1、详谈加强内部控制管理 提高采购管理水平 作 者 院 系 专 业 年 级 学 号 指导教师 导师职称 答辩日期 成 绩 内 容 摘 要内部控制管理作为企业自律和自我约束的一种管理手段和技术,已在企业管理工作中得到了广泛的应用, 并且发挥着越来越重要的作用。本文从认识、制度、程序、执行四个层面,对如何通过建立和加强企业内部控制管理工作,来提高物资采购工作的管理水平进行了论述,并着重对采购工作的内部控制管理程序进行了说明,以供大家研讨。 关键词：物资采购;管理;控制 内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规
2、避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢? 我认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。1、当前采购管理和内部控制工作中存在的
3、主要问题1、预算编制在项目支出的细化程度、基本支出定额制定的科学性等方面有待加强。预算编制不够严谨,在安排项目支出预算时存在一定的随意性和盲目性 ,导致在预算执行过程中追加预算比较普遍,影响了预算的严肃性。在资金使用中 ,支出控制不严,存在超支现象。预算调整追加变化较大，削弱了预算的约束控制力。2、采购管理职能有待进一步加强。采购部门多数时候起到的是付款、核算作用，对单位重要事项的决策、实施过程和结果不尽了解，采购管理滞后，对业务部门的采购监控和内部监督职能有待进一步加强。3、岗位设置不够合理。由于单位编制有限，人员紧张，岗位安排不尽合理，存在一人多岗及不相容岗位兼职的现象。4、固定资产管理相
4、对薄弱。对资产的使用管理的内部控制力度不够，重购轻管现象比较普遍。如未形成定期财产检查制度，资产保管责任不明确等，易导致资产账实不符及资产流失。5、采购人员统筹、分析能力有待加强。 采购授权支付改革新形势下，采购人员在资金管理上应充分发挥预算管理的规划、控制和协调的功能，根据轻重缓急安排调度，有效地将资金管理从被动应付转变为超前控制。目前，采购人员对全局整体工作掌握不够全面，对整体预算资金的需求缺乏深入的调查研究，采购分析能力及综合素质还有待进一步提高。6、随着信息化管理进程的推进，采购信息管理系统、采购电算化核算系统、采购日常管理系统的开发，需要对各个信息系统进行整合，融采购管理、采购核算及
5、单位内部控制管理为一体，建立全面、系统的采购信息管理体系，增强信息管理的功能性，进而规范采购管理行为、简化工作程序、提高资金管理及采购核算的效率。同时，电子化尤其是网络化的采购核算和管理有许多新的风险。一是采购信息的安全性降低，开放的互联网传输存在诸多安全隐患。二是采购核算系统的逻辑纠错和综合判断能力下降。另外，电算化环境中，除非有特别限定，采购信息数据修改一般都不会留下痕迹，存在很大风险。2、加强税务机关内部控制，提高采购管理水平的建议（一）加强内部控制，创新采购管理方法创新采购管理方法，就是要树立现代采购理财观，按照“绩效采购”的要求，建立科学完整的采购管理方法体系，包括采购预测、计划、控
6、制、核算、分析和考评等。一是建立健全科学的采购预测方法体系，根据采购活动的历史资料和相关资料，考虑现实的发展条件，对单位未来采购活动和采购成果作出科学的预计和测算。行政单位的资金来源主要是采购拨款。因此，行政单位的采购预测主要是关注各类采购活动对支出带来的影响，并根据情况的变化合理调整资金安排。在年度工作中，如发生突击性任务、政策性因素或其他新情况，要及时进行测算，合理调整资金安排，在合理测算的基础上结合当时的政策规定，决定是否需要追加或调整预算。二是建立健全科学的计划与控制方法体系，就是要进一步完善采购预算管理。细化编制预算，在预算编制过程中对单位采购活动进行计划分析，以期实现预算目标，提高
