1、云南交通职业技术学院2013 届毕业论文论文题目：谈新形势下如何做好文秘工作子课题题目 无 姓 名 学 号 所 属 系 专业年级 指导教师 2013 年 6 月谈新形势下如何做好文秘工作摘要：新时期做好文秘工作是服务现代化建设的需要，是实践科学发展重要思想的需要，是领导把握大局、提高科学决策水平的需要。为此，文秘人员要站在讲政治、顾大局的高度，以全新的视角对待秘书工作，积极顺应时代发展的要求，顺应领导工作的需要，高标准做好本职工作。关键词：办公室、文秘人员、素质、提高办公室是一个单位的轴心运转部门， 它的效率直接关系到整个单位工作效率的好坏， 工作目标的实现。 在新的形势下， 办公室的工作不仅
2、是文件分发、会议通知、 档案管理、 协调工作等事务， 更应该从系统的角度、科学的深度全面理解和落实办公室的工作。文秘工作是单位行政工作的重要组成部分。文秘人员的活动渗透在领导管理活动的各个环节， 文秘工作做好了， 不仅提高了单位行政工作的效率， 而且能够加速单位信息的传播与反馈， 密切上下级乃至相关单位的联系。文秘人员在工作中的一举一动、 一言一行、 办事风格、 工作效率都是单位工作水平、工作作风的具体体现， 都直接影响着单位的窗口形象。而要做好文秘工作，除了领导高度重视， 认真负责的加强对文秘工作的管理外， 提高文秘人员的基本素质是至关重要的。而文秘工作则是办公室工作的关键环节， 是一个单位
3、的喉舌， 是一个单位履行行政职能的重中之重。新形势下如何做好文秘工作，是值得每个从事文秘工作或即将从事文秘工作的人员深思。 我认为新形势下要做好文秘工作应从以下几方面着手：一、充分认识文秘岗位的性质秦朝时期统治者为巩固地位，选用秘书时采用世代相袭。当时以承办文书为主要业务的秘书人员称 “吏 “， 其后代自幼就被送入培养秘书人员的专门学校学习， 秦律规定， 凡非吏之子不得混入这类学校， 违者治罪。同时还规定，凡犯过罪的人也不能担任秘书工作。元朝政府规定， 各官衙秘书须从 “年深通晓刑名、 练达公事、 廉慎引止、 不作过犯” 的吏员中挑选， 其要求为 “首论行止， 次取吏能， 又计月日多者为优。
4、” 既要求业务能力强， 又要求曾担任过公职多年、 有实际工作经验的人。根据这些条件挑选出来的秘书， 还必须由身份清白、可靠人士担保， 最后经监察官审查合格， 方可任用，凡不符合上述条件者，一律“罢官” 。纵观现代文秘人员的工作性质， 此岗位确实非同一般， 它具有鲜明的政治性、 综合性、 从属性和服务性。（一）文秘工作的政治性。文秘工作是直接为领导工作服务的， 在协助领导贯彻党和国家的路线、 方针、 政策等方面负有重要的责任， 稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。（二）文秘工作的综合性。 它不同于一个主管人员或一个业务员， 其工作范围较广， 诸如文书处理会务工作、 来访接待、 文件传阅、档案管理甚
5、至打印、 传真、 网上传递信息等工作， 都是由文秘人员承担。 同时， 领导的指示、 各部门的汇报、 请示材料， 都由文秘人员来汇集、 掌握、 处理。 这种多方面工作和信息的组合， 体现了文秘工作的综合性。（三）文秘工作的服务性。它的一项重要职能就是直接为领导班子、 领导成员、 各部门和干部职工服务。是一个承上启下、 上传下达的信息枢纽，在单位中具有举足轻重的服务地位。（四）文秘工作的从属性。它是从属于领导工作的一部分， 是直接为领导工作服务， 保证领导班子和领导人员顺利进行工作的。它不能自身独立存在， 因而具有从属性。 我国秘书工作的历史源远流长，从秦朝开始， 历代选拔、 任用秘书的经验可见一
