1、国际交流学院应用英语专业实践报告姓 名 _张 琳_学 号 _0805209120_班 级 _英语 0821 班_题 目 _外贸业务过程中商函往来的实践与体会 校内指导教师 _贝可钧_ 职 称 _ 讲师_ 校外指导教师 _林福红_ 岗 位 _ 业务经理_ 2011 年 4 月 30 日外贸业务过程中商函往来的实践与体会实习时间：2011 年 2 月 16 日2011 年 6 月 1 日 实习地点: 温岭市 实习单位: 温岭市天一机械有限公司 实习部门: 业务部 实习目的: 有助于明确和进一步的巩固专业知识内容，有效地提升了该岗位的处理商函往来的实践工作能力以及培养和提高如何发现问题、分析问题以及
2、通过何种途径解决问题的能力 实习内容: 外贸业务过程中商函往来的环节 实践报告正文一、对商函往来的了解在我一刚开始实习的时候，我的校外指导师傅就告诉我，不论我学习什么知识，首先需要做的事情就是先对所要学习的内容有所了解，这样才能够进行下一步的学习。于是乎，我就上网查找了有关于商函往来为何会成为一种有效的商业方式缘由的资料：这是因为商函往来，它是一种以信函为载体，买卖双方运用电子邮件 E-mail 等形式进行商业上的业务沟通与交流，最后达成协议，签订供需合同的一种有效的商业方式。而且无论是国内贸易还是国际贸易，交易双方往往都是远在千里之外的，尤其是国际贸易，有 90%的沟通都是通过外贸函电。而外
3、贸函电的形式有很多，通常包括：电子邮件、MSN 、传真、电话等等。但是随着互联网 INTERNET 的发展，电子邮件和 MSN 已经成为外贸函电最主要的两种方式。然而由于 MSN 受到时间和人们活动的局限，电子邮件就成为较之 MSN、信函、传真、电话的买卖双方在业务上沟通的一种最为快捷、最为经济、最为有效的方式，而双方的了解也主要通过电子邮件的方式来实现。所以说，商函往来在外贸业务的往来中，它占着十分重要的位置。二商函往来的业务操作流程当我在了解了商函往来在外贸业务中的重要性之后，紧接着我迫切需要知道的就是它的一个操作流程。其实，当我在慢慢的接触到商函往来的时候，我发现它的流程与我在书本上学到
4、的知识几乎没有什么差别，也就是一个从了解产品或者公司信息后，再对产品进行询盘、还盘、接受、最后下单达成协议的过程。而以下是我在操作商函往来一段时间后，对其的一个简单的总结，我是以文字和图示两个方面来对它进行概括，文字可以使我更明白这个流程的具体操作，而图示则清晰明了的使我可以看明它的流程。虽然我的总结可能并不详尽，但是它们能够清楚的表达出我在实践后对于业务操作的一个理解，而且这个也是一个我很快进入工作状态的“暖身运动” 。（一）文字叙述买卖双方主要通过参加展会和建立阿里巴巴 Alibaba（国际站）的方式认识客户，双方交换和获取联系方式，在之后的所有业务上的联系基本上都是通过电子邮件的形式进行
5、。买方从网站上获取自己感兴趣的产品信息或者把自己想要生产的产品信息通过电子邮件的形式发给卖方，进行产品的询价，之后就是通过电子邮件与卖方进行各方面有关业务信息的联系。而卖方在收到客户的询盘后，首先判断该类产品是否适合生产：若产品适合生产，则按照客户的要求对产品报价；若不适合生产，则把不能生产的原因反馈给客户。之后就是通过电子邮件的形式沟通和联系。（二）流程图买方（The Buyer）阿里巴巴 Alibaba（国际站）有感兴趣的产品信息从中筛选产品信息，获取产品信息无感兴趣的产品信息 在网站上找到的产品信息通过函电的方式发送产品信息 自己想要生产的产品信息讨价还价在电子邮件这个平台上进行之后的业
6、务沟通和联系 双方达成共同的协议签订供需合同卖方（The Seller）发布产品供求信息建立阿里巴巴 Alibaba（国际站）管理产品供求信息收到客户的产品询盘是否适合生产根据产品的信息判断所需求产品的性质要生产有何要求对于可生产的产品进行报价，制作报价单讨价还价 在电子邮件这个平台上进行之后的业务沟通和联系 双方达成共同的协议图示 1 签订供需合三书本上的知识与实际中的差别在对商函往来的知识有了大致上的了解之后，我现在所需要做的就是将我在书本上学习到的知识运用到实际当中，因为书本上的知识与理论只有与实际紧密地相结合才会体现出它的价值。我在实际运用之后，我就发现了一个现象，那就是实际中的与书本
7、上的知识在很多细节方面还是有所区别的。（一）客户之间函件的差别（如结构图）书本上：NEW CUSTOMER 实际中： NEW CUSTOMER称呼 称呼介绍自己的企业 直截了当的切入主题说明来函的目的 说明事件后问候请求帮助并表示感谢 结束问候语图示 2 图示 3书本上：Dear Sirs/MadamWe have learned from Smith and company of Birmingham that you manufacture a range of high-fashion handbags in a variety of leathers.We operate a qual
