1、天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）1如何加强企业存货内部会计控制-以北京泽天伟业商贸有限公司为例本篇论文从我在北京泽天伟业商贸有限公司的工作中遇到和发现的问题着手，对其存货管理工作中存在的不足和漏洞，经过自己的思考并与学习到的知识相结合，从而来分析存货管理问题产生的原因并提出相应的解决措施。泽天伟业其独特的经营模式，导致存货管理存在着以下问题：1、存货的验收、储存、发出管理机制不健全。2、存货会计记录失真。3、存货计价脱离实际，成本核算失真。4、与存货管理相关的会计工作不规范。对于泽天伟业而言，对存货进行有效管理，能够降低存货占用，加快存货的周转速度，避免存货的积压、报废和毁损等
2、情况的发生，从而降低经营风险，提高盈利水平。经过在实际工作中的观察，结合所学知识，查询相关资料等方法，对存在的问题进行分析，从而找出问题产生原因进而提出解决问题的具体措施。在本文中将进行具体的分析和阐释。一、公司概况简介本篇论文中的北京泽天伟业商贸有限公司成立于 2002 年（以下简称泽天伟业） ，是一家专业的食品代理营销企业。公司创立至今已发展成为北京市地区同行业中的佼佼者。公司具有良好的资产能力，广泛的销售网络，卓越的销售团队，远大的发展目标。公司主要代理和经销的产品有：年货产品系列、端午粽子系列、中秋月饼系列、超市长线系列。公司的主力合作伙伴：沃尔玛、万客隆、美廉美、华汇、711 连锁、
3、华润万家等商场超市，同时兼营分销和批发。食品种类全而精，产品即时更新质量有保证 ，产品物美价廉且具有完善的售后服务 。能够为客户提供送货上门服务，并可为客户免费代办托运货物至全国。对于泽天伟业这家公司来说，由于其经营具有资金投入早、经营周期长、储存商品数量大及品种繁多的特征，因此需要对存货进行有效管理，存货管理工作是其工作的重要内容之一。降低存货占用，加快存货的周转速度，避免存天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）2货的积压、报废和毁损等情况的发生，从而降低经营风险，提高盈利水平。下文将就此加以详细的论述。二、加强存货内部会计控制的意义和内容（一）加强存货内部控制的意义 对于泽天伟业
4、而言存货是其最重要的流动资产，在一般情况下，存货占该企业总资产的 80以上，其管理、利用情况如何，直接关系到企业的资金占用水平以及资产的运作效率。在不同的存货管理水平下，企业的资金占用水平差别是很大的。正确的存货管理方法可以通过降低企业的资金占用水平，提高存货的流转速度和减少存货的非正常损失，最终提高企业的经济效益。另外，从市场营销学的角度来看。存货作为企业物流的重要组成部分，其成本降低的潜力比其它任何市场营销的环节都要大得多，在泽天伟业的经营过程中物流成本占营销成本的 40，其中的存货费用大约要占 25。而物流成本又占产品全部成本的 510；因此加强存货管理降低存货成本应该成为泽天伟业提高利
5、润重要努力方向。（二）企业存货内部会计控制的内容1、存货安全性控制存货的安全性控制是指通过良好的存货内部会计控制、监督和制约企业存货的采购、检验、计量、记录、保管、领用、盘点等各个环节，有效地堵塞漏洞，消除隐患，纠正错误，防止被盗，确保企业存货安全。具体到泽天伟业，由于其主营业务是食品类的代理贸易，该公司存货有其自身的特点，即存货品种繁多、易损坏易变质、容易被非法侵占等。所以泽天伟业存货安全性控制主要包括两个方面：1、要保护存货物质形态上的安全，即要保证存货在各个环节不被盗窃和非法侵占。2、要保证存货品质上的安全，要根据具体经营情况的表现及时调整存货数量，在保证正常经营的前提下合理的控制存货的
6、数量，防止因存货积压而导致的变质。2、存货记录真实性存货记录的真实性，即企业存货业务是否真实地记录在会计资料中，通过客观的存货记录、汇总和报告来实现对企业存货管理责任的落实，实现对经营天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）3活动的核算与监督。泽天伟业自身经营的特点决定了其存货收入和发出是非常频繁的，按照要求应填写入库单和出库单，领出存货还应经过严格的审批手续。入库单和出库单作为存货的最原始记录以及会计核算的依据，要求其填写必须完整、准确，领出存货的审核手续必须齐备。为了保证账实相符和存货的完整性，企业还要进行定期或不定期的存货清点盘查，及时调整相关的存货记录，从而来保证存货记录的真实