6、斑。古时要求文秘人员 “人品端方” 、 “年富力强” 、 “字画端指” 、 “庶官之傲慎者” ， 即品德良好、 相貌端正、 年富力强、 字迹端正。要求处理事务敏捷、 拟写公文快速、 所有信息保密。这些对新形势下如何做好文秘工作仍有借鉴作用，它要求文秘人员应具备较高的素质。二、 文秘人员必备的基本素质崇高的政治素质。文秘人员必须具备较高的政治素质，能够系统地掌握马列主义毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系的重要精神实质， 及时掌握党的各项路线、 方针、 政策， 并能自觉地运用到工作实践中，能够站在较高层次上观察问题、 分析问题、 处理问题，具有较强的是非辨别能力。（一）精湛的业务素质。随着社会、
7、经济的飞速发展和市场化运作的不断深入， 迫切需要一岗多能的 “高层次、 复合型人才” 。文秘工作者必须适应改革与发展的需要，努力做到既能作文办事又会出谋划策，既注重发挥助手作用又注重发挥参谋作用。首先写作能力要旺盛。文字水平，是一个文秘人员素质的综合反映， 是从事秘书工作的最基本要求。一篇规划、 报告、 总结的好坏， 直接影响到工作的顺利实现。因而用词要准确， 逻辑性要强，结构要严谨， 谋篇布局要有新意、 有特色，跟得上时代的步伐。其次是语言表达能力要准确。有人认为， 搞文秘工作主要是靠脑的思维、 靠手的操作， 而与 “说” 没什么关系。我认为无论是对来自基层的反映、群众的呼声， 还是在接受任
8、务时， 都要充分听取要求和主张，准确理解和把握意图，这时， “嘴” 就大显神通， 它既可以直接陈述， 也可抛砖引玉；既可以旁征博引，也可解疑释惑， 直击主题， 具有面对面的情感交流， 这些都是 “文字功夫” 所不能及的， 它甚至可以达到事半功倍的效果， 否则上传不准确，下达偏了主题。 再次是协调沟通能力要强。 向上级、 向下级、 向左右横向、 对外、 对内协调沟通的技巧非常重要，在展示个人气质与魅力方面既要有独到的一面又不能咄咄逼人， 构筑出一个良好的工作氛围。好的工作氛围它可以帮人少走弯路， 提高办事效率，提高工作质量。 然后是自觉学习性要高。 大文学家韩愈，早在一千多年前就道出了从师学习的
9、重要。他说：“人非生而知之者， 孰能无惑？ 惑而不从师。 其为惑也，终不解矣。 ”何况当今社会， 是 “知识爆炸” 时代， 社会知识飞速增长，新名词、 新术语层出不穷， 现代化办公设备也不断更新，因而文秘人员必须不断吸取、 更新、 充实知识， 准确运用新名词、 新术语， 熟练操作各种现代化办公设备， 适应办公无纸化的要求。最后是处理各种问题要多谋果断。孔子云：“三思而后行” ， 即凡事都要再三思考后再做， 这些精辟的论述无不说明 “思考” 的重要。因此， “思考” 是提高文秘人员自身素质最重要的环节, 遇事勤思考, 善果断, 忌优柔寡断, 无所适从。（二）良好的个人修养。英国哲学家培根在 论美
10、 这篇文章中谈到修养： “形体之美胜于容颜之美，而气质之美是最高境界的美，而人的这种气质跟一个人的修养是分不开的。 ” 文秘人员要提高自身修养首先要有高尚的责任心。从事秘书和秘书领导工作长达 30 年之久的原国家主席邓小平， 在 1929 年主持起草的中共中央秘书处工作报告大纲 中为秘书工作制定的基本指导思想和总原则第一条就是 “忠诚服务” ， 即文秘人员要忠诚地为党的中心工作服务， 为领导服务。 不仅要对组织、 对领导负责， 更重要的是对党、 对人民负责。这就要求文秘人员坚持原则， 实事求是，而不是无原则地盲目服从，唯唯诺诺。在领导意志和党的意志相抵触之时， 要秉承党的意志； 在集体利益、
