1、全宗卷的管理,监督指导处2017年8月11日,主要内容,一、全宗概念的介绍二、全宗卷的含义及作用三、全宗卷的内容构成四、全宗卷的整理五、全宗卷的管理,一、全宗概念的介绍,全宗 fonds ： 我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的。全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 基本涵义： 1. 全宗是一个不可分割的有机整体（单一性）； 2. 全宗是在一定的历史活动中形成的（统一性）； 3. 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的（稳定性）。,全宗类型：,一是按照全宗形成者：机关组织全宗和人物全宗； 二是按照全宗的范围和机构方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案
2、汇集。 补充形式联合全宗：两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗的档案构成的全宗。名称应列出联合档案单位的名称，如合署办公的机构。全宗汇集：又叫汇集全宗，是指若干个性质相近、档案数量极少的独立全宗，因管理不便而按一定特征组合起来的管理形式，只给一个全宗号。这类全宗一般通过分类、排列等方式加以区分。档案汇集：用人为方法将不在其所属全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体。,构成条件：,具备下列条件的应当成为立档单位，其所形成的档案构成全宗：1. 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文（主要条件） ；2. 设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3.
3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。,全宗号 fonds number,管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。全宗号是档案管理机构代码，是档案馆给立档单位编制的代号（档案馆根据相关规则给予单位的唯一的一个代码）。,二、全宗卷的含义及作用,（一）含义 全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 全宗卷是一个案卷，从性质上说，它不能与全宗内容的案卷混同，不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。（二）作用 全宗卷是对全宗进行科学管理的重
4、要工具和手段，通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为该全宗的进一步管理提供必要的依据。,三、全宗卷的内容构成(共九项八类）,（一）全宗介绍类（二）档案收集类（三）档案整理类（四）档案鉴定类（五）档案保管类（六）档案统计类（七）档案利用类（八）新技术应用类（九）综合全宗卷,（一）全宗（馆藏）介绍类,全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。1.全宗指南 是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具，主要由以下四部分构成：.全宗指南名称.全宗来源简况.档案内容与成份介绍.检索查阅注意 事
5、项（可参考全宗指南编制规范 （中华人民共和国行业标准 DA/T 14-2012 ）,(1)全宗指南名称 由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。例如：a）175 广州市档案局 全宗指南 19582014年 b）R322 钟南山 全宗指南 19362000年 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会(中纪委),(2). 全宗来源简况： 列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。顺序为： a）全宗构成者形成和职能：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、名称增加、撤销时间；内部机构
6、设置及部门调整、增设、合并、 更名、撤销等时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。职能方面主要包括特征性质、职能范围和主要工作任务。 b）全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写。 c）全宗管理机构和全宗档案数量； d）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗案收集、征集、接收、移交、寄存数量。,(3)档案内容与成份介绍 (共9个方面） a）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括： 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工
7、作或特殊工作所形成的档案。 具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案。 b）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。,c）需要专门说明的档案按下列方法介绍： 指明该档案文
8、件的名称、责任者和文件形成的时间。 列出该档案文件的检索要素。 对其档案文件内容单独介绍。 d） 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则： 引用原文有助于阐述文件的内容实质。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 e）与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。,f）人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括： 个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。 履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。 财产状况与经济活动材料的名称和特
9、点。 家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。 图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。 g）未开放的档案，注明档案数量和使用范围。 h）涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。 i）非纸质档案应简介其种类、特色和数量。,(4)检索查阅注意事项 a) 检索注意事项 . 可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； . 机读目录、手工检索工具条目的数量； . 纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。 b) 查阅注意事项. 档案的完整和完好程度以及遗失、销
10、毁的情况； . 档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。. 档案的利用价值以及鉴定的情况；. 划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；. 档案内容向社会开放的情况； . 本全宗指南完成时间和编制者的情况； . 其它有关问题的说明。,2. 大事记 a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等） b. 一般要求每年进行拟写。 c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。 d.正文：大事时间+大事记述。其中，大事时间按时间自