7、性。3、存货计价和成本计算的正确性对于泽天伟业而言存货计价和成本计算的正确性，就是采用的计价方法应尽可能地使计价结果反映存货的实际价值，从而使存货成本的确定更为准确；成本以正确的金额在恰当的会计期间及时记录于适当的账户。从而为企业的经营决策提供可靠的依据。三、泽天伟业存货内部会计控制存在的问题（一）存货的验收、储存、发出管理机制不健全泽天伟业的仓库没有建立严格的商品验收及发出的管理制度，采购人员采购来的商品有时未经过认真检验就能够直接入库。仓库内基础设施落后，入库商品不进行合理分类，所有入库商品随意摆放，不能遵守先进先出的原则出货，造成许多商品因过了保质期而报废。许多报废商品和完好商品混为一堆
8、，不能得到及时的处理，占用库存空间，增大了库存成本，所有仓库人员可以随意在仓库内拿货、配货。货物流通账面不清楚，不明确，商品出库时不能及时走账，所提供的仓库库存数据严重失真。三、四个月或更久才进行一次库存盘点，盘点后盘盈与亏损不及时分析原因也不积极追究相关责任人的责任，并且不经过上级经理和总经理允许就直接进行损益处理。仓库管理水平低下，仓库管理人员只懂得看管好仓库，不懂得备货及存货预算。更不能根据存货计划选择适当的存货方法。（二）存货的会计记录失真泽天伟业仓库存货与销售商品比率失调相当严重，存货和销售不一致，经常存在缺货与积压并存的现象，仓库存货所占用的资金不断的增长。存货商品日期老化、包装破
9、损现象相当严重，滞销商品占用资金较大。这些现象很大程度上都是由存货会计记录失真所造成的，将会给企业带来巨大损失。天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）4因为泽天伟业存货的品种和规格比较繁杂，即使是同一品牌同一品名的存货也会有不同的规格，以洛丽塔橄榄油为例，产品说明如下：特级初榨橄榄油 250ML*1 瓶 24 瓶 /件 45 元特级初榨橄榄油 450ML*1 瓶 24 瓶 /件 60 元特级初榨橄榄油 650ML*1 瓶 24 瓶 /件 75 元特级初榨橄榄油 750ML*1 瓶 24 瓶 /件 100 元该产品如果仅仅从外包装上来看几乎没有什么区别，但是其实际的容量和价格是有很大的
10、区别的，特别容易在入库和发出环节出现错误从而导致存货记录的失真，比如 650ML*1 瓶规格的橄榄油与 750ML*1 瓶规格的橄榄油在外包装上几乎没有什么区别，但是价格却相差 25 元，如果不认真核对就会造成错发。还有公司会提供给业务员和分销商一些样品，这些样品在发出和收回时也容易受损和报废，由于存货会计制度不健全，有时会把损坏或报废样品当作完好的收回入账，这样的话存货会计记录就会出现错误，不能真实地反映企业存货实际情况，这些都会给公司带来损失。（三）存货计价脱离实际 因为泽天伟业主要从事的是食品类的代理营销业务，在整个商品的流通过程中其位于中间的位子，处于上游供货商与下游分销商之间，在商品
11、采购和分销的过程中因其行业的特点，采购与分销的价格并不是不变的，比如随着采购数额的增加供应商所给予的折扣会相应增大。以其代理的稻香村糕点系列的进货价格为例来说明，如下表所示：苏州稻香村代理商提货折扣表 单位：元金额 提货折扣 返点200 万 6.4 3%400 万 6.1 4%600 万 5.8 6%该表格可以清晰的反映出泽天伟业的存货采购价格会随着采购数额的变化而发生变化。比如采购额为 200 万元时折扣为 6.4 返点为 3%；采购额为 400 万天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）5时，折扣为 6.1 返点为 4%，如果企业不根据采购金额的变化而及时调整的话，就会造成存货成本