11、个人利益与国家利益、 人民利益发生矛盾时， 要服从国家利益、 人民利益。本着这种精神， 文秘人员对一切错误行为或不正之风不能包庇、 怂恿， 要敢于直谏、 规劝。其次是无私的奉献精神。文秘人员的工作特点是繁重、 琐碎、 常居幕后而又责任重大。文秘人员经常拟稿，却不能署名， 也不拿稿费； 辛勤工作， 有时得不到领导认可，得不到同事的支持、 谅解， 甚至还要挨批评。这就要求文秘人员能任劳任怨， 不为名, 不为利， 甘当无名英雄。再次是谦虚谨慎的态度。文秘人员常在领导身边， 有机会受组织和领导委托， 传达领导指示、 检查工作、 听取汇报等。因而文秘人员应谦虚谨慎， 平等待人。对上要尊重， 不要因为长期
12、为领导拟稿，认为领导写作能力不强，是按你的意识在作报告、作动员， 由此而忘乎所以。对下要谦虚， 决不盛气凌人， 不要因拟写了政策、 制度、 规定等决策性文稿， 而认为是个人意识的表现，从而不可一世。最后是严格谨慎的保密作风。文秘人员接触机密文件多，参加重要会议多， 参与领导聚会多， 因此， 严守机密已成为衡量秘书职业道德的重要水准。首先管好会议记录本。文秘人员既是单位各种会议的组织者， 又是会议的参与者。尤其是事关全局的政策研讨会、 党务会、 党政联席会、评优评先等会，秘书大多时候列席做会议记录， 各种讨论过程、 结果等都体现在记录本上。由此，会议记录本不得任意借阅或乱放。其次管好自己的嘴。
13、常言道 “言多必失” ， 文秘人员特别要管好自己的嘴， 慎防 “祸从口出” 。不要将领导对某事、某人的看法和意见， 在领导之间、 领导与群众之间学说， 特别是未形成决议的内容、 结果， 更不要到处张扬， 避免造成领导班子不和， 干群关系紧张，是非颠倒， 给工作造成无法估量的损失。最后管好各类文件、 资料。文秘人员对所保管的文件、 资料应严格、 规范管理， 按规定程序对文件实行签收、 传阅、 清退、 归档、 销毁。 凡是涉密文件使用完后应及时退还机要员， 不得任意复印、 传真或在网络上传递。文秘人员在离岗、 离职前必须将掌握的工作资料和涉密文件完好归档， 在有他人监督下列出移交清单，移交给下任文
14、秘人员， 以确保文件、 资料的延续性和保密性。三、文秘人员要力戒四种心态（一）正确对待同事，力戒“文人相轻”的心态三国时期，魏文帝曹丕在典论 论文中讲 : “文人相轻，自古而然。”这说明，古往今来， “秀才看不起秀才”的事屡见不鲜。就当前而言，也或多或少存在 “文人相轻”的现象，甚至还有从文秘人员相互看不起延伸到文秘人员看不起非文秘人员的倾向，这是十分有害的。一来容易形成“一叶障目、不见泰山” 、 “关起门来逞英雄”的骄傲自大思想 ；二来容易把文秘群体孤立起来，难以得到绝大多数人的理解和支持。正确对待同事，力戒“文人相轻”的心态，关键要树立三种导向，把三种力量发挥到极致。首先要树立人人皆可成才
15、的导向，充分激活个人力量。 目前，文秘人员青黄不接是不争的事实，材料任务重与文秘人员少的矛盾非常突出。要树立 “每个人都能成才、独当一面”的导向，充分调动文秘人员的个人主观能动性，真正做到人尽其才、才尽其用，确保干一事、成一事，写一篇、成一篇。 其次要树立合力克难攻坚的导向，注重发挥团队力量。 人心齐，泰山移。对待文秘新手，要多做“传帮带”工作，不要怕取而代之 ；对待文秘 “老手” ，要多尊重、请教，发挥老同志的余热，利用他们的经验来做事。特别是在突击性任务和重大任务面前，必须克服 “单兵作战”的做法和个人英雄主义思想，把科室的力量合理调配起来，人人参与、个个负责、一人统稿、集体讨论，使文稿形
16、成的过程成为汲取集体智慧、博采众家之长的过程。 最后要树立文秘系统一盘棋的导向，善于借助外部力量。 面对既要起草领导讲话 , 又要开展调查研究 , 还要完成各类临时性材料的繁杂任务，文秘人员必须善于借助各种外部力量，科室之间有材料要相互提供，有思路要相互交流，有课题要共同合作，相互学习、相互支持、相互补台，形成文秘系统一盘棋的工作格局。尤其要善于借助乡镇和部门的力量来完成一些大的调研课题任务。湖北省委政研室在起草省委、省政府关于建设鄂西生态文化旅游圈的决定时，由于充分发挥了各市州政研室和省直相关部门的力量，从征求意见到完成初稿用了不到一个星期的时间，时间短、效果好，这些成功做法值得文秘人员借鉴
