送該會館位置圖乙份（如附件），請 查照。說明： 一、本次市政會議結束後，隨即召開城市創新論壇（高雄與芬蘭的對話），相關議程如下：市政會 議進行時間為2時30分至3時30分；城市 創新論壇進行時間為3時30分至5時30分假該館國際1廳舉行，務請參與市政會議出列席人員全體參加。 二、為便於各首長共乘公車前往與會，去程及回程本府備有大型車輛集中接送，請各首長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘，回 程時間為下午5時40分及5時50分假蓮潭會館前登車返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往。正本：第二類發行（秘書處除外）、
13、新建工程處、下水道工程處、養護工程處、自來水公司第七區管理處副本：市長室、副市長室、秘書長室、副秘書長室、參事顧問室、KOC執行長、本府秘書處（總務科、文書科）市長陳 。,42,2簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形 需酌加析述之案件。 依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。 須限時辦發不及先行請示之案件。,簽及函稿的撰擬,43,簽稿並陳 檔 號 保存年限簽於秘書處文書科 98年 3月 2 日主旨：有關建置本府及所屬機關學校政府憑證電子交換系統乙案，辦理上線前測 試說明會事宜，簽請鑒核。說明：為提升本府現行之公文電子交換系統供本府暨所屬共269機關學校使用，旨揭 交換系統業於98年4月
14、21日辦理採購招標，現已完成第一階段軟硬體建置，為 使此系統順利開發建置並運作，特遴選17機關（如附件）配合上線前測試，以 力求周延。擬辦：案奉核准後，謹敘稿併陳如後，函請相關機關參加測試說明會，並由本科辦 理後續相關事宜。會辦單位：第一層決行承辦單位 會辦單位 決行,簽稿並陳範例,44,檔 號 保存年限 高雄市政府秘書處開會通知單（稿）受文者：發文日期：中華民國年月日發文字號：高市秘文字第 號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：議程（隨文引入）開會事由：建置本府及所屬機關學校政府憑證電子交換系統上線前測試說明會開會時間：中華民國98年9月4日星期五9時0分開會地點：秘書處文書科檔案室
15、（高雄市苓雅區民權一路85號9樓）主持人：秘書處文書科侯科長燕嬌聯絡人及電話：秘書處文書科 ooo 07-3368333#2025 出席者：高雄市政府民政局、高雄市苓雅區戶政事務所、高雄市政府教育局、高雄市立 中正高級工業職業學校、高雄市立鼎金國民中學、高雄市楠梓區楠梓國民小學 、高雄市政府工務局、高雄市政府工務局新建工程處、高雄市政府社會局、高 雄市政府社會局家庭暴力及性侵害防治中心、高雄市政府警察局,45,簽及函稿的撰擬,3以稿代簽 為一般案情簡單，或例行性承轉 之案件。,46,47,二、爾後如發現各機關學校所屬網站內容仍有資料錯誤等重大缺失者，將另函請 各機關學校查處，並列為年度資訊設備
16、預算審議重要參考。正本：第四類發行 副本：本府研考會、資訊中心（網服科） 市 長 陳 ,48,49,長無法前來參與，將改採視訊會議方式召開。二、內政部消防署業於99年6月提供貴機關前進指揮所或災民收容 中心現場通訊系統計畫視訊軟體（VVLink）、視訊筆記型電腦及 系統登入帳號，並已辦理教育訓練，為利市政會議順利運作，爰採 用同一視訊系統作為市政會議視訊系統，俾利各區公所迅速熟稔操作。三、教育訓練地點：市長室、副市長室、秘書長室及副秘書長室同仁請於第一梯次至第三梯次擇定一梯次攜帶首長筆記型電腦（含網路線）至10樓第三會議室參訓，俾利爾後協助首長操作電腦；各區公所請依所排定之時程，假貴公所使用消
17、防署提供之視訊筆記型電腦開啟視訊軟體連線登入（伺服器位址：210.69.173. ，並輸入消防署提供之帳號及密碼），並於系統畫面視訊會議會議室列表選擇進入高雄市災害應變中心配合參訓演練。四、為利爾後市政會議視訊系統順利運作，請貴機關遴派至少2位同仁參訓，俾利於市政會議改採視訊會議召開時協助區長操作電腦，並於本次教育訓練前先行檢視筆記型電腦網路連線是否正常。正本：鳳山區公所等27個區公所（如冊列名單）副本：市長室、副市長室、秘書長室、副秘書長室、資訊中心、秘書處（總務科、文書科） 市長陳,50,範例,51,三、本處業依契約第八條第二款規定於99年12月30日以高市四維秘 文字第099000611