12、不符实际。泽天伟业存货入账时不能根据实际采购价格的变化做出相应的反应，沿用以前的价格入账，导致存货成本价格失真。不能反映存货的真实成本，不利于企业经营决策。（四） 与存货管理相关的会计工作不规范 泽天伟业存货的内控制度不健全，从而导致了企业人员岗位职责不明确，入库、储存、发出等关键环节缺乏有效的监控，往往几个人同时负责做同一笔业务，造成采购销售、付款收款和办理出入库手续等过程的重复或遗漏。在存货管理上存在许多问题，比如：存货丢失损耗严重，账实不符，采购无控制、销售无监督，存货占流动资产比率过高，存货周转速度缓慢，这些问题给企业造成的损失是不可估量的。对于在清点盘查中发现的存货盘盈、盘亏及存货毁
13、损待报废等情况没有及时的追查原因并进行处理，使得清点盘查工作没有达到其预期的效果，账实不相符的情况依然存在。由此可见泽天伟业存货管理中会计的监督和监管作用严重缺失。四、泽天伟业存货内部会计控制问题产生原因对于泽天伟业存货管理中所存在问题的产生原因，可以从以下几个方面来进行具体的分析。（一）企业没有严格的验收、储存、发出和盘存制度泽天伟业存货发出时手续过于简单，甚至发出手续不全时，存货领用部门只需有员工过来领用存货，并登记在册就可以领出存货，存在较大的管理漏洞。这样容易发生个别人员和仓库管理员串通，从而导致私自领用情况的出现，领用部门在未经部门领导同意的情况下亦可超额领用，日积月累也将造成严重的
14、损失。泽天伟业没有严格的盘存制度，存货盘存严重缺乏监督且流于形式，存货会计记录缺乏真实性无法及时纠正。一般情况下，企业应按照账面余额对存货进行实地盘存，但在实际中管理人员有时是只核对账面数字，缺少实地盘点。不进行实地盘点，就不能准确核查存货的具体情况，使存货实际库存与账面记天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）6录存在误差。并且在面对盘点存在较大的误差时，由于公司内部复杂的人际关系也并不追查责任和分析错误产生的原因。（二）部门间缺乏沟通，财务制度执行不力长期以来，泽天伟业的经营管理表现出基础薄弱、各部门协调性差，其管理仅停留在粗放型的管理层次上，无健全的、完善的内部管理制度，更没有认
15、识到企业存货内部控制和管理是生产经营过程中的一个重要环节。泽天伟业公司供、销各部门为了片面追求各自部门的利益，彼此之间缺少有效的信息沟通，导致要么公司的存货储备量低于市场需求使之失去市场机会，要么造成库存积压，造成存货毁损增加其储存成本。特别是仓库部门和销售部门矛盾十分激烈，有问题不能一起分析解决，从而使与存货相关的会计处理不能对企业存货的实际情况做出正确的反应。存货部门通常都是在销售部门需要领用时才发现没有需要的存货，这时才去报给采购部门采购清单，这就导致了企业业务停滞不前，最终可能导致交货延期造成严重的损失，不利于企业的经营与发展。部门之间日常缺乏有效的沟通，造成存货不能及时采购的后果是很
16、严重的。（三）存货计价不能根据实际的变化而及时调整因为泽天伟业主要从事食品类的代理营销业务，所以其存货采购价格的变化受采购数额的变化影响非常大，与供货商企业签订合同上的供货价格是建立在一定的采购数额之上的，但是采购数额是处于不断的变化之中的，随着采购数额的增加或减少，相应的采购价格也处于变动之中。如果财务部门尤其是与存货相关的具体职能部门不能与采购部门进行充分的沟通的话，就可能会不能及时地根据采购的实际情况的变化而做出相应的调整，从而使与存货相关的会计信息失真。同分销商间的业务往来也存在与此相类似的情况，与业务部门之间的信息沟通不畅，不能根据下游分销商提货量的变化在相关会计处理上予以调整，影响
17、企业的销售活动，并且不能及时正确的反映企业业务成本，不利于企业的经营决策。 （四）企业存货内部会计控制制度不健全 泽天伟业具有浓厚的家族企业色彩，其存货内部会计控制制度不健全，岗位责任不清；采购、储存、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确，忽略天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）7岗位相互分离、制约和监督，常出现部门之间相互推诿或一人说了算的现象。虽然设置内部审计机构，但其职能被严重削弱，不能正确评价企业财务信息和存货管理的状况，导致存货会计控制存在缺陷，降低了流动资金的周转速度，造成资金浪费使企业蒙受巨大经济损失。缺乏有统一、明确的制度标准来规范各种行为，是造成存货管理混乱的源