17、。（二）正确对待领导，力戒“患得患失”的心态文秘人员作为领导身边的人员，能否正确对待领导的表扬与批评，直接决定着其心态的好坏。总的来看，绝大多数文秘人员在领导面前心态是好的，但不可否认，也有极个别文秘人员存在“患得患失”的心态。诚然，在领导身边工作，期盼得到领导的赞许和满意，并不为过。这种动力发挥得好，还能促使文秘人员不断进步。但如果通过否定别人来抬高自己，或者是通过迎合领导来获得领导的肯定，这并非“三满意”中 “让领导满意”的本意。为此， 一方面文秘人员要正确对待领导的信任，切忌将其当作骄傲的资本。要树立正确的政绩观，把领导的信任建立在脚踏实地干事业之上，建立在创新举措优服务上。要把领导的信
18、任转化为工作的干劲，转化为服务的动力，切不可当作骄傲和炫耀的资本。 另一方面要正确对待领导的批评，切忌将其当作成长的负担。 领导的批评就是一块“磨刀石” ，每一次批评都是对文秘人员的一次打磨，是文秘人员进步的一个新起点 ；领导的批评就是一把 “扫帚” ，每一次批评都是对文秘人员身上 “灰尘”的一种清扫，使其心空更加明净。当然，文秘人员不仅要虚心接受批评，还要做到立说立改、绝不再犯，才能真正达到改进自我、完善自我、提升自我的目的。（三）正确对待群众，力戒“高高在上”的心态人民群众是先进文化的创造者和传播者，始终是文秘人员最好的老师。党委办公室履行为党委服务、为部门和基层服务、为群众服务的“三服务
19、”职能，归根结底是为群众服务。能否正确对待群众，是检验文秘人员职业操守的重要标尺。文秘人员要牢固树立正确的群众观，始终坚持党的群众路线，和群众交朋友，帮群众办实事，为群众解忧愁，自觉和群众打成一片。 首先是要把察民情、听民意作为搞好参谋服务的前提。自觉从文山会海中摆脱出来，走出机关，俯下身子，深入一线开展调查研究，虚心向广大群众学习和请教，把群众在实践中创造的新鲜经验总结上来、推介出去，掌握第一手材料，真正做到文稿为群众起草、参谋为群众 服务，真正做到问计 于民、问政于民、问需于民。其次是要把重民生、解民忧作为搞好参谋服务的重点。在文稿起草中，要坚持把群众的呼声作为第一信号，把群众的需要作为第
20、一选择，把群众的利益作为第一追求，把群众的满意作为第一标准，从人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题入手，想群众之所求，谋群众之所需，围绕群众高度关注的就业再就业、社会保障、医疗服务、教育公平、城乡生态环境改善、社会稳定等民生工作献良策、当高参。最后是要把兴民业、帮民富作为搞好参谋服务的关键。 围绕增加农民收入这一核心，进一步加大对统筹城乡发展、加快新农村建设、推进扶贫开发、促进农民稳定转移就业、落实各项惠农政策的研究力度，摸清新情况、找准新问题、提出新对策，为领导科学决策和农民持续稳定增收提供参考依据。（四）正确对待自己，力戒“好高骛远”的心态正确对待自己，既是为人处世的定位问题，又是一个
21、人的心态问题。文秘工作的性质，决定了秘书工作者工作辛苦、生活清苦，如果心浮气躁、好高骛远，必然会导致头脑发热，脱离实际，违背规律，最终事与愿违。因此，文秘人员必须树立正确的事业观、苦乐观、工作观，不比资历比能力，不比职务比干劲，不比待遇比贡献，踏踏实实干事业，认认真真写文章，默默无闻做奉献。首先是要以如履薄冰的态度对待工作。经常保持严而又严、细而又细的良好作风，保持一事未办完、寝食不安，一事未办好、彻夜 难眠的心态，时时警醒，事事反思，大到材料的整体结构、总体方向，小到一个字词、甚至一个标点，都要认真揣摩，仔细推敲，力求做到“零纰漏” 。 其次是要以又好又快的要求写出精品。坚决克 服“只求过