8、ity retail business and although our sales volume is not large, we obtain high prices for our goods.Would you please send me a copy of your handbag catalogue withdetails of your prices and payment terms?We would find it most helpful if you could also supply samples of thevarious skins from which the
9、 handbags are made. Your sincerelyXXX（二）讨价还价的差别在书本上学到的买卖双方的讨价还价，仅仅是经过一两轮的 Bargain 之后，双方就会达成协议，可以说买卖双方都很容易的妥协。然而，在实际当中，客户没有我们想的那么容易妥协，他们会因为价格的问题与你不断的进行讨价还价，这不是仅仅 1、2 次而已，有的会的 3、4 次或者更多，他们会在每天、每周中有频率的与你商讨有关价格的问题，直到买卖双方中的一方先妥协。 （见佐证材料 1）（三）缩写出现的几率的差别其实，在实际中，缩写出现的几率没有我们想象中的多。基本上，不论是客户还的我们都会有意识的避免出现缩写，一方
10、面是因为有许多的缩写并不被大家所认识；另一方面，有许多的单词它并不复杂，没必要写缩写。这两方面的原因造成了在实际中缩写的不普遍性，从而也避免了歧义的产生。以下是我在商函往来中遇到过的缩写汇总：Please Pls picture picAdvertisement Ad As soon as possible ASAPpieces pcs MOQ Minimum Order Quantityquantity QTY BRGS Beat regardsP/I Performa Invoice P.S Post ScriptG.W Gross Weight N.W Net WeightMax Max
11、imum Min Minimum月份、星期 图示 40.00%20.00%40.00%60.00%80.00%100.00%出 现 以 上 缩 写 无 以 上 缩 写出 现 的 概 率图示 5如图示 5，可以清晰的看出在商函往来中，那些常见且简单的缩写出现的几率远远大于那些生僻且不常见的缩写。（四）结束语（Complimentary Close）在书本中，我们有很多的常用结束语：Yours trulyYours sincerelyYours faithfullyYours respectfullyYours affectionatelyYours devoted friendsBest reg
12、ardsRegards然而，在实际商函往来的过程中，以上书面中常用的结束语却并不常用，只有 Best regards 是最为常用的，而 Thanks 也被大家所喜爱的，但是几乎 95%以上的商函信件中的结束语都是运用 Best Regards 这个短语的。 （见佐证材料 2）四从差别中寻找突破点（一）突破点一：正确性 Correct为什么我把信件的正确性放在第一的位置呢？这是因为在商函往来的过程中，一旦电子邮件发出去之后，所有的一切也都已经成为了定局，是我们不能够再次反悔或者改变的。即使在之后，当你发现邮件中出现了错误，但是之后我们所做的一切事情也都只是亡羊补牢，为时已晚也。因此保证信息的正确
13、性是业务员的基本业务素质，邮件的信息的载体，信息是错误的话，那么再漂亮的邮件也只是个垃圾。例如，在产品的报价邮件中，首先我们要保证：（1） 报价产品与客人所需求的产品必须的完全一致的；（2） 报价单的价格必须的正确的，是要以技术人员的报价作为依据；（3） 价格的计算必须没有错误。通常技术人员给我们的产品报价是人民币的，而我们所需要的是美金价格，因此，我们需把人民币换算成为美金价。在此过程中我们是不能够出现差错的，不然你不仅仅我们的能力会受到质疑，而且会给客人留下不好的影响。我对于这个方面有着深刻地体会，正如我在第一次报价的时候就犯了这种低级的错误，结果导致客人回复说：“Your price i
14、s very crazy! Please have a check!” 而且他还发了两封邮件来表示他对于所报价格的怀疑。当时，我还没有意识到是自己的报价错误而造成了这个结果，只是在单方面的认为客人的说价格有些贵。直到老板问我这个信件的内容，并把我的报价内容仔细检查了一遍之后，我才被当头棒喝，醒悟了。原来造成这个结果的人是我，而非客人在表达价格过高。而这件事的后续影响是我不仅受到了老板的批评，而且在之后的好长一段时间内，当技术人员报价之后，会一而再，再而三的叮嘱我在做好报价单之后要反复的检查几遍，绝不可以再次的出错，一定要保证报价单的正确性。在经历这件事之后，我既感到惭愧，又觉得内疚。要是当时的