7、资金使用效益。同时，严格采购审批程序和手续，加强内部控制的建设，堵塞采购管理上的漏洞。三是建立健全科学的采购分析和考评体系，就是要根据管理结果和核算资料，运用特定的方法对采购活动及其成果进行分析和评价。定期做好预算执行情况分析，对下一阶段的采购支出情况进行预测，合理安排预算，为单位领导开展工作提供采购依据。同时，建立相应的考评体系，提倡节约型机关建设，对一些项目、公用经费等从定性和定量两方面进行分析，不断提高采购管理水平。（二）完善内部控制制度，从手段上实现制度管事1、建立内部采购控制制度。具体包括：（1）货币资金的内部采购控制。一是不相容岗位相分离，主要是出纳与审核、出纳与采购档案的保管、出
8、纳与制单、出纳与收款票据管理人、支票印章保管员与支票签发人等。二是支出审批制度的规定，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。三是明确监督检查机构或人员的职责权限，定期及不定期地进行检查。（2）资产管理的内部采购控制。一是资产的日常管理。资产的实物管理与记账登记要相分离，实物账与采购明细账必须核对一致；资产的配置与使用相分离，使资产的配置合理、科学；资产维修需求的提出与审核、执行相分离，确保维修方案的合理性，防止小病大修。二是资产的处置环节。要建立资产处置管理制度，明确处置的程序和权限，资产报废请求的提出与审批、处
9、置相分离，对于大宗资产的变卖要委托社会中介机构进行评估，要防止在资产处置过程中利用职权谋取私利，造成国有资产流失。2、建立政府采购业务的内部采购控制制度。一是不相容岗位相分离，包括：请购与审批、询价与确定供应商、采购、验收与相关采购记录。原则是不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。二是政府采购业务的管理控制，要建立采购管理制度和相关的控制措施，避免暗箱操作、以次充好收受回扣等损害公共利益的现象发生，在采购控制中要做到采购权、定价权、验收权相分离、做到责任到人，流程公开。三是付款环节的采购控制，要做到相关凭证规范、合格、齐全，每一个相关责任人或责任部门全部审核通过，付款流程严密、规范、
10、公开。 （三）要加强采购人员的管理，确保内部控制有效的执行1、提高采购人员的综合素质，使其向知识化、专业化方向发展。采购人员不但要有扎实的专业知识，还要具有良好的沟通与协调能力，善于处理各种采购关系，具备较强的管理意识。采购人员自身要注重专业素质的提高，拓宽知识结构。一是要提高学习能力，坚持参加继续教育，掌握扎实的专业知识；二是要优化知识结构，加强金融、法律、管理、计算机等方面知识的学习和积累，树立现代理财观，注重资金的效益。行政单位属于政府机关，其业务活动、行政管理、采购管理都与行政工作密切相关；因此，采购人员平时要注重与有关管理部门的沟通，及时了解采购采购政策的新动向，将有关政策贯彻到采购
11、活动中。通过提高综合素质，落实好各项采购管理制度，有效发挥采购监管作用，杜绝不规范行为的发生。2、加强内部控制观念的创新，尤其是加强对新生事物网络采购的内部控制。第一，技术上，要创新内控观念，树立实时、在线的观念；创新内控手段，建立信息共享系统，开发先进适用的采购管理软件；加强网络采购软件控制，确保系统运行的可靠和适用性，加强性能监测，实时更新；建立全方位的网络采购系统的防护网，确保系统安全。第二，岗位设置上，要按照不相容职务分离的原则，合理设置采购岗位。网络采购极大提高了采购工作效率，但内部牵制的必要岗位设置不能少，一要设置系统维护岗，负责网络采购运行软硬件系统的正常运行，包括维护、更新、运
12、行控制、病毒监控及预防。但该岗位不能接触网络采购软件的具体操作；二要设置数据输入岗，负责将合法、有效的凭证录入采购软件系统，并对数据的准确性进行检验。该岗位必须按照不相容职务分离的原则进行设置，同时，该岗位不能行使审核职能；三要设置数据审核岗，负责审核数据的合法性、准确性，特别是电子数据的真实性，负责审计和评价单位内控机制的健全性、有效性；四要设置档案管理岗，负责电子采购档案的安全性、完整性、保密性。目 录一、 正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提 .1二、 制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础 .1三、 程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点 .