11、然顺序排列；大事记述要简明扼要，地点、任务、数据、过程和结果应当完整呈现。 e.大事记范围：国家、省、市领导或者上级主管部门单位领导对本单位或区县部门调研、本单位人员领导、人员变化情况、本单位获得奖励表彰等情况。,例如： 广州市档案局2015年7月大事记 10日 市档案局在3楼学术报告厅举办“档案编研”专题讲座。市档案局监督指导处XX为全市市直单位的200多名档案工作人员讲解了档案编研工作的基本知识。 13日 ,大事记的选事原则： 大事、要事必载，小事、琐事不取。各单位应根据选事原则制定大事记选事范围。机关大事记选事范围本机关召开的重要会议；本机关领导参加的重要活动；本机关重要的决定、决议、规
12、划、部署以及发布的重要文件；本机关机构的设置、撤销、体制的调整、职能和隶属关系的变化；本机关党政领导的任免、奖惩；本机关完成的重大任务或科研成果；上级领导对本机关的重要指示和检查活动；本机关及管辖范围内发生的重大灾害、事故；,本机关组织和参与的外事活动；本机关主办或协办的重要活动；本机关及所辖范围内的知名英雄、模范人物的评语、重要事迹及其情况；本机关集体或个人获得的各种奖励和荣誉称号；本机关干部职工受重大党、政纪律处分与刑事处分；报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；其他重要事件。,企业的大事记可参照机关大事记的范围，但应补充以下内容：生产规模的扩大或缩小；新的建设项目上马；采取重大的生
13、产技术措施；与国内外签订的重要合同；新产品的研制、老产品的停产；新的重要生产经营项目的确定与实施；发行债券或新股；向其他公司的投资、参股；分公司或子公司的设立；股东转让出资；,公司股票股市行情骤升或骤降；显著的经营业绩和成就；决策失误造成的经济损失；经济纠纷及诉讼活动；企业破产、解散、清产核资等情况；其他重要事项。,大事记编写注意事项： 随时记录、每月整理打印，按年度归档。 如果在同一时间下需要记述的事情不止一件，每一件都应单独编写一个条目，通常另起一段，也可在前面标上相应的符号以示区别。例：17日 *市规划局省一级档案综合管理达标评审会 *香港历史档案处朱XX等4人到市档案馆参观 *佛山市2
14、0日 如果重要事件没有时间或时间不够准确，应先考证准确后，再按顺序编排；如果无法考证的，可作如下处理，年代不详者，排于本阶段之未；月份不详者，排于本年之未；日不详者，排于本月之未。,（二）档案收集类,1.档案接收和征集工作的办法、标准；2.档案（资料）交接文据及相关目录；3.档案来源和档案历史转移过程说明材料等。,（三）档案整理类,1.文件材料分类（档案分类大纲、分类方案）、归档范围和保管期限；2.档案整理工作方案（计划）、整理工作说明和小结等。,（四）档案鉴定类,1.档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准；2.档案鉴定、
15、销毁工作小组成员名单及成立或调整档案鉴定、销毁工作领导小组成员的文件；3.鉴定工作形成的报告、请示及批复；4.鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。,（五）档案保管类,1.档案保管工作制度；2.档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料；3.档案库房温湿度登记（或记录） 、档案保管状况分析和工作总结、报告等。,（六）档案统计类,1.统计制度、办法；2.档案基础统计台账；3.档案工作基本情况统计报表；4.档案工作统计分析材料等。,(七）档案利用类,1.档案利用制度；2.检索工具编制情况；3.档案开放与控制情况；4.档案编研与出版情况（大
16、事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要、发文汇编、专题文件汇编）；5.档案展览与公布情况；6.珍贵档案介绍；7.档案查阅、借阅登记记录及分析；8.档案利用事例刊登报道材料；9.档案利用效果典型事例汇编等。,（八）新技术应用类,1.应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料（如计算机辅助管理的文字说明材料、计算机软件安装及使用情况说明、计算机管理软件系统盘等）；2.档案信息化和数字化工作情况；3.电子文件备份制度和措施；4.电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。,（九）综合全宗卷,管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，前面八类中涉及多
17、个全宗的文件材料。这一类针对多个全宗的单位，只有一个全宗的单位则无此类全宗卷。,四、全宗卷的整理,（一）全宗卷编制原则（二）全宗卷整理步骤,（一）全宗卷编制原则,1.档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。2.全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。3.全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。4.综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。,（二）全宗卷整理步骤,全
18、宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行组卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。具体步骤如下： 1.装订。文件材料以件为单位进行装订。 2.分类。属同一全宗卷的文件材料，按前面所讲的全宗内容八大类进行分类。 3.排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。,4.编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的标号由全宗号类号件号三部分组成。 全宗号填写文件材料所属全
19、宗的标号。类号填写全宗卷规范中“5 全宗卷的内容构成”18条的序号。件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。,由于全宗卷内文件材料随全宗管理的延续而增加，为方便整理建议按八个大类分别装盒。盒号由类号与盒序号组成。全宗盒脊背“盒号”底线下侧标识相应文件材料的起止件号。,5.编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录（全宗卷文件目录采用A4（长宽为297mm210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目） 。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧集中版本时，应在目录备注栏中，注明新
20、版本文件替代旧版本文件的名称和时间。,6.装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒（全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格）。文件材料较多，一盒装不下，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。 7.编盒号。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。,五、全宗卷的管理,1.全宗卷应实行动态管理。 2.全宗卷应放置在档案排架位置的首位。 3.档案室和保管全宗较多的档案室，宜将全部档案馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。 4.区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可以按照全宗属类分别集中管理全宗卷。 5.保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。 6.档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。,谢 谢！,
