1、1华苑小学档案管理制度第一章 档案归档制度第一条 为了完整系统的保存我校在工作活动中形成的各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，保证档案的集中统一管理，特制定平时立卷归档制度。第二条 平时立卷规定：（一）要指定专人负责本校各门类文件管理，做好文件的收文、登记保存工作。（二）按照学校归档范围，各部门要按平时立卷类目做好平时立卷工作，将形成的各种文字材料分门别类及时归入平时立卷文件夹内，为年底档案整理、装订打好基础。（三）各门类文件负责人员均要在每年一月份做好上一年度文件的归档立卷工作。第三条 归档制度：（一）根据中华人民共和国档案法实施办法第六条规定，学校档案室对各部门的档案工作实行监督和指导
2、。 （二）对国家规定的应当立卷归档的材料，按照要求收集、整理、装订后必须定期向档案室移交进行集中管理。任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档。（三）学校档案室要为给各部门提供良好的服务，要在本年度内完成上年度的案卷整理、目录汇总抄录及编号和人名卡片、专题卡片抄录等项工作。（四）学校档案室要按照规定保证立卷归档质量，定期主动地向区档案馆移交档案。 第四条 立卷责任和归档移交时间：（一）文书档案：在每年三月底前将上一年度案卷归档、移交完毕。2（二）会计档案：由财务室按规定立卷。其档案在次年三月底前装订完毕，在会计部门保存一年，于会计年度终了后的第二年三月底前归档移交完毕。第二章 档案分类编号制度第一
3、条 学校要在档案法原则指导下，根据国家档案法及市、区档案管理部门的统一要求，参照中国档案分类法 ，结合学校当前工作实际及长远发展目标，逐步实现现代化的档案管理规范化、科学化，充分发挥档案在工作中积极的作用，更好的为各项工作服务。第二条 遵循以学校全部档案为对象的分类原则，按照集中统一的管理原则，根据学校各项职能性质，结合档案内容所反映的事物属性关系分清类别。分类方法要遵循分类原则，将校档案分为文书档案、会计档案、业务档案、设备档案、照片(底片 )档案、实物档案六个基本大类，再根据档案形成的特点，将各基本大类分别按年代、组织机构、保管期限分类。第三条 档案编号示意及箱柜编号、排列方法。档案编号示
4、意：全宗号 目录号 案卷号每卷（盒）为一个号，在保管期限内顺序排号按照案卷类别形式盒保管期限编序编号。本校为一个全宗，按上级要求编号。在每套档案柜的左上角标注柜号，每套柜共 5 节箱，分别为一至五个箱号，从上至下排列，各种保管期卷分别排列。每种保管期限内的各个属类自为整体，互不相扰，位置固定。第四条 各类档案的分类标准（一）文书档案：文书档案系指本校党、政、工、团各职能部门在日常工作中形成的文件材料。文书档案的分类采用年代组织机构分类法。共分五个属类，属类下再按问题结合保管期限分别组卷。文书档案按照永久、长期、短期三个期限分别组卷，每个期限内再按党务、教育、教学、行政、会计的顺序排列。案卷编号
5、依不同的保管期限分别编顺序号。3（二）会计档案会计档案采用年度形式(名称)保管期限分类法，既把一个年度内形成的会计核算材料先按报表、帐簿、凭证和其它形式分开，然后在每种形式的会计核算材料内再按照会计档案的不同保管期限分别组卷。会计档案按照永久、25 年、15 年以下三个期限分别存放，每个期限内再按照报表、帐簿、凭证的顺序排列。案卷编号依不同的保管期限分别编顺序号。会计档案分类、排列示意永久报表决算报表工资等25 年帐簿一现金出纳、帐银行存款帐15 年以下报表、帐簿、凭证第三章 设备档案收集归档制度第一条 设备档案是室藏档案的一项重要内容，主要指：所开展业务、用于办公而配置的汽车、空调、微机、打
6、印机、电视机、录放机及其它机电、电器设备的产品说明、使用指南、维修记录等随机资料，须交档案室统一归档保管。第二条 完善设备开箱验证、收档制度。各部门购进设备必须通知档案人员参加开箱，并将资料移交档案室。第三条 档案人员对各类设备档案分类、编号、登记，统一保管。第四条 各部门及有关人员借阅、使用设备档案资料须填办借阅手续，并按期归还，不准私自转借、涂改、丢弃。第五条 维修使用记录要及时填写存档。第四章 档案管理鉴定统计制度第一条 档案保管制度。（一）档案专门库房箱柜、设施、装具及防护措施要符合业务部门的统一要求，库房内箱柜的摆放、案卷的存放要自左至右规范、有序、有固定位置，存取方便，并有箱柜、档
7、案示意图。（二）库房设有保险装置，做到八防，灭火器要放在显著位置，易取易放。（三）温度和湿度分别控制在 1425和 45-60，以利提高各类档案的保管4质量和寿命。（四）每年检查箱柜内防虫药品，及时置放。每周进行卫生扫除，保持整洁，每日通风、清扫。（五）每年六月底以前进行一次案卷保管质量检查，对破损、不耐久字迹材料及时抢救、修复并做好检查记录。 第二条 档案统计登记制度。（一）档案室应把档案工作基本数字情况的统计、登记作为档案室的一项基础工作认真做好。做到科学统计，全面系统，定期核对，准确无误。（二）档案人员应对档案的收进、移出、保管、利用和销毁等情况进行及时的登记和准确的统计。（三）对室藏档
