1、1秘书内外形象兼修之我见内容摘要：随着社会的快速发展，人们对于自身形象愈加重视，因为好的形象可以增加一个人的自信， 对个人的求职、工作、晋升和社交都起着至关重要的作用。秘书由于其工作的特殊性，尤其要注重形象的塑造，本文主要从外在形象和内在形象两个方面谈了秘书如何塑造形象，力求 给广大的文秘从 业者提供帮助。关键词：外在形象 ；内在形象；知识能力；性格素养随着社会的快速发展，人们对于自身形象愈加重视，因为好的形象可以增加一个人的自信，对个人的求职、工作、晋升都起着至关重要的作用。秘书由于职位的特殊性及敏感性往往成为人们关注的对象，他毫无疑问是职业规范的表率，其言行举止不仅代表着企业的形象，同时也
2、对工作环境、企业运作产生重要的影响。香港女作家梁凤仪的一句话讲：“一个秘书的形象与教养可以代表上司的江湖地位和分量。 ”这句话可以看出，从一位秘书的表现就能感觉得出其所在企业的品质特征，以及其上司的品质特征，可以说秘书人员的形象将直接影响到他人对上司或公司的评价，秘书对自己的形象严格要求就是对上司、对企业负责的表现。因此，塑造其形象更是必不可少。良好的秘书职业形象是通过穿衣打扮、言谈举止以及修养反映出你的专业态度、知识、技能等，同时也是秘书与社会沟通并使社会接受的方法。作为秘书人员形象塑造更是必不可少的必修课。以往人们认为的形象只是单指发型，衣着外表等外在的美，而我认为，良好的秘书形象是综合素
3、质的体现，它包括众多内容，主要是由外在的形象和内在的职业素养构成。拥有良好的外在的形象往往给人留下深刻的印象，但是除此之外，秘书人员内在的素养也是必不可少的气质体现。秘书人员必须既要充实美的内在精神，又要重视美的外在表现，努力达到内在美和外在美的统一，这才是成为一名顶尖秘书所要追求的最高目标。一、良好的外在形象俄罗斯伟大的契科夫有过一句名言“人的一切应该是美的，美的仪表，美的服装，美的心灵。 ”可见，外在形象对于秘书人员工作、生活的必要性。我国目前从事秘书工作的人员大概 2300 万人，各用人单位对秘书人员的素质明显倾向于形象“佳”的秘书人员。而良好的外在形象通常是指仪容、仪表、仪态三个方面。
4、（一）仪容2仪容，主要是指人的容貌。美丽的容貌往往是先天所决定的，有时无法改变，但我认为只要通过后天的努力，仍然可以达到很好的效果。要有良好的外在形象，着装要注意整洁。清洁的仪容能够给人良好的印象要做到有清洁的仪容，应做到以下几点。1、整洁的发型。即头发干干净净、整整齐齐、长短适当，发型简单大方、朴素典雅。要勤洗发、勤理发，把头发梳理到位。男秘书的头发以 6 厘米左右为佳，最长也不应该后即领口，前过额头；女秘书头发的长度则相对来说宽松一些，不过最好是不要长过肩部，或挡住眼睛。工作场合，则必须将长发扎起来。2、协调的妆容。针对自己在社交中扮演的角色，秘书人员要注意妆面协调、全身协调、角色协调。男
5、秘书往往只要保持面部的洁净即可，女秘书则要根据场合的正式与否而适当变换。浓妆只适合晚上娱乐性的活动如舞会等；在喜庆场合的化妆可以艳丽些，以烘托热烈的气氛而在吊唁、丧礼的场合浓妆艳抹则是非常失礼的，此时只允许施淡妆。注重不同的场合，以配合不同的化妆、发型，不仅使装扮者内心保持平衡，也使周围人心里融洽。3、干净的手部。秘书人员手的清洁在交际中占有重要的作用，待人接物，以握手礼节表示友好，客人先接触我们的手，形成第一印象。手的清洁，可以判断一个人的修养与卫生习惯，因此，应经常洗手，修剪指甲。4、清爽的面孔。不允许面部不干净，不卫生。要做到这一点，必须勤洗脸，不允许自己的面部存在一丝的汗渍、泪渍以及不
6、洁之物。从事商务活动的男秘书不许蓄须，最好每天坚持剃一次胡须，绝对不可以胡子拉碴的上班或会面。还要注意经常检查和修剪鼻毛，最后还要注意去除口部的多余物，这是指口角周围沉寂的唾液、飞沫、食物残渣和牙缝间的牙垢。要消除口腔的异味，养成在参加商务活动前不吃生蒜、生葱和韭菜一类带刺激性气味的食物的还习惯。（二）仪表仪表，即人的外表，一般来说它包括一个人的容貌、服饰、姿态等方面。良好的仪表能反映出人的修养和格调，也反映出了他的审美情趣。中国有句俗话“人靠衣装马靠鞍” ，穿着得体不仅能赢得他人信赖，给人留下良好的印象，还能够提高交往能力。相反，穿着不当，很容易降低身份、损害形象。20 世纪 60 年代，日