18、头，严重影响企业的正常运转，给企业带来不必要的浪费。另一方面，对于存货管理而言，仅有严格的管理制度是不够的，企业还应当定期考核制度的执行情况，评价存货管理制度的执行对错误和舞弊的防范作用。泽天伟业虽然制定了一些系统的存货管理制度，但流于形式，由于管理层重视程度不够、员工素质较低等原因致使制度未能起到应有的规范、监督作用，而同时，由此造成的存货管理混乱、信息不准也导致无法为企业经营管理提供可靠地依据。五、加强泽天伟业存货内部会计控制的措施对于泽天伟业存货会计控制中存在的问题，在认真考虑公司具体情况的基础上，提出以下几项解决措施。（一）加强存货入库、发出的检验制度应该严格执行存货验收入库的程序，外
19、购存货入库前一般应经过以下几个验收程序：首先,检查原始单据与待检验货物相关信息是否相符，要重点检验货物的规格、生产日期等基本信息的真实性。对拟入库存货的交货期进行认真检查，核对外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。严防误期货物入库，从而避免入库产品保质期短的问题出现。其次,对待检验货物进行数量复核和质量检验，认真核对待检货物的数量和质量。对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔并且坚决不予入账，而且要追究相关责任人的责任。最后,特别注意不要漏掉对不经仓储环节就直接投入销售或领用的存货进行检验，应采取适当的方法加强对此类存货进行控
20、制，比如建立相关账簿对此类货物进行登记，指派专人加强对此类货物的管理。对于入库的货物要及时的登记入账。存货的领用控制也是非常重要的一个方面，要加强对领用存货的管理。一、当业务人员需要领用存货时，必须填写出库单，并报相关负责人审批，经签字天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）8批准的才能办理领用手续。绝对不能没有相关出库手续就允许存货出库。二、对于出库货物要认真核对出库单和实物的具体信息是否相符，坚决避免错发的现象。加强制单和出库检验两个岗位之间相互监督制约的作用，出库检验人员要保有一定的行使职权的独立性，要对出库产品进行严格的审核。发出存货后要及时的登记入账。存货出库的具体流程可以这
21、么设置：第一步:业务部领货人员/客户领货人员将相关负责人审批签字的请领单或财务部门签发的出库单交仓库发货员。第二步:收到领货单后仓库发货人员要根据出库单，按先进先出原则，将合格区存货办理出库。第三步:收到领货单后仓库发货员/业务部领货人员或客户领货人员共同核对数量，验收无误。第四步:验收交接后仓库发货员/领货人员双方在出库单上签字，出库单单一式三联，第一、三联领货部门或人员留存，第二联交仓库发料员。这样一来就可以有效的在存货验收和发出环节加以控制。（二）建立严格的盘存制度要加强对企业存货的盘存，加强监督管理 ,提高对存货数量控制的准确性。为了正确进行账实核对 ,保管人员、会计人员及供应部门都应
22、该认真对待存货的增减变化情况,并及时登记账目,然后再按照以下步骤进行核对:首先，通过实地盘点来确定保管库存的实账数,将保管库存的实账数与仓库保管员记账的账存数进行比较,得出盘盈或盘亏数,以落实保管部门及人员应承担的责任;其次，确定已购未入库和已销未出库存货的数额，这些数字由供应、会计、保管部门的相关人员分别提供并进行核对; 最后，建立相应的存货盘存监督体系 ,进行定期不定期的核对 ,加强内部管理的机制。坚持定期盘点和不定期盘点相结合的制度。检查存货的实际库存数量是否与账面数量相符，及时发现问题，采取有效措施纠正错误，堵塞漏洞。要求仓库部门自行盘点，如遇特殊情况财务人员要与保管员共同盘点，发现问
23、题及时解决。对在盘点中发现的存货的盘盈、盘亏、变质老化、毁损等问题，要及时查明原因，经公司总经理批准后处理，属人为因素造成的要追究有关责任人的责任。若发现存货有减值迹象，应根据成本与可变现净值孰低的计量原则，确认并计提存货跌价准备。仓库部门对长期闲置不用并且在可预见的未来也派不上用场天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）9的存货，要进行清点造册并提出处理意见，经公司生产技术部门鉴定认可，报公司总部批准后，由财务部门根据处理结果进行相应的会计核算，以减少存货的库存量，降低减值风险。严格有效的存货盘存制度，对于企业来说有着积极的意义。（三）强化具体业务的会计控制,加强部门之间的协作和沟通