18、8號函知貴公司延長履約期限至100年2月28 日止，並經貴公司於100年1月1日100字第001號函復同意 。 四、茲因本案仍於履約期間，尚未完成驗收，有關貴公司函請本 處退還履約保證金乙事，請於履約期限屆滿（100年2月28日） 並驗收合格且無待解決事項後，再另函申請。正本：股份有限公司（高雄市一路號樓室）副本： 處長 黃 ,52,簽 範例,擬：為現職工作非己所長，試擬簽請改派工作 檔 號： 保存年限：簽於oo處oo科 民國o年o 月o日主旨：職王五現任第二科科員，因學用不合，擬請改派第五科工作，敬請 核示。說明： 一、職係oo年高考分發本處服務，時以第二科缺人，故派職於本科工作，迄今已滿
19、3年6個月，久任一職，缺乏歷練。 二、職係oo大學社會系畢業，高考錄取科目為社會行政人員，而現任工作為財產管 理，無法學以致用及發揮所長。 三、現聞五科陳科員有成已離職，該職位係辦理社區發展工作，與職所學甚合，由 職遞補該職缺，當有助士氣提升。擬辦：如奉核准，擬請人事室依程序辦理調任作業。 第一層決行承辦單位科員 1206 1530,53,條例式報告範例,檔 號 保存年限 報告 於第一科 民國96年8月3日一、職擬於本(96)年報考台灣大學政治系、中山大學政經系暨成功 大學企管系研究所博士班,擬請准予報考,並依本府0年0月0日高 市府人0字第0號函規定,於獲錄取後進修期間給予公假及學分補 助。
20、二、倘蒙核可,擬請人事室核發服務機關同意所屬在職人員報考證 明書3 份,俾便辦理報名手續。三、謹併陳前開三系所報考說明影本各一份,敬請 核示。 敬陳 局長,54,55,56,56,叁、公文流程管理,公文種類一、一般公文二、人民申請案件 三、人民陳情案件四、訴願案件 五、專案管制案件六、立法委員質詢案件七、監察院案件,57,57,叁、公文流程管理計算方式,計 算 方 式含例假日：人民申請案件、訴願案件、專案管制案件、 監察院案件不含例假日：一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件,58,58,一般公文時效管制,一、最速件：1日二、速件：3日三、普通件：6日四、會議紀錄：2日內上陳,59,限期公文
21、,來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所定期限者，該文得以普通件處理時限辦理。變更來文所定期限者，須連繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定，始得移送單位收文人員變更處理期限。,60,限期公文,依下列方式，自收文之次日起，計算發文使用日數： 1未逾來文所定期限，而實際處理日數超過6日者，以6日計算；未超過6日者，以實際處理日數計算。2逾越來文所定期限者，以實際處理日數計算。,61,人民申請案件時效管制,人民申請案件係政府機關就民眾需要，依主管權責，受理發給各種證照、證書、證明或提供服務等設計各種申請書表，供民眾填寫申辦的文書作業，其性質與一
22、般公文有所不同，故其時效管制原則、處理時限、計算標準等，均應依其特性，另行實施單獨管制統計。處理期限，按其性質由各機關自行分類編目，依各類目作業量的繁簡，分別訂定處理時限。計算方式：含例假日,62,各機關應詳細訂定處理程序或作業規定，並視業務性質分別訂定處理期限，各種處理時限不得超過30日；其未能在規定期限內辦結者，應依分層負責簽請核准展期，並將延長時限理由以書面告知陳情人。計算方式：不含例假日,人民陳情案件時效管制,63,訴願案件時效管制,人民對於中央或地方機關之行政處分，認為違法或不當，致損害其權利或利益者，得提起訴願。但法律另有規定者，從其規定。人民因中央或地方機關對其依法申請之案件 ，