7、本提出着装“TPO”原则，它要求人们的服饰应力求和谐，以和谐为美。根据 TPO 原则，着装时应注意以下几个问题：1、时间原则 不同时段的着装规则对女士尤其重要。男士有一套质地上乘的深色西3装或中山装足以包打天下，而女士的着装则要随时间而变换。白天工作时，女士应穿着正式套装，以体现专业性；晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰，如换一双高跟鞋，戴上有光泽的佩饰，围一条漂亮的丝巾；服装的选择还要适合季节气候特点，应保持与潮流大势同步。 2、场合原则 衣着要与场合协调。与顾客会谈、参加正式会议等，衣着应庄重考究；出席正式宴会时，则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服；而在朋友聚会、郊游等场合，着装应轻便舒
8、适。例如：一位在独资公司工作的女秘书，平时在公司里，她的服饰穿着文雅端庄，给所有与她接近的人以稳重成熟感。而圣诞节那天，老板请她赴宴，当她打扮的风姿绰约，仪态万万地出现在众人面前时，同事都惊呆了，主任更是握住她的手说：“谢谢你，今晚为我的宴会打扮的这样美丽。 ”3、地点原则 在自己家里接待客人，可以穿着舒适但整洁的休闲服；如果是去公司或单位拜访，穿职业套装会显得专业；外出时要顾及当地的传统和风俗习惯，如去教堂或寺庙等场所，不能穿过露或过短的服装。可见，随着社会经济发展，文化发展，如何得体，适度的穿着已成为一门大有可为的学问。(三)仪态仪态是指人的举止和动作。优雅的仪态是人有教养，充满自信的完美
9、表达。美好的仪态会使人看起来年轻的多，也会使人身上的衣服显得更漂亮。善于用形体语言与他人交流，会使之受益匪浅。1、表情。表情是优雅风度的重要组成部分，构成表情的主要因素：首先目光。目光是面部表情的核心。在人际交往时，目光是一种真实的、含蓄的语言。 “眼睛是心灵之窗”，从一个人的目光中，可以看到他的整个内心世界。一个良好的交际形象，目光应是坦然、亲切、友善的。在与人交谈时，目光应当注视着对方，才能表现出诚恳与尊重。与人交往时，切不可盯人太久或反复上下打量，更不可以对人挤眉弄眼或斜眼看人。其次笑容。笑有微笑、大笑、嘲笑等许多种，不同的笑表达了不同的感情。人们的交往应是从微笑开始的。微笑是指不露牙齿
10、，嘴角的两端略微提起的表情。发自内心的微笑是最美好的，它是对人的尊重、理解和友善。与人交往时面带微笑，可以使人感到亲切，富于魅力，同时也就容易得到别人的理解、尊重和友谊。2、举止。主要强调坐姿、站姿和走姿的习惯。要做到站有站相，坐有坐相，行有风度。举止是一个人下意识的显露，也是一个与众不同的风情，美丽的姿态能增加一个人4的魅力。职业秘书的站姿，一定要能够在保持头部挺拔的同时，很自然地做到挺胸收腹提臀，这样，整个人的精神状态就出来了，显得相当有精神，显的神采飞扬。职业秘书的坐姿，在保持上身姿态的基础上，不管以何种坐态，女性职业秘书的膝盖始终是靠拢的，这是女人与男人的最大区别。职业秘书的行姿，女性
11、职业秘书走路尽量走成一条直线，膝盖内侧似乎可以有些摩擦，但不是模特儿在 T 型台上的猫步，那就显的过于夸张。举止礼仪是自我行为礼节的端庄体现，手势和行立坐态都能表现出谦虚和恭敬的态度。总之，秘书人员的外在的仪容、仪表以及仪态的自我塑造决不仅仅是靠几件名牌衣服就可以建立，而是应该更多的重视在一些细节上，当在塑造外在的形象的时候，一定要做到自身发型、气质、言谈举止、场合、地位以及性格相吻合。二、内在气质形象秘书的形象是其内在气质的外部写真，对于秘书来说，内在的素养是秘书形象的重中之重。内在的素养是一个人骨子里散发出来吸引并影响对方，从而被他人欣赏和评价的感觉。秘书内在气质的修炼要求我们无论说话还是
12、办事，都要体现相当的礼貌和修养，因为个人的行为不仅代表着自己而且还代表上司和整个企业的形象。秘书的内在形象素养包括多个方面，主要有以下几点：（一）知识能力素养。秘书工作综合性强，接触面广，作为秘书的参谋和助手，秘书人员必须具有广泛的基础知识和深厚的专业知识，才能适应当今秘书工作的需要。1、基础知识。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观
13、点和方法去分析问题、解决问题。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。2、行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识” 。它包括本企业的生产、
14、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业5所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能单一化，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，现代