24、与企业存货相关具体业务必须有完备的相关手续才能进行，加强并完善存货进出相关业务的审批制度。对货物的进出要从会计方面加以约束和监督，从而来保证企业存货的安全完整与会计信息的及时、正确。在进行相关业务的时候必须严格遵守企业有关的制度和规定。1、不相容岗位分离：存货的采购、验收与付款分离；存货的保管与清查相分离；存货的销售与收款分离；存货处置的申请与审批、审批与执行分离；存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。采购部门的职责：受理采购申请，编制采购作业计划；采购作业，收集市场价。存货管理部门：数量验收、保管存货；按提货单或领料单（发货通知单）发货；对存
25、货的收、发、存进行记录和报告。财务部门的职责：参与制定存货管理政策与重大采购合同的签订、采购招标等工作；及时对存货进行会计记录，审查采购发票，正确计算存货成本；参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。参与对存货的采购合同进行审计。各部门之间要加强协作和信息沟通，建立相关的信息共享机制。及时向财务部门反馈存货采购和销售情况变化信息，从而使财务部门能够及时调整相关会计处理活动，使财务部门能够对存货的管理起到应该具有的作用。（四）根据具体情况对存货采购和发出的计价进行调整 存货在大多数企业的流动资产总额中都占有较大的比重，采用不同的计价方法对企业的财务状况和经营成果会产生不同的影响，因此，对于泽天
26、伟业而言存货计价方法的选择是一个非常重要的问题。在我国，常用的存货计价方法有个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动加权平均法。这几种方法各有利弊，在合理选择计价方法的过程中，我们只有取长补短，优势互补，理论联系，做到合理的库存，争取利润最大化。天津工业大学 2009 届高职生毕业设计（论文）10泽天伟业应当根据各类存货的实物流转方式、企业管理的要求、存货的性质等实际情况，合理地选择发出存货的计价方法，以便于合理确定当期发出存货的实际成本。根据泽天伟业自己经营中的特点，其应该采用移动加权平均法的计价方法。以苏州稻香村这一品牌的糕点为例苏州稻香村进货折扣表 单位：元金额 进货折扣 返点200 万
27、 6.1 3%400 万 5.8 4%600 万 5.5 6%从这幅图表可以清楚的看出，在企业不同的采购金额下企业进货的成本是不同的，比如说 200 万的采购额折扣为 6.1，返点为 3%。采购额为 600 万元时折扣为 5.5，返点为 6%。如果在采购额已经达到 600 万元时，会计工作不进行调整，而是按 200 万元采购额的成本为基础进行定价，那么定价可能会高。要是按 600 万元采购额的成本定价，那么定价可能会低，这些都不利于企业销售的进行。应该使用移动加权平均法的存货成本计价方法。根据企业存货采购的变化，及时地调整存货的价格，从而真实的反映企业存货发出的成本，为企业制定正确营销决策提供
28、依据。为了加强存货计价的准确性财务部门要加强同采购部门与业务部门之间的联系，及时获得相关信息。从而来及时的调整企业存货的实际成本。（五）建立良好的内部会计控制环境,建立健全存货内部会计控制制度 泽天伟业对存货内部会计控制制度的建立不够重视，从而给企业带来难以估量的损失，其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。 泽天伟业应该组织建立健全存货内部会计控制制度，结合企业自身的经营特点，从严格存货购入、销售制度，规范存货采购、消耗、销售环节，建立供应、销售方的信息档案，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。相关负责人要对企业存货会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，会计人员与业务人员、保管人员各自岗位的责任权限必须相互分离、相互监督和相互制约，这可以有效地预防营私舞弊、以权谋私行为的发生，维护企业的利益。要建立存货业务的