23、於法定其間內應作為而不作為，認為損害其權利或利益者，亦得提起訴願。前項期間，法令未規定者，自機關受理申請之日起2個月。計算方式：含例假日,64,訴願提起後於決定書送達前，訴願人得撤回。訴願經撤回後，不得復提起同一之訴願。訴願人誤向訴願管轄機關或原行政處分機關以外之機關作不服原行政處分之表示者，視為自始向訴願管轄機關提起訴願。前項收受之機關應於10日內將該事件移送原行政處分機關，並通知訴願人。受理訴願機關認為訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通知訴願人於20日內補正。訴願之決定，自收受訴願書之次日起，應於3個月內為之；必要時，得予延長，並通知訴願人及參加人。延長以1次為限，最長不得逾2個月
24、。人民經依法提起訴願而不服其決定，或提起訴願逾3個月不為決定，或延長訴願決定期間逾2個月不為決定者，得向高等行政法院提起撤銷訴訟。訴願決定書正本，應於決定後15日內送達訴願人、參加人及原行政處分機關。,65,訴願答辯書原行政處分機關不依訴願人之請求撤銷或變更行政處分者，應於20日內附具答辯書，並將必要之關係文件送訴願管轄機關。訴願書原行政處分機關收受之訴願書未具訴願理由者，應於10日內移由訴願管轄機關審理訴願決定撤銷原行政處分，發回原處分機關另為處分時，應指定相當期間命其為之。,66,專案管制案件時效管制,涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件
25、。專案管制案件依業務性質得有不同處理時限，各機關可視需要自行訂定，惟一次得申請之處理時限最長不得超過六個月。人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件已具專案性質，均不另列為專案管制案件。計算方式：含例假日,67,監察院案件時效管制,監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者，依公文所定期限辦理。未敘明辦理期限者，以發文日起2個月（含例假日、國定假日）為期限,68,公文展期,案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在屆滿處理時限以前，報請權責主管核准展期。歷次展期日數累計30日以上者，應報請機關首長或幕僚長核准。來文訂有期限，如不能按期辦結，應於預定結案日前先行協調通知來文機關，如同意更改
26、期限，無須辦理展期。,69,節能實施公文電子化，以網路替代馬路所節之能源，計算方式為： 節省郵資費用使用公文電子交換收文件數x25元 註:郵資費用以每件25元為計算基準。,肆、電子公文節能減紙,70,衡量指標：減紙：因應公文實施電子化節省之紙張，包括 線上簽核、電子公布欄、公文電子交換、公文雙面列印及電子化會議，惟為簡化衡量指標，採下列4項指標計算： 1.實施公文線上簽核機關比率： 實施公文線上簽核機關比率實施公文線 上簽核機關數/(所屬各級機關、學校數) 100%。,71,2.公文線上簽核比率： 公文線上簽核比率公文線上簽核件數/(電子公文 收文總數+紙本來文線上簽核數+自創簽稿數) 100
27、% 註:密件之件數不計入。3.公文電子交換比率： 公文電子交換比率(電子發文件數/發文總件數) 100% 註：發文總件數總發文件數扣除立委質詢、監察案件、人民申請、人民陳情、訴願及不適用電子交換件數(包括受文者為民眾、附件實體、密件、上行簽、其他如公告、人事派令等)。,72,4.電子化會議比率： 電子化會議比率電子化會議場次/所 有會議場次 100% 註:會議場次係統計各級機關、學校具開會通知單之會議及依業務需求、任務編組或會議規則等相關規定召開之例行性會議，包括以郵寄、人工及電子方式傳遞者；密等,73,如何擴大公文電子交換各機關對企業及民間組織(如公司行號、法人團體、事務所、公會、協會及醫事機構等)之宣導通知及簡易案件等文書，優先以公文電子交換方式處理。,74,擴大公文電子交換範圍各主管機關賡續推動行政執行命令以公文電子交換方式送達金融機構。直轄市、縣（市）政府推廣登記立案於各地方政府之法人或非法人團體成為各該地方政府交換中心之對象，並自訂年度目標。各機關自行規劃運用現有雲端服務或其他解決方案，輔助解決公文電子交換附件檔案過大之傳送問題。,75,節能減紙續階衡量指標,76,簡報結束謝謝指教,