15、客户不是老客户，而是新客户的话，那么这单就直接告吹了，没有回还的余地了。这件事，我一直把它记在心里，映在脑海里，在每次报价或者做其他的事情，我一定会记起此次的教训，并引以为戒。我会再三仔细地检查报价单的正确性，所以我们对于产品的报价一定要仔细仔细再仔细，谨慎谨慎再谨慎，正确正确再正确！（二）突破点二：直接性 Direct在实际运用的时候，一些事情往往比书本上要更加的直接，例如：大家通常会在“Dear Mr/Ms”之后，直接的进入到主题，而非那些不必要客套与寒暄，因为不论是你还是客户都没有时间与对方客套。（三）突破点三：简洁 Simple（1） 运用简单的/常用的/熟悉的单词，不要用生僻的单词和
16、词组，更不能用自己没有把握的单词。同样的缩写也一样，尽量避免用那些生僻的缩写。（2） 尽量用短句，不要用长句，如果必须要用长句，那么你就要保证语法的正确性。（3） 坚决删掉与主题无关的内容，如客套，寒暄的话等等。总之，我们要坚持简洁原则。（四）突破四：及时 Immediate我们需要及时地对客户的邮件进行反馈。通常， 我在收到客户的邮件之后，会在当天的工作日之内给予客户答复。及时地反馈信息，这不仅仅会给客户留下你对他们产品，公司非常重视的好印象，也是一种我们能力的体现。（五）突破点五：条理 Clear 你所要写的回信内容必须要有条理，使客人看到之后耳目一新，能够很清楚明白的知道你所要表达的观点
17、。我们可以做的是：分段，每件事情分为一个段落；每个段落之间的间隙不要过于的紧密，但是也不能过分空旷，一定有适当的空出间距，一般我们可以以两行文字的间距为好；尽量是一份信件一个内容，不要过分多的把事情写在同一封信件之中，以免产生紊乱。（六）突破点六：完整 Complete回信内容需完整，例如报价并不的单一的意味着写一个价格给客人，那是不完整的。作为一个报价的内容应该包括：产品的价格、价格依据的数量、价格依据的规格、公司的起订量 MOQ、包装要求以及方式、交货周期、模具费用、样品费用等等。一切能够影响价格的因素都必须要清楚的体现报价之中。以免产生歧义，另外，尽可能多的提供客户需要了解的信息，避免客
18、人反复的发邮件询问。 （见佐证材料 3）五突破点后的深思（一）注意细节 Attention to details从产品的报价事件中，我了解到了当我没有真正在实际中运用，只是在纸上谈兵的时候，我是不可能体会到：当一件我很确信是正确的事情忽而成为错误的时候，那种心理上带来的冲击是如此之迅速、如此之猛烈、如此之巨大，而且之后的影响会如此之“深远” 。而且我也从未想到自己会在小的细节和简单的事情上出错，但是这也让我想起了我们古代伟大的儒派学的思想家孔子所说的一句话：“勿以善小而不为，勿以恶小而为之。 ”而今我想把它小小的改动一下：“勿以细小而忽之，勿以事小而略之。 ”在之后的工作中、学习中还是生活中，
19、我都要以这句话来鞭策自己，进一步的来提升自己。（二）增强自信 Enhance self-confidence自信，不管你现在从事是哪个方面的工作，它都起着至关重要的作用。自信可以让一个人发光，发热，成为闪耀的星星。反之，缺乏自信就会寸步难行。忆起当我刚开始工作的时候，由于我对于很多方面的内容都是处于一种懵懵懂懂、一知半解的状态，而且加上我个人的性格问题和之前又体验过犯错后的滋味，因此我在处理工作上的很多事情上都会小心翼翼，十分的谨慎小心。虽然谨慎和小心是一件好事，但是过分的小心和谨慎就的我没有自信的一种表现。其中有一段时间内，当我每次遇到不明白的事情后，我都会再三的去询问我的指导师傅该怎么办。
20、虽然师傅每次都会耐心的回答我，但是事后她都会勉励我：其实我不必在每件事情上都去过问她的意思，她希望我能够自信点，可以独自的做决定。于是乎，我开始慢慢的在遇到问题的时候，自己能够解决的，我会尽量自己想办法去解决，真的遇到了我解决不了的问题的时候，才会去请教他们。而我发现根据这样的方法去实践后，我的自信在慢慢的增强，我在一点点变得自信了。（三）积累经验 Accumulate experience实际工作最为主要的目的就是让我们积累经验。为了更加深刻的记住所获得的经验，我特地准备了一个笔记本，这样我就可以把每天在工作中得到的经验记录下来，之后，我一有时间就会反复的去推敲，摸索，把这些经验慢慢的转移进我的脑袋里面。这样我在之后的工作时遇到某种情况时就不用再次的去翻笔记了。实践总结经过实际的学习，我的体会就是在外贸业务过程中的商函往来的环节，要把握以下18 个字：“正确性，直接性，简洁性，及时性，条理性，完整性。 ”当我可以真正的把这 18 个字渗透到商函往来的实际运用中的时候，那么，我在这个外贸环节中将畅通无阻。而现在的我正在朝着这个方向在不断的努力中，而我也坚信着“注意细节、增强自信和积累经验”将会为我在这条路上扬起风帆。佐证材料佐证材料 1佐证材料 2佐证材料 3
