1、1嘉源律师事务所纸质文档管理细则1 总则1.1 根据嘉源律师事务所档案管理规定制定本细则。1.2 纸质文档是指在项目进行过程中产生的以纸质材料为载体的所有文件。1.3 纸质文档要求集中统一管理。1.4 纸质文档的管理与电文文档的管理同步进行。2 管理职责2.1 项目文档管理员负责所在项目纸质文档的统一管理。2.2 项目组成员有责任将项目相关纸质文档交予项目文档管理员统一管理。2.3 档案管理员负责所有项目纸质文档的集中统一管理。3 纸质文档的管理3.1 纸质项目文档的分类可将目前的纸质业务文档分为以下几类：（1) 法律意见书。应为嘉源出具的法律意见书的定稿，经过签字盖章，标注日期。（2) 嘉源
2、备忘录。应为嘉源出具的备忘录的定稿。（3) 申报材料。报国资委、证监会等机构的申报材料。（4) 专业机构报告。审计、评估等机构出具的报告。（5) 监管机构反馈意见。证监会、国资委等机构的反馈意见。（6) 原始资料：公司按尽职调查清单提供的文件（按照清单的类别进行分类保存）（7) 所有收发传真文件。应视传真的内容分类保存，如以传真形式提供的原始资料，则应放到原始资料这一类中。（8) 会议文件。周会、协调会等会议形成的文件。23.2 纸质项目文档的管理3.2.1 建立类别文件夹（黑夹子）（1）按照纸质文档的分类类别，建立相应的文件夹，并在文件夹脊背上标注相应的类别名称。如：龙城项目-备忘录。（2）
3、原始资料文件夹下的内容按照尽职调查清单的类别分别建立文件夹并标注名称。如龙城项目原始资料组织性文件（3）如同一类的文件需要几个文件夹，则应标注序号。如龙城项目备忘录（3-1） ，龙城项目备忘录（3-2） ，依此类推。3.2.2 项目进行中的纸质文档管理（1）可参照上述分类类别进行分类管理。（2）项目进行中，文档管理员应随时注意有关材料的收集和保存，将各类别的文件放到相应的文件夹内，并编号。确保档案完整、齐全、有序和及时入卷。（3）秘书有协助文档管理员整理案卷的义务。3.2.3 项目结案的纸质文档管理（1）文档管理人最迟应于项目结束或事务办结后 1 个月内将项目的所有纸质文件资料归档，连同项目档
4、案归档移交清单一起，移交至档案室。（2）档案管理员接收到项目档案时，应进行登记。并填写项目档案归档统计表 ，定期上报所合伙人。（3）项目档案汇总到档案室后，档案管理员应进行系统整理：在项目文档管理员整理归档的基础上，进行系统整理，剔除重复文件。将整理好的文件按件装订，编写件号。逐件录入档案管理软件，打印案卷目录。文件装盒，编写盒编号。保证纸质文件实体的盒编号和件编号与档案管理软件中的编号一一对应。3利用软件的快速检索功能，提供方便快捷查询利用服务。（4）档案管理员应妥善地保管案卷，确保案卷的安全。（5）业务档案的保管期限，从该项目办结和终止后的下一年起算。一般为七年，具体业务档案视情况可延长保管期限。4 档案借阅4.1 律师和助理有借阅本人所参与项目的档案的权限。4.2 任何人借阅权限以外的项目档案都应征得合伙人同意，档案管理员应根据每个项目组成员的名单掌握借阅范围，确定是否需要合伙人的批准。以保证项目信息的安全保密。4.3 借阅人应主动办理借阅手续，填写借阅档案登记表 ，签字确认。4.4 未经许可，业务档案不得擅自携带出所。