22、得 去，不求过 得硬”的思想，树立强烈的“精品意识” ，坚持在勤奋学习中夯实功底，在调查研究中寻求答案，在领会领导意图上多下功夫，坚持从大处着眼，从细节入手，真正参到点子上，谋到关键处，努力达到又好又快的要求。然后是要以宽容谦逊的品格追求进步。虚心向领导学、向同事学、向群众学，低调做人，高调做事，埋头拉车，无怨无悔，既办好服务决策的大事，又办好日常服务的小事，真正做到兼收并蓄，博采众长，取长补短，不断追求进步和完美。最后是要以严于律己的精神树立形象。严格遵守工作纪律、保密纪律、财经纪律、组织纪律和廉政纪律，始终严格要求自己，树立良好的个人形象。四、提高文秘人员素养的基本途径（一） 不断学习，
23、促进知识更新总体上， 办公室的文秘人员工作时间较长， 实践经验也较丰富，但知识明显老化， 必须强化终身学习理念， 通过持续参加继续教育， 不断学习新知识， 练好内功。在学习内容上应侧重学理论、 学政策、 学业务、 学经济、 学法律、 学写作、 学计算机、 学现代市场与科技知识， 不断拓宽自己的知识面， 调整充实自己的知识结构， 使知识随着学校工任务的变化和岗位业务提高的需要不断延伸、 开拓活化， 使思路开阔、 思维敏捷、 思想深刻， 高层建瓴， 了然于胸。通过学习， 用正确的理论武装自己、 完善自己， 从而形成一支具有新观念、 掌握新技术、 勇于创新、 与时俱进、 不断取得新业绩， 能够适应职
24、业教育发展要求的文秘人员队伍。单位应将文秘人员接受继续再教育的情况纳入年度考核的内容和职务晋升与评聘的范畴。（二） 投身实践， 丰富工作经验目前， 办公室文秘人员的文化层次呈上升趋势， 尤其是新增人员中高学历者越来越多， 这固然是一个优势， 但高学历并不一定就有高水平。高学历者明显缺乏基层历练和实践经验。这就要求文秘人员必须埋下头、 扎下根， 主动深入基层、 深入实践调查研究， 吃透下情、 开阔视野， 增长知识才干。在实践中不断学习、 加强锻炼、 边学习边实践、 边总结边提高。注意向领导学习， 学习领导的管理经验和处理问题的技巧，注意向同事学习， 取人之长，补己之短。通过实践， 广泛涉猎第一手
25、资料， 既能充实自己的信息库、 资料库， 又能为领导决策提供准确、 可靠的依据， 更重要的是能丰富自己的工作经验， 提高工作任务水平和效率。同样地， 文秘人员下基层锻炼也应成为单位职工考核的一项重要制度坚持下来。（三） 强化培训， 提高业务素质单位不仅要重视教师的培训， 也要重视管理人员的培训， 要把管理人员包括文秘人员的培训纳入单位统一的职工培训计划中， 建立相应的培训制度， 有计划、 有步骤、 分展次， 根据不同岗位需求和个人所学专业的不同以及单位管理工作的需要进行不同的培训， 要从经费和时间上予以保障。通过培训， 强化文秘人员的职业规范意识， 更新观念知识结构， 开拓视野， 掌握新技术和新技能， 不断提高文秘人员的综合业务素质， 促使他们向复合型人才的转化。（四） 建章立制， 营造竞争氛围单位要通过建立健全各项规章制度， 实现管理的规范化、 制度化和科学化， 努力营造各类人才脱颖而出的激励竞争氛围， 竞争是进步和发展的动力，要保证文秘人员素质能力的提升， 除了调动其积极性、主动性外， 更重要的是要形成一整套切实可行的强有力的制度作保障。通过创新激励竞争机制， 使文秘人员无论文化层次高低、 经验丰富与否， 都要具备竞争意识， 只有在竞争中， 才能加快工作节奏， 提高工作效率。尤其是要突出抓好目标管理， 对文秘人员承担的任务， 完成的工作标明难易程度、 完成时限， 制定考核内容