8、案应分门别类区分保管期限和年度进行统计，做好台帐登记。 （四）对各类检索工具、编研资料、各项制度的种类、数量、名称进行登记和统计。（五）对档案的面积，设施装备的增减变化情况，随时做好记载和统计。（六）对各类登记统计数字资料及上报的统计报表均应保留备查。（七）根据档案统计资料，分析档案管理工作现状，定时向有关领导汇报。第三条 档案鉴定、销毁与移交制度。（一）建立档案鉴定、销毁领导小组，由分管领导、档案室归属部门负责人、档案室工作人员及相关业务部门负责人组成，负责对档案鉴定、销毁工作的组织领导、审查批准，由档案室和归档部门共同具体实施。校档案鉴定，销毁领导小组：组长：李家树成员：刘炳田、邱悦宁、杨
9、晓靖、丁莹（二）根据上级和本校档案保管期限表，鉴定工作每 5 年进行一次确判定档案的存、毁。（三）经鉴定对保管期限不准确的应做相应的调整，并在备考表中注明；对永久和长期保存的档案，如发现不完整、不准确的情况应及时责成有关部门和人员进行补充和修正。（四）对保管到期的档案，经鉴定确无保存价值，需销毁的应由鉴定销毁领导小5组提出意见，造具销毁清册，并写出鉴定工作报告，经分管领导审查批准后，二人到指定造纸厂监销，任何人不得私自进行处理。（五）销毁报告注册上要有批准领导和监销人的签字，并注明批准时间和销毁时间，存入当年的长期卷保存。（六）按有关部门规定的范围和年限，定期移交各类档案。（七）档案人员调动工
10、作时，必须办理完毕档案管理各项移交手续后方可离开工作岗位。第四条 案卷整理质量要求及归档移交制度。（一）为了做好文书立卷工作，保证所档案质量适应档案管理规范化、标准化和现代化的要求，根据市、区档案局案卷质量标准要求，结合我所实际能力，制定案卷整理质量要求标准如下：（二）严格执行档案法 。按照市、区文书档案案卷质量标准 、 会计档案案卷质量标准 、 科技档案案卷质量标准 。凡是所在工作活动中形成的具有保存价值的各种内容和各种载体的收文和内部材料，均应收集齐全、整理立卷，做到归档文件齐全完整。（三）按照所档案“分类大纲”正确分类，所一般采用年代构分类法，坚持做到分类科学，标准一致。（四）依照档案保
11、管期限表规定，正确区分文件保管价值，按照永久、长期、短期三种保管期限分别组卷，不同保管期限的文件一般不和在一起立卷，做到保管期限划分准确。（五）案卷组合要遵循“按照文件形成的规律，保持文件的历史联系，区分文件保管价值，便于保管和利用”的原则，做到案卷组合符合要求。（六）卷内文件排列要条理系统，保持文件的历史联系，一般按时间顺序和重要程度排列，一件文件按正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后：转发件在前，原件在后；定稿在前，重要文件历次稿在后，其它稿依次排列的方法，做到卷内文件排列有序。（七）案卷标题应全面确切揭示卷内文件的作者、问题和名称等主要内容和成分，文字通顺、简明、确
12、切。6第五章 利用借阅制度第一条 档案室是我校保管档案的重要基地，是提供全校档案史料的中心，为了更好的为档案使用者提供便利的服务，特制定本制度。第二条 借阅档案要经过档案负责人的批准，档案保管员负责登记并填写好记录表。第三条 认真做好档案资料的收集，提高档案的查全率、查准率。第四条 健全检索工具，简化利用手续，方便档案的查找利用。第五条 搞好室内卫生，接待热情，有问必答，百查不厌。第六条 主动做好档案的资料编研，积极开发档案信息，为本校发展服务。第六章 档案开发利用制度第一条 档案人员应努力熟悉本单位的历史，熟悉本全宗的发展变化和保管档案的构成及分类，检索工具的种类和性能，为开展档案的利用工作
13、打下基础。第二条 了解日常和阶段性的利用档案需求，以便开展跟踪服务，丰富全宗档案材料，建立全宗内应有的门类档案，征集特色档案，拓宽服务渠道，积极做好提供利用工作。第三条 档案室除编制好案卷目录外，还应按达标规定及根据利用工作需要编制实用的检索工具、专题卡片、人名卡片，各种索引或档案著录卡片(著录工作按国家规定进行)，拓宽查找途径，提高查找速度。第四条 档案室应根据室藏档案开发档案资料编辑工作和研究工作，独立承担或编写好全宗介绍，积极配合有关部门编写组织沿革，基本数字汇编，发文或专题文件汇集，大事记等。第五条 利用档案人员应增强利用档案的意识，积极利用档案资源为现实工作服务，并主动向档案人员反馈利用档案的效果，认真填写利用档案反馈记录表。第六条 档案人员在档案利用工作中注意收集利用效果，积极宣传、扩大影响，在利用工作中发现档案整理中的不足，积极修正，进而促进利用工作的开展。