13、1(一) 采购计划、方案的编制与审定环节 .2(二) 供应商的选择与价格确定环节 .3(三) 合同签订与管理环节 . 3(四) 物资验收入库环节 .3(五) 采购付款与往来核对环节 .4(六) 分析与考核环节 .4四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键 .5(一) 采购组织的改进措施 .5(二) 采购流程的改进措施 .5(三) 加强供应商管理 .6参考文献 .80详谈加强内部控制管理 提高采购管理水平一 正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采
14、购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。 从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制
15、管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。 管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作。在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用 ,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变, 并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量 ,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力 ,明确相关部门及员工在内部
16、控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力 ,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。 2、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。 建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管
17、理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。日北1京不少搬家货运公司介绍，很多北京业主搬家托运到沈阳。根据新闻报道，不少外地人口也选择搬家沈阳或是在沈阳拥有一套住房。为什么会这样呢？在搬家沈阳购房的团队中，大部分都为北京上海等竞争非常激烈的城市。很多人表示北京上海的房价太高了，而且竞争激烈，没有归属感。很多家长为子女考虑北京上海房价
18、太高了，咱这家庭也负担不起。沈阳城市发展还不错，房价也在承受范围内。决定让儿子毕业后来沈阳发展。离家还能近点。房交会就准备去沈阳看看有合适的房子先买一套，这些就发生在身边的例子充分的说明了建立完善的制度保障的重要性。三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。 内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购
19、预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要, 提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划, 经采购管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。 (二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低 ,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购
20、部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式 ,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范
21、业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。 (四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。 (五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票
22、2等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查采购入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。 (六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与
23、采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。4、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制
24、度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。 综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。 5、当前采购管理和内部控制工作中存在的主要问题(一)预算编制在项目支出的细化程度、基本支出定额制定的科学性等方面有待加强。预算编制不够严谨,在安排项目支出预算时存在一定的随意性和盲目性 ,导致在预算执行
25、过程中追加预算比较普遍,影响了预算的严肃性。在资金使用中 ,支出控制不严,存在超支现象。预算调整追加变化较大，削弱了预算的约束控制力。(二)采购管理职能有待进一步加强。采购部门多数时候起到的是付款、核算作用，对单位重要事项的决策、实施过程和结果不尽了解，采购管理滞后，对业务部门的采购监控和内部监督职能有待进一步加强。(三)、岗位设置不够合理。由于单位编制有限，人员紧张，岗位安排不尽合理，存在一人多岗及不相容岗位兼职的现象。(四)、固定资产管理相对薄弱。对资产的使用管理的内部控制力度不够，重购轻管现象比较普遍。如未形成定期财产检查制度，资产保管责任不明确等，易导致资产账实不符及资产流失。3(5)
26、、采购人员统筹、分析能力有待加强。 采购授权支付改革新形势下，采购人员在资金管理上应充分发挥预算管理的规划、控制和协调的功能，根据轻重缓急安排调度，有效地将资金管理从被动应付转变为超前控制。目前，采购人员对全局整体工作掌握不够全面，对整体预算资金的需求缺乏深入的调查研究，采购分析能力及综合素质还有待进一步提高。(6)、随着信息化管理进程的推进，采购信息管理系统、采购电算化核算系统、采购日常管理系统的开发，需要对各个信息系统进行整合，融采购管理、采购核算及单位内部控制管理为一体，建立全面、系统的采购信息管理体系，增强信息管理的功能性，进而规范采购管理行为、简化工作程序、提高资金管理及采购核算的效
27、率。同时，电子化尤其是网络化的采购核算和管理有许多新的风险。一是采购信息的安全性降低，开放的互联网传输存在诸多安全隐患。二是采购核算系统的逻辑纠错和综合判断能力下降。另外，电算化环境中，除非有特别限定，采购信息数据修改一般都不会留下痕迹，存在很大风险。2、加强税务机关内部控制，提高采购管理水平的建议（一）加强内部控制，创新采购管理方法创新采购管理方法，就是要树立现代采购理财观，按照“绩效采购”的要求，建立科学完整的采购管理方法体系，包括采购预测、计划、控制、核算、分析和考评等。一是建立健全科学的采购预测方法体系，根据采购活动的历史资料和相关资料，考虑现实的发展条件，对单位未来采购活动和采购成果
28、作出科学的预计和测算。行政单位的资金来源主要是采购拨款。因此，行政单位的采购预测主要是关注各类采购活动对支出带来的影响，并根据情况的变化合理调整资金安排。在年度工作中，如发生突击性任务、政策性因素或其他新情况，要及时进行测算，合理调整资金安排，在合理测算的基础上结合当时的政策规定，决定是否需要追加或调整预算。二是建立健全科学的计划与控制方法体系，就是要进一步完善采购预算管理。细化编制预算，在预算编制过程中对单位采购活动进行计划分析，以期实现预算目标，提高资金使用效益。同时，严格采购审批程序和手续，加强内部控制的建设，堵塞采购管理上的漏洞。三是建立健全科学的采购分析和考评体系，就是要根据管理结果
29、和核算资料，运用特定的方法对采购活动及其成果进行分析和评价。定期做好预算执行情况分析，对下一阶段的采购支出情况进行预测，合理安排预算，为单位领导开展工作提供采购依据。同时，建立相应的考评体系，提倡节约型机关建设，对一些项目、公用经费等从定性和定量两方面进行分析，不断提高采购管理水平。（二）完善内部控制制度，从手段上实现制度管事1、建立内部采购控制制度。具体包括：（1）货币资金的内部采购控制。一是不相容岗位相分离，主要是出纳与审核、出纳与采购档案的保管、出纳与制单、出纳与收款票据管理人、支票印章保管员与支票签发人等。二是支出审批制度的规定，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。三是明确监督检查机构或人员的职责权限，定期及不定期地进行检查。（2）资产管理的内部采购控制。一是资产的日常管理。资产的实物管理与