15、工业企业秘书必须加以重视。3、综合能力，综合能力包括多个方面，秘书人员在新时期的社会要求下，必须具备文武双全的能力，诚为全能的复合型人才。（1）操作能力。长期以来，秘书人员所使用的工具无非是“文房四宝” ，后来则转变为电话、录音、电脑、打印机等先到办公设备。随着秘书工作内容的创新和形势发展，秘书人员的办公手段逐步实现办公自动化，因此，秘书要熟练的掌握办公室办公软件，否则，在日新月异的技术革命浪潮中是必要落伍的。（2）口头表达能力。表达能力除了书面变大外，精准的语言表的达更是秘书人员所具备的综合能力之一。今天，有口才就是人才，是人才就应当有口才，俗话说“美言一句三冬暖” ，如果秘书人员像孔老夫子
16、说的“敏于行而纳于言” ，那么他的才干是不全面的。秘书人员口语表达的要生动，口齿清楚表达准确，虽不一定是演说家但中肯动听，能给人留下深刻印象，对于塑造秘书形象是不可忽视的。（3）心理素质。心理素质欠佳，心理状态混乱，是秘书人员履行职责，搞好服务的障碍。秘书人员常常是“任人难任之劳，承人难承之重，挑人难挑之担。 ”这就需要秘书有较好的抗压能力。另一方面，秘书面对工作的特殊性，常出现消极情绪，产生心理偏差，所以作为一名顶尖秘书，必须要有科学的人身观，调整好心理状态，努力使消极情绪转变为积极情绪。总之，秘书工作人员要力求博学、多识、多才三者具备，才能做一个有一定文化水平、科学知识、词章修养的合格秘书
17、人才。（二）秘书的职业道德修养。秘书的职业道德是在一定的职业活动中所应遵循的行为规范，作为一名秘书，不仅需要高尚的社会道德，而且应当加强道德修养。1、忠于职守，自觉履行各项职责。忠于职守，热爱本职，这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各6项职责，认真做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。2、兢兢业业，甘当无名英雄。兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实
18、际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。3、谦虚谨慎，办事公道。热情服务，谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，而要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为机关各职能部门服务，为职工群众服务当作自己的神圣职责，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。4、恪守信用，严守机密。
19、秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。(三)秘书的职业性格素养。1、秘书性格中的坚定性。坚强意志力是秘书人员首先要具备的职业素养。一个顶尖秘书要拥有超强的意志力以及对生活的控制力，是实现高品质的自我保障，只有拥有“宁为玉碎，不为瓦全”意志，才是秘书
20、高尚人格的保障。2、秘书性格中的应变性。突发性的事情常在秘书工作中出现，若秘书人员平时毫无应急的思想准备，缺乏“先兆危机感” ，当突如其来的事情出现在眼前，就会茫然不知所措。相反，秘书人员若在危机中头脑冷静，迅速可以编制出最精确得当的方法，那么许多临时的危机性事件就会化解。3、秘书性格中的幽默性。在国外秘书学的研究中，幽默感已列为秘书必备的一项品格。幽默感往往能够保持自我生理平衡，发泄受环境、人际关系所禁忌的喜怒哀乐；能沟通与社会的人际关系情感，缓解人及紧张关系；幽默感还能作为批评、建议的委婉方7式。一位有幽默感的秘书，可以通过自我解嘲的方式，来发泄不协调感情，以保持生理平衡，始终以一种未定的方式来完成各种困难任务，从而使自己摆脱窘境，创造一个比较和谐的工作局面。总之，秘书个人形象是全方位的综合体现，秘书的内在形象和外在形象中的每一个小细节都展示给对方一个无限的想象空间，要想成为一名与现代社会共同进步的顶尖秘书人员，良好的形象塑造必然是秘书职业生涯中不可缺少的必修课。参考文献： 1、 张再欣 秘书理论与实务 清华大学出版社 2008 2、 温祥 秘书修养与队伍建设 档案出版社 19903、 孙锡钧 冯济时 实用秘书学 档案出版社 19864、 林巍 秘书工作概论 档案出版社 1987
